Biuro raštinės reikmenys: reikšmė, tipai, pirkimas ir saugojimas Biuro valdymas

Perskaitykite šį straipsnį, kad sužinotumėte apie raštinės reikmenų reikšmę, tipus, pirkimą, saugojimą ir išdavimą.

Biuro reikmenų reikšmė:

Kanceliarinės prekės, būtent biuro stotys, yra prekių grupė, kuri yra pripratusi arba reikalinga biuro darbui atlikti, kad būtų užbaigtas biuro darbas, kaip reikalaujama pagal reikalavimus ir specifikacijas.

Kiekviena įstaiga turi išlaikyti tam tikrus įrašus tiek informacijos formavimo, tiek informacinių technologijų būdo ir metodo forma.

Šie įrašai, kuriuos reikia pateikti ilgesniam laikui, turi būti spausdinami ir saugomi ilgesnį laiką. Tai sukuria biurų pastatų poreikį.

Apskritai, biuro stotis galima suskirstyti į tris kategorijas:

Kaip matyti iš diagramos, elementai, kurių tam tikri pavyzdžiai yra nurodyti, klasifikuojami į ilgaamžių vartojimo medžiagų ir klijų kategoriją.

Čia reikalingas trumpas tyrimas ir įvadas, kad būtų galima atskirti ilgalaikio vartojimo prekes ir vartojimo prekes. Elementai, pvz., Kaiščiai, klipai, yra vartojimo reikmenys, ir per šiuos elementus jie nėra suvartojami, tačiau nėra tikri ir žinomi, kai bus suvartotas visas įsigytas klipas ir kokiu metu jis bus suvartotas.

Taigi iki to momento, kai jis nėra suvartojamas, jis išlieka toks - jis patenka į vartojimo kategoriją. Apibrėžimas labai suprastų dalyko supratimą.

Eksploatacinės medžiagos - tai daiktai, kuriuos biuras naudoja labai greitai, per labai trumpą laiką ir kurie negali būti pakartotinai naudojami.

Ilgalaikio naudojimo prekės yra tos prekės, kurios nuolat naudojasi ir kurios išlieka savo forma, forma ir dydžiu labai ilgą laiką. Šie elementai gali būti pakartotinai naudojami arba dažnai naudojami.

Klijai yra tie daiktai, kurie naudojami kažkam klijuoti, įklijuoti ar pataisyti. Šie daiktai paprastai yra chemikalai arba pagaminti iš cheminių medžiagų, naudojamų tam tikram paviršiui pritvirtinti arba tvirtinti ar įklijuoti prekę.

Vadinasi, apibrėžtys ir paaiškinimai aiškiai parodo, kokių tipų biurų pastatai naudojami kasdien.

Tarnybinės stoties tipai ir formos:

Išnagrinėjus tris aukščiau paminėtas pastatų kategorijas, leiskite mums ištirti raštinės reikmenų tipą ir įvairias raštinės formas.

Pavyzdžiui, leiskite mums paimti popierių. Dokumentai yra šių tipų:

1. A4

2. A3

3. B4

4. B3

Tai yra keturių rūšių dokumentai, kurie retkarčiais ir dažniausiai naudojami bet kuriame biure. A4 yra mažesnis nei A3 ir A3 yra mažesnis nei A2 dydžio popierius; B4 yra mažesnis nei B3 ir B3 yra mažesnis nei B2.

A4 ir A3 popierių dažniausiai naudoja kiekviena įstaiga, esanti ir esanti Indijoje. Šiuos popierius gamina ir tiekia „Gesteter“ (I) Ltd, „JK Papers“, „Birla Papers“ ir kt.

Šie dokumentai yra specialiai naudojami vyriausybės tarnyboms rašyti ir tt A3 dokumentai naudojami rašant didelius dokumentus, kurie gali būti pateikimo lentelė ir tt

B3 ir B4 popieriai yra šiek tiek ilgesni ir platesni, palyginti su A4 ir A3 dokumentais. Jie yra storesni ir šiek tiek tankesni, palyginti su A3 ir A4 formato popieriais. Jie iš esmės naudojami „Xerox“ ir dubliavimui ir pan.

