Įranga, skirta „Office“ laiškų tvarkymui: poreikis ir tipai

Perskaitykite šį straipsnį, kad sužinotumėte apie įrangą, reikalingą „Office Mail“ tvarkymui. Perskaitę šį straipsnį, sužinosite apie: 1. Reikalavimus pašto apdorojimo įrangai. 2. Pašto apdorojimo įrangos tipai.

Pašarų tvarkymo įrangos poreikis:

Pašto apdorojimas yra sunkus darbas. Yra tiek daug operacijų. Kasdien reikia tvarkyti daug pašto siuntų, gaunamų ir išeinančių. Skaičius yra labai didelis dėl didelio susirūpinimo. Šis skaičius didėja, didėjant susirūpinimui; ir veikla yra dauginama.

Laiškai ar pranešimai ar aplinkraščiai dažnai turi būti siunčiami tiems patiems asmenims, tada tie patys adresai turi būti parašyti arba spausdinami kelis kartus.

Daugelis puslapių ar aptvarų turi būti sumontuoti kartu. Visa tai yra varginantys darbai, tačiau jie turi būti atliekami tiksliai. Siekiant įveikti monotoniją, užtikrinti greitį ir tikslumą bei išvengti vagysčių, įdiegtos įvairios mašinos, kurios gali būti naudojamos, jei darbo apimtis yra gana didelė, kad sistema taptų ekonomiška.

Pašto tvarkymo įrangos tipai:

Toliau aprašomi skirtingi pašto apdorojimo mechanizmai:

(1) laiško atidarymo mašina:

Ši mašina naudojama vokams atidaryti. Laiškai paprastai atidaromi ranka, tačiau šiek tiek nerūpestingumas gali pakenkti vidiniam turiniui. Pagal šią mašiną voką galima atidaryti smulkiai pjaustant siaurą juostą iš vieno voko krašto.

Mašinoje yra savaime galandantys ir besisukantys pjovikliai arba peiliai. Mašina gali būti valdoma rankomis arba valdoma elektra. Elektriniu būdu valdomas įrenginys per minutę gali atverti iki 500 visų dydžių vokų.

(2) Voko uždarymo mašina:

Vokų sandarinimas yra varginantis ir purvinas darbas. Nešvarūs, nes naudojami dervos arba klijai. Apvalkalo sandarinimo mašina, jei ji valdoma rankomis, gali lengvai užsandarinti apie 150 vokų per minutę ir, jei elektra valdoma, skaičius gali siekti 25 000 valandų per valandą.

Vanduo turi būti tiekiamas nuolat. Bet kokio protingo pločio, ilgio ir storio vokus galima užplombuoti standartine mašina. Elektra valdomas įrenginys turi papildomą pranašumą, kad vanduo yra karštas ir karštas vanduo greitai veikia guma.

(3) „Collating Machine“:

Prieš išsiunčiant, gali prireikti surinkti keletą gaubtų ar popieriaus lapų. Tai darbingas ir rizikingas darbas. Rizikinga, nes bet koks popieriaus lapas gali būti praleistas arba gali būti, kad to paties puslapio dubliavimas gali būti neveiksmingas. Tai taip pat užima daug laiko. Surinkimo mašina išsprendžia visas problemas.

Tokia mašina yra įvairių tipų ir dydžių. Didelė mašina ne tik susilieja, bet ir susieja dokumentus. Paprasta rinkimo mašina gali būti naudojama mašinistui, kuris išlaiko reikiamą popieriaus lapų skaičių, sujungtą su anglies popieriaus lapais, paruoštą ant stalo, kad laikas nebūtų švaistomas, kad popierius būtų paruoštas, kai kopijų skaičius bus įvedamas laikas.

(4) popieriaus sulankstymo mašina:

Popierių sulankstymas prieš įdėdami vokus yra ne toks paprastas darbas, kaip atrodo. Sulankstymas turi būti atliktas tvarkingai ir elegantiškai. Nėra nereikalingų raukšlių, dėl kurių būtų prarandama laiko. Sulankstymas tampa sudėtingas, kai reikia sulankstyti popieriaus krūva.

Sulankstymas turi atitikti voko dydį. Jei naudojami „langų vokai“, lankstymas turi būti atliekamas taip, kad būtų matomas raidėje įvestas vidinis adresas. Visos šios problemos gali būti išspręstos, jei naudojama popieriaus sulankstymo mašina.

Yra kompozicinė mašina, kuri susikaupia, sulankstys ir įdės popieriaus voko viduje ir pagaliau užsandarins. Visa tai galima padaryti greičiu, kad per valandą būtų paruošti 2500 vokų. Tačiau daug kas priklauso nuo rinktinų dokumentų skaičiaus.

(5) Adresavimo mašina arba adresų knyga:

Tokios mašinos pagalba priimama, kai tiems adresatams turi būti siunčiami dažnai laiškai ar aplinkraščiai ar pranešimai. Pavyzdžiui, ryšys su asociacijos ar įmonės nariais, elektros ar telefono sąskaitas abonentams, priemokos pranešimai draudimo polisams ir pan.

