Projekto išlaidų sistema (PCS)
Perskaitę šį straipsnį, sužinosite apie: - 1. Projekto išlaidų sistemos (PCS) svarbą. 2. Sąnaudų įrašymo išsamumas 3. Veiklos sąnaudų apskaičiavimas su kodifikavimu 4. Veiklos sąnaudų apskaičiavimas su kodifikavimu 5. Projekto išlaidų kontrolė 6. Kompiuterių taikymas.
Turinys:
- Projekto išlaidų sistemos (PCS) svarba
- Išlaidų įrašymo išsamumas
- Veiklos pagrindu atliekamas sąnaudų apskaičiavimas
- Veiklos pagrindu atliekamas sąnaudų apskaičiavimas
- Projekto išlaidų kontrolė
- Kompiuterio taikymas projekto išlaidų kontrolei
1. Projekto išlaidų sistemos (PCS) svarba:
a) PCS yra sukurtas siekiant išlaikyti projekto išlaidų kontrolę. Sistema turėtų pabrėžti sritis, kuriose faktinės išlaidos viršija numatomas išlaidas, kad vadovybė galėtų laiku imtis taisomųjų priemonių;
b) Kiekvienos projekto įgyvendinimo veiklos sąnaudų duomenys yra saugomi už papildomas išlaidas, kartu pateikiant papildomos informacijos apie numatomą pradžios laiką, užbaigimo laiką ir išlaidas bei faktinę trukmę kiekvienai veiklai;
c) Pagal PCS išlaidų sąskaitų planas apima išsamų „memorandumo išlaidų kortelių“ arba antraščių sąrašą viename integruotame išsamiame projekto plane, kad bet kuriuo momentu būtų galima gauti visas išlaidas, patirtas kaip data;
d) PCS apima sistemingą informaciją apie tinklą, kad pagrindinė informacija apie bet kokią veiklą būtų iškelta į projekto buhalterio biurą, kuris atnaujina atitinkamą memorandumo kortelę;
e) Visus dokumentus, turinčius informaciją, susijusią su išteklių vartojimu, turėtų tinkamai patvirtinti projekto vadovo įgaliotas personalas. Kai PCS veikia su visa automatizacija, tokie darbuotojai turėtų turėti konfidencialius slaptažodžius, kad galėtų juos atnaujinti;
f) Visos išlaidos medžiagoms, mašinų nuomos mokesčiams, darbo jėgai ir kt., taip pat veiklai praleistas laikas turėtų būti nuo tokių straipsnių biudžeto. Esant bet kokiems pokyčiams, kurių reikia dėl kritinių situacijų, tokie pakeitimai turėtų būti tinkamai įgalioti projekto vadovui, pateikiant informaciją projekto buhalteriui.
Atsižvelgiant į projekto pobūdį ir sudėtingumą bei specifinį valdymo poreikį, PCS gali būti reikalinga tikslesnė informacija.
Pagrindinė idėja yra:
a) tvarkyti kiekvienos veiklos apskaitos ir projekto tvarkaraščio ir projekto išlaidų sąmatas;
b) inicijuoti vidinę kontrolę projekto valdymo informacinėje sistemoje (PMIS), siekiant užtikrinti, kad išlaidų įrašai būtų išsamūs ir teisingi.
2. Sąnaudų įrašymo išsamumas :
Sistema turi užtikrinti piniginių operacijų įrašymo teisingumą ir išsamumą, atsižvelgiant į faktines išlaidas, kurios yra įrašytos į bendrovės knygą.
PCS turėtų pasirūpinti šiais punktais:
1. PCS turėtų užtikrinti, kad išlaidos, įrašytos pagal skirtingus darbo paketus, iš viso sutiktų su finansinėje knygoje įrašytomis išlaidomis, nors kartais skirtingose srityse, pvz., Finansinėje knygoje, sąskaitos vadovas gali būti „Žemė ir Žemės vystymasis “, projekto sąnaudų sistemoje, susijusios sąskaitos turėtų atitikti projekto išlaidų sąmatą, susijusią su tokia žemės ir žemės plėtra.
Pvz., PCS reikės atminties išlaidų antraščių, kurių apskaičiuoti skaičiai (numatomoms išlaidoms) yra:
Taigi, gali būti „Žemės sklypo ir žemės vystymo“ finansinės knygos sąskaita. 1-35 mln.
Memorandumo išlaidų eilutėse bus pateikiamos individualios išlaidų kortelės, kuriose parodomos faktinės išlaidos, patirtos, palyginti su toliau pateiktu projekto įvertinimu:
01 01 Žemės įsigijimas
Projektas Nr. ……….
Suma pagal
Apskaičiuota projekto kaina - Rs. 0, 50 mln
Suma pagal faktines išlaidas
Dok. Nuoroda………. Data ……………………… .. Rs. 0–65 mln.
