Organizavimas: prasmė, procesas, principas ir svarba

Perskaitykite šį straipsnį, kad sužinotumėte apie organizavimo valdymo funkcijos reikšmę, procesą, principą ir svarbą.

Organizavimo reikšmė ir procesas:

Organizavimas gali būti apibrėžtas taip:

Organizavimas yra tas valdymo procesas, kuriuo siekiama apibrėžti kiekvieno asmens (vadovo ir operatoriaus) vaidmenį siekiant įmonės tikslų; tinkamai atsižvelgiant į valdžios institucijų atsakomybės ryšius; ir numatant įmonės koordinavimą, kaip integruotą prietaisą, skirtą harmoningų grupių veiksmams gauti.

Kaip valdymo funkcija, organizavimas yra procesas; iš esmės apima šiuos veiksmus:

i) viso darbo krūvio nustatymas:

Pirmasis žingsnis organizuojant yra nustatyti visas veiklos rūšis, kurių reikia imtis siekiant įmonės tikslų. Šis organizavimo žingsnis iš tikrųjų yra tik bendras darbo krūvio įvertinimas, kurį reikia atlikti siekiant tikslų.

(ii) veiklos grupavimas ir pogrupis, ty departamento sukūrimas:

Bendra veikla, skirta užsibrėžtiems tikslams pasiekti, turi būti klasifikuojama, ty panašios ar susijusios veiklos vykdymas vienoje vietoje grupės ar pogrupio pavidalu. Šis organizavimo etapas tiesiogiai lemia padalinių kūrimo procesą. Jei įmonė lyginama su pastatu; padalinių kūrimas jame reikštų, kad pastato viduje bus pastatyti kambariai, skirti konkrečiam tikslui.

(iii) vadovo-laivo sukūrimas per įgaliotosios institucijos delegaciją:

Baigęs padalinio schemą; kitas žingsnis organizuojant šį procesą būtų patikėti atsakomybę už kiekvieno departamento veikimą atskiram vadovui. Vadybininko laivo sukūrimas tokiu būdu reikalauja, kad kiekvienam vadovui būtų suteiktas reikalingas įgaliojimas, kad valdytojas galėtų rūpintis jam pavestu darbu.

iv) Darbo pasidalijimas departamento įsteigimo-Žmogiškosios organizacijos viduje:

Kadangi nė vienas asmuo negali atlikti viso vienai tarnybai priskirto darbo; tampa būtina kreiptis į darbo pasidalijimą, kiekvienam asmeniui skiriant tik vieną dalį viso darbo. Kaip rezultatas - padalyti darbą visiems padaliniams; įmonėje atsiranda žmogaus organizacija.

v) Tarnybų fizinės infrastruktūros organizavimas departamento įsteigimo-medžiagos organizacijoje:

Kiekvienam įmonės darbuotojui, dirbančiam bet kokiu pajėgumu, bet kuriame departamente, reikia, kad tinkamai atlikti paskirtą užduotį būtų atlikti pagrindiniai fiziniai įrenginiai - žaliavos, mašinos ir įrankiai, technologijos ir kiti įėjimai. Kai fiziniai įrenginiai yra prieinami visiems darbuotojams visuose departamentuose; įmonėje atsiranda materialinė organizacija (arba fizinė-techninė organizacija).

vi) institucijos ir atsakomybės santykių apibrėžimas ir nustatymas;

Sukūrę vadybininko laivą ir žmogaus organizaciją įmonėje; tampa būtina sukurti sistemą, kuri leistų apibrėžti ir užmegzti valdžios institucijų atsakomybės ryšius tarp visų personalo vadovų ir operatorių. Iš tiesų tokie santykiai turi būti apibrėžti ir nustatyti visoje įmonėje horizontaliai ir vertikaliai.

Komentavimo taškai:

Kai kurie komentarai, kuriuos verta vertinti dėl pirmiau pateikto organizavimo valdymo funkcijos aprašymo, yra tokie:

a) Vykdant organizavimo procesą atsiranda struktūra, vadinama organizacine struktūra (arba tiesiog organizacija). Iš tiesų organizavimas yra valdymo procesas; organizacija yra jos rezultatas.

