Komunikacija: komunikacijos proceso svarba, formos ir efektyvumas organizacijoje
Komunikacija: komunikacijos proceso svarba, formos ir efektyvumas organizacijoje!
Bendravimas gali būti apibrėžiamas kaip idėjų, nuomonių, pranešimų, informacijos ar instrukcijų perdavimas ar keitimasis tarp dviejų ar daugiau asmenų skirtingomis priemonėmis.
Bendros idėjos ir būdai, kaip perduoti idėjas, yra:
a) žodiniai žodžiai;
b) rašytiniai žodžiai;
c) diagramos, paveikslėliai arba grafikai; ir
d) gestai.
Ryšys yra dvipusis procesas, kai jis prasideda siuntėju ir baigiasi, kai grįžtamasis ryšys gaunamas iš imtuvo siuntėjui. Komunikacijos procese dalyvauja ne mažiau kaip dvi šalys, ty siuntėjas ir gavėjas.
Komunikacijos procesas / komunikacijos proceso elementai:
Ryšio procesas prasideda, kai siuntėjas galvoja apie idėją ar pranešimą, kuris bus perduotas kitam asmeniui. Tada siuntėjas koduoja pranešimą, ty suplanuoja žodžius ar kalbą, kuria turi būti siunčiamas pranešimas kitai šaliai. Kodavus pranešimą, siuntėjas siunčia arba persiunčia pranešimą, naudodamasis įvairiais būdais ir priemonėmis. Po perdavimo pranešimas pasiekiamas imtuvui.
Imtuvas dekoduoja pranešimą, kad suprastų pranešimą ir pateiktų atsakymą ar atsiliepimą siuntėjui. Kai grįžtamasis ryšys grįžta prie siuntėjo, baigiasi tik ryšio procesas, o tai reiškia, kad ryšys yra apykaitinis procesas, kuris prasideda siuntėju ir baigiasi siuntėju.
1. Siuntėjas:
Siuntėjas yra asmuo, kuris perduoda pranešimą. Ryšio procesas prasideda iš karto, kai idėja ateina siuntėjo mintyse.
2. Pranešimas:
Idėjų ar pranešimų ar siūlymų, kuriuos siuntėjas nori pasidalinti su imtuvu, turinys vadinamas pranešimu.
3. Kodavimas:
Gavėjas negali skaityti siuntėjo proto. Taigi imtuvas konvertuoja idėją į kalbą ar kitus bendravimo simbolius, tokius kaip paveikslėliai, gestai ir tt Tai vadinama kodavimu.
4. Žiniasklaida:
Tai būdas arba priemonės, per kurias turi būti perduodamas koduotas pranešimas imtuvui. Dažniausiai būdai yra telefonas, laiškas, internetas, pranešimas ir kt.
5. Dekodavimas:
Dekodavimas reiškia koduoto pranešimo konvertavimą į kalbą ir žinutės supratimą.
6. Gavėjas:
Gavėjas yra asmuo, kuris gauna ryšį ir supranta pranešimą.
7. Atsiliepimai:
Suprasdami pranešimą, imtuvas siunčia savo atsakymą apie šią idėją ar pranešimą. Kai atsakas pasiekia siuntėją, baigiasi komunikacijos procesas.
8. Triukšmas:
Triukšmas - tai bet koks elementas, dėl kurio atsiranda trikdymas, blaškymas arba informacijos srauto nutraukimas. Triukšmas gali būti garsus garsas, kurį sukelia bet kokia transporto priemonė, trikdymas telefono linijoje, linijos atjungimas, laiško ar dokumentų praradimas kelyje, prastas ryšys elektroniniu paštu ar internetu. Dėl triukšmo pranešimas nesiunčiamas į imtuvą, o imtuvas negali dekoduoti pranešimo taip, kaip tikėjosi siuntėjas.
