Projektų valdymas: prasmė, funkcijos ir žingsniai

Perskaitę šį straipsnį, sužinosite apie: - 1. Projekto valdymo prasmę 2. Projekto valdymo funkcijos 3. Žingsniai.

Projekto valdymo reikšmė:

Projekto valdymas sujungia ir optimizuoja išteklius, reikalingus sėkmingai įgyvendinti projektą.

„Olsen“ projekto valdymą apibrėžė kaip „įrankių ir metodų rinkinio (pvz., MUT ir matricos organizavimo) rinkinio taikymą, siekiant nukreipti įvairių išteklių naudojimą unikaliam, sudėtingam, vienkartiniam uždaviniui atlikti laiku, Sąnaudų ir kokybės apribojimai. Kiekvienai užduočiai reikalingas tam tikras šių priemonių ir metodų derinys, sudarytas taip, kad atitiktų užduoties aplinką ir gyvavimo ciklą (nuo koncepcijos iki užbaigimo).

Taigi, projektų valdymas skiriasi nuo kitų įprastų verslo valdymo būdų:

1. Jis turi ribotą gyvenimo trukmę; ir

2. Projekto įgyvendinimo laikotarpiu dažnai reikia organizacijos išteklių ištekliai.

Atitinkamai, projekto valdymo trukmė vyksta per šiuos etapus:

1. Projekto apibrėžimas;

2. Projekto planavimas;

3. Projekto įgyvendinimas; ir

4. Projekto užbaigimas ir pristatymas.

Veiklos lygis sutampa iki didžiausio įgyvendinimo etapo, o baigiantis - mažesnis.

Projektų valdymas iš esmės yra paprastas ir, iš tikrųjų, mūsų kasdieniame gyvenime, mes visada atliekame tokią funkciją su turimais ištekliais ir pavyks valdyti, nes aiškiai apibrėžiame tikslus, nustatančius mūsų turimo laiko tikslą, mūsų turimus išteklius gali sau leisti ir kokybę, kurią norėtume pasiekti. Šį teiginį norėtume parodyti mūsų asmeniniame projekte, tarkime, „nudažyti mūsų namus“.

Projekto valdymo funkcijos:

Prieš pradėdami įgyvendinti projektą, mūsų psichikos sistemoje sprendžiame šiuos dalykus:

A. Projektavimas ir specifikacija: \ t

1. Apibrėžiame išorinio ar vidinio darbų apimtį.

2. Nustatome spalvų specifikacijas. Dažai, kuriuos reikia naudoti gruntui, akrilui arba normaliam.

3. Mes skiriame biudžetui laiko, kurį galime sau leisti tokiam tapybai, ir

4. Mes taip pat nustatėme bendrą tokio tapybos išlaidų sąmatą.

B. Organizacija:

1. Atsižvelgdami į laiko ribojimą, mes nusprendžiame, ar sutvirtinti tapybos darbus rangovui, ar tiesiog paskirti darbo jėgą ir atlikti savo veiklą.

2. Pasirinkite darbo jėgą arba rangovą, vertindami jų patirtį savo draugo ar giminingo namo tapybos atveju, įskaitant jų įkainį.

3. Nuspręskite, kokią politiką reikia laikytis įsigyjant dažus, jų kiekį, kokybę ir normas. Galimos pasirinkimo galimybės yra gamintojo pirkėjas iš konkretaus prekės ženklo gamintojo, arba kitaip leiskite rangovui įsigyti medžiagą mūsų vardu.

4. Pirkti arba išsinuomoti būtinas priedų kopėčias, šepečius, vandens vamzdžius ir kt.

C. Vykdymas ir kontrolė:

1. Įsigyti reikiamus išteklius, o kartais, kai operacija vyksta, stebėti faktinį faktinį išteklių suvartojimą.

2. Įrašykite ir atnaujinkite iki šiol patirtas išlaidas ir palyginkite jas su bendrais laiko ir sąnaudų biudžetais.

3. Atsižvelgdami į bendrą situaciją, mes galime net pakeisti darbo apimtį.

D. Projekto vertinimas:

Išsiaiškiname faktinį veikimo laiką, kainą ir kokybę. Palyginkite tą patį su taikiniu ir praturtinkite save patirtimi, kuri bus naudinga vėliau arba netgi padedant mūsų draugui ar santykiui.

Projekto valdymo etapai:

Visa „A“, „B“, „C“ ir „D“ skyriuje aprašyta funkcijų kėdė iš tikrųjų yra projekto valdymo funkcijos. Pažvelgus į pramoninį projektą, projektų valdymo funkcijos yra beveik tokios pačios, kaip ir anksčiau iliustruoto projekto atveju.

