Kompiuterizuota apskaitos sistema: funkcijos, privalumai ir kita informacija

Perskaitykite šį straipsnį, kad sužinotumėte apie kompiuterizuotos apskaitos sistemos poreikį, savybes, reikalavimus, privalumus, trūkumus ir problemas.

Kompiuterizuotos apskaitos poreikis:

Kompiuterizuotos apskaitos poreikis atsiranda dėl greičio, tikslumo ir mažesnių verslo operacijų tvarkymo sąnaudų.

Daugybė operacijų:

Kompiuterizuota apskaitos sistema gali atlikti daug operacijų, turinčių greitį ir tikslumą.

Momentiniai pranešimai:

Jis gali greitai ir kokybiškai teikti ataskaitas dėl savo greičio ir tikslumo.

Darbo popieriuje sumažinimas:

Rankinė apskaitos sistema reikalauja didelės atminties vietos, kad būtų galima saugoti apskaitos įrašus / knygas ir kuponus / dokumentus. Reikalavimas knygoms, raštinės reikmėms ir sąskaitų knygoms kartu su kuponais ir dokumentais tiesiogiai priklauso nuo sandorių kiekio, kuris viršija tam tikrą tašką.

Būtina labai sumažinti popieriaus darbą ir atsisakyti didelės apimties knygų. Tai galima pasiekti naudojant kompiuterizuotą apskaitos sistemą.

Lankstus ataskaitų teikimas:

Ataskaita yra lanksti kompiuterizuotoje apskaitos sistemoje. Jis gali pateikti bet kokio balanso ataskaitas, kai to reikia, ir už bet kokią ataskaitinio laikotarpio trukmę.

Apskaitos užklausos:

Yra apskaitos užklausų, kurios pagrįstos kai kuriais išoriniais parametrais. Pvz., Užklausą, susijusią su pavėluotu klientų sąskaitomis, galima lengvai atsakyti naudojant kompiuterizuotos apskaitos sistemos struktūros užklausų kalbos [SQL] palaikymą duomenų bazių technologijoje. Tokia praktika būtų gana sudėtinga ir brangi rankinio apskaitos sistemoje.

Internetinė priemonė:

Kompiuterizuota apskaitos sistema siūlo internetinę priemonę sandorių duomenų saugojimui ir apdorojimui, kad gautų informaciją, kad būtų galima kurti ir peržiūrėti finansines ataskaitas.

Tikslumas:

Gauta informacija ir ataskaitos yra tikslios ir gana patikimos sprendimų priėmimui. Rankų apskaitos sistemoje, nes daugelis žmonių atlieka darbą ir sandorių apimtis yra gana didelė, tokia informacija ir ataskaitos gali būti iškraipytos ir nepatikimos bei netikslios.

Saugumas:

Ši sistema yra labai saugi, o duomenys ir informacija gali būti laikomi konfidencialiais, palyginti su rankiniu apskaitos sistema.

Mastelio nustatymas:

Sistema gali lengvai susidoroti su verslo apimties padidėjimu. Jis reikalauja tik papildomų duomenų operatorių papildomiems talonams saugoti.

Kompiuterizuotos apskaitos sistemos ypatybės:

1. Tai leidžia greitai paruošti sąskaitas ir laiku pateikti apskaitos ataskaitas ir įrašus.

2. Jis užtikrina apskaitos darbų ir įrašų kontrolę.

3. Klaidos ir klaidos būtų bent jau kompiuterizuotoje apskaitoje.

4. Galimos vienodos apskaitos ataskaitos ir įrašai.

5. Galima lengvai gauti apskaitos informaciją ir pateikti nuorodą.

6. Galima išlaikyti lankstumą tvarkant sąskaitas.

7. Tai apima mažiau biurokratinį darbą ir yra labai tvarkingas ir tikslesnis.

8. Jis prisitaiko prie dabartinių ir būsimų verslo poreikių.

9. Ji sukuria realaus laiko išsamias MIS ataskaitas ir užtikrina, kad iškart būtų galima gauti išsamią ir kritinę informaciją.

Kompiuterizuotos apskaitos sistemos reikalavimai:

Apskaitos sistema:

Geros apskaitos principai apskaitos principų, kodavimo ir grupavimo struktūros atžvilgiu yra išankstinė sąlyga. Tai kompiuterizuotos apskaitos sistemos taikymo aplinka.

Veikimo tvarka:

Norint dirbti su kompiuterizuota apskaitos sistema, būtina gerai suplanuota ir suprojektuota veiklos procedūra, derinama su tinkama veiklos aplinka. Kompiuterinė apskaita yra viena iš duomenų bazių orientuotų programų, kuriose sandorių duomenys saugomi gerai organizuotoje duomenų bazėje.

Naudotojas naudoja tokią duomenų bazę naudodamas reikalingą sąsają. Jis ima reikiamus pranešimus tinkamais saugomų duomenų transformavimais į informaciją. Vadinasi, jis apima visus pagrindinius reikalavimus, keliamus bet kokiam duomenų bazės pritaikymui kompiuteriuose.