Bendra faktinių išlaidų suma pagal atitinkamą memorandumo išlaidų kortelių grupę turėtų būti tokia pati, kaip ir finansinės knygos sąskaitoje. Kaip parodyta pirmiau, bendras 01.01–01.05 aktualijų skaičius turėtų būti Rs. 1, 35 mln.
2. Tokios atminties išlaidų kortelės labai padės detaliai analizuoti išlaidas, kaip:
a) nustatys, kur, pagal kurią veiklą, faktinės išlaidos skiriasi nuo numatomų išlaidų; ir
b) veiklos išlaidų skirtumai gali būti analizuojami taip:
i. veiksmingumas arba neveiksmingumas, kai tikrasis darbo paketui skirtas laikas yra mažesnis arba viršija įverčius; ir / arba
ii. kursas, kai faktinė (materialinė ar darbo užmokesčio) norma yra kitokia nei apskaičiuota.
Kadangi darbo su paketais pagrįstos atminties kortelės yra tvarkomos pagal PCS su skaičiavimais, taip pat aktualu, kiekvienos tokios kortelės įrašai padės analizuoti faktines projekto išlaidas kiekvienam darbo paketui.
3. Atminties kortelės yra už finansinės sąskaitos srovės ribų, tačiau PCS įdiegta kontrolė, užtikrinanti, kad finansinėse knygose įrašytų faktinių sandorių įrašai būtų perrašomi atitinkamose Memorandumo kortelėse.
Tokią kontrolę kontra sąskaitos gali naudoti sąnaudų knygoje kaip:
a) Visų išlaidų surinkimas turėtų atitikti atitinkamus darbo paketų numerius;
(b) visos išlaidos, nurašytos atitinkamoje finansinės knygos kreditoriaus / kreditoriaus ir kt. ilgalaikio turto sąskaitoje pagal įprastą finansinę apskaitą; ir
(c) Išlaidų knygoje atskiros darbo pakuotės bus nurašomos pagal sąnaudų surinkimo kreditą „Ilgalaikio turto kontrolinė sąskaita“ (kuri turėtų būti lygi sumai, išskaitytai finansinėje knygoje).
Pagrindinis principas, kurį reikia laikytis, yra tai, kad finansinė knyga bus tvarkoma vadovaujantis tradicinėmis finansinėmis sąskaitomis, o išlaidų knygelė turėtų būti užregistruota atskirai su atitinkamomis atitinkamomis darbo paketo sąskaitomis.
4. Visos atminties kortelės turėtų būti sistemingai koduojamos pagal suskirstymo struktūrų kodavimą.
3. Veiklos pagrindu atliekamas mokestis su kodifikavimu :
Darbo suskirstymo, taip pat organizacijos suskirstymo struktūrų integravimas ir suskirstymo struktūrų kodavimas. Projekto sąnaudų ir projekto tvarkaraščio tarpusavio ryšys, kuriame paminėjome būtinų darbo paketų (arba veiklos) identifikavimą.
Išsamiai įvertinus projekto sąnaudų ir projekto tvarkaraštį su tinkamai užkoduotais paketais, galime susieti projekto išlaidas.
Tai iliustruoja paprastas statybos projekto, turinčio dešimt skirtingų veiklos rūšių, bendras projekto tvarkaraštis - 32 savaitės ir bendras projekto sąnaudų. 2, 25, 000.
Mes pateiksime šio projekto įvertinimus pagal veiklos duomenis, rodančius:
A - suskirstymo struktūros, kurių apskaičiuotos išlaidos yra integruotos;
B - Projekto veiklos santrauka pagal projekto tvarkaraštį ir numatomas išlaidas;
C - Tinklo schema, rodanti vertikalią kelią (2 pastaba);
D - Memorandumo sąnaudos.
Suskirstymo struktūros, kurių apskaičiuotos išlaidos (integruotos):
Projekto veiklos, projekto tvarkaraščio ir numatomų išlaidų santrauka:
Informacija ir integruota diagrama gali būti pateikiamos kaip:
Septynių skaitmenų kodas, kaip nurodyta pirmiau pateiktoje lentelėje / diagramoje, yra planuojamas taip:
Pastabos:
1. Nėra sunkios ir greito taisyklės dėl kodavimo, todėl ilgai išlaikoma tam tikra disciplina, kad ji nesukurtų dubliavimosi ar painiavos. Ir bet koks sekantis sistemos kodavimas turėtų nurodyti vieną darbo paketą (arba veiklą, kaip dažnai išreiškiamas tokiu, bet reiškia tą patį).
