Biuro komunikacija: reikšmė, svarba ir tipai

Perskaitykite šį straipsnį, kad sužinotumėte apie „Office“ ryšį. Perskaitę šį straipsnį, sužinosite apie: 1. Biuro komunikacijos reikšmę 2. Biuro komunikacijos svarba 3. Biuro komunikacijos tipai.

Biuro komunikacijos reikšmė:

Bendravimas reiškia pokalbį. Tai yra įprasta mūsų kasdienio gyvenimo funkcija. Tai būtina norint užmegzti ryšius, paaiškinti dalykus, keistis idėjomis, perduoti informaciją, duoti nurodymus ir pašalinti nesusipratimus. Bendravimas yra būtinas egzistavimui. Tačiau komunikacija turi konkretesnę reikšmę vadybos moksle.

Pasak prof. Alleno, „Tai reikšmės tiltas. Jį sudaro sistemingas ir nuolatinis pasakojimas, klausymas ir supratimas. “ Aišku, kad komunikacija baigta, kai komunikatorius supranta komunikatoriaus siunčiamus pranešimus. Tai reikšmės tiltas, ty pranešimo prasmė yra suprantama komunikatoriaus ir komunikacijos prasme.

Biuro komunikacijos svarba:

Jos svarba yra didelė ir auga. Organizacijos sėkmė priklauso nuo to, kaip ji vykdo intensyvų ir intensyvų bendravimą. Tai apibūdinama kaip valdymo priemonė. Tai yra paskutinis žodis valdyme. Kai susitinka daugiau nei vienas žmogus, tarp jų vyksta bendravimas.

Biure žmonės susitinka ir dirba kartu. Todėl tarp jų turi būti bendravimas. Pagrindinė biuro funkcija yra bendrauti viduje ir išorėje. Organizacijai reikia biuro, nes visa komunikacija išeis iš jos ir ateis. Didžiausias biuro mašinų skaičius skirtas bendravimui.

Biuro ryšio tipai:

Apskritai ryšiai gali būti vidiniai ir išoriniai. Vidaus komunikacija vyksta tarp žmonių, dirbančių viduje, biure. Tai taip pat reiškia ryšį tarp darbdavio ir darbuotojų arba tarp asociacijos narių arba tarp bendrovės ir jos akcininkų.

Išorinis bendravimas yra su pašaliniais asmenimis, pvz., Klientais, tiekėjais, skolininkais, kreditoriais, kitomis organizacijomis, vyriausybe ir įvairiomis agentūromis, o galiausiai plačiajai visuomenei. Sekretoriui tenka pagrindinė pareiga prižiūrėti ir kontroliuoti abiejų tipų ryšius.

Pagal metodus komunikacija gali būti suskirstyta į tris dalis - žodžiu, raštu (korespondencija) ir gestalu.

Vidinė komunikacija:

Ryšio dėka galima palaikyti darbdavio ir darbuotojo santykius, taip pat geresnius santykius. Aukščiausio lygio vadovų lygmeniu priimami sprendimai vyksta vykdymo ir veiklos lygiu žemyn per aukštesniųjų santykių grandinę organizacijos struktūroje.

Išskyrus atvejus, kai organizacijos tikslai ir politika perduodami darbuotojams, nei jie negali įsitvirtinti organizacijoje, nei gali atlikti savo atitinkamas funkcijas.

Visais atvejais, kai organizacijoje bus įvestas bet koks pasikeitimas, darbuotojams turi būti iš anksto pranešta, kad jie būtų pasirengę psichiškai. Priešingu atveju gali būti šokas. Darbuotojai taip pat turi turėti galimybę pranešti darbdaviui apie savo skundus, skundus ar sunkumus.

Taip sukuriami geresni darbdavių ir darbuotojų santykiai ir pašalinami nesusipratimai. Bendravimas apibūdinamas kaip dvipusis eismas. Vidaus komunikacija gali būti žodinė, rašytinė, vizuali ir gestinė. Susitikimų, konferencijų ir kt. Rengimas, bendrų konsultacijų ar grupinių diskusijų ir pan. Rengimas, ataskaitų siuntimas, protokolų kopijos ir kt. Yra keletas veiksmingų vidaus komunikacijos metodų.

Kalbant apie bendravimą, yra šešių tipų užklausos ir užklausos turi aiškius atsakymus. Jie yra:

Kodėl?

Be komunikacijos, tiek vidaus, tiek išorės, jokia organizacija negali būti kuriama ir vykdoma.

Kada?

Prieš perduodant pranešimą iš kitų šaltinių.

Ką?

Nereikia paslėpti bendro intereso klausimų. Iš tikrųjų negalima išsaugoti jokios paslapties. Todėl geriau ne slėpti nieko personalo nariams, tačiau tam tikros išimtys.

Kur?

Bendravimas gali vykti konfidencialiai tarp dviejų labai mažoje grupėje esančių rūmų arba atvirai susirinkime ar konferencijoje tarp daugybės asmenų arba viešame susirinkime.

Kaip?

Tai turi būti daroma naudojant tokią terpę, kurią supranta komunikatorius ir abu. Vaizdinė komunikacija labai tinka neraštingiems žmonėms. Yra daug kliūčių efektyviam bendravimui, pvz., Kalbai, triukšmui, būsenai ir kt.

Kam?

Bendri organizacijos tikslai turi būti perduoti visiems organizacijos viduje, kad kiekvienas galėtų įsitvirtinti organizacijoje.

Mechaniniai įrenginiai:

Vidiniams ryšiams naudojami skirtingi įrenginiai arba darbo taupymo įrenginiai:

a) Oralinis - tarptinklinis telefono ryšys, diktofonas, pneumatiniai vamzdžiai ir kt.

b) Rašytinė - rašomosios mašinėlės, kopijavimo mašinos ir kt.

(d) Signalizavimas - skambinant varpais, signalizatoriais, raudonais žiburiais ir pan.

Išorinė komunikacija:

Išorinė komunikacija yra būtina vykdant veiklą ir plėtojant bet kokią organizaciją, prekybą ar ne prekybą. Tai būtina norint išplėsti ir gerinti viešuosius ryšius, taip pat gerinti geranoriškumą ir prestižą. Skirtingi reklamos metodai skirti bendravimui. Pranešimų, žurnalų ir kt. Publikavimas taip pat yra kitas metodas. Išorinė komunikacija gali būti žodžiu, raštu ir vizualiai.

Mechaniniai įrenginiai:

Išorinei komunikacijai naudojami skirtingi įrenginiai arba darbo taupymo įrenginiai:

a) Oralinis - telefonas su magistraline sistema, kabeliais ir pan.

b) Rašytinė - rašomosios mašinėlės, kopijavimo mašinos, telekomunikacijos (telekso sistema) ir kt.

Tiesą sakant, televizija yra garso ir vaizdo technika.