Ataskaitos ir jų poreikis skirtingais valdymo lygmenimis

Perskaitykite šį straipsnį, kad sužinotumėte apie ataskaitų tipus ir jų poreikį skirtinguose valdymo lygmenyse.

Ataskaitų tipai:

Išorės ataskaitos:

Šios ataskaitos skirtos išorinėms šalims, pavyzdžiui, vyriausybei, akcininkams, bankininkams, finansų įstaigoms ir tt, pavyzdžiui, paskelbtoms įmonių finansinėms ataskaitoms. Tokių ataskaitų kopijos taip pat turi būti pateiktos akcinių bendrovių registratoriui ir vertybinių popierių biržai.

Siekiant bendro supratimo, tikimasi, kad šios ataskaitos atitiks tam tikrus būtiniausius informacijos atskleidimo standartus ir atskleis tam tikrus pagrindinius duomenis pagal 1956 m. Akcinių bendrovių įstatymą.

Vidinės ataskaitos:

Šios ataskaitos skirtos skirtingiems valdymo lygiams, pvz., Aukščiausio lygio, vidutinio lygio ir vadovų, vidiniam naudojimui. Todėl požiūris į ataskaitų teikimo problemą skirsis priklausomai nuo ataskaitų lygio. Šios ataskaitos neturi atitikti jokių įstatymų nustatytų standartų. Nors aukščiausio lygio vadovams skirtos ataskaitos turi būti išsamios ir glaustos, ataskaitos veiklos priežiūros institucijoms turėtų būti konkrečios ir išsamios.

Paprastos ataskaitos:

Šios ataskaitos apima įprastinius klausimus ir reguliariai pateikiami periodiškai. Pavyzdys, dispersijos analizė, finansinės ataskaitos, biudžeto kontrolės ataskaitos yra įprastinės ataskaitos. Jie pateikiami skirtingiems valdymo lygiams pagal nustatytą tvarkaraštį. Paprastai ataskaitos spausdinamos arba ciklostiliuotos, o tuščios vietos turi būti užpildytos. Dauguma vidaus ataskaitų yra įprastinių ataskaitų pobūdis.

Specialiosios ataskaitos:

Ataskaitos, pateiktos tam tikrais atvejais dėl konkrečių prašymų ar nurodymų, yra specialios ataskaitos. Kai versle kyla problemų, jos turi būti tiriamos. Tyrimų rezultatai ir rekomendacijos pateikiamos specialiomis ataskaitomis.

Specialiųjų ataskaitų forma ir turinys skirsis priklausomai nuo tiriamos problemos pobūdžio. Paprastai specialiojoje ataskaitoje pateikiami nurodymai, ty problema, kurią reikia ištirti, atlikti tyrimai, išvados ir pastabos, galiausiai išvados ir rekomendacijos.

Kai kurių specialiųjų ataskaitų pavyzdžiai:

1. Informacija apie konkurencingus produktus, \ t

2. Išlaidų apskaitininkų ataskaitos apie kainų pokyčių poveikį produktų kainai;

3. Ataskaitos apie produktų pasirinkimą arba gamybos metodo pasirinkimą ir kt.

Veiklos ataskaitos:

Šios ataskaitos gali būti klasifikuojamos į kontrolės ataskaitą ir informacinę ataskaitą.

Kontrolės ataskaita:

Tai yra svarbi kontrolės proceso sudedamoji dalis ir padeda kontroliuoti įvairią įmonės veiklą. Jame pateikiama informacija, tinkamai surinkta ir analizuojama skirtingais valdymo lygmenimis. Šios ataskaitos pagrindą lemia įmonės poreikiai.

Jis pagrįstas bendrovės sukurtais biudžetais ir standartais. Jis susijęs su atsakomybės centrais ir laikosi sprendimų poreikių. Ši ataskaita gali būti rengiama kas savaitę, kas dvi savaites, kas mėnesį arba kasmet, atsižvelgiant į pranešto klausimo skubumą. Dauguma vidaus ataskaitų yra kontrolės ataskaitų pavyzdžiai. Jie taip pat yra įprastos ataskaitos.

Informacijos ataskaita:

Šiose ataskaitose pateikiama informacija, kuri yra labai naudinga būsimam planavimui ir politikos formavimui. Jie gali būti pateikiami kaip tendencijos ataskaitos arba analitinės ataskaitos. Tendencijos ataskaitose pateikiama informacija lyginamuoju būdu per tam tikrą laikotarpį. Kita vertus, analitinės ataskaitos suteikia informacijos neklasifikuotai.