Tinklo schema:
Kai projekto įgyvendinimas vykdomas pagal CPM / PERT metodą, sukuriama tinklo schema ir nustatomas kritinis kelias. Kritinis kelias yra ilgiausias kelias nuo projekto pradžios iki projekto užbaigimo.
Toks pat iliustruotas projektas „vaizduojamas tinklo schema“ bus rodomas taip:
Vėlgi projekto darbas yra suskirstytas į įvairius komponentus, kaip blokai, ir tai vadinama veikla; numatomas kiekvienos veiklos vykdymo laikas parodomas pagal darbo serijos numerį. [01/5] / Rs. 36 000 nurodo Fondo darbą (01), trukmę darbo pakete (05 savaites) ir Rs. 36 000 yra numatomos išlaidos.
[05/10] / Rs. 27 000 reiškia laiptų statybą, o projekto tvarkaraštis - 10 savaičių ir apskaičiuotos išlaidos. 27 000. Dvigubos linijos rodyklė rodo ilgiausią kelią, kuris yra 5 + 7 + 10 + 6 + 4 = 32 savaitės. Čia taip pat apskaičiuojamos sąnaudos kiekvienai veiklai, o pagal šią aplinką, po kurios seka PCS, vykdoma veikla pagrįsta sąnaudų apskaita, kurioje kiekviena veikla yra koduojama sistemingai, o sąnaudų sąskaitos taip pat yra koduojamos.
Memorandumo išlaidų kortelės arba išlaidų knygos:
„A“ dizainas, kuriame nurodomas atminties išlaidų kortelės ir memorandumo išlaidų antraštės formatas pagal B projektą. Faktinis formatas gali skirtis priklausomai nuo valdymo poreikio. Primename, kad šios sąskaitos taip pat skirtos kiekvienam darbo paketui, kaip numatyta planuojamoje suskirstymo struktūroje.
Išlaidų eilutės turėtų būti skirtos visam projektui, po kurio yra kiekvienos darbo paketo sąskaitos:
A dizainas: Memorandum Cost Card:
(Išsami informacija apie vaizdinius paveikslus Darbo paketui. Fondo kodas91, 31, 011, kaip parodyta paveikslėlyje)
B dizainas: Memorandumo išlaidų eilutės :
Išlaidų ir informacijos rinkimas:
PCS reikalauja drausmingos informacinės sistemos, pagal kurią kiekviena veikla ir kiekvienas išteklių panaudojimas projekto veikloje turėtų būti paremtas projekto išlaidų kuponu su atitinkamu konkrečių darbo paketų kodo numeriu. Šie čekiai turėtų būti tinkamai patvirtinti projekto valdymo ir galiausiai turėtų būti išduoti projekto buhalteriui.
Buhalteris turi atlikti reikalingus darbus su šiais kuponais, kad sukauptų išlaidas, susijusias su kiekvienu išlaidų elementu, ir, galiausiai, skelbia sumas į išlaidų eilutes. Periodiškai, šios kortelės yra analizuojamos ir parengta ataskaita, skirta apžvelgti projekto valdymą, atsižvelgiant į faktinį biudžetą, dispersiją, jei yra, ir tokių skirtumų priežastis, kad tais atvejais, kai įmanoma, būtų imtasi taisomųjų veiksmų.
4. Integruota projekto sąnaudų apskaita:
Į projekto sąnaudų apskaitos sistemą įtraukiant sąnaudų kontrolę įeina projekto išlaidų sąskaitų integravimas į finansines sąskaitas. Finansinės knygos turėtų būti tokios, kaip ir tradicinėje apskaitos sistemoje, išlaikant vienodą apskaitą visai organizacijai. Išlaidų knygelės yra sukurtos vadovaujantis apskaitos filosofija.
Pagrindinis principas, kurio reikia laikytis integruojant sąskaitas, yra tas, kad:
a) finansiniai sandoriai įrašomi į finansines knygas, kaip nurodyta organizacijos sąskaitų klasifikacijoje; kadangi
b) Visos projekto išlaidos yra surenkamos pagal atitinkamus projektui parengtus projekto kodus.
Prieš aptariant integruotos apskaitos sistemos detales, išsamumo sumetimais aptariame finansinės knygos kodavimo sistemą.
Finansinės sąskaitos kodai:
Finansinių sąskaitų kodavimas turėtų būti paprastas, bet sistemingas, pavyzdžiui, koduojant grupes pagal skirtingas sąskaitų kategorijas.
Tai galima iliustruoti taip:
Dar du skaitmenys gali būti pridėti, kad būtų išspręsta informacija ir apimtis.
Su ta pačia paskyra susiję debetai ir kreditai, kuriuos ketinama išlaikyti atskirai, siekiant geriau kontroliuoti, turėtų būti kuo arčiau ir poromis, pvz .:
Čia nėra griežtos ir greito kodavimo taisyklės, tačiau sistema turėtų padėti identifikuoti paskyrą ir jos ryšį su kitomis sąskaitomis.
