Projektų valdymo organizacijos

Įvairios galimos projektų valdymo organizacijos yra suskirstytos į dvi grupes: (A) tradicinės organizacijos ir (B) suskirstymo struktūros.

A. Tradicinė organizacija:

1. Valdoma organizacija:

Tai taikoma mažam projektui, kurį valdo projekto savininkas, su rangovais ir subrangovais, kur savininkas skiria reikiamų pastangų projekto valdymui.

Organizacijos schema bus rodoma kaip:

Šio tipo smulkioje organizacijoje projekto savininkas visą laiką ar ne visą darbo dieną padeda kitiems funkciniams darbuotojams, pvz., Buhalteriui, inžinieriui ir pan., Kurie gali priklausyti jo visai organizacijai, teikiant funkcinę pagalbą projektui, kai ir kada reikia . Tokiais atvejais projekto išlaidų sistema taip pat atitinka tradicinę apskaitos sistemą.

2. Vidutinio dydžio projekto organizacija:

Jei savininkas vis dar turi projektų valdymo, tačiau nori vykdyti įgyvendinimą su projekto vadovu.

Organizacijos schema bus rodoma kaip:

Tokio tipo organizacijoje projekto savininkas yra atsakingas už projekto įgyvendinimą, o inžinierius, buhalteris, pirkėjas ir kt. Atlieka visą laiką ar ne visą darbo laiką.

Vėlgi išlaidų sistema atitinka tradicinę išlaidų apskaitą, o kontrolę vis dar vykdo projekto savininkas, laikydamasis įprastos vidaus kontrolės tvarkos.

Daroma prielaida, kad tiek inžinierius, tiek buhalteris ir kt. Jau dirba organizacijoje ir prireikus pratęsia funkcinę pagalbą projektui.

3. Funkcinė organizacija :

Pagal šią organizaciją visus darbus atlieka specializuotos funkcinės grupės, suteikiančios atitinkamą techninę kompetenciją atitinkamose srityse įgyvendinant projektą. Šioje grupėje yra dvi skirtingų tipų organizacijos, neturinčios projektų valdymo, kaip atskiras funkcinis vadovas ir vienas su projektų valdymu.

Organizacijos schemos yra tokios:

Funkcinė organizacinė schema:

Tokio tipo organizacijos, turinčios penkis skirtingus hierarchijos lygius, neturi atskiro funkcinio vadovo kaip projektų valdymo, tačiau projekto įgyvendinimą vykdo atitinkami funkciniai atstovai, vadovaudamiesi sąnaudų ir apskaitos sistema, kuri taikoma visai organizacijai.

Funkcinė organizacija su projektų valdymu:

Pagal šios rūšies organizaciją projekto valdymas savaime yra identifikuota funkcija, o projekto vadovas turi tikslinę projekto komandą. Visi komandos nariai turi pranešti projekto vadovui. Įmonės, turinčios dažnų projektų svarstymui ir (arba) įgyvendinimui, turi turėti struktūrinę organizaciją.

Kaip tokia, kuri yra pateikta žemiau:

Projekto išlaidų sistemą pagal šią organizaciją nepriklausomai stebi projekto vadovas. Tačiau sąnaudų sistema suderinta su organizacijos apskaitos sistema. Projekto vadovas turi nepriklausomą vykdomąją valdžią įgyvendinant projektą pagal patvirtintą biudžeto projekto ir projekto tvarkaraštį. Projekto vadovas turi pranešti vadovui.

4. Darbo grupės organizacija:

Kartu su organizacijos augimu ir jos vykdomų projektų sudėtingumu organizacijos struktūra tampa integruota su įvairiomis funkcijomis.

Tokioje organizacijoje funkciniai vadovai, kurie yra atitinkamų funkcijų specialistai, yra atsakingi už aukščiausią valdžią atitinkamos funkcijos atžvilgiu ir konkrečios funkcinės paramos teikimą projekto komandos nariams.

Nors administraciniu požiūriu komandos vadovas, sudarytas iš funkcinių grupių grupėje, yra atsakingas projekto vadovui, jie gauna funkcines palaikymo funkcijas iš organizacijos funkcinės hierarchijos (rodomos punktyrinėmis linijomis diagramoje).

Šis tipas yra taikomas didelėms organizacijoms, kur yra išlaikytas funkcinis vienodumas, o projekto vadovas, nors projekto vadovo pareigūnas paprastai negali išeiti iš įmonių funkcinių procedūrų arba tiesiogiai kaip savo komandos nariams, atstovaujantiems projekto darbo grupei.

Tokiais atvejais organizacijos schema pateikiama toliau:

Tokioje organizacijoje projekto sąnaudų sistema yra sukurta pagal organizacijos finansų ir administracijos vadovo įdiegtą sistemą, po kurios seka projekto finansavimas ir administravimas.

5. Produktų skyrių organizacija:

Organizuojama tokia struktūra, kurioje kiekvienas produktų padalinys yra laikomas nepriklausomu sąnaudų centru, kuriam tenka atsakomybė ir atsakomybė už kiekvieną atitinkamo skyriaus vadovą. Pagal tokią organizaciją projektas pasirodo kaip nepriklausomas produktų padalinys, o projekto vadovas turi visą savo srities liniją, o projekto komanda tiesiogiai atsiskaito projekto vadovui.

