Kaip apskaičiuoti projekto išlaidas? (6 žingsniai)

Šiame straipsnyje pateikiami šeši žingsniai, susiję su projekto išlaidų įvertinimu. Veiksmai yra šie: 1. Pirkimas ir pagreitinimas 2. Svetainės biuras 3. Sutarties valdymas 4. Konkurso kvietimas 5. Sutartis 6. Sutarties administravimas.

# 1 žingsnis. Pirkimas ir pagreitinimas:

Pirmasis žingsnis vertinant projekto išlaidas yra pirkimas. Į kiekvienos vidutinės trukmės ir didelės apimties projekto projekto grupę turėtų būti įtrauktas personalas, atsakingas už viešųjų pirkimų funkciją ir tolesni veiksmai. Tolesni veiksmai, susiję su tokiu pirkimu, yra vadinami „paspartinimu“. Projekto įgyvendinimas apima didelės apimties prekių ir paslaugų įsigijimą, kai kurie iš jų yra didelės apimties.

Pageidautina, kad reikiamu laiku įsigytumėte reikiamo tipo medžiagas. Darbas yra didelis ir, net ir po derybų ir sprendimo, dėl kurio galima priimti pirkimo užsakymus, situacija turi būti tęsiama, taigi, ir „sugadintojai“.

Pirkimo funkcija apims:

a. Konkursų kvietimas, kai taikoma;

b. Standartinių daiktų įsigijimas kaip „off-the-shelf“ arba firminiai elementai, pvz., „Siemens“ jungikliai, „Philips“ šviesos detalės ir armatūra, ir taip pat galimi derybos su gamintojais (priklausomai nuo apimties). Priešingu atveju, tokius daiktus galima įsigyti iš pirmaujančių platintojų, kad būtų galima rasti geriausias kainas (BOP);

c. Nesupakuotų medžiagų, pvz., Cemento, plieno, akmens lustų ir kt., Įsigijimas, kuriam reikalingas laikas, per kurį reikia pristatyti ir derėtis, kad būtų sudarytos sutartyse numatytos normos tam tikru kiekiu tam tikru laikotarpiu, žinoma, su kokybės specifikacijomis;

d. Derybos dėl didelių mechanizmų ir įrangos nuomos, pvz., Kranų, maišytuvų ir kt., Reikalavimų laikymosi, atsakomybės už draudimą, numatomą našumą / pajėgumą, tarifus ir kt .;

e. Pirkti daiktus, pvz., Transporto priemones, kompiuterius, šaldytuvus ir kt .;

f. Darbo jėgos samdymas, kuris gali apimti derybas su jų gaujų lyderiais, privilegijas, kurios turi būti siūlomos tokiai darbo jėgai ir kt.

Atliekant skirtingus siūlomų prekių atsargų kainų palyginimus, reikia atsižvelgti į tokias sąlygas, kaip išlaidos, draudimas, krovinių gabenimas (pristatymas vietoje), grynųjų pinigų nuolaida, siūlomas kredito laikotarpis ir kt. palyginamas. Funkcijose, įskaitant pasiūlymų atidarymą ir registravimą, projekto buhalteris turėtų dalyvauti kaip vidaus kontrolės dalis.

Išdavus pirkimo pavedimus, „Expeditor / Chaser“ užduotis yra stebėti tiekėjus, kad būtų užtikrintas tinkamas prekių pristatymas laiku ir teisingai, ir, žinoma, tinkama kokybė (pagal specifikacijas, nurodytas pirkimo užsakymus).

Kokybės patikrinimai atliekami prieš tai, kai prekes priima kompetentingas projekto komandos „kokybės užtikrinimo“ personalas, kuris, siekdamas geros vidaus kontrolės, turėtų būti nepriklausomas nuo pirkimo grupės.

„Pirkimo užsakymas“ (PO), kurį išduoda pirkimas, turėtų:

i. iš anksto atspausdintas užsakymo eilės numeris;

ii. aiškus tiekiamų medžiagų aprašymas ir specifikacijos;

iii. vieneto tarifas kartu su kitų elementų, jei tokių yra, informacija apie mokesčius, mokesčius, pristatymo mokesčius ir pan .; sąnaudų centras, kuriam PO išduodamas pagal kodavimą, kaip parodyta WBS ir OBS integravime.

# 2 veiksmas.

Baigiant projektą, apimantį statybos darbus, ir imtis reikiamų pirkimų, pageidautina pradėti projektą vietoje, kuris yra antras svarbiausias žingsnis vertinant projekto išlaidas. Vietos biuras, kuris yra esminis faktinio projekto darbo administracinės ir stebėsenos palengvinimo elementas, negalime toliau aprašyti būtiniausių poreikių biuro vietoje, kurioje vykdomas projekto darbas.

Reikalavimai apima:

a. Svetainės biuras turėtų būti laikinas ir turi aiškią prieigą iš kelių;

b. Svetainės biurui turėtų būti sudarytos tinkamos sąlygos dažnai susitikti tarp projekto komandos narių (bent jau atitinkamų narių), įgaliotųjų rangovų / tiekėjų atstovų, įvairių institucijų inspektorių ir kt.

Tokių susitikimų rezultatai su priimtais sprendimais pažymimi nutarimuose su serijos numeriu ir data, o juos pasirašo projekto vadovas, cirkuliuoja nutarimus dalyvaujančiam personalui;

c. Turėtų būti konfidenciali biuro patalpa su visų tipų stotimis, kurios gali būti reikalingos projekte, įskaitant darbų eigos įrašus, išlaidų įrašus ir pan.

d. Svetainės biure turėtų būti įrengti pagrindiniai baldai, pvz., Kėdės, stalai, lentos, kompiuteris, telefonas, faksas ir kt .;

e. Svetainės biure turėtų būti lankomumo registras.

f. Turėtų būti teikiamos komunalinės paslaugos, pvz., Vanduo, elektra, tualetai ir kt.

g. Turėtų būti pakankamai priemonių, kad būtų galima laikyti medžiagas, ypač toms, kurios yra tinkamos naudoti;

h. Svetainės biure turėtų būti įrankiai, stendai, bandymų ir matavimo prietaisai;

i. Vietos biuras turėtų būti gerai aprūpintas pirmosios pagalbos teikimu;

j. Visa teritorija turėtų būti padengta saugiu susitarimu.

# 3 žingsnis.

Kitas projekto išlaidų įvertinimo žingsnis yra sutarties valdymas. Įgyvendinant projektą, darbai atliekami trečiosioms šalims, nes nėra įmanoma ir ekonomiškai atlikti visus darbus su vidaus ištekliais. Tokių sutarčių dydis priklauso nuo projekto dydžio ir sudėtingumo. Nepaisant to, kad yra pakankamai vidaus išteklių, būtina pasiūlyti tam tikrus darbus trečiosioms šalims, kad būtų galima susidoroti su projekto tvarkaraščiu.

Be to, yra labai techniniai ir specializuoti rangovai / konsultacinės inžinerijos įmonės, o tokių rangovų paslaugos tampa būtinybe ypač dideliems ir sudėtingiems projektams. Rs. 3600 crore „Haldia“ naftos chemijos projektas 4–2 tonų tonų per metus naftos krekingo priemonė motininiame vienete yra pagrindinė rangovo „Toyo Engineering Corporation“ Japonijoje.

Veiksmai, susiję su sutartimi ir sutarčių valdymu, yra šie:

a. Konkurso kvietimas;

b. Konkurso analizė ir derybos su atrinktais konkurso dalyviais ir terminų užbaigimas; ir

c. Sutartis ir sutarčių administravimas.

4. Pasiūlymo kvietimas:

Pasiūlymai kviečiami iš ketinančių rangovų, jie analizuojami ir palyginami su sutarties sudarymo idėja. Atsižvelgiant į tai, labai svarbu užtikrinti, kad pasiūlymai būtų gauti viename dokumente, vadinamame konkurso dokumente, kad būtų išvengta skirtingų skirtingų organizacijų naudojamų žodžių / išraiškų, kad citatos būtų palyginamos.

Vienas svarbiausių statybos darbų konkurso dokumentų yra „Kiekio tyrimas“.

