Ataskaitų teikimas vadovybei: reikšmė, objektai ir pagrindai
Perskaitykite šį straipsnį, kad sužinotumėte apie reikšmę, objektus ir esminius pranešimo valdymo klausimus.
Ataskaitų reikšmė:
Sąvoka „ataskaitos“ reiškia skirtingus dalykus:
a) Kai kurių faktų pasakojimas,
b) tam tikro klausimo peržiūra ir nuopelnai bei pastabų pateikimas,
c) reguliariai teikiant duomenis standartizuotomis formomis, \ t
(d) Konkrečios informacijos pateikimas tam tikram tikslui pagal konkrečius prašymus.
Vadovybės ataskaitos nurodo oficialią sistemą, pagal kurią vadovybei nuolat teikiama atitinkama reikalinga informacija. Taigi „ataskaita“ yra bet kurios valdymo ataskaitų sistemos esmė.
Terminas „Ataskaita“ paprastai reiškia oficialią komunikaciją, kuri juda aukštyn, ty faktiniam komunikavimui žemesniame lygmenyje iki aukštesnio lygio valdžios, atsakant į gautus užsakymus iš aukštesnio lygio. Ataskaitose pateikiamos priemonės, leidžiančios patikrinti rezultatus. Asmuo, kuriam išduodami nurodymai ar nurodymai atlikti tam tikrus dalykus, turėtų pranešti apie tai, ką jis padarė pagal tai. Ataskaitos gali būti žodžiu arba raštu, taip pat įprastos ar specialios.
Ataskaitų teikimo objektai:
Pagrindinis valdymo ataskaitų tikslas - reguliariai gauti reikiamą informaciją apie organizacijos veiklos rezultatus, kad juos būtų galima panaudoti tolesniam planavimui ir kontrolei.
Kitas tikslas yra užtikrinti, kad žmonės, užsiimantys įvairiais įmonės veiklos aspektais, suprastų ir patvirtintų sprendimą. Antrasis objektas yra glaudžiai susijęs su pirmuoju ir yra svarbus efektyvumo, moralės ir motyvacijos požiūriu.
Geros atskaitomybės sistemos pagrindai:
Gera atskaitomybės sistema yra geresnis vadovas ir veiksminga priemonė efektyviam valdymo sprendimų priėmimui.
Taigi, geros atskaitomybės sistemos pagrindinės dalys yra šios:
1. Tinkama forma:
Siekiant palengvinti sprendimų priėmimą, pateikta informacija turėtų būti tinkama. Ataskaitos stilius ir išdėstymas priklauso nuo to paties asmens poreikių. Ataskaita gali būti pateikta pasakojimu (rašytiniu faktų pareiškimu), statistinėmis lentelėmis, grafikais, diagramomis ir tt
2. Tinkamas laikas:
Greitumas yra labai svarbus, nes atidedama informacija yra paneigta informacija. Ataskaitos skirtos veiksmams ir pastebėjus neigiamas tendencijas ar įvykius, reikia nedelsiant imtis veiksmų. Kuo greičiau bus parengta ataskaita, tuo greičiau bus imtasi taisomųjų veiksmų.
3. Tinkamas informacijos srautas:
Informacija turėtų būti perduodama iš reikiamo lygmens valdžios lygmeniu iki sprendimų priėmimo lygio. Papildoma išsami ir nuosekli informacija turėtų vykti sistemingai.
4. Lankstumas:
Sistema turi būti reguliuojama pagal naudotojo reikalavimus. Pavyzdžiui, gamybos vadybininkui turėtų būti teikiama informacija, susijusi tik su jo padalijimu ar kontrolės sritimi.
5. Vertinimo palengvinimas:
Sistema turėtų aiškiai pranešti apie nukrypimus nuo standartų ar įvertinimų. Kontroliuojami veiksniai turėtų būti atskirti nuo nekontroliuojamų veiksnių ir pateikiami atskirai. Gera ataskaitų teikimo sistema turėtų suteikti informaciją, reikalingą kiekvieno vadovo atsakomybės sričiai įvertinti, atsižvelgiant į organizacijos tikslus.
6. Ekonomika:
Informacijos pateikimo kaina yra tokia, kad tokios išlaidos turėtų būti palygintos su nauda, gauta iš ataskaitos arba nuostolių, kurie atsirado dėl ataskaitos neturėjimo. Ekonomika - tai informacijos aspektas, į kurį reikia atsižvelgti rengiant ataskaitų teikimo sistemą.
