Pastabos apie biurą: vaidmuo, svarba ir tikslas

Jei norite sužinoti apie „Office“, perskaitykite šią pastabą. Perskaitę šią pastabą, sužinosite apie: 1. Tarnybos vaidmenį 2. Tarnybos svarba 3. Tikslas 4. Biuro svarba verslo verslui.

Tarnybos vaidmuo:

Tarnyba turi trijų rūšių vaidmenis:

a) Organizacija reikalauja, kad ji įvykdytų savo tikslus. Čia biuras atlieka pavaldinio vaidmenį. Ji yra pavaldi organizacijai, nes organizacija įsteigia savo biurą. Šis vaidmuo būtinas norint atlikti įprastą darbą,

b) Tarnyba taip pat atlieka papildomą vaidmenį. Jei nėra biuro, organizacija negali veikti. Gamykla be biuro negali atlikti gamybos. Gamykla turi turėti biurą, saugoti žaliavų tiekimą, darbo užmokestį, atsargas ir kt.

c) Trečiasis biuro vaidmuo yra kontroliuoti. Visų rūšių organizacijoms reikalingi įvairūs kontrolės būdai. Pavyzdžiui, finansų kontrolė, gamybos kontrolė ir kt. Jei nėra kontrolės, organizacijos tikslai negali būti tikslingai ir efektyviai pasiekti. Šis vaidmuo yra būtinas administraciniam darbui atlikti. Šiuo atžvilgiu organizacija tampa pavaldi biurui.

Biuro svarba:

Kadangi biuras atlieka skirtingus vaidmenis, tam tikra svarba organizacijai. Organizacijai reikia bendravimo ir biuro, yra komunikacijos centras. Todėl biuras yra labai svarbus kiekvienai organizacijai.

Organizacijai reikia veiksmingo valdymo ir jos veiklos. Valdymas reiškia, kad tai daroma per kitus žmones. Valdymui reikia planuoti ir priimti sprendimus, o sprendimai turi būti įvykdyti. Biuras yra konkreti vieta, kurioje priimami tokie sprendimai. Būtent biuras teikia reikiamus duomenis ir informaciją, kuria remiantis bus priimami sprendimai.

Be to, šie duomenys ir informacija turi būti registruojami, sprendimai turi būti užregistruoti, taip pat turi būti užregistruoti veiksmai. Įrašai yra būtini norint pateikti nuorodas, patarimus ir įrodymus. Biuras yra vieta, kur yra rengiami ir saugomi įrašai. Kiekvienas veiksmas turi būti kontroliuojamas, nes nėra garantijos, kad veiksmai bus vykdomi pagal standartą ar planą.

Biuras yra kontrolės centras. „Leffingwell “ teigimu, „gerai organizuota įstaiga leidžia vadovybei suplanuoti savo operaciją protingai, užtikrinti, kad planas būtų įgyvendintas, stebėti jų pažangą, greitai nustatyti jų veiksmingumą, nedelsiant įvertinti rezultatus ir koordinuoti visus rezultatus verslo veiklą “ .

Tarnybos tikslai:

Iš pirmiau minėtos pastabos galima suprasti, kaip svarbu, kad tarnyba būtų tokia, kaip ji atitinka šiuos tikslus:

a) Tai vieta, kur vadovybė gali protingai parengti planus;

b) vadovybė gali padaryti savo planus veiksmingus nuo biuro,

c) Iš biuro įrašų galima žinoti dabartinę plano įgyvendinimo pažangą,

d) Įvairiais kontrolės būdais, kurie atliekami biure su turimais įrašais, galima nustatyti plano veiksmingumą, \ t

e) tokių veiksmų rezultatai biure nedelsiant įvertinami, \ t

f) Įvairios veiklos yra koordinuojamos iš biuro.

Tiesą sakant, tai yra skirtingos funkcijos, atliekamos biure. Visos funkcijos yra būtinos sėkmingam organizacijos valdymui. Tai reiškia biuro svarbą.

„Office“ svarba verslo įmonėms:

Verslas turi būti organizuotas ir verslas yra organizacija. Organizacija turi turėti biurą, kuriame turi būti atliekamos skirtingos funkcijos. Kaip ir bet kuriai kitai organizacijai, biuras turi didelę reikšmę verslo organizacijai ar įmonei. Biuro svarba verslo įmonei turi ypatingą reikšmę. Verslas reiškia riziką.

Įmonėje yra keturių tipų suinteresuotosios šalys arba rizikingų asmenų. Jie yra:

a) akcininkai (akcinės bendrovės atveju) arba savininkai, kurie rizikuoja pinigais;

b) kreditoriai, kurie taip pat naudojasi pinigų rizika, \ t

c) darbuotojai, kurių pajamos yra susijusios su verslu, \ t

d) klientai, kurie išleidžia pinigus, kad įsigytų įmonės produktus ar paslaugas, ir gali nukentėti, jei produktai ar paslaugos nėra tokio standarto, kokio tikėtasi.

Visi šie suinteresuotųjų šalių tipai turi būti patenkinti, todėl sėkmingas įmonės valdymas yra didžiulis uždavinys. Valdymui reikia gerai organizuotos įstaigos, kuri palaiko nuolatinį ryšį ir patikimus įrašus.

Verslo dokumentai turi būti tobuli, nes vyriausybei tenka įvairių įsipareigojimų. Profesorius Dicksee teisingai pažymėjo, kad „biuras yra į verslą, kurį stebi“ . Jei laikrodžio pagrindinė juda, tada pagrindiniai krumpliaračiai juda ir kiti. Ši pastaba pateisina tarnybos svarbą iš dviejų pusių. Tai yra koordinavimo centras ir yra kontroliuojantis centras.

Laikui bėgant yra tendencija didinti veiklos mastą ir verslo mastą. Yra tendencija diversifikuoti. Visa tai lemia didesnį spaudimą biuro darbui tiek kiekybiškai, tiek kokybiškai.

Panašiai, laikui bėgant, prie laikrodžio pridedama daugiau funkcijų. Su laiku, data ir diena taip pat nurodomi laikrodžiu. Bet pagrindinė jėga kontroliuoja viską, nors našta padidėja. Todėl analogiškumas tarp biuro ir laikrodžio pagrindo yra labai tinkamas.

Biuras taip pat lyginamas su žmogaus kūno smegenimis. Smegenys yra žmogaus kūno nervų centras ir kontrolinis centras. Idėjos žydi smegenyse, kurios perduodamos per nervus, o veiksmus sukelia raumenų traukimas.

Smegenų atakos metu organizmas paralyžiuotas ir gali būti mirtinas. Nervai koordinuoja įvairių žmogaus kūno dalių jausmus. Nuo atstumo arba nuo kūno viršaus smegenys kontroliuoja tolimiausias dalis ir artimiausias. Panašiai iš gerai organizuotos įstaigos galima kontroliuoti ir koordinuoti įvairias ar netoliese esančias organizacijos veiklas ir palaikyti ryšius.