(b) Projektuodama organizacinę struktūrą, vadovybė turi planuoti ir numatyti koordinavimą visoje organizacijoje horizontaliai ir vertikaliai. Tiesą sakant, koordinavimas yra integruotas prietaisas, užtikrinantis harmoningą, efektyvų ir ekonomišką organizacinį funkcionavimą.

c) Teisėtos kompromiso tarp valdžios centralizavimo ir decentralizavimo klausimas taip pat turi būti išspręstas bent jau iš pradžių organizacijos tvarkymo etape. Tiesą sakant, aukščiausioji vadovybė, deleguodama įgaliojimus departamentų vadovams ir pavaldiniams valdytojams vidutinio ir žemesnio lygio organizacijose, turėtų nuspręsti, ar suteikti mažiems vadovams daugiau ar mažiau sprendimų priėmimo galių.

Toliau pateikiami keli populiarūs organizavimo apibrėžimai:

1. „Organizavimas yra valdžios institucijų santykių su jų tarpusavio koordinavimo nuostatomis nustatymas tiek vertikaliai, tiek horizontaliai įmonės struktūroje“.

-Koontz ir O 'Donnell

2. „Organizavimas yra atliktino darbo identifikavimo ir grupavimo procesas, atsakomybės ir įgaliojimų nustatymas ir perdavimas bei santykių modelio nustatymas, kad žmonės galėtų veiksmingiausiai dirbti tikslui pasiekti“.

- Louis A. Allen.

Organizacijos principai:

Organizacijos principai, siekiant aiškumo ir geresnio jų supratimo, buvo klasifikuojami taip:

(I) Bendrieji principai:

i) Tikslo vienybės principas

ii) Paprastumo principas

iii) Lankstumo principas

(II) Struktūriniai principai:

iv) Darbo pasidalijimo principas

v) Funkcinio apibrėžimo principas

vi) Optimalaus departamento principas

vii) Krypties vieningumo principas

viii) valdymo principas

(III) Veiklos principai:

ix) Tinkamo delegavimo principas

x) Scalar grandinės principas

xi) Pastabų vieningumo principas

xii) Institucijos lygio principas

Toliau pateikiamas trumpas komentaras apie kiekvieną iš aukščiau nurodytų organizavimo principų pagal atitinkamas kategorijas:

(I) Bendrieji principai:

Pagal šią klasifikaciją įtraukti kai kurie esminiai organizacijos principai, ty principai, kurie yra absoliučiai būtini veiksmingam ir logiškam organizacijos veikimui.

Trumpas šios kategorijos principų paaiškinimas yra toks:

i) Tikslo vienybės principas: \ t

Labai paprasta, šis principas reikalauja, kad individualūs ir departamento tikslai visoje įmonėje būtų visiškai suderinti; ir kad visi tikslai turi būti vienas kitą papildantys ir bendrai prisidedantys prie bendrų bendrų tikslų.

ii) Paprastumo principas:

Šio principo laikymasis reikalauja, kad vadovybė, kiek įmanoma, parengtų paprastą organizacinę struktūrą. Paprasta struktūra palengvina geresnį subordinuotų santykių supratimą; ir suteikia pagrindą geresniam žmonių bendradarbiavimui.

iii) Lankstumo principas:

Projektuodama organizacinę struktūrą, vadovybė turi numatyti pačioje struktūroje įrengtus įrenginius; kuris palengvintų pokyčius organizacinėje struktūroje, kuri turi būti vykdoma, kai reikia aplinkos veiksnių - vidinių ir (arba) išorinių - poreikių.

(II) Struktūriniai principai:

Struktūriniai organizaciniai principai yra susiję su tais organizacijos aspektais, kurie turi įtakos organizacijos struktūrai (ar plėtrai); jos pagrindinį dizainą ir formą.

