Užpildymo sistemų organizavimas biure: Top 2 metodai

Šiame straipsnyje apžvelgiami du svarbiausi biurų užpildymo sistemų organizavimo metodai. Metodai yra šie: 1. Centralizuotas padavimas 2. Decentralizuotas padavimas.

# Metodas. Centralizuotas padavimas:

Pagal šią sistemą visa registravimo įranga yra pristatoma centrinėje biuro vietoje, kad būtų galima saugoti visų skirtingų departamentų bylas. Yra darbuotojų grupė, vadinama dokumentų tvarkytojais, kurie atlieka darbą pagal vadovo pareigas. Paprastai yra atskira patalpa, vadinama „Įrašų salė“, kurioje atliekamas padavimo darbas. Visos bylos gali būti saugomos tarnybos vadovui arba sekretoriui.

Centralizuota sistema taip pat žinoma kaip bibliotekų sistema, nes, kaip ir bibliotekoje, failai centralizuotai tvarkomi klasifikuotu būdu. Kaip ir knygos, failai klasifikuojami kategoriškai. Vadovas arba atsakingas departamentas veikia kaip bibliotekininkas. Kiekvienas asmuo, kuriam reikalinga tam tikra byla, turi pateikti rekvizitą, kuriame nurodomas reikalaujamos bylos pavadinimas ir numeris.

Konkretus failas, jei ne, yra jam išduodamas prieš pasirašant. Kartu gido kortelė dedama į tuščią vietą, kurioje buvo laikomas failas, kaip signalas. Įrašas įrašomas į registrą. Priminimas gali būti išsiųstas, jei failas negrąžinamas per pagrįstą laiką arba kai to reikalauja kitas skyrius ar asmuo. Visa procedūra yra tokia pati kaip ir bibliotekoje.

Kad ši sistema veiktų efektyviai, turi būti įvykdytos šios sąlygos:

a) bylų skaičius turi būti pakankamai didelis,

b) bylos turi būti moksliškai klasifikuojamos ir sunumeruotos, \ t

c) Turi būti išlaikytas tinkamas failų indeksas, \ t

d) turi būti parengtas personalas tvarkyti bylas;

(e) Organizacija turi turėti galimybę įsigyti įvairių rūšių dokumentų.

Gali prireikti papildomos įrangos, pvz., Rūšiavimo stalo ir padėklų, nešiojamų kopėčių, kad pasiektų aukštus lentynos ir pan.

Privalumai:

a) Yra dviejų šalių ekonomika. Mažiau padavimo įrangos skaičius bus daromas, nes kiekvienas departamentas neturės įrangos atskirai. Mažiau vietos bus užimta. Taigi, taupoma pinigai ir erdvė.

(b) Visų departamentų bylų tvarkymo ir tvarkymo tvarka yra vienoda. Toks vienodumas ir standartizacija padeda plėtoti darbo efektyvumą.

c) Duomenų rinkimo sistema yra geriau kontroliuojama, nes atsakomybė užfiksuojama padalinio skyriuje ir yra prižiūrėtojas.

(d) Turi būti parengtas mažesnis konkretaus dokumento kopijų skaičius, nes jų nereikia siųsti skirtingų atitinkamų departamentų rinkmenoms. Taigi sumažėja spausdinimo našumas.

e) Darbuotojai tampa specializuoti darbo vietoje ir gali būti įdiegtos modernios paraiškų teikimo technologijos.

f) gali paspartinti biuro veiklą, nes laikas gali būti nešvaistytas, kad gautų atitinkamus dokumentus iš įvairių departamentų bylų.

Trūkumai:

(a) Gali būti, kad byla iš dokumentų padalinio bus vėluojama, nes turi būti laikomasi griežtos paraiškos pateikimo procedūros pateikimo tvarkos.

(b) Centrinės rinkmenos padalinio rinkmenų klasifikacija gali netikti tam tikriems nukrypimams. Pavyzdžiui, pardavimų skyriui pirmiausia gali prireikti teritorinės bylų klasifikacijos, o po to abėcėlės tvarka klasifikuoti šikšnosparnį.