Tačiau dėl pramoninio projekto apimties ir sudėtingumo galimas problemas sustiprina daugybė laiko, palyginti su tais, kurie susiduria su paveikslais. Norint susidoroti su šiais kiekiais ir sudėtingumu, projekto valdyme dirba keli specialūs metodai, kai projekto įgyvendinimas vyksta per jo gyvavimo ciklą.

Kad projektas būtų sėkmingai įgyvendintas sėkmingai, projektą inicijuojanti organizacija pirmiausia turėtų sukurti projektų valdymo komandą, kurią sudarytų specialistai, dirbantys inžinierių ir buhalterių, atsakingų už atitinkamas sritis.

Komandai turėtų vadovauti projekto vadovas, kurio asmenys, priklausantys nustatytam parametrams, atsakingi už savo atitinkamas sritis, kad pasiektų bendrą tikslą, ty užbaigti įgyvendinimą pagal numatytą grafiką, numatomas išlaidas ir pristatyti projektą apibrėžtai kokybei.

Paprastą tokios projekto komandos struktūrą su harmoninga sąveika sukuria taip:

Priklausomai nuo projekto dydžio ir sudėtingumo, projekto komanda gali būti išplėsta iki įvairių lygių.

Kai komanda bus baigta, veiksmai, kurių reikia imtis, yra šie:

Žingsniai:

I. Inicijavimas ir apibrėžimas:

Veikla

1. Tikslų kūrimas ir apibrėžimas.

2. Kai projekto savininkas nėra vadovo pritarimas.

3. Komandos identifikavimas su reikiamu mokymu.

4. Projekto išsamios specifikacijos, autorizacija, įskaitant:

a. apimtis, kontrolės susitikimai, komunikacijos planas, rizikos analizė;

b. projektų veiklos sąrašas su laiko, sąnaudų ir kokybės mastu;

c. sąsaja su kitais projektais, jei tokių yra;

d. pagrindiniai projekto klausimai;

e. metodai ir mokymai, kaip išsamiai ir patvirtinta.

II. Planavimas:

1. Planavimas yra skirtas atsakyti į tai, kas turi būti padaryta, kada ir kokia kaina.

2. Planai ir specifikacijos turėtų būti aiškiai suprantami, kad būtų išvengta painiavos, jei tokių yra.

3. Projekto grupės nariai supranta komandos organizaciją ir svarbiausius klausimus aiškia perspektyva ir parodo, kad yra įsipareigojimai, todėl suderinamos komandos pastangos.

Projekto planavimas pateikiamas schematiškai, kaip nurodyta toliau (specifikacijų ir planavimo suderinimas):

III. Vykdymas (kartu su būtinais ištekliais):

1. Atlikite priskirtus darbų paketus pagal nustatytus tikslus.

2. Atlikite kontrolės posėdžius, stebėkite faktinį, peržiūrėkite pažangą, palyginti su užduoties rinkiniu, ir imtis taisomųjų veiksmų. Įtraukti kas savaitės / mėnesio ataskaitas.

Scheminis pateikimas pateikiamas toliau, nurodant:

a) nuolatinė faktinių stebėsena;

b) faktinių ir tikslų, susijusių su visais projekto įgyvendinimo ištekliais, palyginimas, parodant didelius skirtumus nuo tokių skirtumų priežasčių;

c) kontrolės veiksmus, kai to reikia kaip taisomuosius veiksmus; ir

d) ataskaitų teikimas.

Pastabos:

1. Susitikimų dažnumas priklausys nuo nagrinėjamų ar nagrinėjamų klausimų dydžio.

2. Ataskaitos turi būti pateikiamos serijos numeriu ir identifikavimo nuorodomis, pvz., Darbo paketais ir tt

Įprasti dalykai, kuriuos norite padengti, yra:

A. Projekto savaitinė ataskaita:

1. Pagrindiniai savaitės įvykiai ir užduotys;

2. Problemos, su kuriomis susiduriama, jei jos buvo išspręstos ar pasiūlytos išspręsti;

3. Planuojama veikla kitą savaitę.

Savaitės ataskaitos cirkuliuoja projekto komandai ir projekto vadovui.

B. Projekto mėnesinė ataskaita:

1. pasiekiamas ar pasiekiamas etapas su faktiniais mėnesio rezultatais;

2. Darbo kiekis ir patirtos išlaidos, palyginti su nustatytomis užduotimis;

3. Ištekliai, sunaudoti per mėnesį ir kaupiami iki mėnesio.

Mėnesio ataskaitos turi būti skelbiamos projekto vadovui, projekto savininkui ir valdymui. Projekto buhalteris turėtų patvirtinti išrašą apie sunaudotus išteklius.

IV. Pabaiga:

1. Projektą perduoti projektui perduoti projekto savininkui.

2. Projektas po vertinimo ir ataskaitos.