Dabar išsamiai aptarsime projekto išlaidų apskaitos sistemą, integruotą į organizacijos finansinę apskaitą. Siekdami palengvinti mūsų diskusiją, civilinės statybos projektą laikėme kaip iliustraciją su įvairiomis prielaidomis apie darbo paketus, projektas kainuoja terminus su rangovais ir pan.
Diskusija vyksta pagal šiuos vadovus:
A. Sutarties sąlygos.
B. Išsami informacija apie galutinę projekto kainą.
C. Projekto išlaidos.
D. Integruotas bandomasis balansas.
E. PCS, kai projektą įgyvendina projekto savininkas.
Kai projektą įgyvendina pati organizacija, naudodamasi rangovu ar be jo, laikomasi to paties principo nustatant projekto išlaidų apskaitos sistemą. Čia aptariame pagrindinį sistemos principą ir paprastą iliustraciją.
Projekto sąnaudų apskaita, įskaitant projekto laikotarpio sąnaudų analizę, yra įtraukta į programinės įrangos paketus, skirtus projektų valdymui ir kontrolei, įskaitant TCS „sėkmės planavimą !“ .
A. Sutarties sąlygos:
Projektas: Civilinės statybos projektas Nr. FP. 001.
Svarbūs ir svarbūs terminai:
Įgyvendinimas:
a) Rangovas, suteiktas kaip inžinerijos, viešųjų pirkimų ir statybos (EPC) sutartis.
b) Galutinė kaina, dėl kurios susitarta Rs. 21, 25 000
(kaip nurodyta žemiau)
c) Pradžios data - vasario 1 d.
d) Data turi būti baigta - liepos 31 d.
Susitarimas su rangovu: Nr. FP 001 sausio 15 d.
Terminai apima:
1. Uždirbti pinigus iš rangovo nedelsiant Rs. 1, 00 000, be palūkanų, grąžinami baigus darbą.
2. „Avansas“, kuris turi būti sumokėtas rangovui R. 50 000 mobilizuojant mašinas vietoje ir turi būti susigrąžintos dviem lygiomis dalimis trečiąjį ir penktąjį mėnesį iš rangovo vykdomos sąskaitos sąskaitos (RA sąskaita).
3. „Ad hoc avansas“. 20 000 sumokėti rangovui pradžioje, kad būtų susigrąžinta iš antrojo RA sąskaitos.
4. Visos medžiagos, kurias turi įsigyti rangovas, išskyrus tai, kad įmonė turi tiekti rangovui a) Cementas, kurio vertė yra R. 2, 00 000 ir (b) geležies strypai, kurių vertė R. Kovo 1 d. 5, 00 000 ir išieškokite tą patį iš galutinio sąskaitos.
5. Bendrovė rangovui suteiks tokias paslaugas ir apmokestins tą patį:
a) Apgyvendinimo nuoma rangovo darbuotojui Rs. 2000 m
b) Elektros energijos mokesčiai - R. 6000 pm
c) Vandens mokesčiai - R. 5000 pm
6. Bendrovė išskaitymo pinigais išskaičiuoja 10 proc. Išlaikymo pinigai bus surengti šešis mėnesius po darbo pabaigos.
7. Prieš atlikdami galutinį RA mokėjimą. Atsiskaitymai už visus bendrovės mokesčius turi būti atimami ir mokama tik grynoji suma. RA sąskaitos bus apmokėtos tik tada, kai jas tinkamai patvirtins bendrovės inžinierius.
8. Paslaugų teikėjas bus nubaustas už „likviduotą žalą“ už vėlavimą užbaigti projektą po liepos 31 d. 10 000 per dieną, išskyrus atvejus, kai vėlavimą sukelia gamtos nelaimė arba kai bendrovė paprašė atidėti darbą.
B. Išsami informacija apie galutines projekto išlaidas:
Civilinės statybos projektas
Projekto Nr. FP 01.
Galutinės citatos santrauka, suteikta pasirinktam rangovui kaip „inžinerijos, viešųjų pirkimų ir statybos (EPC)“ sutartis; (arba kai statybą atlieka savo projekto komanda, šis galutinis patvirtintas biudžetas) buvo toks:
Projektinis darbas turi būti pradėtas vasario 1 d. Ir turi būti baigtas iki liepos 31 d.
Tie patys galutiniai skaičiai gali būti pertvarkyti taip:
„Earnest Money“ indėlis buvo tinkamai gautas pradžioje. Išankstiniai mokėjimai buvo sumokėti ir statybinės medžiagos buvo vertingos iš viso. 7, 00 000 buvo išduoti rangovams ir buvo susigrąžinti pagal sutarties sąlygas.
C. Sąnaudų apskaitos sąskaitos su dvigubais įrašais (kai rangovui suteikiami statybos darbai):
Kai rangovo sąskaitos faktūros yra patvirtintos, finansinės apskaitos sąskaitose įrašytos išlaidos taip pat yra įrašomos į projekto sąnaudų apskaitos sąskaitas, kurių sąskaitos vadovai ir kodai yra susiję su darbo paketais, už kuriuos yra išrašyta sąskaita.
Šiame procese faktinės projekto išlaidos yra surenkamos Projekto kaštų eilutėje, o vadovų vadovai turi informaciją apie biudžeto sumą, už kurią buvo skirta sankcija / sutarta. Taigi, bet kokioje projekto išlaidų knygoje bus rodomas faktinis, kaupiamasis, palyginti su biudžeto suma, ir dispersija yra atskleista.
Operacijų sąnaudų eilutės pagal iliustruotą statybos projektą pasirodys taip:
D. Integruota bandomoji pusiausvyra, liepos 31 d .:
Ta pati bandomoji pusiausvyra gali būti rodoma toliau pateiktomis detalėmis:
Pastaba:
Nebaigta statyba A / c 002-91, Kreditas kaštų eilutėje prieštarauja debetui finansinėje knygoje A / c 002-90. Su visais debeto įrašais, įrašytais finansinėje knygoje „In-Progress A / c 002.90“ (kredituojant kitas sąskaitas finansinėje knygoje, kitas išlaidų įrašas įrašomas į išlaidų knygą - debetuojant atitinkamą darbo paketo A / c kreditavimo pastatą) - progreso kontrolė A / c 002.91 išlaidų kategorijose.
E. Projekto išlaidų apskaitos sistema, kai statybos darbus atlieka pati projekto organizacija:
Kai pati projekto organizacija įgyvendina projektą, ty atlieka statybos darbus su savo darbo jėga, pagrindinis projekto išlaidų apskaitos sistemos principas yra tas pats, kuris jau buvo aptartas rangovo statybos atveju.
Išimtis yra informacijos apie kiekvieną elementą stebėsena ir apskaita. Tai būtina, nes projekto organizacija jau yra užbaigusi projekto sąnaudas pagal „veiklą“ ir veiklos (arba darbo paketų) kainą kiekvienam sąnaudų elementui ir norėtų stebėti faktinę tą pačią eilutę, siekdama įvertinti ir analizuoti skirtumus .
Tokioje situacijoje finansinėse sąskaitose yra projekto medžiagos A / c, skirtos projektų medžiagoms įsigyti, Projekto darbo užmokestis A / c už darbo užmokesčio mokėjimą projekto darbuotojams. Projekto išlaidų kontrolė A / cs.
Po to, kai parodysime tą patį projekto FP pavyzdį, mes parengsime diskusijas dėl išlaidų kategorijų. 01 su aprašymu ir veiklos aprašymu, išsamiai aprašytu iliustracijos B dalyje. Darant prielaidą, kad darbų eiga ir užbaigimas buvo tokie patys, kaip ir rangovo atliktas darbas, parodomos sąnaudų eilutės, kuriose duomenys apie apskaitą pateikiami vasario, gegužės ir liepos mėnesiais, įvertinus medžiagų, darbo ir kt.
Projekto išlaidų apskaitos diagrama:
Iš aukščiau pateiktos informacijos gauname:
a) 31 025 aktyvumas sukėlė neigiamą Rs dispersiją. 65 000 (neigiami skirtumai rodomi skliausteliuose);
b) nepageidaujamų žaliavų sąnaudų dispersijos. 50 000 sudaro:
(i) Medžiagos naudojimo dispersija (2100 - 2020) x @ Rs. 100 = R. 8000 nepalankių.
(ii) Medžiagos normos svyravimai 2100 x @ Rs. (120 - 100) = 42 000 nepalankių. Remiantis aukščiau pateikta analize, mes galime rasti atsakingus funkcinius vadovus, sukeliančius nepalankią dispersiją, ty per didelę suvartotą kokybę gali paaiškinti statybos vadovas, o projekto vykdytojas, atsakingas už pirkimus, yra atsakingas už pirkimus per dideliu tarifu.
(c) Ritų darbo užmokesčio sąnaudų dispersija. 12 000 reiškia neveiksmingumo variaciją nuo 7, 500 iki 6, 900 = 600 perteklių žmogiškųjų valandų Rs. 20 vienam žmogui valandai = Rs. 12 000. Vėlgi, už statybos darbus atsakingas vadybininkas turėtų paaiškinti pernelyg didelės darbo valandos reikalavimus.
d) Įrangos sąnaudų palankus variantas yra įrangos įsigijimas pigesniu tarifu 5 x R. 1000 = Rs. 5000.
e) nepageidaujamos pridėtinės vertės dispersijos. 8 000 - tai neefektyvumas, kai užima daugiau nei 0–8 savaičių darbui @ Rs. 10 000 per savaitę = Rs. 8 000.