Trafaretai:

Trafaretai yra dviejų tipų:

a) Galinio dangtelio trafaretai

b) be priekinio dangtelio trafareto popieriaus

Galinio dangtelio trafareto gale yra dangtelis. Jame yra pagrindinis popierius, kuriame tam tikri matmenys yra užrašyti ant priekinio puslapio, o viduryje yra palaikomas anglies popierius. Jei bet kokią medžiagą reikia dubliuoti, trafaretas įterpiamas į rašytoją, kuriam reikia rašyti. Rašant, jei yra kokių nors klaidų, įvykusių žodžių, jis gali būti pataisytas korekcijos skysčiu ir rašyba arba žodžiai gali būti lengvai ištaisyti.

Įrašius visą medžiagą, nugarinis dangtelis nuplėšiamas ir trafaretas įdedamas arba įterpiamas į kopijavimo aparatą, kad gautų kopijas. Kita trafareto popieriaus forma yra be priekinio dangtelio trafareto. Šiuo atveju priekinis gaubtas visai nėra, o ant galinio dangčio pritvirtintas anglies popierius.

Tai įterpiama į skenavimo įrenginį, kad būtų galima nuskaityti dubliavimo klausimą, kad ant popieriaus būtų matomas dublikatas. Nuskaitant medžiagą, anglies popierius įdedamas į dubliavimo mašiną, kad dubliavimosi dalykai būtų mūsų rankoje. Prieš įdėdami popierių į kopijavimo aparatus, čia užpakalinis dangtelis yra nuplėšiamas.

Angliavandeniai:

Tai iš esmės yra popierius, kuris vienoje pusėje yra juodos spalvos arba mėlynos spalvos, o kitoje pusėje - sidabro ekrano formavimo sluoksnis. Popieriaus sidabro ekrano pusė įterpiama į rašomąją mašiną, susiduria su rašomosios mašinėlės simboliais, kartu su popieriumi, kuriame gaunamas tipo rašytojo įspūdis arba spausdintina medžiaga.

Ant popieriaus atspausdintas rašytojo pobūdis ir ekrane susidaręs įspūdis. Indijos angliavandenilius gamina GESTETNER, JK PAPERS, CAMLIN (I) LTD.

Trintukai:

Trintukai gaunami dviem būdais:

1. Pataisos skysčiai

2. Balinimo priemonės, skirtos rašybos ar žodžių padengimui.

Skysčiai - tai skysčiai, pagaminti iš cheminių medžiagų, kurie purškiami ant trafaretų, o spausdinant ant trafaretų dubliavimo.

Skystis, naudojamas per rašybą arba netinkamai įvestą žodį, sudaro labai ploną ekrano sluoksnį ir sluoksnis yra mikroskopinis. Tai negalima matyti įprastomis akimis.

Po to, kai skystis išdžius, netinkamai išdžiūsta žodis, kuris buvo naudojamas ant žodžio ar rašybos. Tada įrašomi teisingi žodžiai, kurie yra užrašyti ekrane. Taip skystis padeda koreguoti trafareto popierių.

Baltikliai dažniausiai vadinami „Erax“. Jie ateina kartu su skiedikliu, kuris yra naudojamas balinimo priemonei likviduoti, jei jis susilieja, kai liečiasi su oru.

Balinimo priemonės paskirstomos netinkamai įvestais simboliais arba neteisingai įvestais rašybos rašmenimis ir leidžiama išdžiūti. Išdžiovinus, rašymo mašinoje iš naujo nustatoma ta pati erdvė, kad būtų galima pakartotinai įrašyti žodžius ar simbolį.

Ilgalaikės prekės:

Ilgalaikio vartojimo prekėse prekės, tokios kaip segiklis, štampavimo staklės, popieriaus svoriai ir kt., Nereikalauja jokio aprašymo ir įvedimo.

Šios prekės, jei jos matomos vieną kartą, yra pakankamai geros, kad suprastų, kas yra jos ir koks mechanizmas.