Komunikacijos svarba:
Komunikacija yra svarbus elementas, nes jis yra toks:
1. Veikti kaip koordinavimo ir bendradarbiavimo pagrindas:
Apskritai organizaciniai tikslai nustatomi planavimo etape ir šie tikslai turi būti perduoti vadovybei visais lygmenimis. Štai kodėl per komunikaciją kiekvienam darbuotojui paaiškinami tik organizacijos tikslai ir tikslai.
Nustatydami asmeninius darbuotojų tikslus ir uždavinius, vadovai turi gauti tikslią informaciją, kuri pasiekia vadovą tik per bendravimą. Ryšių dėka aukščiausio lygio vadovybė gali bendrauti su žemesnio lygio vadovybe ir visais darbuotojais. Ši sąveika padeda siekti žmonių įsipareigojimo ir bendradarbiavimo bei koordinavimo.
2. Priimti sprendimus kaip pagrindą:
Norint priimti svarbius sprendimus ar išspręsti bet kokias problemas organizacijoje, reikia gauti kuo tikslesnę informaciją ir informaciją, susijusią su organizacija tik per bendravimą. Kai valdytojai priima sprendimus, jie atsižvelgia į „privalumus“ ir „trūkumus“ arba teigiamus ar neigiamus aspektus. Tiksli informacija apie teigiamą ir neigiamą aspektą atsiranda tik per bendravimą.
3. Padidinkite valdymo efektyvumą:
Kiekvienam organizacijos asmeniui priskiriamas darbas ar užduotis. Jis yra atsakingas už kai kurias veiklas. Jis yra įgaliotas vykdyti šias pareigas. Ši užduoties, atsakomybės ir įgaliojimų klasifikacija įmanoma tik tada, kai informacija tiksliai pasiekiama darbuotojams.
Darbuotojai turi aiškiai žinoti, kas turi pranešti, kam, kokią dalį darbo vietų jie tikisi atlikti ir kokie yra jų sprendimų priėmimo įgaliojimai. Šių klausimų aiškumas susijęs tik su sklandiu komunikacijos srautu.
4. Sukurti veiksmingą vadovavimą:
Jei tarp vadovų ir pavaldinių yra dvipusis informacijos srautas, tuomet bus tikrai teigiama darbuotojų reakcija. Paprastai taisykles nustato aukščiausio lygio institucija, tačiau jos taikomos visiems organizacijos darbuotojams. Todėl prieš rengiant griežtas taisykles ir taisykles visada patartina aiškiai bendrauti su visais darbuotojų lygiais. Taisyklės yra veiksmingesnės, kai jos sujungiamos su darbuotojų sąveika.
5. Padeda motyvacijos ir moralės vystymosi procese:
Motyvacija - psichologinis noras dirbti. Motyvacijos procese viršininkai bando išanalizuoti pavaldinių poreikius ir poreikiai gali būti pripažįstami tik tada, kai yra sklandus informacijos srautas ir pasikeitimas nuomonėmis tarp vadovų ir pavaldinių.
Su komunikatu vyresniesiems tampa patogiau pasiūlyti finansines ir nefinansines paskatas. Darbuotojų pasitenkinimas darbu ir moralė priklauso nuo bendravimo tarp vadovo ir pavaldinių.
6. Padeda sklandžiai dirbti įmonėje:
Visos sąveikos organizacijoje priklauso nuo bendravimo. Sklandus įmonės darbas galimas tik tada, kai nėra ryšio spragų. Teisė nuo įmonės steigimo iki jos išlikimo komunikacijos yra labai svarbi.
Per komunikacijos vadybininkus suteikti pavedimus pavaldiniams organizacijai sklandžiai veikti.
7. skatina bendradarbiavimą ir taiką:
Per dviejų krypčių komunikacijos procesų valdytojai stengiasi plėtoti tarpusavio supratimą tarp vadovų ir darbuotojų. Per sklandų komunikacijos srautą pavaldiniai ir viršininkai gali aptarti savo problemas, nusiskundimus ir siekius. Bendradarbiavimas suteikia taikos organizacijai.
Organizacinės komunikacijos formos:
Yra dvi organizacinės komunikacijos formos:
i. Oficialus komunikatas; ir
ii. Neoficialus komunikatas.