Šiai mašinai turi būti parengta kiekvieno pavadinimo ir adreso pagrindinė kopija. Tai gali būti padaryta įspaudžiant ant metalinių plokščių arba trafaretų gabalus ant storų popierių ar plastikinių lakštų ir pan. Šios plokštės arba kortelės tiekiamos mašinos viduje. Paspaudus svirtį, po vieną į spausdinimo padėtį atkeliauja plokštelė arba kortelė.

Vokas arba kortelė dedama ant platformos, o įspaustas plokštelė arba kortelė yra užspaudžiama, o tarp jų - sausas rašalas. Atspausdinta. Pridėjus kai kuriuos priedus, numeravimas taip pat gali būti atliekamas vienu metu arba dalis viso aprašymo gali būti atspausdinta (pvz., Tik pavadinimas) ir kt.

Visi pavadinimai vienu metu gali būti nenorėti. Kai kurie automatiniai įrenginiai gali pasirinkti. Adresus galima atspausdinti nuo 800 iki 1000 per valandą rankiniu būdu valdomoje mašinoje ir iki 7000 valandų per valandą naudojant elektrą.

Tokia mašina naudojama net už darbo užmokestį ar užmokesčio lapus, už sąskaitas faktūras, kitiems formų pildymo darbams. Jis turi daug privalumų:

a) tai turi didžiulį greitį,

b) Nėra klaidos spausdinant pavadinimą ir adresą,

c) operacija yra paprasta,

d) jis gali būti naudojamas įvairiais tikslais ir įvairiais būdais, \ t

e) tai lemia ekonomiką.

Jis taip pat turi trūkumų:

a) metalinės plokštės yra brangios, nors ir patvarios;

b) Sunku atlikti pakeitimus.

(6) „Franking Machine“:

Tai mašina, naudojama spausdinti ant vokų, kortelių ir kt. Skirtingų nominalų pašto ženklų dizaino, kuriame nurodoma data, suma, antspaudavimo vieta ir registruotas vartotojo numeris. Be to, gali būti atspausdintas ir reklaminis šūkis.

Prekybos namai, švietimo įstaigos, vyriausybinės įstaigos ir įvairios kitos organizacijos dažniausiai naudojasi tokia mašina, užuot naudoję paprastus lipdukus. Ši mašina buvo įdiegta po 1922 m. Tarptautinės pašto konvencijos. Tokia mašina gali b; įsigyti arba užpylti, bet turi būti nuvežti į registracijos postą ir licenciją.

Pašto numeris vartotojui skiria numerį. Prie įrenginio prijungtas matuoklis, kuriame nurodomas pinigų kiekis, sunaudotas paštu. Suma, apskaičiuota pagal tikėtiną suvartojimą, turi būti apskaičiuota ir sumokėta iš anksto pašto skyriui.

Atitinkamai pašto skyrius koreguoja skaitiklį iki tos ribos, užrakina ir užplombuoja. Vartotojas gali naudoti mašiną tol, kol pasiekiama ši pašto siuntimo vertė ir po to mašina nustos veikti. Vėlgi mašina turi būti nuvežta į pašto skyrių, kad būtų galima iš naujo sureguliuoti skaitiklį iš anksto sumokėjus pinigus.

Norint atlikti frankavimą, reikia imtis šių veiksmų:

(1) Laiškai turi būti rūšiuojami pagal jiems reikalingą pašto siuntų kiekį.

(2) Mašina nustatoma vienu pavadinimu vienu metu. Pavyzdžiui, 25 paise, 35 paise ir pan. Vienu metu turi būti atsiųsti laiškai, reikalaujantys 25 porų antspaudo. Tada raidės reikalauja 35 paise antspaudo ir pan.

(3) Ant vokų ar sunkių storio gaminių, kurių neįmanoma įeiti į mašiną, atskiri lakštai yra užpakuoti ir įklijuojami ant gaminių.

(4) Jei yra kokių nors klaidų, šis vokas yra saugomas ir gali būti deponuojamas pašto skyriuje, kad būtų grąžinta.

(5) Kiekvieną dieną reikia pakeisti datų spausdinimo mechanizmą.

(6) Mašina turi būti atsakinga už atsakingą asmenį, kad nebūtų piktnaudžiaujama.

Privalumai:

(a) Operacija sutaupo laiko. Maždaug 2 000 laiškų per valandą galima atsiųsti rankiniu būdu ir 15 000 elektriniu būdu valdomo įrenginio.

b) pašto ženklo atsargos neturi būti saugomos.

c) gali būti išvengta pašto ženklų pilferacijos.

d) Rašyti knygą nereikia.

e) paštas yra paruoštas pristatymui greitai.

f) reklaminių šūkių spausdinimas yra pigus reklamos būdas.

Trūkumai: