„Office“ sistema: poreikis, svarba, planavimas ir privalumai

Perskaitykite šį straipsnį, kad sužinotumėte apie biuro sistemos poreikį, savybes, svarbą, planavimą, privalumus ir trūkumus.

Sistemos poreikis biure:

Kiekviena įstaiga turi tam tikrą tikslą. Norint tai pasiekti, kiekviename etape reikia atlikti keletą užduočių.

Tai reikalauja didelės paklausos vadovybei, nes įmonė plečiasi, ji susiduria su sunkia konkurencija.

Jei vykdant užduotį įvyksta klaida, nes trūksta sistemos, tai tampa brangiu dalyku, kad būtų ištaisyta užduotis, įdėta į tvarką ir vėl tęsiama.

Paprastais žodžiais tariant, kai yra sukurta sistema ir per tam tikrą laiką, jei visi biure seka sistemą, tai tampa biuro procedūra. „Taigi biuro procedūros yra tam tikri veiksmai, kurių reikia imtis tam tikram darbui biure, kaip numatyta biurų sistemose.“ Pavyzdžiui, biuro darbuotojų įdarbinimas turi būti atliekamas pagal planuojamą sistemą.

„Office“ sistemos savybės:

Tai yra geros biuro sistemos charakteristika:

1. Biuro sistemos yra tarpusavyje susijusios dalys, veikiančios seka, ir jos nėra atskiri veiksmai.

2. Biuro sistemos yra susijusios su darbo metodu biure.

3. Jos siekia įmonės tikslo.

4. Jie yra susiję su darbo atlikimo vieta ir laiku biure ar bet kurioje įmonės dalyje.

„Office“ sistemos svarba:

1. Jei biuro darbuotojai turi būti tinkamai apipjaustyti, būtina turėti gerą biuro sistemą.

2. Paprastą darbuotojo sukeltą klaidą galima sumažinti, jei sistema yra tinkama ir įsteigta biure.

3. Biurų darbo nusivylimas, vėlavimas ir užsikimšimas sumažėja, jei yra gera biuro sistema.

4. Siekiant užtikrinti tinkamą koordinavimą, kontrolę ir priežiūrą biure, būtina turėti labai gerą biuro sistemą.

5. Kadangi sistemoje yra metodas, tai padeda darbui greičiau judėti, nes biuro darbuotojai žino ir seka sistemą.

6. Jei bus sukurta tinkama sistema, sutaupoma darbo ir pridėtinės vertės.

„Office“ sistemos planavimas arba projektavimas:

Aukščiausiojo vadovo užduotis - įsitraukti ir dalintis atsakomybe, parodyti entuziazmą ir užsidegimą kuriant biuro sistemą. Kaip ir bet kuri kita veikla, sistema turi būti tinkamai suplanuota ir kruopščiai suprojektuota. Organizacijos suplanuota, suprojektuota ir patvirtinta sistema, sukurta organizacijoje, lems sklandų biuro veikimą ir gerą rezultatą.

Sistemos projektavimo organizacija:

Sistema gali būti sukurta, nustatyta arba suformuluota vienu iš šių būdų:

1. Išorės konsultantai: Šie konsultantai gali būti kviečiami atlikti specialų biuro tyrimą, kad sistema ir procedūros būtų parengtos, kad konsultacijos būtų pradėtos.

2. Aukščiausioji vadovybė skiria sistemos komitetą, kuris apsvarstytų kiekvieną sistemos aspektą ir pateiktų tinkamus pasiūlymus.

3. Sukurta atskira katedra ar skyrius, susidedantis iš sistemos analizės, siekiant sukurti sistemą ir pasiūlyti tam tikrus metodus bei procedūras.

4. Jei biuras yra labai mažas, biuro vadovui pavesta atlikti sistemos analizę ir pateikti pasiūlymus dėl jų institucijos.

Sistemų planavimo žingsniai:

Sistemos planavimo darbus galima suskirstyti į:

1. Tikslų ir politikos nustatymas:

Tai yra pagrindinė bet kurios sistemos būtinybė. Tai yra aukščiausio lygio vadovo užduotis.

Kai kurie svarbūs tikslų nustatymo aspektai yra šie:

i) Kokią informaciją reikia pateikti ir kam?

(ii) Ar yra atvejų, kai reikia sumažinti dabartines išlaidas?

iii) Kokia yra konkurencijos apimtis, kad sistema būtų sukurta?

iv) Kokia turėtų būti mechanizavimo apimtis?

v) Jei sistema būtų sukurta, koks būtų procentas, kurio reikia laikytis, ir koks būtų sistemos augimo tempas?