Kiekio tyrimas (QS):

Iš konstrukcijos brėžinių ir dizaino inžinierius rengia didelę knygelę, dažnai vadinamą QS ataskaita, kurioje yra skirtingi skyriai, skirti įvairiems darbams, susijusiems su statyba, pvz., Civilinės, santechnikos, elektrinės ST ir kt.

TheQ.S. kiekvienos rūšies darbų ataskaita apima:

a. elementas pagal darbo specifikaciją, brėžiniai ir apimtis;

b. reikiamo kiekio medžiagų sąskaitas, naudojamas technines specifikacijas / prekės ženklą;

c. citatos už kiekvieną eilutės eilutę, ty kiekvienos nurodytos pozicijos kursą ir apskaičiuotą sumą (nurodant citatą). Galutinė suma taip pat leidžia papildyti tam tikrą procentinę sumą, kaip mokestį už nenumatytus atvejus.

QS ataskaita, kurioje pateikiamas konkurso dokumentas su pavadinimu „Konkursas už projektą ……………… ..“, paprastai yra perkamas iš organizacijos perkančiajam rangovui.

Jis nurodo įvairias datas, kaip:

i. Pasiūlymo pateikimo data;

ii. Data, kada konkursinis dokumentas turėtų būti atidarytas;

iii. Pasiūlymo svarstymo / derybų data;

iv. Darbo pradžios data; ir

v. Darbo užbaigimo data.

Standartines konkurso formas detalizuoja ir inžinerinės institucijos. Prieš pateikdamas pasiūlymą, ketinantis rangovas gali apsilankyti organizacijoje (projekto vadovas arba projekto inžinierius ir kt.), Kad būtų galima atlikti pirminį objekto įvertinimą ir (arba) bet kokį KV ataskaitos paaiškinimą, kuris turėtų būti aptartas ir paaiškintas.

Konkurso analizė ir užbaigimas:

Konkurso pradžia:

Užsakymui ir vidaus kontrolei konkursai pasirašomi, užplombuoti ir pristatomi užraktoje konkurso dėžėje, pateiktoje projekto organizacijoje ir atidaromi tik tam tikru laiku. Paprastai projekto komandoje yra konkurso užbaigimo komitetas (TFC), o projekto buhalteris visada yra tokio komiteto narys. Visus atidarymo pasiūlymus pasirašo TFC nariai.

Trumpas ketinančių rangovų sąrašas:

Atidarius pasiūlymus, TFC trumpame sąraše pateikiami konkurso dalyvių, kurie svarsto:

i. Konkurso dalyvių techninis pagrindas;

ii. Jų patirtis - tiems, kurie neturi pakankamai patirties su techniniais sunkumais ir susijusio darbo apimtimi, neįtraukiami tolesni svarstymai;

iii. Taip pat ignoruojamos citatos su neįprastai aukštais arba labai mažais tarifais; tokios nenormalios citatos atspindi patirties ir (arba) rinkos palūkanų normų trūkumą.

Konkurso dokumentai yra trumpai išvardyti ir toliau analizuojami pagal elementus, kad sužinotumėte:

i. Konkurso dalyvių klaidos;

ii. Bet koks konkretus pasiūlyme nurodytas punktas, kuriam reikia papildomų paaiškinimų.

Diskusijos vyksta atskirai, o užklausos, jei tokių yra, patikslinamos ir klaidos ištaisomos.

Pateikiant trumpalaikių rangovų citatus, parengta konkurso analizės ataskaita, kurioje pateikiamos lyginamosios kainos. Nors bendra darbo užmokesčio, kaip civilinės, elektrinės ir kt., Suma yra galutinė palyginimo suma, tačiau kadangi toks bendras kiekis apima daugelio tipų citatų, TFC gali susitikime aptarti

konkurso analizės ataskaitoje siūloma tęsti derybas su konkurso dalyviu dėl jo pasiūlymo dėl tam tikro tipo darbų ir taip pasiekti galutinius bendrų kotiracijų skaičius. Tokio statybos darbų konkursas gali būti sudarytas iš vieno rangovo, kaip darbų atlikimo vietoje, pasirūpinant visų tipų darbais arba atskirais rangovais atskiroms darbo rūšims.

Konkurso užbaigimas nebūtinai turėtų būti taikomas mažiausiam pasiūlymui, bet tada sutarties sudarymo priežastis už aukštesnę kainą turėtų būti dokumentuojama.