Pastabos:
1. Išlaidos vienam veiksmui, kaip nurodyta pirmiau, yra debetuojamos įskaitymo išlaidų kontrolės sąskaitas.
2. Kontrolės sąskaitų kreditai yra palyginami su išlaidomis, įrašytomis į atitinkamas finansinės apskaitos sąskaitas, pvz., Projekto medžiagos A / c, projekto darbo užmokesčio A / c ir kt.
3. Baigus statybą, atskiros veiklos sąnaudų sąskaitos yra uždarytos, iš viso perkeliant jas į pastatų A / c finansinę knygą.
4. Apskaitos sąskaitose mes įvertinome aktualią sumą kaip ir biudžetą - iš tikrųjų aktualijos bus skirtingos.
5. Medžiaga:
Medžiagų pirkimas yra įrašomas į finansinę sąskaitą, nurašant A / c medžiagos įsigijimą. Medžiagų cementas, geležies strypai ir kt. Išduodami pagal Medžiagų emisijos pastabas (MIN) su nurodytu vartojimo skaičiumi vartojimui, kuris nurašomas iš atitinkamo veiklos numerio, kredituojančio projekto medžiagų sąnaudų kontrolę A / c savikaina (vidutinė kaina).
Medžiagos atsargos (atstovaujamos dr. Medžiagų pirkimo A / c ir Cr. Projekto medžiagų sąnaudų kontrolėje A / c) turi būti parduodamos ir įskaitytos į medžiagų įsigijimo A / c. Likutis, jeigu toks yra, paliktas A / c materialiojoje įsigijimo vietoje, turėtų būti laikomas materialiojo pirkimo pelnu arba nuostoliu, pervestu pelno (nuostolio) ataskaitoje (finansinis).
6. Darbo užmokestis ir pridėtinės išlaidos:
Gydymas bus panašus į pirmiau pateiktą (5) punktą, išskyrus tai, kad projekto darbo užmokesčio A / c likutis negali būti išparduotas, ir yra parodomas kaip pelnas ar praradimas iš darbo užmokesčio išlaidų iš projekto ir turėtų būti laikomas per dideliu / neveiksniu. .
Mokesčiai už darbo užmokesčio išlaidas individualiai veiklai turėtų būti faktiškai apskaičiuoti per valandą. Vėlgi, pagrindiniai duomenys, įskaitant faktinę medžiagą, faktines praleistas valandas ir tt, turėtų būti renkami kiekvienai veiklai ir imami atitinkami mokesčiai.
7. Variancijų analizė:
Projekto išlaidų knygoje atskleistų dispersijų analizę galima atlikti kiekvienai veiklai, kaip parodyta toliau „Struktūros statybos“ veikloje.
5. Projekto išlaidų kontrolė:
Diskusija apie projekto sąnaudų kontrolę prasideda nuo projekto įgyvendinimo pradžios, kai projekto sąnaudos ir operacinės išlaidos yra baigtos, atlikta išsami analizė (įskaitant finansinę analizę) ir nuspręsta pradėti projektą. Čia vadovybė / projekto savininkas galvoja apie bendrą kontrolę, įskaitant projekto išlaidų kontrolę.
Prieš pradedant eiti į išlaidų kontrolės detales, norėtume išspręsti šiuos klausimus, kad mūsų diskusija dėl išlaidų kontrolės taptų prasmingesnė:
a. Ką reiškia „kontrolė“?
b. Kas yra projektas?
c. Kas yra projekto savininkas?
d. Kas buvo tradicinis projektų valdymas praeityje?
e. Bendros projekto nesėkmių priežastys.
„Kontrolė“ paprastai reiškia kintamųjų rinkinio nukreipimą į nustatytą tikslą.
Projektas yra užduočių rinkinys tam, kad būtų pasiektas nustatytas tikslas, ir jis turi šias charakteristikas:
a. jos tikslas yra apibrėžtas laiko skalė, kurios tikslas yra apibrėžtas;
b. jis yra laikinas ir yra pilnas su tikslo pasiekimu; atitinkamai skiriasi nuo verslo, kuris išlieka nepertraukiamai;
c. ji turi nustatytą tikslą pasiekti savo tikslą, ty užsakyti projektą per nustatytą „laiko skalę ir nurodytą kokybę, panaudojant tam tikrus išteklius, įskaitant pinigus ir pinigus“.
