Projekto išlaidų planavimas (su skaičiavimu)
Šiame straipsnyje mes norėtume aptarti projekto išlaidų planavimo veiksmus, taip pat pinigų srautų parengimą pagal veiklos grafiką - iliustracijos būdu.
1. Projekto duomenų bazė su planavimu:
Projektas: Pastato statyba - projektas 14.
Projektas Pinigai: Rs. 7, 50 000.
Projekto tvarkaraštis: Tikslas užbaigti per 32 savaites.
Planavimas: numatomi duomenys:
2. Pradinis tinklo kūrimas su projekto duomenų baze:
Svarbūs pakeitimai:
1. Legenda: tinklo diagramai
2. Pagrindinio įvykio EST = atitinkamos veiklos uodegos įvykio + t ij EST, bet kai daugybė veiklos iškyla ant galvos įvykio iš skirtingų uodegos įvykių su skirtingų t ij -s veikla, tada galvos įvykio EST yra su didžiausiais laiko vienetais: pvz., E, F ir H veikla susilieja 7 atveju.
. . . EET yra iš 3 įvykio = 12 + 10 = 22
iš įvykio 4 = 13 + 2 = 15
iš įvykio 6 = 17 + 4 = 21
Taigi renginio 7 EST yra didžiausias skaičius 22.
3. LFT atveju tai yra atgalinis darbas; kai iš vienos uodegos įvykio kyla skirtinga veikla, uodegos įvykio LFT yra su mažiausiais laiko vienetais.
3. Išlaidų planavimas pagal veiklą:
Mes nustatėme projektą pagal veiklą ir projekto išlaidas pagal tokias veiklos rūšis.
Kaip žinome laiko elementus kiekvienai veiklai, mes galime parengti projekto išlaidų planą kiekvienai veiklai ir per savaitę, kaip parodyta toliau:
Iš lentelės matome, kad biudžete numatytos išlaidos yra suskirstytos į kiekvieną veiklą ir kiekvienoje veikloje - lėšų poreikį per mėnesį. Kad būtų lengviau suprasti, mes suplanavome planą paprastu būdu, tačiau, atsižvelgiant į aplinkybes ir poreikį, veikla gali būti toliau suskirstyta į sub-veiklos rūšis ir suskirstyta pagal numatomas suskirstymo struktūras, pvz.
Santechnika gali būti padalinta į:
Fondo prašymai pagal veiklą:
Grupė, atsakinga už vandentiekio veiklą, yra prašyti lėšų Rs. Antrojo mėnesio pradžioje - 25 000 ir R. 35 tūkst. Trečiąjį mėnesį ir palaipsniui padengia išlaidas pagal faktinius darbus.
Išsami veiklos kodifikavimo sistema ir faktinių išlaidų surinkimas pagal atitinkamus kodus tampa projekto sąnaudų sistemos dalimi, kuri nepriklauso įprastai organizacijos finansinei apskaitai.
4. Laiko sąnaudų kompensavimas :
Kritinis kelias tinkle yra svarbiausių veiklos sekų, rodančių ilgiausią kelią tinkle nuo pradinio įvykio iki galutinio projekto įvykio. Taip pat žinome, kad laikas, įgyvendinant projektą, yra labai susijęs su projekto išlaidomis.
Nors trukmės sumažinimas gali sumažinti administracines sąnaudas, tai gali sukelti papildomų išlaidų dėl didesnio darbo, viršvalandžių, papildomų mašinų ir kt. Apskritai, veiklos trukmės sumažinimas sumažina netiesiogines išlaidas, bet padidina kitas tiesiogines išlaidas.
Gali būti, kad projektas bus baigtas anksčiau nei numatytas projekto tinklo plane, kuriame nurodomas kritinis kelias, užbaigtas pagal įprastą veiklos trukmę ir sunaudojant įprastinius išteklius.
Tam tikru mastu galima sumažinti veiklos trukmę, naudojant papildomus išteklius ir, be to, papildomas tiesiogines išlaidas. Žinoma, toks sumažinimas galimas tik iki ribos, kuri yra minimali trukmė.
Šis veiklos trukmės sutrumpinimo procesas vadinamas „kritimu“. „Laiko sąnaudų kompromisas“ reiškia projekto tvarkaraščio koregavimus, siekiant sumažinti bendrą numatomą laiką net ir už papildomą kainą, o procesas vadinamas projekto kritimu. Laiko, ty veiklos trukmės ir sąnaudų (arba veiklos sąnaudų) santykis gali būti pateiktas grafiškai pagal veiklos sąnaudų nuolydžio kreivę, kaip paaiškinta toliau.
Veiklos sąnaudų nuolydžio terminai yra:
Normalus laikas T n = minimalus laikas, reikalingas veiklai užbaigti įprastomis sąlygomis.