1. Oficialus pranešimas:
Oficialus bendravimas - tai oficiali komunikacija organizacijoje. Kai keičiamasi nuomonėmis ar pranešimais ar informacija, susijusia su oficialiu klausimu, pvz., Užduoties paskyrimu, pareigų nustatymu, įgaliojimų suteikimu arba uždavinių, tikslų nustatymu ir tt, tai vadinama oficialia komunikacija.
Oficialus bendravimas paprastai vyksta rašytine forma, pvz., Pranešimo, laiško, atmintinės, dokumento ir kt. Išdavimu. Oficialaus bendravimo metu vengiama žodžiu ar žodžiu, nes nėra jokio tokio ryšio įrašo ar įrodymo.
Pagal srauto kryptį formalus bendravimas gali būti suskirstytas į keturias rūšis:
i. Žemyninis komunikatas:
Informacijos srautas iš aukščiausio lygio arba iš viršininkų į žemesnį lygį ar pavaldinius vadinamas žemyniniu ryšiu. Šiame komunikate vadybininkas perduoda pavedimus savo pavaldiniams ir komunikacijos sėkmė priklauso nuo vadovų bendravimo įgūdžių. Dažniausiai žemyn komunikacijos būdai yra šie:
ii. „Upward Communication“:
Kai pavaldiniai informuoja arba perduoda informaciją viršininkams, tai vadinama „aukštyn“. Šis ryšys išeina iš pavaldinių į viršininkus. Į viršų komunikacija paprastai susideda iš darbuotojų veiklos, nuomonės, skundų ar problemų.
Pastaraisiais metais didėjanti komunikacija tampa vis svarbesnė, nes pavaldiniai pageidauja įsitraukti į sprendimų priėmimą ir pradėjo reikalauti geresnės darbo sąlygos. Aukštesnysis ryšys gali vykti taip:
iii. Horizontalus komunikatas:
Horizontalus ryšys - tai dviejų ar daugiau asmenų, dirbančių toje pačioje valdžios institucijoje, bendravimas. Apskritai skirtingi departamentų vadovai aptaria savo departamento politiką tarpusavyje. Tai bus laikoma horizontaliuoju komunikatu. Diskusijos tarp dviejų to paties rango vadovų taip pat yra horizontalus ryšys. Pavyzdžiui, rinkodaros vadybininkas kartais gali aptarti produkto kokybę ir pakuotę su gamybos vadovu.
iv. Diagonal komunikacijos:
Diagonalinis ryšys - tai informacijos srautas tarp skirtinguose padaliniuose dirbančių asmenų, turinčių skirtingus valdžios lygius. Pavyzdžiui, pardavėjas gali paprašyti gamybos vadovo pakeisti gaminio dizainą pagal kliento reikalavimus. Įstrižainė užkerta kelią informacijos srautui ir padeda priimti sparčius sprendimus, nes vieno padalinio pavaldiniai gali tiesiogiai bendrauti su kito skyriaus vadovais.
Oficialaus komunikato privalumai:
1. Oficialus komunikatas yra labai sistemingas ir užtikrina tinkamą informacijos srautą.
2. Informacijos šaltinį galima lengvai rasti.
3. Oficialiame komunikate lengva nustatyti įvairių darbuotojų atsakomybę, nes yra įrodymų, kad informacija yra.
4. Per oficialų bendravimą lengva kontroliuoti įvairių darbuotojų darbo rezultatus.
Trūkumai:
1. Informacija yra atidedama, nes paprastai perduodant informaciją skaliarinė grandinė.
2. Oficialioje komunikacijoje informacija perduodama arba perduodama asmeniškai.
3. Informacijos negalima perduoti tiksliai, kad būtų išvengta neigiamo ryšio poveikio.
Bendrieji oficialaus bendravimo tinklai yra:
1. Ratų modelis:
Tai yra labiausiai centralizuotas bendravimo būdas. Pagal rato modelį visa informacija eina iš vieno asmens, kuris paprastai yra grupės vadovas. Kiti nariai neturi ryšio tarpusavyje. Tai yra bendras centralizuotos organizacijos modelis.
