Į viršų 7 Pirkimo medžiagų procedūros

Po pirkimo procedūros paprastai laikomasi:

1. Pirkimo biudžeto nustatymas:

Pirkimo vadovas parengia pirkimo biudžetą būsimiems finansiniams metams. Pirkimo biudžetas yra parengtas naudojant gamybos planavimo skyrių. Jame pateikiama išsami informacija apie įsigytiną kiekį, medžiagų kokybę, pirkimo laiką ir pirkimo šaltinius. Pirkimo biudžeto detalėms parengti taip pat numatytas medžiagų ir komponentų, reikalingų įvairioms darbo vietoms, žinomas kaip medžiagų sąrašas. Medžiagų sąskaita taip pat naudinga kontroliuojant medžiagų panaudojimą.

2. Pirkimo prašymo gavimas:

Pirkimo pareigūnas inicijuoja medžiagų pirkimo veiksmus tik tada, kai gauna tą patį prašymą. Parduotuvės valdytojas ir departamento vadovai siunčia rekvizitus, kad įsigytų skyrių, kuriame būtų pateikta išsami informacija apie jų departamentų reikalaujamą medžiagą.

Šią formą ruošia reguliarios atsargos medžiagos laikytojas ir tam tikros medžiagos, kurios nėra laikomos įprastomis prekėmis. Sandėlininkas žino, kada turi būti pradėtas veiksmas ar nauji pirkimai. Jis nusiunčia rekvizitą, kai medžiagos pasiekia pakartotinio užsakymo lygį. Jis pasilieka vieną užsakymo kopiją su juo ateityje. Tai yra pirkimo reikalavimo pagrindu, kad užsakymai pateikiami medžiagoms.

3. Tiekimo šaltinių nustatymas:

Pirkimo vadybininkas palaiko ryšius su įvairiais medžiagų tiekėjais. Pasiūlymai kviečiami įsigyti konkrečių prekių. Gavus pasiūlymus, atliekamas lyginamasis tyrimas dėl siūlomų sąlygų. Įtrauktini veiksniai yra kaina, kiekis, kokybė, pristatymo laikas, mokėjimo sąlygos, prekybos nuolaida ir tiekėjų reputacija. Išnagrinėjus įvairius veiksnius, priimamas galutinis sprendimas dėl prekių tiekėjo.

4. Užsakymo pateikimas:

Pasirinkus tiekėją, prekių tiekimui siunčiamas oficialus pirkimo užsakymas. Pirkimo užsakymas siunčiamas spausdinta forma ir yra tinkamai įgaliotas pirkimo vadybininko. Į šį užsakymą turėtų būti įtraukta išsami informacija apie kiekį, kokybę, kainą, pristatymo būdą, mokėjimo sąlygas ir kt. Pirkimo užsakymas leidžia pardavėjui išsiųsti jame nurodytas prekes. Jis nustato pirkėjo ir pardavėjo sutartinius santykius.

5. Pirkimo užsakymo tęsinys:

Pirkimo užsakyme paprastai nurodoma data, iki kurios prekės turi būti pristatytos. Organizacijos interesais yra, kad prekės būtų gautos laiku, kad nepertraukiamai tektų medžiagų. Tiekėjams gali būti priminta apie prekių pristatymo datą. Norint laiku gauti atsargas, reikalingas tolesnis pirkimų užsakymas.

6. Medžiagų gavimas ir tikrinimas:

Dideliais rūpesčiais medžiagų priėmimo užduotis priskiriama pirkimo skyriui, o nedideliais atvejais šį darbą atlieka parduotuvės valdytojas. Išpakavus prekes, jų kiekis lyginamas su pristatymo iššūkiais. Apie bet kokius elementų neatitikimus pranešama pirkimo skyriui. Šiuo metu taip pat tikrinama prekių specifikacija ir kokybė.

7. Sąskaitų faktūrų tikrinimas:

Galiausiai pirkimo skyrius patikrina tiekėjo pateiktas sąskaitas faktūras su savo įrašais. Kiekis, kokybė, kaina, terminai ir tt yra lyginami su pirkimo užsakyme pateiktais kiekiais. Atlikus pilną patikrinimą, sąskaitos faktūros siunčiamos į sąskaitų skyrių mokėjimui.