Esminiai veiksniai, padedantys kontroliuoti: 4 veiksniai

Kontrolės sistema negali veikti atskirai. Taip pat reikia atlikti keletą kitų funkcijų, kad būtų užtikrintas veiksmingumas.

Kad kontrolės sistema būtų naudinga, būtini šie veiksniai:

1. Planavimas:

Planavimas yra pirmoji sąlyga, kad kontrolė būtų veiksminga. Planavimas apima tikslų nustatymą ir sprendimą dėl tinkamo veiksmų. Pirmiausia nustatomi organizaciniai tikslai, o vėliau sprendžiami departamento ar sekcijos tikslai. Tikslai yra tikslai, kurių pasiekimui visos energijos kaupiamos. Tikslai turi būti konkretūs, kad būtų galima nustatyti jų pasiekimus, iš anksto nustatytą veiksmų eigą, kad būtų pasiekti įvairūs tikslai.

Kontrolės tikslas - išsiaiškinti, ar tikslai buvo pasiekti, ar ne. Jei rezultatai neatitinka nustatytų standartų, nustatomi nukrypimai. Kontrolė susijusi su nuokrypių nustatymu ir korekcinių priemonių taikymu. Jei pasirodymas yra nedidelis, reikia nedelsiant imtis veiksmų, kad nustatytumėte reikiamus dalykus.

Kontrolė gali būti vykdoma tik tada, kai nustatomi tikslai ir planai bus veiksmingi tik tada, kai jie bus tinkamai įgyvendinti. Kontrolė negali būti vykdoma be planavimo. Planavimas turi būti atliktas prieš kontrolę. Svarbu pirmiausia planuoti ir įgyvendinti jos įgyvendinimą.

2. Veiksmas:

Vykdant kontrolę būtina laiku imtis vadovo veiksmų. Vadybininkas turėtų pateikti tinkamas gaires savo pavaldiniams atlikti įvairias funkcijas. Vietoj to, kad vėliau sužinotumėte gedimus, pirmiausia bus tikslinga vadovautis, kad viskas būtų daroma sistemingai. Be visų atsargumo priemonių gali būti tam tikrų nukrypimų.

Nukrypimai turėtų būti pateikiami kuo anksčiau. Bet koks jų ataskaitų pateikimo vėlavimas atideda korekcinius veiksmus. Vadybininkas turėtų duoti nurodymus taip, kad, kai našumas yra mažesnis už standartus, apie tai bus pranešta atitinkamai institucijai.

Reikia imtis greitų veiksmų, kad būtų imtasi taisomųjų veiksmų. Pranešimas apie nukrypimą nebus naudojamas, jei jis nebus ištaisytas anksčiau. Kad kontrolė būtų veiksminga, vadovas turėtų pateikti tinkamas gaires darbui atlikti, pranešti apie nukrypimą ir imtis taisomųjų veiksmų. Jei nėra veiksmų plano, kontrolė negali būti veiksmingai įgyvendinama.

3. Institucijos delegacija:

Įgaliojimų perdavimas yra būtinas kontrolei vykdyti. Kontrolės procesas apima veiklos rezultatų vertinimą, nuokrypių nustatymą ir korekcinių priemonių taikymą. Visi šie veiksmai reikalauja tam tikros valdžios.

Kai mes prašome gamybos vadovo padidinti gamybos apimtį 20% einamaisiais metais, jam reikės įgaliojimų:

a) įdarbinti daugiau darbuotojų;

b) paskatinti darbuotojus gerinti savo veiklą;

c) imtis drausminių priemonių prieš neefektyvius darbuotojus.

Išskyrus atvejus, kai kitaip tinkamai perduodami įgaliojimai, jokia kontrolė nebus įmanoma, todėl įgaliojimų delegavimas yra būtina kontrolės sistemos sąlyga.

4. Greitas informacijos srautas:

Turėtų būti tinkama informacija apie kontrolę. Pavaldinių vaidmuo turi būti pasiekiamas ne anksčiau kaip vadybininkas. Tai leis jam imtis taisomųjų priemonių. Veiksmingumui gerinti siūlomi veiksmai taip pat turėtų būti pasiekiami ne anksčiau kaip pavaldiniai, kad jie galėtų imtis patarimų.

Laiko faktorius labai svarbus ataskaitose. Jei ataskaitos apie veiklos rezultatus bus atidėtos, bus imtasi vėlavimo priemonių. Efektyvi kontrolė gali būti vykdoma tik tuo atveju, jei informacijos srautas yra aukštesnis ir žemesnis.