2. Grandinės modelis:
Po grandininiu modeliu kiekvienas asmuo gauna informaciją iš vieno asmens, kuris yra jų tiesioginis bosas, ir perduoda informaciją vienam asmeniui, kuris yra jų tiesioginis pavaldinis. Taigi kiekvienas narys yra susietas su vienu asmeniu.
3. Apskritimo modelis:
Apskrito modelio metu kiekvienas asmuo bendrauja su dar dviem asmenimis grupėje. Asmuo gali gauti ar suteikti daugiau informacijos dviems asmenims organizacijoje. Šio tipo organizacijose kiekvienas narys vienodai dalyvauja informacijos sraute. Štai kodėl ji labiau decentralizuota.
4. Viso šaltinio (kanalo) modelis:
Visame kanale nėra fiksuoto ryšio modelio. Visi organizacijos nariai yra tarpusavyje susiję ir informacija gali tekti iš bet kurios organizacijos vietos. Tai labiausiai decentralizuota organizacija.
5. Apverstas V:
Šiame tinkle pavaldūs asmenys gali bendrauti su savo tiesioginiu viršininku ir su jo vadovo viršininku. Tačiau pastaruoju atveju gali įvykti tik ribotas bendravimas.
2. Neoficialus komunikatas:
Neformalus bendravimas tarp skirtingų organizacijos narių, kurie nėra oficialiai susieti vienas su kitu, yra žinomas kaip neformalus bendravimas. Apskritai neoficialiame komunikate aptariamos socialinės sąveikos, draugiškos derybos ir neoficialūs klausimai.
Informacijos srautui pagal neoficialų ryšį nėra jokios fiksuotos krypties ar kelio. Informacija perduodama labai miglotai, painiai ir zigzagiškai. Štai kodėl neformalaus bendravimo tinklas vadinamas vynuogių vynuogėmis.
Neoficialiame komunikate nėra fiksuoto informacijos šaltinio, o informacija gali judėti bet kuria kryptimi. Yra keletas neformalių sistemų tipų.
Tačiau bendri neformalaus bendravimo tinklai yra:
1. Gossip:
Pagal gandų modelį vienas žmogus pasakoja daugeliui ^ 4 f, o tai reiškia, kad informacija yra su vienu organizacijos nariu ir dalijasi informacija su daugeliu kitų žmonių savo socialinėje grupėje.
2. Klasteriai:
Pagal šį modelį ar metodą informacija dalijasi tarp dviejų asmenų, kurie vienas kitą pasitiki, tada vienas iš šios grupės asmenų perduoda informaciją kitos grupės nariams ir vienas asmuo iš kitos grupės gali perduoti ją kitam ir pan. Taigi, pagal klasterio metodą vienas žmogus nurodo informaciją, kad pasirinktų kitus asmenis.
3. Vienos srities:
Vieno krypties struktūroje kiekvienas atskirai bendrauja su kitu seka.
4. Tikimybė:
Tikimybių tinkle individas atsitiktinai bendrauja su kitais asmenimis.
Neformalaus bendravimo privalumai (naudinga darbuotojų požiūriu):
1. Darbuotojai gali plėtoti draugiškus santykius ir gauti socialinį pasitenkinimą.
2. Neformaliu ryšiu galima aptarti klausimus, kurių negalima aptarti oficialių kanalų pagalba.
3. Jame pateikiama informacija visiems nariams, peržengiantiems oficialius kanalus.
Privalumai valdymo požiūriu:
1. Vadybininkai gali užpildyti ryšių spragą, jei tai vyksta neoficialiame komunikate.
2. Neformalus bendravimas vyksta labai greitai. Taigi skubius klausimus galima informuoti neoficialiai.
3. Vadybininkai gali gauti teisingą ir tikslų pavaldinių atsakymą įvairiais politikos klausimais.
4. Neformalus bendravimas suteikia darbuotojams emocinį reljefą ir mažina sąjungos ir valdymo problemas.
Neformalaus bendravimo trūkumai:
1. Informacija keliauja pernelyg nesistemingai ir iškraipoma keliaujant įvairiais kanalais.
2. Neformalus bendravimas padeda skleisti gandas ir klaidingus faktus.
3. Atsakomybės negalima nustatyti, nes informacijos šaltinis negali būti žinomas.
4. Konfidenciali informacija gali būti nutekėjusi neformaliai.
Kliūtys efektyviam bendravimui:
Kartais siuntėjo išsiųstas pranešimas nepasiekia gavėjo taip pat, kaip ir siuntėjui. Šis filtravimas, klaidingas informacijos pateikimas gali sukelti nesusipratimų. Todėl svarbu, kad valdytojas nustatytų šias kliūtis ir imtųsi priemonių šiems veiksmams įveikti.
Kliūtys gali būti sugrupuotos į šias kategorijas:
i. Semantinės kliūtys
ii. Psichologinės kliūtys
iii. Organizacinės kliūtys
iv. Asmeninės kliūtys
1. Semantinės kliūtys:
Kartais tie patys žodžiai ir sakiniai gali būti suprantami skirtingai įvairiuose organizacijos žmonėms, o tai reiškia skirtingą darbuotojų supratimo lygį. Pavyzdžiui, jei gamybos vadovas praneša, kad bus padidintas gamybos departamento biudžetas, darbuotojai gali suprasti, kad jų darbo užmokestis padidės, tačiau vadovai supras, kad bus perkamos brangios mašinos. Pagrindinės semantinės problemos priežastys gali būti
i) Blogai išreikštas pranešimas:
Kartais dėl leksikos trūkumo vadybininkas gali naudoti neteisingus žodžius, praleisti reikiamus žodžius. Dėl šios priežasties vadybininkas negali perduoti tos pačios reikšmės savo pavaldiniams.
ii) Įvairių reikšmių simboliai:
Kartais žodis gali turėti skirtingas reikšmes. Gavėjas gali suprasti kitą reikšmę. Pavyzdžiui: kaina, prizas, principas, pagrindinė, teisė, rašyti ir pan. Arba elgtis atsargiai. Atidžiai laikykite durų rankenėlę.
(iii) Klaidingi vertimai:
Kartais darbuotojai nesupranta vadybininko vartojamos kalbos, kad darbuotojai ją išverstų. Jei vertėjas nėra veiksmingas, jis gali padaryti klaidą. Dėl neteisingo vertimo gali būti perduodamas neteisingas pranešimas.
iv) Neaiškios prielaidos:
Kartais darbuotojas gali klaidingai interpretuoti prielaidas. Pavyzdžiui, bosas gali pavesti pavaldiniui „rūpintis prekėmis“. Jis gali reikšti, kad rūpinasi prekių kokybe, o darbuotojai gali suprasti, kad jis nurodo saugiai saugoti prekes.
v) Techninis žargonas:
Paaiškindami pavaldiniams daugelis specializuotų ekspertų naudoja techninius žodžius, kurių darbuotojai negali suprasti.
vi) Kūno kalba ir gestų dekodavimas:
Kartu su žodine komunikacija dar vienas svarbus ryšio būdas yra kūno kalba ir gestai, kuriuos parodo kalbantis asmuo. Jei žodinis bendravimas neatitinka kūno kalbos, darbuotojai gali supainioti ir suprasti prasmę. Pavyzdys - jei vadybininkas pasakoja anekdotą, tačiau jo akivaizdoje yra pykčio požymių, tada darbuotojas supainiotų.
2. Psichologinės kliūtys:
Emociniai ar psichologiniai veiksniai taip pat veikia kaip kliūtis efektyviam bendravimui. Sielos būsena turi didelę įtaką informacijai ir jos refleksijai. Kadangi išsigandęs žmogus gali netinkamai bendrauti panašiai, piktas žmogus negali efektyviai gauti ryšio.
