Laiško parengimas: 3 pagrindinės procedūros

Šiame straipsnyje aptariamos trys pagrindinės procedūros, kurių reikia laikytis rengiant laišką. Procedūros yra šios: 1. Planavimas 2. Projektavimas ir pataisymas 3. Stebimi principai.

Laiško sudarymas: procedūra # 1. Planavimas:

Laiškas turi būti gerai suplanuotas. Planavimas reiškia išankstinį mąstymą. Pirmiausia reikia išnagrinėti visus taškus. Atsakant į laišką, pirminis laiškas turi būti atidžiai perskaitytas, o pagrindiniai klausimai gali būti geriau pabrėžti. Laiškas turi tikslą, jis turi prasmę ir turi toną. Turi būti atsižvelgta į visas šias tris laiško charakteristikas.

Laiško parengimas: procedūra # 2. Rengimas ir taisymas:

Pirmasis raštas parengtas, atsižvelgiant į koregavimo ir patobulinimų skaitymą, o galiausiai jis įvedamas.

Laiško parengimas: procedūra # 3. Principai, kurių reikia laikytis:

Rengiant įvairias laiško dalis reikia laikytis šių principų:

a) Pavadinimas:

Laiško antraštė paprastai spausdinama ant blanko popieriaus, išskyrus datą ir nuorodos numerį. (Žodis „Žinutės“ negali būti parašytas prieš siuntėjo vardą, rašydamas laišką egzaminų salėje, nes spausdintinės blankų nėra.) Yra įvairių būdų rašyti datą.

Geriausias metodas - paminėkite mėnesį, tada datą (kableliu) ir galiausiai metus. Pavyzdžiui, 1988 m. Balandžio 13 d. Jis gali būti parašytas 1988 m. Balandžio 13 d. Tačiau jis neturėtų būti parašytas kaip 13/4/88 ir, pageidautina, ne kaip 13.4.88. Nuorodos numeris išeina iš failo numerio.

b) Re: The Inside Address:

Visada gerai kreiptis į asmenį pagal jo oficialų paskyrimą, pvz., Direktorių, generalinį direktorių, sekretorių, rinkodaros vadovą ir kt.

Turint omenyje asmens vardą, reikia atsižvelgti į šiuos dalykus:

i) Žodis „Messrs“ negali būti naudojamas prieš bendrovės pavadinimą, nes bendrovė yra asmuo, kuris yra teisės akyse, bet Messersas yra daugybės Mister. „Žinutės“ gali būti naudojamos tik prieš partnerystės įmonės pavadinimą.

(ii) Rašydamas pone ar ponia, nėra jokio pagrindo „visiškai sustabdyti“ po jo, pvz., p. ar ponia, nes yra pirmoji raidė „M“ ir paskutinis raidė „r“ arba „s“. Tas pats pasakytina ir apie dr. Tačiau, rašant Prof, turi būti „visiškas sustabdymas“, nes paskutinė žodžio „essor“ dalis išbraukiama. Visą sustojimą reikia po „Co“ bet ne po „Ltd“. Šiandien Ms yra parašyta vietoje Miss.

(c) Re: atidarymo sveikinimas arba sveikinimas:

Kai kreipiamasi į vieną asmenį (vyrą), naudojamas „Dear Sir“. Kai partnerystės įmonė yra adresuojama (su pranešimais prieš jo pavadinimą), „Gerbiamieji“, yra teisinga forma. Kai kreipiamasi į vieną asmenį (moterį), jis yra „ponia“, o ne „gerbiamasis ponia“. Kalbant apie įmonę „Gerbiamieji“, negalima naudoti, nes įmonė yra asmuo. Ir kadangi tai yra dirbtinis asmuo, jo negalima tiesiogiai spręsti.

Teisingas žingsnis - kreiptis į bendrovės pareigūną. Apvalaus laiško atveju sveikinimas yra „Gerbiamieji“ arba „Ponai“. Naudojant žodį „Sir“, pageidautina, nebent laiškas būtų skirtas labai gerbiamam asmeniui, pvz., Indijos Prezidentui, teisėjui, redaktoriui ir pan. Pavaldinis gali saugiai naudoti „Gerbiamasis Pone“ už savo viršininką.

d) laiškas: laiško kūnas:

Sunkiausia užduotis yra parašyti pirmąjį sakinį, ypač kai laiškas yra pirminis laiškas, o ne atsakymas. Paprastai reikalingas trumpas įvadas. Pavyzdžiui, mes rašome jums apie ……………, mes užsiimame ……. (pavadinkite prekę) tam tikrą laiką ir norėtumėte ………………… .. Leiskite mums pristatyti save kaip …………… pardavėjus / gamintojus. Maloniai (prašome) žr. ……… .. (įrašyti datą) ……. Prašome maloniai (prašome) kreiptis į diskusiją su mūsų atstovu, kuris jus pakvietė ir tt Rašydamas atsakymo laišką, reikia paminėti pradinį laišką. Geriausias prašymo pateikimo stilius yra ……… .. Maloniai (prašome) skaitykite ……. (įrašykite datą). Arba, Jūsų laiškas Nr. (įrašykite datą). Geriau rašyti „……“ vietoj „data…“.

Yra bendras įprotis nutraukti laišką su „Dėkoju jums“ arba „Dėkojame jums tikėdamiesi“, arba „Užtikrinti geriausias mūsų paslaugas“, ir tt Tai yra visi blogi išraiškos ir klaidingi. Tai neturėtų būti parašyta. Teisingos išraiškos: „Ačiū“. Ačiū “. 'Su linkėjimais'. „Su geriausiais linkėjimais“. „Su geriausiais linkėjimais“. Jei parašyta „Dėkoju jums“, „Dėkojame jums, “ arba „Užtikriname geriausias mūsų paslaugas“, tada „Aš esu“, „Aš lieka“, arba „Mes esame“, arba „Mes išliekame“, turi būti parašyta prieš „Pagarbiai“, „Pagarbiai“ arba „Labai tikrai“.

(e) Re: The Close close:

„Pagarbiai“ arba „Pagarbiai“ bus geriausia forma. „Pagarbiai“, bus geras, kai pavaldinis rašo savo viršininkui. Rašymas - „Jūsų paklusniai“ yra bloga forma.

(f) Re: skyryba:

Turi būti vengiama visų nereikalingų skyrybos ženklų rašant vardą ar adresą. Pavyzdžiui, vietoj rašymo 18, Chowringhee Road, Calcutta-700 013. geriau parašyti 18 „Chowringhee Road“, Kalkutos 700 013. kablelis po 18-ųjų yra nereikalingas, tačiau kablelis po kelio yra būtinas. Brūkšnelis yra nenaudingas.

g)

Data ir parašas - verslo laiškas be datos arba be tinkamo parašo (parašas su pavadinimu) yra beprasmis.