Kompiuterizuotos apskaitos privalumai:

1. Geresnis kokybės darbas:

Sąskaitos, parengtos naudojant kompiuterius, paprastai yra vienodos, tvarkingos, tikslios ir labiau įskaitomos nei rankinis darbas.

2. Mažesnės veiklos sąnaudos:

Kompiuteris yra darbo ir laiko taupymas. Vadinasi, kompiuterių darbo tvarkymo apimtis lemia ekonomiką ir mažesnes veiklos sąnaudas.

3. Geresnis efektyvumas:

Kompiuteris duoda greitį ir tikslumą rengiant įrašus ir sąskaitas ir taip padidina darbuotojų efektyvumą.

4. Palengvina geresnę kontrolę:

Vadovaujantis požiūriu, didesnė kontrolė yra įmanoma ir daugiau informacijos gali būti prieinama naudojant kompiuterį apskaitoje. Tai užtikrina efektyvų apskaitos darbų atlikimą.

5. Didesnis tikslumas:

Kompiuterizuota apskaita užtikrina apskaitos įrašų ir ataskaitų tikslumą. Jis neleidžia raštiškų klaidų ir praleidimų.

6. Atleiskite monotoniją:

Kompiuterizuota apskaita sumažina pakartotinių apskaitos darbų monotoniją, kuri yra varginantis ir daug laiko reikalaujantis.

7. Palengvina standartizavimą:

Kompiuterizuota apskaita palengvina apskaitos procedūrų ir procedūrų standartizavimą. Todėl užtikrinamas apskaitos standartizavimas.

8. Matematinių klaidų sumažinimas:

Kurdami matematiką su kompiuteriais, klaidos iš esmės pašalinamos, nebent pirmiausia duomenys įvedami netinkamai.

Kompiuterizuotos apskaitos trūkumai:

1. Manpower sumažinimas:

Kompiuterių diegimas apskaitos darbe sumažina darbuotojų skaičių organizacijoje. Taigi, tai lemia didesnį nedarbo lygį.

2. Aukštos kainos:

Maža įmonė negali įdiegti kompiuterinės apskaitos sistemos dėl didelių įrengimo ir priežiūros išlaidų. Kad būtų ekonomiškesnis, turėtų būti didelis darbo apimtis. Jei sistema nebus naudojama visapusiškai, tai būtų labai neekonomiška.

3. Reikalauti specialių įgūdžių:

Kompiuterių sistema reikalauja labai specializuotų operatorių. Tokio kvalifikuoto personalo prieinamumas yra labai ribotas ir labai brangus.

4. Kitos problemos:

Dažnas remonto ir elektros energijos tiekimo sutrikimas gali labai paveikti apskaitą. Kompiuteriai yra linkę į virusus. Dažnai laiko žmonės mano, kad kompiuteris veikia teisingai, o problemos ilgą laiką nebus patikrintos.

Kompiuterizuotos apskaitos sistemos problemos:

1. Vartotojo mokymas:

Naudotojas, naudodamasis kompiuterio apskaitos programine įranga, turi suprasti programinės įrangos sąvokas. Todėl jis turėtų tinkamai mokytis. Kompiuterio operatorius turi išmokti kompiuterio pagrindus, programinės įrangos koncepcijas, dirbti su operacinės sistemos programine įranga [pvz., Windows / DOS] ir apskaitos programine įranga.

2. Sistemos priklausomybė:

Naudojant kompiuterinį sprendimą, vartotojas gali visiškai priklausyti nuo kompiuterio sistemos ir visada reikalingas kompiuterio prieinamumas. Jei sistema nėra prieinama [dėl techninės įrangos gedimo ar maitinimo nutraukimo], būtų sunku patikrinti sąskaitas.

3. Reikalavimai aparatinei įrangai:

Kompiuterizuotai apskaitos sistemai valdyti reikalinga visavertė kompiuterinė sistema su spausdintuvu. Dauguma mažų organizacijų gali neužtikrinti tokios įrangos su reikalinga programine įranga.

4. Sistemos gedimas:

Kai įvyksta sistemos gedimas [kietojo disko gedimas], yra didelė rizika prarasti duomenis, esančius standžiajame diske, bet kuriuo metu. Būtų labai skausminga, jei problema atsirastų pasibaigus finansiniams metams, kai finansinės ataskaitos turėtų būti parengtos.

5. Atsarginės kopijos ir spausdinimai:

Duomenų atsarginės kopijos turėtų būti atliekamos reguliariai, kad prarandant duomenis būtų galima atkurti iš diskelių [atsarginių kopijų]. Reguliarūs sistemos informacijos spausdinimai būtų naudingi kaip rankiniai įrašai.

6. Kupono valdymas:

Apskaitos programinė įranga leidžia lengvai keisti duomenis. Jei kuponas neteisingai įdedamas į neteisingą galvą, būtų labai sunku surinkti ir grąžinti kuponą. Geras kupono valdymas yra labai svarbus.

7. Saugumas:

Papildomas saugumas turi būti užtikrintas, nes netinkamas sistemos (techninės ir programinės įrangos) naudojimas gali būti pavojingas. Slaptažodžiai, užraktai ir kt. Turi būti nustatyti taip, kad sistema negalėtų tvarkyti neteisėto asmens.