Kartais šiose ataskaitose pateikiama apibendrinta informacija apie konkrečios įmonės ar visos organizacijos veiklos rezultatus tam tikram laikotarpiui. Tokiais atvejais jie gali būti vadinami rizikos vertinimo ataskaitomis.

Finansinės ataskaitos:

Šiose ataskaitose pateikiama informacija apie įmonės finansinę padėtį. Jie gali būti klasifikuojami į statines ataskaitas ir dinamines ataskaitas. Statinė ataskaita atskleidžia finansinę padėtį konkrečią dieną, pvz., Bendrovės balansą.

Kita vertus, dinamiška ataskaita atskleidžia lėšų judėjimą per nustatytą laikotarpį, pvz., Lėšų srautų ataskaita, pinigų srautų ataskaita.

Įvairių valdymo lygių informaciniai poreikiai:

Apskritai atskaitomybės lygiai vidaus valdyme skirstomi į tris plačias kategorijas. Jie yra aukščiausio lygio, vidutinio lygio ir jaunimo lygio vadovai. Priklausomai nuo jų funkcijų pobūdžio, jiems reikia įvairių rūšių ataskaitų.

Aukščiausias valdymo lygis:

Aukščiausia vadovybė pirmiausia yra susijusi su politikos formavimu, planavimu ir organizavimu. Vadinasi, jų paskirtis - plėtoti tinkamus planus, tinkamai pavesti įgaliojimus pavaldiniams, siekiant veiksmingai ir efektyviai panaudoti išteklius ir skatinti atitinkamas plėtros schemas.

Tam tikslui jie turėtų būti pateikiami santraukos forma, apimančia visus veiklos rezultatų aspektus ir palyginus faktinius rezultatus su biudžetu.

Apskritai, aukščiausioji vadovybė turėtų gauti šias ataskaitas skirtingais intervalais:

Direktorių taryba:

Ketvirčio ataskaitos apie gamybos sąnaudas, mašinų ir darbo jėgos panaudojimą, ketvirčio pinigų srautų ataskaitas ir ketvirčio pelno (nuostolių) ataskaitą bei balansą

Finansų direktorius:

Mėnesio abstrakčiai apie įplaukas ir mokėjimus bei mėnesio pinigų srautų ataskaitas.

Gamybos direktorius:

Gamybos sąnaudų ataskaita, padalinių ir darbo jėgos panaudojimo ataskaitos ir medžiagų laužas, pridėtinės išlaidos ir gamybos ataskaitos. Visi šie teiginiai jam turi būti pateikiami kas mėnesį.

Pardavimų direktorius:

Jis kas mėnesį turi gauti šias ataskaitas: ataskaitos apie gautus užsakymus, įvykdytus užsakymus ir laukiančius užsakymus - padalijimas; Pardavimo ir platinimo sąnaudų ataskaitos - padalijimas; Ataskaitos apie kredito kolekcijas, likučius ir blogas skolas - padalijimas. “

Vidurinės vadovybės lygis:

Departamentų vadovai, tokie kaip gamyba, pardavimas ir kt., Yra susiję su aukščiausio lygio vadovų parengtų planų vykdymu. Jos veikia kaip koordinatoriai, administruojantys politiką, vadovaujantys vadovus ir vertinant jų veiklą. Todėl joms pateiktos ataskaitos turėtų padėti veiksmingiau vykdyti šias funkcijas.

Jie gali reikalauti, kad ataskaitos būtų teikiamos trumpesniais intervalais, pvz., Kas savaitę, kas dvi savaites. Pavyzdžiui, darbų vadovui reikia kas savaitę pranešti apie neveikos laiką, tuščiosios eigos talpą, laužo gamybos sąnaudas, pagamintą kiekį ir kt. -produktas-išmintingas ir teritoriškai protingas.

Jaunesnysis valdymas:

Formenai, prižiūrėtojai ir kt. Sudaro tokį valdymo lygį. Jie domisi pranešimais, kurie juos informuos apie jų kontroliuojamų darbo vietų pažangą. Kai kurios iš šių ataskaitų yra beveik popieriaus laužas, neturintis tinkamo formato. Jiems gali prireikti ataskaitų kasdien arba kas savaitę.

Pavyzdžiui:

Parduotuvės meistrui reikia kasdien pranešti apie tuščiosios eigos laiką ir mašinos naudojimą, kasdienius laužo pranešimus ir kasdieninę produkcijos ataskaitą - faktinę ir biudžetą. Pardavimų zonos vadovui reikalingos savaitinės ataskaitos apie pardavimus - pardavėjas, užsakymai, užsakymai, neįvykdyti užsakymai, kreditų kolekcijos ir neįvykdyti mokėjimai ir tt