Šiame kontekste kai kurie svarbūs principai gali būti šie:

iv) Darbo pasidalijimo principas:

Kadangi visą įmonės darbą negali atlikti tik vienas asmuo; būtina, kad toks darbas būtų tinkamai suskirstytas į daugybę asmenų. Iš tiesų, bendras vadovavimo darbas turėtų būti padalytas į keletą vadovų; ir bendras operacinis darbas padalijamas į daugelį eksploatuojančių darbuotojų.

v) Funkcinio apibrėžimo principai:

Minėtas principas reiškia, kad kiekvieno asmens ir kiekvienos įmonės padalinio vaidmuo (arba darbas) turi būti tinkamai apibrėžtas pagal darbo turinį, įgaliojimus ir priemones, reikalingas darbui atlikti ir darbo santykiams su kitiems, įmonėje.

vi) Optimalaus departamento principas:

Yra daug būdų ir pagrindų kuriant padalinius organizacijoje. Pagal optimalaus departamento principą organizacijos padaliniai turi būti sukurti ir išlaikyti, kad būtų lengviau pasiekti bendruosius įmonės tikslus.

vii) Krypties vieningumo principas:

Šis principas reiškia, kad kiekvienai veiklos sričiai, turinčiai tą patį tikslą, turi būti tik vienas bendras vadovas ir tik vienas bendras arba bendrasis planas. Kaip organizavimo principas, ši vadovavimo vienybės sąvoka turi būti įtraukta į organizacinės struktūros, kuri kiekvienai panašios veiklos grupei, struktūrą, yra nuostata, kad tik vienas bendras vadovaujančioji valdžia turi visus darbuotojus, atliekančius tą pačią funkciją, bet kur, organizacijoje.

viii) valdymo principas:

Valdymo principo intervalas yra vadinamas kontrolės ar priežiūros etapu. Tačiau frazė „valdymo sritis“ yra plačiausia; taip pat ir kontrol ÷ s trukm ÷ s bei priežiūros intervalo sąvokos. Valdymo principo apimtis reiškia, kad pavaldinių skaičius yra ribotas; kurio darbas gali būti veiksmingai valdomas (kontroliuojamas ar prižiūrimas).

Komentavimo taškai:

Tam tikras naudingas pastabas valdymo principo kontekste galima būtų padaryti taip:

a) galioja tik veiksmingas valdymas; dėl neveiksmingo ar neveiksmingo valdymo, nėra jokių apribojimų. Vadinasi, valdymo principas galioja tik veiksmingo valdymo kontekste. Pavyzdys iliustruotų šios idėjos svarbą.

Pavyzdžiui, mokyklos ar kolegijos klasėje mokinių skaičius turi būti ribotas; kadangi nė vienas mokytojas, nepriklausomai nuo to, kas yra kompetentingas, galėtų veiksmingai perteikti mokymą neribotam skaičiui mokinių.

Kalbant apie šią situaciją, kreipkitės į viešą kalbėtoją, kuris galėtų tinkamai spręsti didžiulį auditorijos susirinkimą; nesvarbu, ar ir kiek žiūrovai yra imlūs kalbėtojo kalbai ar tai, kaip efektyviai kalbama kalbėtojo ir auditorijos bendravimo procese. Pastaruoju atveju valdymo principas nėra galiojantis ir netaikytinas.

b) Ką tiksliai ar tiksliai turi būti pavaldinių mažiau nei vienas viršininkas, negalima tvirtinti ar tiksliai; kaip valdymo principas yra situacinis. Nėra stipraus ir greito pavaldinių skaičiaus, kuris nustatytų optimalų valdymo intervalą visose valdymo situacijose.

