Sekretorius kaip biuro vadovas: vaidmuo ir pareigos

Perskaitę šį straipsnį sužinosite apie: 1. Sekretoriaus, kaip „Office Manager“, vaidmenį 2. Sekretoriaus pareigas biurui kaip „Office Manager“.

Sekretoriaus kaip „Office Manager“ vaidmuo:

Organizacijos sekretorius pirmiausia yra vykdomasis direktorius ir yra atsakingas už biurą.

Jis gali būti vadinamas biuro vadovu, tačiau iš tikrųjų jis yra daugiau nei dėl šių priežasčių:

a) Sekretorius turi aukštesnį statusą nei paprastas biuro vadovas. Biuro vadybininkas nepriklauso aukščiausio lygio vadovų grupei, tačiau sekretorius paprastai yra. Bent jau jis yra šalia aukščiausio lygio vadovų grupės, ty bendrovės valdybos. Labai dažnai jis priimamas Direktorių valdyboje arba direktorius yra sekretorius.

Kooperacinės bendrovės atveju sekretorius priklauso valdymo komitetui. Bet kurioje kitoje asociacijoje sekretorius, išrinktas iš narių, turi aukščiausią administracinę poziciją. Biuro vadovas dažniausiai prižiūri įprastinį darbą, o sekretorius kontroliuoja visą administraciją. Šia prasme biuro vadovas yra pavaldus sekretoriui.

b) Biuro vadovas turi savo įgaliojimus, nustatytus jo paskyrimo sąlygomis. Jis daro tai, ką jam sako. Tačiau sekretoriaus, ypač įmonės sekretoriaus, įgaliojimai taip pat priklauso nuo statuto.

d) Kai kuriose organizacijose yra paskirtas biuro sekretorius, kurio funkcijos yra biuro vadovo funkcijos ir jis veikia vadovaujant sekretoriui, kuris yra vyriausiasis vykdytojas.

(e) Iš esmės sekretorius yra vyriausiasis vykdytojas, tačiau biuro vadovas nebūtinai yra vyriausiasis vykdytojas.

(f) Kartais sekretorius pagal įstatymą reikalauja tam tikrų specialių kvalifikacijų, kurios yra įmonės sekretoriaus atveju. Tokios specialios kvalifikacijos nėra reikalingos biuro vadovui.

(g) Sekretorius veikia kaip biuro vadovas, kai nėra atskiro biuro vadovo, bet biuro vadovas negali atlikti sekretoriaus funkcijų, ypač įstatymų numatytų funkcijų.

Sekretoriaus pareigos biurui kaip „Office Manager“:

Ankstyvasis pradžia:

Biuro sekretoriaus pareigos yra pradžios. Kadangi sekretorius priklauso aukščiausio lygio vadovų grupei, jis vykdo bendrą politikos formavimą, įskaitant biuro administravimo politiką. Biuro sudėtis ir funkcijos labai priklauso nuo organizacijos funkcijų pobūdžio ir masto.

Sekretorius yra vadovo patarėjas ir paprastai jam patikėta valdyti visą valdymo dalį.

Kitame etape muitai bus tokie:

(A) Planavimas ir organizavimas:

Biuro, kuris yra aukščiausio lygio vadovų funkcijos, planavimas ir organizavimas gali būti patikėtas sekretoriui.

Tokios funkcijos yra:

(1) Pirminė sekretoriaus pareiga - parengti biuro organizacinę schemą, nustatant skirtingas pozicijas ir jų lygį. Tuo pačiu metu turi būti baigtas darbo klasifikavimas. Darbuotojų skaičius turi būti įvertintas jo, taip pat turi būti priimta įdarbinimo politika. Kartu su Organizacijos schema taip pat turi būti parengtas biuro vadovas, aiškiai apibrėžiantis kiekvienos pozicijos ir jos funkcijų autoritetą.

Tai labai naudinga išvengti:

a) Neapibrėžimas ir painiavos,

b) Valdžios institucijos ir. \ t

c) Darbuotojų konfliktas.

Su planavimu taip pat rengiamas biudţeto biudţeto sudarymo biudžetas, tiek dabarties, tiek ateities.