5. Sutartis:

Išanalizavus / palyginus citatos ir rangovų pajėgumus, priimamas sprendimas dėl sutarties sudarymo pagal TFC sutartį. Visas darbas, skirtas projektui, gali būti suteiktas kaip raktinis darbas vienam rangovui, kuris savo ruožtu gali paskirti subrangovus tam tikroms darbo dalims.

Kita vertus, projekto organizacija gali sudaryti sutartį su skirtingais rangovais, priklausomai nuo projekto tvarkaraščio, bendro darbo krūvio apimties, rangovų pajėgumų apribojimo ir kitų ypatingų aplinkybių. Sprendimą dėl tokių klausimų paprastai priima TFC net prieš kvietimą dalyvauti konkurse.

Apsaugos priemonės prieš sudarant sutartį:

Projektų valdymo specialistai, prieš baigdami sudaryti sutartis, nustatė konkrečius įspėjimus, kurie apibendrinti toliau:

a) suteikti pakankamai laiko rengiant konkursą.

b) Apsaugos priemonės, užtikrinančios, kad pasiūlymo kintamumas, priėmimas ir pateikimas būtų tipiški ir konkurencingi.

c) Saugokitės pigiausios kainos.

d) Užtikrinti, kad būsimi rangovai, įrodantys savo susidomėjimą projekto sutartimi, būtų pakankamai patyrę.

e) pačiame konkurso dokumente aiškiai apibrėžti rangovų atsakomybę, kad jis būtų finansiškai atsakingas.

(f) Saugokitės santykių tarp rangovo ir projekto savininko.

g) rangovas neturėtų būti neteisingai baudžiamas dėl priežasčių, kurios nepriklauso nuo jo ir todėl pateisina „likviduotą žalą“, kai tokia sąlyga yra sutartyje.

h) Skatinamosios priemonės vykdant sutartį yra vertingos, ypač sudėtingiems darbams be didelės konkurencijos ir

(i) Jei savininkas pažeidžia sutartį, užtikrinkite tokio trukdymo pagrindimą.

Sutartis su rangovu:

Baigę citatą, rangovas ir projekto organizacija sudaro sutartį, kuri rūpinasi reikiama informacija, kad toks susitarimas būtų teisiškai galiojantis. Sutartis apima konkurso dokumentą su galutiniais tarifais / dydžiu, brėžiniais, specifikacijomis ir pan.

Sutartyje yra ne tik išsami informacija apie darbų paketus konkurso dokumente, bet ir kitos sąlygos (be reikalingų sutarties sąlygų), kurios rūpinasi:

a. Institucijos ir pareigos, susijusios su sutarties vykdymu.

b. Darbuotojams siūlomi darbo įrenginiai.

c. Mokėjimo sąlygos, kurios gali būti:

i. Lumpsum - tai fiksuota kaina, arba

ii. „Išlaidos plius“ - tai kompensuoja rangovui patirtas išlaidas, pridėjus rangovo atlyginimą kaip tam tikrą procentą išlaidų. Tokioje „sąnaudų pliuso“ sutartyje nustatoma, kokie yra sąnaudos;

iii. Arba abiejų pirmiau minėtų tipų derinys.

d. Sumanūs pinigai, kuriuos turi sumokėti rangovas, ir būdas grąžinti indėlį po sutarties įvykdymo.

e. Vykdytojui turi būti atliktas mokėjimo būdas. Paprastai tai remiasi darbdavio pateiktais einamaisiais vekseliais, kuriuose pateikiama išsami informacija apie sutarties eigą (tinkamai patvirtinta projekto organizatoriaus ar jo konsultanto vietoje), atėmus išlaikymo pinigus.