Be kitų veiksnių, vyresniojo kompetencija ir pavaldiniai, sugebėjimai, įgūdžiai ir reikalavimai yra labiausiai dominuojantys veiksniai, galintys lemti valdymo valdymo spartą konkrečioje valdymo situacijoje.

c) Valdymo principo aiškinimas paaiškina organizacijos struktūrą; jei priešingu atveju, vienas valdytojas galėtų dirbti ir valdyti visų pavaldinių darbą; ir nereikėtų struktūrizuotos organizacinės struktūros.

d) valdymo principas turi būti susijęs su organizacinės struktūros forma; ty ar tai būtų aukšta arba vienoda organizacinė struktūra. Tai yra samprata, susijusi su siauromis ir plačiomis valdymo kryptimis.

Siauras valdymo etapas yra tas, kai viršininkas gali tvarkyti mažesnį pavaldinių skaičių; Nors valdant labai daug, pavaldinių skaičius yra „didesnis“ nei valdomas siaurais valdymo intervalais.

Atitinkamai siauras valdymo etapas sukeltų šiek tiek aukštesnę organizacijos formą; ir platus valdymo mastas sukurtų palyginti „vienodą“ organizacijos struktūrą. Paimkime hipotetinį pavyzdį, kad iliustruotume, kaip „aukšta“ arba „plokščia“ organizacijos struktūra formuossi priklausomai nuo to, ar tai yra siauras ar platus valdymo etapas.

Tarkime, įmonėje yra 10 vadovų valdomų pavaldinių. Dar labiau manyti, kad valdymo span yra taip pat 10. Šioje situacijoje vienintelis vadybininkas turėtų tvarkyti ir valdyti visų dešimties pavaldinių darbą.

Organizacinė struktūra būtų tokia:

Dabar, tarkime, kad valdymo span yra tik 5. Šiuo atveju vadovui padėtų du vadovų padėjėjai; ir kontroliuoja 10 pavaldinių per du padėjėjus - kiekvieną padėjėjo vadovą, valdantį 5 ​​pavaldinių darbą.

Tokiu atveju organizacinė struktūra atrodytų šiek tiek aukštesnė už savo kolegą, kuri būtų plačiai taikoma; ir turės daugiau organizacijos sluoksnių. Ši koncepcija iliustruoja šią diagramą.

Nepriklausomai nuo diskusijos detalių, pakaktų pasakyti, kad organizacinės struktūros, kuri yra aukšta arba vienoda, forma daro įtaką organizaciniam efektyvumui, atsižvelgiant į administravimo išlaidas, komunikacijos efektyvumą ir koordinavimą.

(III) Veiklos principai:

Galima pasiūlyti organizavimo veiklos principus, kurie turi įtakos organizacijos veikimui ar veikimui.

Kai kurie svarbūs šios kategorijos principai yra šie:

ix) Tinkamo delegavimo principas:

Tinkamo delegavimo principu mes suprantame, kad kiekvienai vadovybei turi būti suteikta reikiama (ar būtina) reikalinga institucija, kad pozicijos turėtojas, ty vadovas, galėtų sėkmingai susidoroti su savo darbo reikalavimais.

x) Scalar grandinės principas:

„Scalar“ grandinė reiškia viršūnių grandinę nuo aukščiausio rango iki žemiausio rango organizacijoje. Scalarinė grandinė sudaro vadovų ir pavaldinių, organizacijoje, valdžios ir atsakomybės santykių pagrindą; tokiu būdu skatinant abipusį supratimą tarp vadovų ir pavaldinių įvairiuose organizacijos lygiuose.

Kaip organizavimo principas, skaliarinės grandinės principas reikalauja, kad jis būtų įtrauktas į organizacijos projektą, siekiant užtikrinti sklandų įmonės gyvenimo procesą.

xi) Komandų vieningumo principas:

Minėtas principas reiškia, kad darbuotojas vienu metu turi gauti užsakymus ir nurodymus tik iš vieno viršininko. Šio principo laikymasis yra pageidautinas dėl darbuotojų abejonių ir painiavos panaikinimo; ir kad būtų lengviau tiksliai nustatyti asmenų atsakomybę už jų laukiamus rezultatus.

xii) Institucijos lygio principas:

Institucijos lygio principas reiškia, kad valdytojai tam tikruose valdymo hierarchijos lygiuose turi nuspręsti tik tuos dalykus, kurie patenka į jų vadovaujančioms pareigoms priskirtą instituciją.