Kai kurios psichologinės kliūtys veiksmingai bendrauti yra:
i) Išankstinis vertinimas:
Tai reiškia išvadas prieš baigiant pranešimą. Kartais žmonės įvertina pranešimo reikšmę prieš išsiunčiant pranešimą. Tokiu atveju imtuvas gali būti atviras.
Jis gali turėti asmeninį nusistatymą prieš siuntėją. Jis gali atsispirti pokyčiams. Jis šokinėja į išvadas be loginio išskaitymo iš situacijos.
ii) Dėmesio trūkumas:
Tai reiškia, kad kai imtuvas nemato visiško dėmesio šiam pranešimui, todėl komunikacija tampa neveiksminga. Priežastis gali būti susirūpinusi imtuvo protu. Pavyzdžiui, kai darbuotojas pateikia siūlymą dėl gamybos būdo, vadybininkas yra susirūpinęs svarbia byla.
Kartais vadovai dėl ypatingų emocijų, pvz., Depresijos ar jubiliacijos, nesutaria. Šis dėmesio trūkumas gali nuvilti darbuotojus.
(iii) Perdavimas ir prastas saugojimas:
Kai komunikacija vyksta įvairiais lygiais, tai sukelia informacijos filtravimą arba praradimą. Ypač kai žodinė informacija kartais gali nesugebėti ilgiau saugoti visos informacijos. Jie gali ignoruoti ar netinkamai interpretuoti dalį informacijos, kai jie nėra suinteresuoti.
iv) nepasitikėjimas:
Ryšys tarp komunikatoriaus ir imtuvo taip pat veikia kaip kliūtis efektyviam bendravimui. Jie negali suprasti vienas kito žinios pradinėje prasme, antra, jie nesuteikia didelės reikšmės informacijai, kuria jie keičiasi.
3. Organizacinės kliūtys:
Veiksniai, susiję su organizacine struktūra, valdžios santykiais, taisyklėmis, reglamentais, gali būti kliūtimi veiksmingam bendravimui.
Kai kurios organizacinės kliūtys yra šios:
i) Organizacinė politika:
Jei organizacinė politika nepalaiko laisvo informacijos srauto, gali atsirasti kliūčių. Pavyzdžiui, centralizuotoje organizacijoje dauguma informacijos lieka tik aukščiausiu lygiu. Žmonės žemesniame lygyje gali nesugebėti laisvai bendrauti centralizuotoje organizacijoje.
(ii) Taisyklės ir nuostatai:
Tvirtos taisyklės, reglamentai taip pat gali sukelti kliūčių, nes šios taisyklės gali sukelti raudoną tapizmą, veiksmų vėlavimą ir informacijos judėjimo vėlavimą.
(iii) Būsenos skirtumas:
Kartais žmonės, dirbantys aukštesniame lygyje, netiki žemesnio lygio darbuotojų teikiama informacija, nes jaučia, kaip jis žino apie mano darbą ir kas jam duos man pasiūlymus.
iv) sudėtinga organizacija:
Kai informacija pereina per įvairius lygius, informacija gali būti tikrinama ar filtruojama įvairiais lygiais. Pavyzdžiui, suteikdami grįžtamąjį ryšį, pavaldiniai filtruoja visus neigiamus taškus ir išryškina tik jų teigiamą pusę.
v) Organizacinės priemonės:
Didelėje organizacijoje laisvas ir veiksmingas bendravimo srautas galimas tik tada, kai egzistuoja tam tikros priemonės, pvz., Socialinis susirinkimas, skundų dėžutė, darbo grupė ir tt Jei tokių įrenginių nėra, gali būti vėluojama ir trukdoma veiksmingai bendrauti.
4. Asmeninės kliūtys:
Kai kurie siuntėjo ir gavėjo asmeniniai veiksniai gali turėti įtakos laisvam informacijos srautui.
Kai kurios asmeninės kliūtys yra:
i) Aukščiausiojo pasitikėjimo trūkumas jo pavaldiniuose:
Jei viršininkai neturi pasitikėjimo ir pasitikėjimo savo pavaldiniais, jie nekreipia dėmesio į jų patarimus, nuomonę ar pasiūlymus.
ii) paskatų trūkumas:
Jei nėra paskatų bendrauti, pavaldiniai negali imtis iniciatyvų, kad pateiktų pasiūlymus.