Įprastinė kaina C n = mažiausia tiesioginė kaina, apskaičiuota normaliai veiklai užbaigti.
Crash Time T c = minimalus laikas, reikalingas užsiimti veikla, naudojant papildomus išteklius, ty papildomų išlaidų.
Crash Cost C c = tiesioginės išlaidos, apskaičiuotos vykdant veiklą, pagal avarijos laiką.
Veiklos sąnaudų nuolydis (ACS) - tai papildomos tiesioginės išlaidos, patirtos už laiko vienetą, sutaupytą vykdant veiklą, ir yra išreiškiamos taip:
ACS = C c - C n / T n- T c
ACS gali būti rodoma grafiškai:
Nukritimo žingsniai:
Mes ką tik aptarėme veiklos sutrikimą. Kai laikomės panašaus proceso visam projektui, kad nustatytume visišką galimą kritimą (ir atitinkamą projekto išlaidų padidėjimą), tai vadinama „Projektų kritimu“.
Šį procesą geriausiai galima išsiaiškinti pavyzdžiu:
Primename tą patį pavyzdį, aptartą projekto duomenų bazės planavimo metu, ty
a. Projekto trukmė - 32 savaitės
b. Projekto kaina - R. 7, 50, 000
c. Kritinis kelias, kaip parodyta žemiau
d. Kritinės veiklos A, B, E, I ir J.
Mes dar kartą perduodame tinklo kūrimą:
Išnagrinėtos projekto griūties galimybės ir peržiūrėtas operacijų tvarkaraštis su susidėvėjusiu laiku, papildomomis sąnaudomis ir susidariusiomis avarijos sąnaudomis:
Apskaičiuotos bendros netiesioginės išlaidos, tarkim, Rs. 3, 20 000; ty @ Rs. 10 000 per savaitę.
1 žingsnis:
Visų pirma žinome, kad Kritinis kelias yra ilgiausias ir todėl nesvarbios veiklos trukmės mažinimas nepadės. Todėl norėtume susidoroti su kritinėmis veikomis. Mes peržiūrime svarbiausių veiklos rūšių, kurios gali būti sudaužytos, lentelę.
Kritinių veiklų tyrimas rodo, kad I ir J veikla negali būti sumažinta.
Tačiau kitos svarbios veiklos gali būti sumažintos už papildomą kainą, kaip nurodyta toliau:
Ne kritinės veiklos F ir H trukmė taip pat negali būti sumažinta.
2 žingsnis:
Nukritimas atliekamas palaipsniui nuo pigiausio iki avarijos iki brangiausio. Pigiausia yra B veikla, mes pradėjome sudaužyti B, kol kritinis kelias nepasikeis, ty mes susitraukiame vieną savaitę, peržiūrime kritinį kelią, o tada nukrenta antrą savaitę (kuri yra didžiausia įmanoma avarijai).
Dar kartą peržiūrėkite, po dviejų savaičių B kritimo:
a) Projekto trukmė - 32 savaitės - 2 savaitės = 30 savaičių.
b) Projekto išlaidos Rs. 750 + papildomai kainuoja 3 + 3 = Rs. 7, 56 000.
c) Tinklas po dviejų savaičių sudužusio B bus rodomas taip:
(d) Kritinis kelias nėra trikdomas, ty A, B, E, I ir J. Kitas kritimas yra E, yra pigesnis už A, o maksimalus galimas sumažinimas yra viena savaitė. Todėl veiklos trukmė bus 9 savaitės. Šis E sumažinimas per savaitę pakeis įvykių (7), (8) ir (9) laiką 19, 19 + 6 = 25 ir 25 + 4 = 29.
Tačiau, vėlgi, tai pakeis 6 įvykio laiką, nes, grįždamas atgal (7), jis bus 19 minus 3 (H aktyvumo trukmė). Tai pakeis aktyvumą H taip pat kaip kritišką ir į antrą kritinį kelią, kai avariją ne kritinę veiklą G per 1 savaitę iki 6 savaičių ir peržiūrėsime poziciją.
Tinklas bus rodomas pagal toliau pateiktą schemą su dviem skirtingais kritiniais keliais:
Projekto trukmė dabar tampa 29 savaitėmis (ty E sumažinimo poveikis ilgiausiam keliui).
Projekto išlaidos toliau didėjo. 9 000, ty 7, 56, 000 + 9, 000 = R. 765 000 (E kaina kainuoja 4000 ir G kainuoja 5 000 litų, kaip papildomos išlaidos sumažinimui per savaitę).
Dabar ištirti galimybę sutrumpinti veiklos svarbą, būdingą tiek kritiniams keliams, ty veiklai A, tiek per vieną savaitę, už papildomą mokestį. 5000.
Būsena peržiūrima po to, kai A sulygiuota:
Projekto trukmė - 28 savaitės
Projekto kaina - R. 7, 65 000 + 5000 = Rs. 7, 70 000
Tinklo schema:
Kritiniai keliai yra (a) A, B, E, I ir J ir (b) A, D, G, H, I ir J.