Nors tokia organizacija gali sukurti sveiką konkurenciją tarp padalinių, nebent organizacija yra pakankamai didelė, tokie nepriklausomi skyriai kenčia nuo:

a. Padidinkite sąnaudas, susijusias su specialistų funkcijų dubliavimu įvairiuose padaliniuose;

b. Verslo kultūros vienodumas.

Pagal tokią organizaciją projektams sukurta projekto išlaidų sistema pristatoma projekto grupių „Projektų finansavimo ir administravimo“ skyriuje.

6. Matricos organizacija:

Ši organizacija yra tolesnis projekto Task-Force Organization vystymas. Organizacija yra pakankamai didelė, tuo pačiu metu vykdoma daug projektų su skirtingais projektų vadovais ir projektų grupėmis.

Žinoma, norint, kad tikslai ir funkcijos būtų vienodos (kaip verslo kultūra), taip pat su vieno vadovo koncepcija, skirtingi projektų vadovai vadovauja vienai projektų valdymui.

Nors pagalba specialistų funkcijoms yra gaunama iš atitinkamos funkcinės valdymo, projektų administracijos vadovai yra projektų vadovai, o tada galutinis projektų valdymas. Tokių organizacijų projektų vadovų lūkesčiai yra labai dideli. Tokio tipo organizacijos taip pat sukuria sveikus konkurencinius elementus įvairiuose projektų vadovuose.

Tokioje organizacijoje didelė projekto komandos sėkmė priklauso nuo projekto vadovo „personalo“ kokybės, o svarbiausias projekto vadovo atributas yra jo „vadovavimo“ kokybė, leidžianti jam sudaryti gerai sukurtą projekto komandą.

Tokios lyderystės demonstravimas apima dažną bendravimą su komandos nariais, įgaliojimų suteikimą per ribas, kad būtų sukurta nemažai pasitikėjimo, dėl kurio būtų galima išspręsti daug mažesnių problemų žemesniame lygmenyje ir tokiu būdu sukurti jausmą, susijusį su komanda.

Dalyvaujantis sprendimų priėmimo stilius yra labai svarbus norint įgyti vadovavimą, nes lyderystė tikrąja prasme negali būti reikalaujama, bet uždirbta.

Šios filosofijos plėtra komandoje yra procesas, kuris yra demonstruojamas kartu su projekto eiga, kad vėlesnėje dalyje projekto vadovas daugiau kalbėtų apie administracinę funkciją, o ne techninius klausimus.

Tokia organizacijos struktūra toliau pateikiama organizacijos schemoje:

Tokių matricų organizacijų nauda yra:

a. Specialistų funkcijos yra lengvai prieinamos organizacijoje ir taip pat yra ekonominės.

b. Bendrovių sistemų ir administracinės kontrolės procedūra, apskaitos politika ir kt.

Ši organizacija gali sukurti problemų, kai funkcinių galvų požiūriai yra šališki. Šio tipo problemose vyriausiasis vykdytojas ateina į gelbėjimą ir išsprendžia problemą.

Tokios organizacijos projekto sąnaudų sistema sudaroma pagal organizacijos apskaitos politiką ir sąskaitų klasifikavimą. Palyginimui organizacijoje lengviau, nes sąskaitos yra vienodos.

B. Suskirstymo struktūros:

Pagal šiuolaikinį projektų valdymo metodą projektas, įgyvendinant projektą, suskirstytas pagal veiklos lygį; toks projekto struktūrizavimas vadinamas „Work Breakdown Structures“ (WBS). Tuomet WBS yra integruota į organizaciją, kuri vėl suskirstyta į projekto grupės, atsakingos už tą projekto darbo dalį, funkcines grupes, kaip atsispindi WBS.

Šis organizacijos suskirstymas vadinamas organizacijos suskirstymo struktūra (OBS).

WBS ir OBS galima paaiškinti toliau:

1. Darbo suskirstymo struktūra (WBS):

Pasak WBS, visas projekto darbas pirmiausia suskirstomas pagal darbo kategoriją, pvz., Civilinę, elektrinę ir kt., O paskui - į kitą kategoriją ir taip galiausiai veiklą, suskirstytą į žemę .

Tokiu būdu analizė ir darbo pertrauka pagal kiekvieną kategoriją tęsiama tol, kol projektas bus pilnai apibrėžtas ir nustatomas pagal atliktinus darbus, kad būtų užbaigtas projektas.

Toliau pateikiama supaprastinta statybos projekto WBS iliustracija:

Kiekviena lygių kūrinių kategorija toliau plečiama į 3 lygį (kaip parodyta diagramos santechnikos atveju). Atsižvelgiant į projekto pobūdį ir dydį, darbas gali būti padalintas ir padalintas, kad atitiktų sistemą iki paskutinio darbo paketo lygio.

2. Organizacijos suskirstymo struktūra ir kodavimas :

WBS atstovauja padalijimą ir padalijimą į darbo paketų lygį, tačiau organai tokiam darbui ir darbo paketams priskiria atsakomybę asmenims (atitinkamuose organizacijos funkciniuose skyriuose).

