Sklandaus pirkimo užtikrinimas pirkimo sistemoje

Šiame straipsnyje kalbama apie tris pagrindines sistemas, kad būtų užtikrintas sklandus pirkimų sistemos veikimas ir atskaitomybė. Sistemos yra: 1. Išankstinio pirkimo sistema 2. Užsakymo sistema 3. Pirkimo sistema.

1. Išankstinio pirkimo sistema arba etapas:

Prieš pradedant faktinį pirkimą, reikia sudaryti tam tikrus formalumus. Jie yra - rekvizavimas, reikalavimų programų parinkimas tiekėjams, citatų gavimas ir jų vertinimas. Kompetentingas asmuo pateikia užpildytą rekvizito formą, pasirašytą vyresniojo pareigūno.

Paprastai yra finansinė riba, iki kurios konkretus pareigūnas gali reikalauti medžiagų. Pirkimo ar kapitalo įrangos sprendimai priimami valdybos lygmeniu.

Jei per ilgą laiką pirkimai vykdomi dideliais kiekiais ir greitai, naudojami kelionės rekvizitai. Reikalavimas vyksta iš rekvizicijos departamento į pirkimo skyrių labai po kiekvieno etapo, kai pradedamas pirkimo užsakymas.

Kai užsakymai turi būti kartojami, naudojamos standartinės rekvizavimo formos. Daugelis organizacijų pateikia užklausas dėl tiekėjo citatos. Skirtingai nei pirkimo užsakyme, užklausos formoje yra žodžiai „tai tik a, prašymas pateikti pasiūlymą“ arba „tai nėra pirkimo užsakymas“.

2. Užsakymo sistema:

Gavęs atsakymus į užklausas, tiekėjas pasirenkamas po patikrinimo ir pateikiami užsakymai.

Pirkimo užsakyme paprastai yra:

a) nuorodos Nr.

b) medžiagų aprašymas, \ t

c) Reikalingas kiekis

d) Kaina ir nuolaidos

e) pristatymo instrukcijos

f) Medžiagų paskirties vieta

g) Pirkimo leidimą suteikusio medžiagų valdytojo parašas ir. \ t

h) Išsamios sąlygos.

Paprastai rengiami penki ar šeši pirkimo užsakymo kopijos. Originalas siunčiamas tiekėjui, viena kopija siunčiama gaunančiajam padaliniui, po vieną išradėjui ir vienas finansų skyriui, kad vėliau būtų galima suderinti su tiekėjo sąskaita-faktūra ir „Gautomis prekėmis“.

3. Po pirkimo sistema:

Sistema skirta tolesnėms procedūroms, sąskaitų gavimo ir tikrinimo procedūroms. Tolesni veiksmai apima laiką ir pinigus, kad jis būtų atrankinis. Norint būti atrankiniais, turi būti nustatyti prioritetai ir „kritiniai“ elementai turėtų būti naudojami tik tolesniems veiksmams. Galima pasinaudoti teritorijos išmintingomis priemonėmis.

Kvitai įrašomi chronologiškai. Tai padeda greitai identifikuoti medžiagas. Tai būtina medžiagų patikrinimui prieš priimant. Daugelyje organizacijų, kuriose yra centriniai priėmimo skyriai, pirkimo užsakymo kopija siunčiama į centrinį susitaikymo skyrių.

Sąskaitos faktūros patikrinimas atliekamas prieš mokėjimą. Sąskaitos faktūra su faktinėmis įplaukomis ir apmokėjimu. Sąskaitos paprastai siunčiamos pirkėjo finansų skyriui.