2. Sistemų apribojimo apibrėžimas:

Tai taip pat žinoma kaip „žino, kas yra sistemos sistema“. Kai žinomos ribos, sistema tampa lengvai valdoma. Kai tik bus nustatyti tikslai, ribos arba sistema yra lengvai suprojektuojami, o sistema gali būti pritaikyta tam tikros formos principams ir politikai.

3. Duomenų rinkimas:

Turi būti laikomasi duomenų rinkimo metodo. Nesusiję, nepakankami arba švaistomi duomenys nebus naudojami sistemos formavimui ar formulavimui. Čia turi būti renkami arba surenkami tik tie duomenys, kurie yra naudingi sistemai.

Duomenų rinkimo metu turi būti pasirūpinta šiais punktais:

i) Surinktų duomenų rūšis

ii) šaltinis, iš kurio renkami duomenys

iii) duomenų rinkimo laikas

iv) Metodas, kuris turi būti priimtas renkant duomenis.

Duomenų rinkimo šaltiniai:

1. Organizacijos vadovai ir diagramos:

Organizacijos schemose ir vadovuose taip pat pateikiamos kai kurios detalės. Tačiau, kai jie naudojami su organizacijos vadovais, jie nurodo, kaip veikla yra sugrupuota, ir kokie veiksmai turėtų būti atliekami kiekviename etape, kad užduotys būtų vykdomos. Būtų labai svarbu paruošti atliktų užduočių sąrašą, nes jame nurodomas atliktas darbas, iš kur jis daromas ir ar dubliavimas ir kt.

2. Informacijos srautas ir sistema:

Visi atitinkami failai turėtų būti naudojami duomenų sistemai gauti. Jie rodo darbo atlikimo būdą - praeitį ir dabartį. Be to, jie nurodo skirtingų vadovų pirmenybę.

3. Verslo mašinos gamintojas:

Kai kurie verslo mašinų gamintojai gali padėti sistemai kurti. Nors tai yra įprasta praktika išsivysčiusiose šalyse, tačiau mūsų šalyje tai yra gana neįprasta, galbūt, išskyrus kompiuterius, kopijavimo ir „Xerox“ įrenginius. Kalbėti su vadovais, vadovais ir operatyviniais darbuotojais.

Procese dalyvaujantys asmenys gali pateikti geriausius duomenis sistemos projektavimui. Jie sugeba pateikti atsakymus į daugelį neatsakytų klausimų. Todėl patartina apklausti vadovus ir darbuotojus tik iki duomenų rinkimo proceso pabaigos, nes iki šiol klausimai, dėl kurių prašoma atsakymų, yra gerai žinomi.

4. Darbo stebėjimas:

Darbo stebėjimas yra patikimas ir visada turi būti naudojamas. Su kitais šaltiniais jau surinktų duomenų patikimumą galima patikrinti su jo pagalba. Tačiau, norint tinkamai stebėti, reikia, kad dalis stebėtojo būtų tinkamai apmokyti.

5. Apskaitos duomenų studijavimas:

Apskaitos duomenys atskleidžia išlaidas ir finansinės apskaitos kontrolę bei jų veikimo sistemas ir metodus. Tikėtina, kad kai kuriais atvejais veikia neišsami, dalinė ar atmetama apskaitos sistema, kuri netgi gali padėti išspręsti kai kurias sistemos projektavimo problemas.

Sistemos patalpų sukūrimas:

Sistemos projektavimui jau numatyti veiksmai yra sistemos patalpų pagrindas. Surinkta informacija apie dabartines procedūras ir sistemą suteikia faktų apie jau atlikto darbo kokybę ir kiekį. Dabar turi būti sukurta sistema, į kurią reikia atsižvelgti į faktus, būtina atsižvelgti į būsimas galimybes sukurti sistemą.

Kitaip tariant, sistema turėtų turėti integruotą lankstumą. Nors nė viena sistemos dalis negali išlikti tokia pati per tam tikrą laikotarpį, tačiau praktiniais tikslais, norint sukurti sistemą, turime prisiimti tam tikrą statinę koncepciją. Ir kadangi būklė pasikeičia per tam tikrą laiką, sistema gali būti pakeista.

Sistemos įgyvendinimas:

Suplanavus sistemas, būtina pranešti apie juos darbuotojams visais lygmenimis. Daugelis laiko sistemų rodo esamų darbo metodų pokyčius ir padidina mechanizavimą. Taigi gali reikėti mokyti arba mokyti darbuotojus apie naujus darbo metodus arba pirkti naujas mašinas ir pasirūpinti darbuotojų mokymu ar įdarbinimu, kad jie galėtų dirbti. Sistema negali būti tinkamai suprojektuota ar įgyvendinama, jei nėra sistemos integracijos.