(c) Visi kiti svarbūs ar nesvarbūs dokumentai siunčiami padalinio padaliniui. Todėl padalinio padalinys tampa visų dokumentų ar „mirusiųjų raidžių saugyklos“ dempingo pagrindu, kuris sukelia netinkamą erdvės naudojimą. Tinkamas smulkinimas ar valymas kartais tampa būtinas.

(d) Yra tikimybė, kad procesas gali būti neteisingai pateikiamas arba popierius gali būti prarastas.

(e) Kitų padalinių tarnautojai ar dirbantys padėjėjai negali išmokti sukurtų paraiškų pateikimo būdų.

(f) Failų slaptumas nėra. Bet kuris asmuo gali eiti per bet kokį rekvizitą.

Apskritai, privalumai yra efektyvesni nei trūkumai, kurių daugumą galima įveikti tinkamai prižiūrint ir kontroliuojant departamentą.

# 2 metodas. Decentralizuotas pateikimas:

Pagal šią sistemą failus tvarko ir prižiūri įvairūs departamentai pagal jų atitinkamus reikalavimus. Ši sistema taip pat žinoma kaip padalinių registravimo sistema. Kiekvienas departamentas turės savo padavimo įrangą, o skyriaus sekretoriai atliks darbą arba kiekviename skyriuje gali būti atskirai paskirti vienas ar du tarnautojai, kad galėtų atlikti padavimo darbus.

Pagal šią sistemą nėra parengta rekvizavimo laivo pateikimo procedūra, kaip ir centralizuotos sistemos atveju. Jis dažniau priimamas.

Privalumai:

a) Dokumentų, susijusių su konkrečiu departamentu, gavimas nėra uždelstas. Jis yra lengvai prieinamas atitinkamam personalui.

(b) Kai kurie departamentai turi dirbti tik neturėdami tiesioginio ryšio su kitais departamentais, tokiu atveju geriau, kad departamentas tvarkytų savo bylas. Pavyzdžiui, didelės gamybos įmonės statybos skyrius.

c) Konfidencialios bylos turi būti prižiūrimos tiesiogiai vadovaujant departamento vadovui. Pavyzdžiui, pajamų mokesčio rinkmena.

d) Departamentas gali priimti tam tikrą rinkmenų klasifikavimo ir priežiūros metodą, kuris geriausiai atitinka departamentą.

Trūkumai:

(a) Kadangi kiekvienam departamentui reikia savo padavimo įrangos, yra dubliavimasis. Daugiau pinigų reikalingi įrangos įsigijimui ir užima daugiau vietos. Taigi, tai padidina išlaidas.

(b) Tarnybos tarnautojai turi praleisti tam tikrą laiką, per kurį jie galėtų būti veiksmingiau panaudoti. Jei užpildymui yra naudojamos papildomos rankos, yra papildomų išlaidų.

c) Gali prireikti parengti to paties dokumento egzempliorius, skirtus įvairių departamentų, kuriems gali prireikti, rinkmenoms. Padidėja spausdinimo darbų apkrova.

d) paraiškų pateikimo darbo specializacija nėra. Skirtingi skyriai gali taikyti skirtingus failų klasifikavimo ir tvarkymo metodus.

Apskritai privalumai ir trūkumai yra tolygiai subalansuoti. Tačiau visuomet yra didesnių išlaidų ir erdvės švaistymo. Dviejų sistemų palyginimas - abi sistemos turi privalumų ir trūkumų. Sunku pasirinkti iš dviejų. Tiesa, kad departamentų sistema paprastai yra brangesnė, tačiau centralizuota sistema negali būti įgyvendinama, nebent failų skaičius būtų didelis.

Apibendrinant galima teigti, kad apskritai pasiekiamas kompromisas ir laikomasi kombinuotos sistemos.

Tai daroma pagal šią formulę:

a) Bendro pobūdžio bylos, kurios gali būti susijusios su daugeliu departamentų, pateikiamos centralizuotai, todėl jos yra vienodai prieinamos visiems.

b) Konfidencialios bylos tvarkomos ir tvarkomos skyriuose.

c) yra tam tikri departamentai, turintys tam tikrą išskirtinę veiklą, o tų departamentų bylos neturi būti siunčiamos centriniam registravimui.