Pavyzdžiui, jei nėra jokio atlygio už gerą pasiūlymą, darbuotojai nesiims jokios iniciatyvos duoti gerų pasiūlymų.
iii) Institucijos baimė:
Kartais viršininkai slepia ir slenka informaciją, jei baiminasi prarasti savo įgaliojimus per pavaldinius.
Ryšių efektyvumo gerinimas:
Visos organizacijos susiduria su kliūtimis veiksmingam bendravimui. Naudodamos šias priemones, jos gali įveikti tokias kliūtis.
1. Išaiškinkite idėją prieš komunikaciją:
Visų pirma turime aiškiai suprasti, ką norime bendrauti. Pranešimas gali būti tinkamai perduodamas tik tuo atveju, jei jis aiškiai suformuluotas komunikatoriaus galvoje. Pranešimas turėtų būti užkoduotas tiesiogine ir paprasta kalba, kad gavėjas galėtų ją suprasti be didelių sunkumų.
2. Ryšys pagal imtuvo poreikį:
Kai mes bendraujame, turime nepamiršti pranešimo gavėjo poreikių, arba turėtume stengtis pamatyti, kad bet koks pranešimas ar informacija, kurią siunčiame, turi būti vertingas gavėjui. Dėl to imtuvas bus imlesnis. Siuntėjas turi pasirinkti žodžius pagal gavėjo išsilavinimo lygį.
3. Pasikonsultuokite su kitais:
Prieš perduodant pranešimą, patartina konsultuotis su kitais. Už veiksmingą bendravimą atsako visi organizacijos nariai, nes visi turi dirbti siekdami bendro tikslo. Jei planai bus rengiami konsultuojantis ir dalyvaujant pavaldiniams, jie visapusiškai bendradarbiaus.
4. Tinkamos kalbos, tono ir pranešimo turinio naudojimas:
Veiksmingam bendravimui žodžiai, tonas ir simboliai, naudojami pranešime, turi būti pasirenkami labai atsargiai. Naudojama kalba neturėtų įžeisti klausytojo jausmų. Pranešime naudojami simboliai turi būti žinomi klausytojui.
5. Tinkamas atsiliepimas:
Grįžtamasis ryšys padeda žinoti siuntėjo pateikto ryšio poveikį ar sėkmę. Ryšys baigtas tik tada, kai imtuvas supranta pranešimą.
Niekada negalime žinoti, ar gavėjas suprato pranešimą, ar ne, jei negausime atsiliepimų. Grįžtamasis ryšys taip pat suteikia galimybę teikti pasiūlymus ir kritiką.
6. Bendravimas tiek dabarties, tiek ateityje:
Komunikacija turi atitikti dabartinės organizacijos ir būsimos organizacijos poreikius. Turi būti nuoseklumas praeityje, dabar ir ateityje.
7. Tolesni pranešimai:
Turėtų būti tinkamai prižiūrima vadovo pavaldi informacija. Šis tolesnis darbas padeda pašalinti kliūtis, nesusipratęs vadovo pavedimų pavaldiniams.
8. Geras klausytojas:
Siuntėjas turi paklausyti gavėjo žodžių; kita vertus, imtuvas taip pat turi tinkamai klausytis. Pacientas ir dėmesingas klausymas išsprendžia daugybę problemų.
9. Atviras protas:
Komunikacijos šalys turi turėti atvirą nuomonę. Jie neturėtų stengtis atsisakyti informacijos savo asmeniniams interesams. Jie neturėtų reaguoti prieš priimdami ir klausydamiesi viso pranešimo.
10. Pranešimo išsamumas:
Pranešimas galioja tik tada, kai jis pateikiamas visiškai. Imtuvas neturėtų būti paliktas atspėti. Tai gali sukelti nesusipratimų. Pilnas pranešimas turi visus būtinus faktus ir skaičius.