Projekto išlaidų peržiūra po kritimo :
Mes pasiekėme galimo kritimo ribą [kaip duomenų lentelė su skaičiavimais dėl kritimo rodo, kad F ir H veikla negali būti sudužusi].
Mes galime pateikti savo rezultatus su visu projekto kritimu:
Iš pirmiau pateiktos lentelės vadovybė gali peržiūrėti bendrą išlaidų kritimo aspektą ir priimti sprendimą dėl kritimo eigos, ty, jei vadovybė yra atsižvelgiama į visas minimalias sąnaudas (kurios, pirmiau pateiktame paveikslėlyje, yra Rs. 50 000), tada turėtų būti priimtas sprendimas A, B, E ir G, kaip nurodyta aukščiau, ir nuspręsti dėl viso 28 savaičių projekto tvarkaraščio įvertinimo.
5. Išlaidų planavimas po kritimo:
Kai vadovybė norėtų peržiūrėti poziciją po galimo kritimo, parengiamas bendras tiesioginių ir netiesioginių išlaidų poveikis ir projekto trukmė.
Pakeistas scenarijus vertinamas ir priimamas galutinis sprendimas dėl kritimo eigos. Atlikus šiuos apskaičiuotus pokyčius, parengiamas naujas išlaidų planas, parodytas vadovaujantis tuo pačiu 14 projekto pavyzdžiu, vadovaujantis sprendimu dėl A, B, E ir G avarijos.
Pastabos:
1. Tiesioginės išlaidos (D / C) buvo paskirstytos tarp savaičių proporcingai (ty pagal veiklos trukmę), nors iš tikrųjų ji gali būti skirtinga. Gali būti reikalaujama, kad pagrindinė 9 savaičių trukmės tiesioginių išlaidų dalis būtų išleista per pirmąsias dvi savaites.
Todėl išlaidų planavimo atveju tokios galimybės turi būti vertinamos pagal įprastą praktiką, taikomą vyraujančiame versle, siekiant planuoti tokių išlaidų paskirstymą.
2. Netiesioginė kaina (I / C) paprastai skiriasi priklausomai nuo laiko. Tokios išlaidos skirstomos į skirtingas veiklos rūšis, proporcingai skirtingoms veiklos rūšims tą pačią savaitę ar mėnesius ir pan.
Pavyzdžiui, nuo 09 iki 12 savaičių veikla buvo numatyta:
Bendros netiesioginės išlaidos keturioms savaitėms nuo 09 iki 12 = 4 x R. 10.000 = Rs. 40 000. Tokios išlaidos yra proporcingos B, C, D, E ir G santykiams 1: 4: 1: 3: 3.
6. Grynųjų pinigų prognozė:
Iš apskaičiuotų išlaidų vienam veiklai per savaitę galime paruošti pinigų prognozę taip:
Pastabos dėl grynųjų pinigų prognozės:
1. Fondo išėmimas, numatytas pradžioje, viršija fondo reikalavimą kaip saugos priemonę, skirtą neatidėliotinoms išlaidoms padengti. 35 000. Ta pati suma yra palikta su projekto valdymu kaip avansiniai grynieji pinigai iki projekto pabaigos, taigi apskaičiuota, kad išėmimai yra apskaičiuotų išlaidų lygiu.
2. Įprastinė finansinė atskaitomybė, kurią atlieka organizacijos centrinės sąskaitos. Projekto valdymą stebi faktinės projekto išlaidos ir išlaidų kontrolė, nes išlaidų duomenys renkami pagal veiklos kodą.
Kodą laikomasi taip, kaip planuojama, su integruota suskirstymo struktūra. Tai leidžia vykdyti sąnaudų kontrolę, nustatyti už tokias išlaidas ir sąnaudų kontrolę atsakingus funkcionalus.
3. Kol paskirstomos tiesioginės išlaidos, netiesioginės išlaidos yra priskirtos atitinkamoms veiklos sąnaudoms / grynųjų pinigų prognozėms, atsižvelgiant į numatomą veiklos trukmę ir, jei tai yra faktinė, atsižvelgiant į faktinį veiklos trukmę, padaugintą iš netiesioginio netiesioginio kaina.
Atitinkamai, kiekvienas projekto komandos narys turi sukaupti faktinį laiką, praleistą veiklai, kuri yra skirta projekto tvarkaraščio kontrolei, taip pat netiesiogines išlaidas.
4. Kiekvieno mėnesio pabaigoje išlaidų ataskaita parengiama, nurodant kiekvienai veiklai prognozuojamas išlaidas ir faktines tos pačios mėnesio išlaidas. Tokių išlaidų skirtumai analizuojami ir, jei reikia, imamasi taisomųjų veiksmų.