„Office“ sistemos privalumai:

1. Valdymo išlaisvinimas:

Vienintelis privalumas yra labai svarbus. Gera sistema palieka viršininkui teisę daryti tai, ką tik jis turi padaryti, jis gali planuoti, inicijuoti pageidaujamą veiksmą, išnagrinėti šio veiksmo rezultatus, įvertinti veiklos rezultatus, instituto tobulinimą, deleguoti pasitikėjimą, jei jis naudos sistemą visoms aplinkybėms darbas, kuriam nereikia jo dėmesio.

2. Vėlavimo ir butelio kaklo vengimas:

Gera sistema užtikrina sklandų biuro darbą, todėl vengiama visų rūšių vėlavimų ir spragų. Darbas vyksta sklandžiai.

3. Klaidos pašalinimas:

Kadangi sistema yra pagrįsta visa tinkama analize, klaidų tikimybė pašalinama arba bent jau sumažinama. Tai dar labiau padidina mašinos efektyvumą.

4. Geresnis greitis:

Greitas darbo siuntimas yra įmanomas, nes sistema grindžiama naudojamo darbo metodu, o ne vien individualaus darbuotojo ar valdytojo kaprizais ir fanais.

5. Darbuotojų mokymas:

Biuro sistema pagerina darbuotojų mokymą ir taip pagerina darbuotojo darbo efektyvumą. Keletas gerai apmokytų darbuotojų yra geresni nei nekvalifikuotų darbuotojų kariuomenė.

6. Geresnė kontrolė:

Sistema užtikrina geresnę darbo kontrolę ir, savo ruožtu, padeda pašalinti sukčiavimus.

7. Geresnis koordinavimas:

Tinkamas koordinavimas yra pagrindinis sistemos tikslas. Geresnis koordinavimas yra įmanomas įdiegiant sistemą. Dėl to padidėja sanglauda ir veiksmingumas. Buteliuko kaklelis pašalinamas.

8. Ekonomika:

Gera sistema taip pat taupo pridėtines išlaidas ir tiesioginį darbą, nes darbo metodas yra pagrįstas tinkama analize, o laikas nuo laiko keičiamas atsižvelgiant į besikeičiančią verslo aplinką.

9. Geresnis dizaino ir formos valdymas:

Kadangi gera sistema siekia geresnio formų kūrimo ir kontrolės, biuro darbo efektyvumas didėja, o nereikalingi atsilikimai pašalinami. Tai padidina efektyvumą visuose įmonės padaliniuose.

„Office“ sistemos apribojimai:

Mūsų diskusija apie biuro sistemą ir apie ją išliks neišsami, nebent atsižvelgtume į apribojimus, kuriais jie veikia. Norint gauti maksimalią naudą iš sistemos, gali būti svarbu ištirti jų apribojimus.

Jie yra vasariniai:

1. Integracijos apribojimas:

Sistema turi būti integruota, kad būtų pasiekta tikslų sistema. Sistemos integracija yra didžiulė užduotis ir todėl riboja sistemą, kuri veikia įvairiuose skyriuose. Tam tikros sistemos turi būti pakeistos, atsižvelgiant į kitų sistemoje veikiančių sistemų poreikį.

2. Planavimo apribojimas:

Sistemos planavimas kelia didelį apribojimą. Sistema nepavyks pasiekti rezultatų, nebent jos įdiegimas bus tinkamai planuojamas.

3. Sąnaudų apribojimas:

Išlaidų faktorius yra vienas iš svarbių veiksnių sprendžiant dėl ​​sistemos formavimo ir priėmimo. Planavimo etape sistema turi būti vertinama, kad būtų galima įvertinti jos efektyvumą, kad jis galėtų paskatinti ekonomiką biure, o ne didinti pridėtines išlaidas ir tiesiogines darbo sąnaudas.

4. Pakartotinio naudojimo apribojimas:

Jei sistema naudojama pakartotinai ir pakartotinai, ji praranda savo efektyvumą. Jis tampa dideliu suvaržymu biure. Sistemos keitimas kartais turi būti atliekamas atsižvelgiant į dabartinius poreikius, dėl kurių organizacijai tenka didelės išlaidos.

5. Griežto laikymosi apribojimas:

Griežtas sistemos laikymasis visą laiką leidžia sistemai nelanksti ir neveiksmingai. Taigi svarbu, kad sistema paliktų kažką vadovo, vadovo ir pavaldinių diskrecijai ir sprendimui.