Natūralus šio principo pratęsimas yra tas, kad jei vadybininkas bet kuriame valdymo hierarchijos lygyje patenka į klausimą, kuriam jo įgaliojimai netaikomi; klausimas turi būti perduodamas hierarchijoje aukštyn arba atitinkamu lygiu nuleidžiamas hierarchija sprendimui priimti.

Organizacijos svarba (arba privalumai):

Organizacijos svarbą galima pabrėžti atsižvelgiant į jo vaidmenį įmonės gyvenime, atsižvelgiant į tokį analizės būdą:

i) Pagrindinis organizacijos vaidmuo

ii) Kiti vaidmens aspektai

Apsvarstykite organizacijos, kaip planuota, vaidmenis:

i) Pagrindinis organizacijos vaidmuo:

Pagrindinis organizacijos vaidmuo galėtų būti išreikštas lyginant jį su transporto priemone; kuri yra sukurta ir skirta įmonės tikslams pasiekti.

Kaip ir transporto priemonės pagalba, asmuo gali pasiekti savo tikslą; panašiai, asmenų grupė (kurią sudaro įmonė) yra pajėgi pasiekti savo paskirties vietą, ty pasiekti bendrus tikslus per organizacijos transporto priemonę.

Iš tiesų, norint pasiekti įmonės tikslus, būtina imtis veiksmų, susijusių su grupės veikla; tokį veiksmą suplanuoja ir sistemingai valdo organizacinė struktūra, ty organizacija.

(II) Kiti vaidmenų aspektai:

Kai kurie svarbūs organizacijos vaidmens aspektai galėtų būti išdėstyti taip:

i) palengvina specializaciją:

Iš esmės yra organizacija, kuri rūpinasi įvairių tipų - tarp vadovų, pavaldinių ir operatorių - darbo pasidalijimu ir įgyvendinimu. Toks darbo pasidalijimas, lemiantis specializaciją įvairiose srityse, padeda didinti žmonių veiklos efektyvumą organizacijoje.

Komentavimo punktas:

Darbo pasidalijimas ne tik suteikia įmonei galimybę pasinaudoti specializacijos pranašumais, bet ir vadovaujančiu bei operatyviniu darbu; ji taip pat užtikrina tvarką ir sistemą organizacijos veikloje.

ii) vengia pastangų praleidimo, sutapimo ir dubliavimo:

Skirstydamas darbą tarp padalinių ir asmenų organizavimo metu, vadovybė rūpinasi, kad:

a) Nėra jokios darbo dalies, reikalingos tikslams pasiekti

b) veikla ir pastangos nesutampa ar dubliuojasi, tuo pat metu skiriant darbą asmenims ir departamentams.

Tokiu būdu organizacija užtikrina ekonomišką, efektyvų ir efektyvų įmonės veikimą.

(iii) apibrėžia (arba paaiškina) institucijos atsakomybės santykius:

Organizacinė struktūra apibrėžia ir paaiškina, kad įmonės vadovų ir pavaldinių pareigūnų atsakomybės santykiai yra horizontaliai ir vertikaliai. Toks institucijų atsakomybės santykių paaiškinimas ne tik reiškia sklandų organizacinio gyvenimo veikimą; bet taip pat skatina gerus žmogaus santykius organizacijoje, palengvinant tarpusavio supratimą.

iv) palengvina darbuotojų skaičių:

Organizacinė struktūra yra puiki pagalba efektyviam darbuotojų skaičiui. Jis, aiškiai apibrėždamas įvairias organizacines pozicijas - vadovų ir veiklos, ne tik atkreipia dėmesį į tai, kad reikia atitinkamo personalo, kuris turi turėti šias pareigas; tačiau taip pat nurodomi reikalavimai, kurių reikia ieškoti įvairiuose personaluose, atsižvelgiant į gebėjimus ir įgūdžius, reikalingus šiems darbams atlikti.