(2) Sekretorius dabar nuspręs, kokia sistema turėtų būti vykdoma biuro organizacijoje - centralizavimo sistema arba decentralizacijos sistema. Protingas dviejų sistemų derinimas bus idealus.

(3) Toliau pateikiamas biuro išdėstymas. Be abejo, šiuolaikinio atviro tipo išdėstymo pirmenybė bus teikiama sekretoriui. Daug kas priklauso nuo sistemos, kurios reikia laikytis, ir turimos apgyvendinimo formos bei dydžio.

(4) Dabar sekretoriui nustatomas biuro steigimo ir valdymo etapas. Darbuotojai turi būti įdarbinti, o visų tipų įranga turi būti įsigyjama jam vadovaujant ir vadovaujant.

(5) Sekretorius padalins biurą į funkcinius padalinius, dirbs departamentus ir priskirs pareigas personalo nariams. Kiekvienam darbuotojui bus paskirta atitinkama institucija ir atitinkama atsakomybė. Jei reikia, jiems bus rengiami mokymai.

(B) Priežiūra ir kontrolė:

Priežiūra ir kontrolė nėra identiški terminai. Priežiūra reiškia tik tai, ar pavaldiniai atlieka savo pareigas, ar ne. Paprastai tai atlieka biuro vadovas. Kontrolė yra didesnė funkcija.

Tai reiškia:

a) veiklos standarto nustatymas;

b) faktinių rezultatų vertinimas;

c) tikrųjų eksploatacinių savybių tikrinimas pagal standartą;

d) klaidų taisymas, jei tokių yra, kad jos nebūtų kartojamos.

(1) Sekretorius yra daugiau nei vien tik biuro vadybininkas, todėl jis turi ir pareigas - prižiūrėti ir kontroliuoti. Kai nėra biuro vadovo, jam gali padėti priežiūros institucijos. Jis negali kontroliuoti departamentų vadovų, tokių kaip gamybos vadybininkas, rinkodaros vadybininkas ir kt., Kurie atlieka pagrindines funkcijas ir yra žinomi kaip „linijos“ žmonės. Jie gali būti generalinio direktoriaus.

Tačiau „darbuotojai“, kurie yra tarnybos vadovai, yra tokie, kaip Personalo vadovas, Finansų vadybininkas ir kt. Nepriklausomai nuo to, kas yra, sekretorius turi kontroliuoti ir koordinuoti įvairias su bendraisiais arba centralizuotais biurais susijusias pareigas.

(2) Jis turi palaikyti nuolatinį ryšį tarp aukščiausio lygio vadovybės ir kitų organizacijos darbuotojų, taip pat su vyriausybe ir su jais susidomėjusius išorės žmones. Jis turi palaikyti ryšį tarp organizacijos ir plačiosios visuomenės. Tai jis vykdo iš biuro.

(3) Jis turi palaikyti koordinatorių tarp pagrindinės buveinės ir filialo ar padalinių, jei tokių yra, padalinio.

(4) Jis turi išlaikyti nuolatinį biuro įrangos tiekimą.

(5) Jis turi pateikti visus pareiškimus ir dokumentus, kaip reikalaujama pagal jo įstatymines pareigas.

(6) Jis turi surengti visus posėdžius, kurių reikalaujama pagal įstatymus ar kitaip, ir surengti visus reikalingus susitikimams. Posėdžiai gali vykti biure ar kitur.

(7) Jis turi taikyti savo mintis, kad pagerintų biuro funkcijas per O & M studijas ir iš savo.

(8) Jis turi informuoti aukščiausio lygio vadovus apie biuro veikimą ir pateikti žodžiu ar raštu pateiktas ataskaitas su rekomendacijomis arba be jų.

(C) Bendra:

Kartais, ypač visuomenės ar asociacijos ar nedidelio masto susirūpinimo atveju, didžiąją dalį kanceliarijos funkcijų tiesiogiai tvarko pats sekretorius. Paprastai dauguma pasirašytų laiškų yra pasirašyti. Kai kuriuose biuruose praktika yra tokia, kad įeinantis paštas pirmiausia eis į sekretorių, kuris peržiūrės dokumentus prieš juos platindamas atitinkamuose skyriuose.