Šios prekės yra saugomos, naudojamos ir palaikomos ilgesnį laiką, todėl jos yra žinomos kaip ilgalaikio vartojimo prekės.

Klijai:

Klijai yra tokie kaip juostos, greitas fiksavimas ir kt. Jie taip pat yra pagaminti iš cheminių medžiagų ir jie naudojami biure tam tikrų vokų, siuntų ir kt. Tvirtinimui, kurie turi išeiti iš biuro.

„Office Stationeries“ įsigijimas:

Raštinių pirkimas paprastai atliekamas dviem būdais:

(1) Centralizuotas pirkimas arba

(2) Decentralizuotas pirkimas.

Suprasime, kas iš pradžių yra centralizuota pirkimo sistema:

Tarkime, pagrindinė įmonės buveinė, TOMCO, yra Mumbajus. Ji perka stotis iš pagrindinės buveinės, esančios Mumbajus, ir tiekia šias stotis visoms įstaigoms, ty Zonoje, ir Vietos biurui pagal Zonų tarnybą.

Ši sistema, kai tik pagrindinė buveinė įsigyja stotis, visai jai priklausančiai įstaigai, ir tiekimas įvairiems biurams pagal jį yra žinomas kaip centralizuotas pirkimas.

Ši pirkimo sistema šiuo metu neranda naudos, kai perkate daiktus, pvz., Stotis ir pan. stotis, kaip ir kai reikia, pagal tam tikrą sumą, kurią vadiname „lubų suma“.

Viršutinė riba yra pagrindinės buveinės nustatyta suma, pagal kurią pirkėjas neturi pirkti nieko, viršijančio sumą, kuri yra skirta tam tikram elementui tenkinti. Šis pirkimo metodas, kai tam tikros ribos yra nustatytos biurams, norintiems įsigyti tam tikrus daiktus ar prekes biuro reikmėms, yra vadinama „decentralizuota“ pirkimo sistema.

Apskritai, visoje šalyje stacionarių daiktų pirkimas atliekamas iš pirkimų, kuriuos įsigijo DECENTRALIZUOTA, SISTEMA.

„Office Stationeries“ pirkimų rūšys:

Raštinės reikmenų pirkimas biure ar organizacijoje atliekamas šiais būdais:

2. Pirkimas pagal tarifo sutartį

3. DGS ir D sistemos pirkimai

4. Pasiūlymų pirkimai.

Tai gali būti atstovaujama:

Kiekvieną metodą aprašysime išsamiai:

1. Vietinis pirkimas:

Šio tipo pirkimai atliekami vietinėje teritorijoje, ty rajone, esančiame miesto, miesto ar rajono savivaldybės korporacijos ribose. Tai vyksta iš karto arba iš karto, kai yra reikalingas skubus tam tikros įprastos prekės produktas.

Prekė, kurią reikia įsigyti, yra įtraukiama į įtrauką ir, gavusi tos įstaigos kompetentingos institucijos patvirtinimą, medžiaga įsigyjama. Toks pirkimas tinka daiktams, kurie yra įprastinio pobūdžio ir kurių kaina yra mažesnė arba mažesnė.

2. Įvertinkite sutartį:

Šis tipas arba ši sistema tapo svarbi viešojo sektoriaus įmonėse ir vyriausybės sektoriuose.

Čia kiekviena organizacija pateikia laikraštyje arba susisiekia su tiekėjais tiesiogiai, geltonais puslapiais ir pan., Apie daiktus, kuriuos reikės įsigyti.

Tiekėjų prašoma nurodyti savo kainas kartu su informacija apie mokesčius ir pan., Kuriuos jie gali pateikti.

Tarifų sutarties sistemoje tiekėjas, kuris gauna sutartį, turi tiekti medžiagas tokiu pačiu greičiu, per tam tikrą laikotarpį, ty 12 mėnesių, neatsižvelgiant į tai, ar normos yra peržiūrimos, pakeistos, padidintos, padidėjo ir tt

Šio tipo pirkimas yra naudingas, nes organizacija turi keletą tiekėjų, kurie bet kuriuo metu galėtų tiekti žaliavas.