Komentavimo punktas:

Gerai apibrėžta organizacinė struktūra palengvina personalo tobulėjimą, ypač vadovų, leidžiant darbo rotacijos sistemai. Aukščiausioji vadovybė gali pasinaudoti darbo rotacijos metodu, nes struktūroje nustatytų darbo vietų reikalavimai rodo galimybę ar kitaip priimti tinkamą sprendimą dėl skirtingų pozicijų perkėlimo.

v) numato koordinavimą:

Organizacija palengvina koordinavimą; pastaroji yra numatyta organizacijos struktūroje kaip pastatytas įrenginys. Nereikia nė sakyti, kad gerai suplanuota ir apibrėžta organizacinė struktūra numato nuodugnų koordinavimą horizontaliai ir vertikaliai; ir leidžia vadovybei patirti vadybininko laivo esmę ir atnešti įmonę į sėkmės aukštį.

vi) nustato ryšių kanalus:

Darbuotojų bendravimas įmonėje yra ne tik organizacijos veiklos trukmė; bet taip pat padeda stiprinti gerus žmonių santykius, sukuriant abipusio supratimo pagrindą. Organizacinė struktūra padeda kurti įvairius bendravimo kanalus; su žmonėmis susieti skaliarinę grandinę ir kitus organizacinius ryšius.

Tačiau organizacijai ryšiai gali būti tik atsitiktiniai, nepastovūs ir mažiausiai autentiški, arba gali būti absoliuti komunikacijos spraga.

vii) palengvina „valdymą pagal išimtis“:

Išimties valdymas yra filosofija, kurioje aukščiausioji vadovybė sutelktų dėmesį tik į išskirtinius ar kritinius dalykus (pvz., Strategijos formavimą, politikos formavimą, kontroliuojant reikšmingus personalo veiklos rezultatų nukrypimus); likusių įprastų ir operatyvinių klausimų palikimas pavaldiniams visoje įmonėje.

Tokia valdymo sistema, pvz., Valdymas išimties tvarka, negali būti pradėta ir įdiegta įmonėje, tiesiog atsitiktinai ar staiga; gana patikima organizacinė struktūra atveria kelią ir sukuria aplinką laipsniškai ir sistemingai įvesti šią filosofiją.

Iš tiesų, vadovaujantis išimties tvarka, yra aukščiausia valdžios decentralizavimo būklė; ir pastarasis galėtų būti numatytas kuriant ir struktūrizuojant organizaciją.

viii) susiduria su aplinkos pokyčiais:

Aplinkos pokyčiai atsispindi tokiose sąlygose kaip super sparčiai besikeičianti technologija, akcentuojant konkurenciją, atsirandančias naujausias socialines ir kultūrines vertybes, plėtojant prekybos ir pramonės reguliavimą ir pan.

Be abejo, organizacija galėtų susidurti su tokiais iššūkiais, pasinaudodama valdymo stilių sistemomis, pertvarkydama departamentus, suteikdama galimybes moksliniams tyrimams ir plėtrai bei patobulindama veiklos laiką ir vykdydama kitas panašias priemones.

ix) skatina augimą ir plėtrą:

Gera organizacija vadovauja įmonei augimo linijose. Įmonės augimą ir plėtrą, kuri yra būtina net ir išlikimui labai dinamiškoje ekonomikoje, daug lengvina organizacija, kurdama daugiau padalinių, plečiant esamus padalinius, plečiant valdymo sritį, užtikrinant geresnį ir efektyvesnį koordinavimą ir bendravimą visa tai vyksta esamoje sistemoje, struktūroje ir įmonės veikloje.

(x) sukuria sinergiją:

Patikima organizacija, užtikrinanti efektyvų departamentų funkcionavimo integravimą, padeda įmonei pasinaudoti verslo sistemos sinergijos ypatumais. Kompaktiškesnė ir atsakingesnė yra organizacinė struktūra; tuo labiau būtų sinergijos efekto privalumai.