Projekto organizacija, ty visos įmonės organizacijos, kuri dalyvauja įgyvendinant projektą, dalis yra suskirstyta į individualius asmenis, grupes ir tt, atsakingus projekto organizacijoje, kad atliktų konkretų darbą, nustatytą WBS.

OBS, rodantis funkcinį organizacijos elementą, yra integruotas į WBS, ir mes galime rasti aiškų vaizdą apie darbo paketus ir atsakomybę už tokių darbų atlikimą.

Šis darbo ir organizacijos tarpusavio ryšys dar kartą yra sistemingai identifikuojamas vadovaujantis kodų struktūra, pagal kurią darbo paketų kodai pratęsiami ir atsakomybės kodu.

Šis sudėtinio kodo kūrimas, parodantis tarpusavio ryšį tarp OBS ir WBS, tampa naudingas kaip identifikuoti išlaidų centro kodai. Tuomet tie patys išlaidų centro kodai naudojami projekto išlaidų sąskaitų plane ir projekto informacijos duomenų bazėje.

WBS ir OBS integravimo į supaprastintą projektą ir galimų kodavimo sistemų iliustracija pateikiama diagramoje. Tai. parodo organizacijos veiklos grupių tarpusavio ryšius (projekto organizavimo dalis - tik bendroje organizacijoje, kuri nėra pateikta diagramoje) ir darbo paketas.

Diagrama iliustruoja paprastą paprastos organizacijos projektą su įsivaizduojamais suskirstymais. Atsižvelgiant į projekto apimtį ir sudėtingumą, struktūra gali būti parodyta su tolesniais padaliniais žemyn.

Galima kodavimo sistema yra parodyta diagramoje:

3. Suskirstymo struktūrų kodavimas:

Nustatydami WBS ir OBS tarpusavio ryšius ir sisteminį kodavimą, bet kuris diagramos kodas nurodys save kaip išlaidų centrą kartu su informacija apie:

a. Kas yra darbo paketas?

b. Kas yra atsakingas už tokį darbą?

c. Visa papildoma informacija apie sąnaudų centrą.

Taigi, 33 032 diagramoje nurodoma, kad tai yra struktūriniai darbai, susiję su projekto vandentiekio darbais (nes pirmieji du skaitmenys, ty 33, susiję su „Santechnika“, o 032 - „Struktūra“ inžinerinių darbų metu. dar labiau išplėsti į vandens rezervuaro struktūrinius darbus, dujotiekių struktūrinius darbus ir tt).

Suskirstymo struktūrų kodavimas turėtų būti paprastas ir sistemingas, kad jį suprastų kiekvienas projekto komandos narys ir organizacija, nes jis yra integruotos struktūros dalies adreso kodas. Šių kodų sąrašas yra toks pat kaip ir išlaidų centrų sąrašas sisteminiame sąskaitų plane ir tampa gyvu nuolatiniu projekto dokumentu.

Net prieš faktinę operaciją, visi su projekto įgyvendinimu susiję įvertinimai, įskaitant projekto sąnaudas, projekto darbų grafiką, taip pat turėtų būti parodomi pagal tokius kodus.

4. Projekto finansavimas ir administravimas:

Projekto komandoje svarbus vaidmuo tenka projektui „Finansai ir administracija“. Diskusijoje apie projekto organizavimą turėtume paminėti specialias projekto finansavimo ir administravimo funkcijas.

Projekto valdymo tikslas organizacijoje yra užbaigti projektą:

a. Pagal projekto tvarkaraštį;

b. Apskaičiuota projekto kaina; ir

c. Su tikėtina kokybe.

Projektų valdymas su daugiadisciplininėmis funkcijomis yra atsakingas už šiuos tikslus. Projekto buhalteris yra atsakingas projekto vadovui, be kita ko, teikdamas projekto stebėsenos ir apskaitos paslaugas kartu su projekto eiga, kad padėtų jo vadovui peržiūrėti ir kontroliuoti išlaidas.

Projekto finansavimo sistema ir projekto finansavimas ir administracija turėtų užtikrinti, kad:

i. Išlaidos atsiranda tik dėl patvirtintos planuojamos veiklos;

ii. Išlaidos renkamos ir apskaitomos pagal atitinkamą numatomą veiklą;

iii. Santykis tarp faktinių patirtų išlaidų (vėl, kaip nurodyta pagal veiklos rūšis), palyginti su apskaičiuotomis sąnaudomis, kurias patvirtino vadovybė;

iv. Išlaidų viršijimo galimybė yra išryškinta ankstyvame etape, nustatant veiklą, kurioje faktinės išlaidos yra arba gali viršyti išlaidų sąmatą.

Tačiau norint, kad organizacijos viduje būtų užtikrinta tinkama vidaus kontrolė, projekto buhalteris gali būti funkcionaliai atsakingas organizacijos vyriausiajam buhalteriui, kuris yra organizacijos centriniame biure ir sprendžia visos organizacijos finansus ir sąskaitas, projektą. yra jos dalis.