Sulaikymo pinigai sudaro apie 10 proc. Inžinieriaus patvirtinto darbo vertės, tinkamai įvertinus galutiniame konkurse sutartus tarifus. Projekto buhalteris turi pasirūpinti atliktos sutarties sukaupta verte ir sukaupta lėšų suma, išskaičiuota iš einamųjų sąskaitų.

f. Rangovas yra atsakingas už darbų atlikimą pagal specifikacijas, nurodytas konkurso dokumentuose, pagal numatytą grafiką. Vėlavimo atveju susitarime išsamiai aprašomi būdai, kaip išspręsti tokius ginčus, ir nuostata dėl nuobaudų už tokį vėlavimą.

g. Tuo pat metu rangovas gauna papildomą kompensaciją už nukrypimus nuo pradžių sutartų darbų. Taip yra todėl, kad tokie nukrypimai, kai to reikalauja projekto savininkas, gali sukelti užsakovo vėlavimą ar papildomas išlaidas, taigi ir kompensaciją rangovui.

h. Rangovo veiklos ir (arba) prekių tikrinimas ir patvirtinimas; institucija, atsakinga už tokį priėmimą ar atsisakymą, paprastai priklauso projekto inžinieriui ir yra išreikšta susitarime.

i. Rizika, susijusi su darbų atlikimu ir reikalinga draudimo apsauga.

j. Arbitražinė išlyga su atsiskaitymo būdu.

Susitarime gali būti daug daugiau išlygų, o keletas jų buvo iliustruotos. Įvairių prigimtinių sutarčių standartizavo inžinerinės institucijos, pvz., Nacionalinė konsultacinių inžinierių asociacija Indijoje, kuri turi standartinius sutarčių projektus, kurie rūpinasi abiejų šalių interesais susitarime.

# 6 žingsnis . Sutarčių administravimas:

Paskutinis projekto išlaidų įvertinimo žingsnis yra sutarčių administravimas. Projekto organizacija negali likti neaktyvi, suteikdama rangovui darbą ar tam tikras darbo vietas. Atitinkamas projekto grupės funkcinis padalinys yra tolesnis darbas su rangovu, rangovo įvežama įranga ir įvairių tiekėjų tiekėjų tiekiamos medžiagos.

Nors, viena vertus, tai turėtų būti visapusiškas bendradarbiavimas su rangovu tuo pačiu metu, rangovo veiklos rezultatai turėtų būti reguliariai stebimi, kad būtų išvengta vėlavimo.

Projekto komanda turėtų užtikrinti, kad:

a. Darbo patalpos yra išplėstos rangovui, įskaitant rangovo darbuotojus. Pageidautina išlaikyti lankomumo registrą.

b. Reikalingas mašinas laiku atneša rangovas ir jie yra geros darbinės būklės.

c. Visi darbuotojai vietoje draudžiami nelaimingų atsitikimų draudimu.

d. Statybai skirtos medžiagos yra priimtinos prekės ženklo / kokybės, jei toks prekės ženklas nėra paminėtas pasiūlyme.

e. Rangovo atliekamas darbas vyksta pagal informaciją, nurodytą sutartyje, arba kai toks procesas nenurodytas, jis turėtų atitikti standartinę normą.

f. Darbo eiga yra patenkinama, nes kitaip jis gali paveikti projekto tvarkaraštį.

g. Visi rangovo darbai yra suderinami su kitais vidaus darbais, kad būtų įgyvendintas projektas ar kiti darbai, kuriuos atlieka kitas rangovas, kad pažanga nebūtų trukdoma dėl kito vėlavimo.

h. Siekiant gero bendradarbiavimo ir koordinavimo, vietos susitikimai vyksta beveik kiekvieną savaitę, kai kiekvienam atskiram rangovui darbų atlikimas ir projekto tvarkaraščiai atvirai aptariami rangovų ir. projekto grupė (atitinkamas narys). Galimas delsimas, jei toks yra, ir priežastis, dėl kurios buvo nustatyta, - visas bendradarbiavimas pratęsiamas, kad būtų išvengta tokio vėlavimo.

i. Šiuose posėdžiuose nustatomi veiksmai, kurių reikia imtis serijiniais numeriais, atspausdinta su įsipareigojimais, paskirtiems rangovams ir atitinkamam projekto komandos nariui bei valdytojui.

j. Projekto buhalteris taip pat dalyvauja tokiame susirinkime, kad galėtų nuolat skelbti apie nuolatinį vystymąsi. Mokėjimai rangovui turėtų būti užregistruoti teisingose ​​sąskaitų tvarkyklėse, pasirūpinant išlaikymo pinigais.