Projekto savininkas yra asmuo arba asmenų, kurie:
a) teikia projektų finansavimą ir patvirtina biudžetą - ir kaip autorizacijos personalo narį;
b) tvirtina specifikacijas ir planus;
c) veda projekto pradžią;
d) dalyvauja peržiūros ir kontrolės posėdžiuose ir teikia patarimus projekto vadovui / komandai;
e) priima projekto įgyvendinimo rezultatus ir taip nutraukia projektą galutiniame perdavime.
Projektų valdymas praeityje neturėjo išsamaus plano su laiko skalėmis, kokybe ir ištekliais. Įgyvendinimo procesas buvo suklastotas, nesant visiško plano, todėl susidūrė su kova su gaisrais.
Tai lėmė:
a) veiklos susiskaidymas į specializuotas grupes be pageidaujamos funkcinių galvučių harmonijos;
b) ilgą laiką;
c) padidėjusi rizika ir didesnės išlaidos.
Projekto nesėkmė apima tai, kad nepavyko pasiekti laiko skalės, nurodytos kokybės ir išteklių / išlaidų tikslo tikslų.
Dažniausios projekto nesėkmės priežastys:
a. Tikslumo trūkumas, nesant matomo planavimo, kontrolės ir tikrinimų programoje;
b. Projekto komandos, kuriai tenka apibrėžta atsakomybė, trūkumas, kuriam vadovauja visą darbo dieną dirbantis projekto vadovas;
c. Pagrindiniai projekto komandos darbuotojai dalijasi atsakomybe su kitomis ne projekto veiklomis;
d. Oficialaus patvirtinimo ir priėmimo procedūros nebuvimas;
e. Įsipareigoto biudžeto trūkumas (tiek laiko, tiek išteklių) ir dėl to nėra vartojimo ir planuojamo tikslo stebėsena;
f. Nėra specialistų ir subrangovų integracijos su įmonės darbuotojais.
Iš projekto neveikimo priežasčių pasirodys, kad didžiausias projekto įgyvendinimo trūkumas yra gerai apibrėžtos projekto grupės, apibrėžtos funkcinėmis pareigomis ir administracinėmis pareigomis, trūkumas.
Tuo pačiu metu komandos personalas turėtų būti apmokytas ir gerai sujungtas, kad, nepaisant įvairių funkcijų kryžminio srovės, harmonija išlaikoma siekiant tikslų.
Projekto išlaidų kontrolė drausmingoje sistemoje apimtų šiuos veiksmus:
1. Nustatomas tikslas, pagal kurį kiekvienai darbo paketui, apskaičiuotam pagal pagrįstą įgūdį ir rūpestį, nustatomas tikslas, kad jis būtų realus įvertinimas prieš operacijos pradžią. Tokias paskirstytas išlaidas taip pat turėtų susitarti ir priimti už darbo paketą atsakingas pareigūnas;
2. Šios apskaičiuotos išlaidos sudėtingoje aplinkoje yra kiekvienos pagrindinės apskaitos vadovo ir pagal pagrindines sąskaitas. Sąskaitų vadovų padalijimas priklausys nuo valdymo / projekto savininko numatyto kontrolės lygio;
3. Šie vadovai ir sąskaitų vadovai turėtų būti moksliškai koduojami, atsižvelgiant į jų funkcijų įsipareigojimus kiekvienam projekto išlaidų centrui, o tai padės sutelkti atitinkamą funkciją atsakingą asmenį be jokios painiavos;
4. Kai projektas - ir projekto viduje - darbo paketai - vykdomi, išleidžiami pinigai ir išnaudojami ištekliai turėtų būti nuolatiniai ir tikslūs faktinių išlaidų surinkimas pagal atitinkamus darbo paketus ir, atsižvelgiant į paketus, atitinkamas išlaidų straipsnis, tas pats apskaitos kodas;
5. Turėtų būti reguliariai teikiama reguliari ataskaita apie faktines išlaidas, susijusias su sąskaitos vadovais ir sub-vadovais, atsižvelgiant į faktines išlaidas, apskaičiuotas išlaidas ir dispersiją.
Siekiant užtikrinti, kad jie būtų palyginami, reikia atidžiai stebėti faktinius ir įverčius. Kai darbas iš dalies atliekamas, sąmatos turėtų būti sumažintos iki tik tos dalies, kuri buvo atlikta taip, kad atitinkama proporcinga sąmatos suma būtų palyginama tik su iki šiol patirtomis faktinėmis išlaidomis;
6. Esant dispersijai, viršijančiai ribą (ty 5%), reikia išnagrinėti priežastis ir imtis taisomųjų veiksmų, kad būtų išvengta tokio skirtumo, jei įmanoma. Priešingu atveju sąmatą reikėtų persvarstyti, pateikiant vadovybei signalą apie bendrą peržiūrą ir tokio persvarstymo patvirtinimą. Bet koks nedidelis dispersija turėtų būti ignoruojama, kad būtų užtikrinta kontrolės ir kontrolės išlaidų pusiausvyra.