3. IGS ir D sistemos pirkimas:

Tiekimo ir šalinimo (DGS ir D) sistemos generalinį direktoratą 1961 m. Įsteigė centrinė vyriausybė, siekdama nustatyti prekių svyravimą nuo piniginių iki transporto priemonių, kad Vyriausybės sektoriai galėtų pirkti ir pirkti medžiagas pagal nustatytas kainas. Vyriausybė, iš tiekėjų.

Tokiu atveju pirkėjo, kuris perka, pardavėjui turi pateikti ar pateikti pardavimų mokesčio deklaracijos formą (STDF). Ši sistema leidžia pardavėjui sumokėti mokesčio sumažinimą arba mokesčio sumažinimą tik 4%, kai jis pateikia pirkėjui sąskaitą ar sąskaitą. Ši sistema taupo pirkėjui daug pinigų.

IGS ir D palūkanų normose tiekėjai yra privalomi vienerių metų laikotarpiui. Praėjus vieneriems metams, jei IGS ir D pačios prekes taiko tos pačios prekės, bus nustatyta nauja norma, atsižvelgiant į įvairius verslo veiksnius.

4. Iki pasiūlymo:

Konkursas - tai pirkėjo pranešimas, kuriame nurodoma, kad pirkėjas iš tam tikrų sąlygų, laikydamasis tam tikrų sąlygų ir sąlygų, per tam tikrus terminus, sąlygas ir laiką, kai laikraščiuose arba pranešimo būdu praneša apie reikalavimą pirkti tam tikras prekes. tiekėjams tiekti tam tikras prekes pirkėjui.

Tas, kuris nori dalyvauti konkurse, turi įvykdyti visus pirkėjo įsipareigojimus. Pirkėjas turi atidaryti konkursą nurodytą dieną, prieš pirkėjus, ir turi deklaruoti kainas ir kitą informaciją, kurią nurodo įvairūs tiekėjai.

Kai medžiaga bus pateikta, pirkėjas patikrina, tikrina medžiagas prieš priimdamas ir mokėjimai išleidžiami pagal pirkėjų nustatytas sąlygas.

Tarnybinės stoties saugojimas:

Kanceliarinės prekės bet kuriam biurui laikomos ir saugomos almirose. Kiekvienas almiras turi skyrių, kartu su spinteliu. Svarbius daiktus, tokius kaip štampavimo mašinos, segtuvai, popieriaus svoriai ir tt, kurie brangūs ir labai ilgai naudojami, galima laikyti almiros spintelėje. Tokie daiktai kaip rašiklis, pildymas ir pan. Turi būti saugomi spintelėje.

Įprasti elementai, pavyzdžiui, smeigtukai, spaustukai, popieriai ir pan., Gali būti laikomi skirtinguose almirahų skyriuose. Kanceliarinės prekės turėtų būti kontroliuojamos administracijos departamento vyresniojo administracinio vadovo, o jį turėtų išduoti minėtas departamentas. Audito tikslais biure turėtų būti saugomi tinkami įrašai apie siuntos gavimą ir klausimus.

Biuro reikmenų problemos:

Raštinės daiktai iš esmės gali būti išduodami dviem skirtingais būdais:

Reikalavimų departamente katedros vedėjas visiems darbuotojams, dirbantiems departamente, pateikia aplinkraštį, kuriame pateikiamas stacionarių knygų, kurių skaičius arba vienetai bus reikalingi kiekvienam darbuotojui, sąrašas.

Visų darbuotojų reikalavimas stotims išsiųsti į išdavimo skyrių. Vienas konkretus kiekvienos tarnybos darbuotojas yra atsakingas departamento vadovui, kad jis imtųsi atsakomybės už stotis ir išlaikytų tos pačios problemos registrą.

Antrasis metodas yra prašymas - individualus. Šiuo metodu kiekvienas darbuotojas yra paprašytas pateikti raštinės reikmenų, kuriuos jie naudosis per mėnesį, pareiškimą. Sąrašą renka tas, kuris išduoda rašalinę įrangą, ir juos tvarko jų išduodami stotys.