Šie čia aprašyti veiksmai rodo tikslią faktinių išlaidų surinkimą, nuolatinę faktinių situacijų stebėseną ir įvertinimus, susijusius su laiku, kaina ir kokybe bei reguliariais susitikimais, kurie gali būti kasdien, kas savaitę ir kas mėnesį.
Tokio susitikimo planavimas gali apimti šiuos parametrus:
Dabar aptarėme visą projekto sąnaudų kontrolės spektrą. Atsižvelgiant į darbo krūvio apimtį, galime lengvai pasinaudoti automatikos pagalba, kurios rinkoje šiuo metu yra daugybė programinės įrangos.
6. Kompiuterio taikymas projekto išlaidų kontrolei :
Pirmiau aprašyta projekto tinklo ir CPM / PERT technika. Čia aptarsime dalį, susijusią su išlaidų kontrole. Tinklo metodas turi didelį pranašumą manipuliuojant kompiuteriu ir gali būti integruotas su kompiuterine integruota projektų valdymo informacine sistema (IPMIS).
Pagal tokią sistemą projektų valdymas, planavimas ir kontrolė atliekami naudojant kompiuterinius paketus, kurie:
1. yra lengviau naudoti ir patogi naudoti;
2. yra lankstūs, jie gali gaminti juostines diagramas, darbo jėgos planus, plūduriuojančius grafikus ir tt;
3. Saugokite ir tvarkykite duomenis patogiausiu būdu;
4. Galima integruoti su duomenų bazių valdymu, informacine sistema;
5. Nustato veiklą, kuri yra labai svarbi siekiant užbaigti visą projektą laiku, taip pat nurodo laisvalaikį ir laiką
6. Sekite faktines išlaidas, biudžete numatytas darbo sąnaudas pagal projekto tvarkaraštį, biudžetines atliktų darbų išlaidas ir netgi prognozuokite projekto padalinio ir projekto išlaidų buhalterio išlaidas.
Projektų valdymo sąnaudų kontrolė reikalauja įvertinti:
a) faktines išlaidas, kurios atitinka faktines išlaidas;
b) biudžete numatytas išlaidas, ty biudžete numatytas išlaidas;
c) uždirbtos išlaidos, atspindinčios biudžetines faktinės pažangos išlaidas, ty atliktą darbą;
d) prognozuoja ir apskaičiuoja galimas faktines sąnaudas, baigus jas įgyvendinti, atsižvelgiant į faktines sąnaudas pagal faktinę pasiektą pažangą.
Mūsų diskusija apsiriboja tikraisiais kaštais ir biudžetinėmis išlaidomis. Yra keletas programinės įrangos paketų, kurie gali tvarkyti visą projekto valdymą. „Sąnaudų kontrolė“ yra tokio paketo dalis.
Planuojama sėkmė:
Sėkmės planavimas! yra „Tata Consultancy Services“ (TCS) sukurta programinė įranga, turinti šias valdymo funkcijų kontrolės funkcijas:
1. Įvertinti alternatyvius darbo planus;
2. Stebėti fizines programas;
3. Sekite faktines išlaidas ir analizuokite tendencijas;
4. Prognozuoti pinigų srautus;
5. Prireikus planuokite išteklius;
6. Sunaikinti projektą; ir
7. Optimizuokite projekto išlaidas.
Paketą lydi išsamus ir aiškus vadovas, kuriame yra pamoka ir teorijos bei skaičiavimo pavyzdžiai. Jis veikia pagal „MS-Windows“ ir yra patogus naudoti.
Jame pateikiama daug ataskaitų, įskaitant:
Projekto laikotarpio išlaidų analizė,
WBS-OBS Periodinė išlaidų analizė.
Sėkmės planavimas! reikia PC-AT su 4 MB RAM, 40 MB kietuoju disku, didelės skiriamosios gebos VGA arba EGA monitoriu (pageidautina spalva), vienu 3-5 colių arba 5-25 colių diskelių įrenginiu, 132 stulpelio taškiniu matricos spausdintuvu.
Tačiau pigiausias būdas yra naudoti įmonės duomenų apdorojimo kompiuterį su būtinomis papildomomis funkcijomis, kai jų dar nėra. Tačiau jis turi būti interaktyvus, kad projekto darbuotojai galėtų naudotis sistema, naudodamiesi projekto biuro terminalais.
Kita vertus, kompiuterio, skirto projekto valdymo funkcijai, privalumas yra tai, kad projekto komanda visada yra prieinama ir prieinama.
