Biuro sistemų valdymas (6 būdai)

Kai kurie būdai, kaip valdyti biuro sistemas, yra tokie: 1. Valdymas pagal lankomumą 2. Valdymas pagal grynųjų pinigų knygos kontrolę 3. Valdymas grynaisiais pinigais / mažaisiais pinigais 4. Valdymas naudojant mašiną, akmenis ir kt. „Office Stationery“ kontrolė 6. Valdymas naudojant „Office“ judėjimo registrus.

„Office System“ administravimas # 1. Valdymas pagal lankomumą:

Tai yra pirmasis principas bet kuriam vadovui. Labai svarbu, kad bet kuris biuro vadovas valdytų biurą, laikydamasis griežto lankomumo grafiko.

Kiekvienas darbuotojas turėtų patekti į biurą mažiausiai 15 minučių iki biuro pradžios. Jie turėtų pasirašyti biuro registrą.

Pasibaigus tvarkaraščio laikui, „Office Manager“ turėtų atsiimti registrą. Tai yra pagrindinė taisyklė. Tada jis turėtų leisti tik 15 minučių ilgesnę malonę, kad jo pagrobėjai pasirašytų registrą.

Jei bet kuris darbuotojas vėl pasirodys net po 15 minučių atidėjimo laikotarpio, Tarnybos vadybininkas turėtų jį pažymėti nebuvęs ir koreguoti šį atleidimą nuo atsitiktinio atostogų, jei tai yra jo sąskaitoje, arba paprašyti darbuotojo grįžti į savo namus kaip jis yra pažymėtas nebuvimo dieną. Vėlgi yra 3 taisyklė, ty trys mėnesiai, kai per mėnesį vėluoja į darbą, per mėnesį pakeičiami į vieną nemokamą atostogų [LWP], biuro vadovas turėtų apie tai informuoti HO.

„Office System“ administravimas # 2. Valdymas naudojant grynųjų pinigų knygą:

Kiekviename biure vadybininkui suteikiama grynųjų pinigų knyga ir grynieji pinigai biuro valdymui ir kontrolei. Grynųjų pinigų knygą turi tvarkyti buhalteris, dirbantis pagal biuro vadovą, ir kasininkas. Kai kuriuose biuruose kasininkas prižiūri smulkius pinigus, o sąskaitas tvarko buhalteris.

Biuro vadovo pareiga - patikrinti grynųjų pinigų srautus ir grynųjų pinigų srautus, čekius ir paklausos projektus. Biuro vadybininkas kasdien ir tiksliai turėtų patikrinti čekius apie visus sandorius, kurie vyksta biure kasdien.

Jis turėtų pasirašyti čekį tik tuo atveju, jei įrašai yra teisingi ir kiekvienas kuponas yra patvirtintas sąskaitomis, lapeliais ir pan., Ar jis tam tikram tikslui išleidžiamas biuro, ir čekių nuotraukų arba paklausos juodraščių kopijos, jei kažkas mokama Šalys palaikomos kartu su kuponu.

Jis turėtų pasirūpinti, kad kasos kasdien atnaujinant grynųjų pinigų knygą būtų atnaujinama kasdienė knyga, ir turėtų užtikrinti, kad grynųjų pinigų knygos likutis atitiktų pinigus kasoje. Kai tik tai bus padaryta, jis turėtų paprašyti apskaitininko pirmiausia įdėti savo parašą į grynųjų pinigų knygą, o tada jis turėtų jį pasirašyti po biuro antspaudu.

„Office“ sistemos valdymas # 3. Valdymas grynųjų pinigų / smulkių grynųjų pinigų valdymu:

Kasdien, pradedant, biuro vadybininkas pirmiausia turėtų paskambinti buhalteriui ir smulkiam grynųjų pinigų tvarkytojui, vadinamam kasininku. Pinigų knygos tikrinimo būdas ir patikrinimas yra parodyta kaip nurodyta pirmiau. Vėlgi, jis turėtų išsiaiškinti, kokia yra grynųjų pinigų knygoje likusi suma. Kai jis jį sužino, jis turėtų patikrinti save, skaičiuodamas pinigus.

Jis turėtų paprašyti savo kasininko rašyti popieriaus lape apie grynųjų pinigų nominaciją rupijos ir paisos atžvilgiu ir patvirtinti, įdėti jo parašą ant biuro antspaudo ir antspaudo. Tai jis turėtų daryti per visas metų dienas. Tai padės išvengti sistemos darbo sutrikimų biure.

„Office“ sistemos valdymas # 4. Valdymas, valdant mašiną, Pones ir kt .:

Dabar daugelyje biurų pastebėta, kad personalas daug laiko ir pinigų eikvoja, be reikalo eikvodamas laiko telefonuose ir praleiddamas didžiulį biuro pinigų kiekį STD telefonų skambučiuose. Panašiai buvo pastebėta, kad didelė pinigų suma yra be reikalo praleidžiama ir švaistoma siunčiant pranešimus per fakso aparatą, o kai kuriais atvejais daug pinigų išleidžiama „Xerox“ / nuotraukų kopijoms ir pan.

Taip pat pastebima, kad kai kurie žmonės naudojasi šiomis biuro priemonėmis savarankiškam naudojimui ir debetuoja tą patį biurui. Pažangus biuro vadybininkas turėtų tvarkyti tokių pranešimų, išsiųstų faksu arba specialiai STD telefonu, registrą. Pateiktas iliustruojamo registro pavyzdys:

Fakso pranešimo išsiuntimas per biurą:

Panašiai galima išsaugoti, kaip telefoną naudoti STD. Rodoma iliustracija:

Šiuo atveju, kai atsiskaitymo už sąskaitas faktūras siunčia atitinkamas departamentas už telefono sąskaitas, už mašinų sąskaitas už masažo išsiuntimą, prieš atliekant sąskaitų išvalymą ir pan.

„Office System # 5“ valdymas. Valdymas naudojant „Office“ raštinės reikmenis:

Tai viena iš daugiamečių problemų, su kuriomis susiduria bet kuri šalies įstaiga. Tai tampa labai svarbu ir labai svarbu kontroliuoti raštinės reikmenų naudojimą ir raštinės reikmenų švaistymą. Indijoje biuro personalas turi nešvarų ir purviną įprotį atimti savo namuose raštinės reikmenis, pavyzdžiui, popierius, rašomuosius popierius, kojos, pieštukus, smeigtukus, spaustukus ir kt., Kad jie galėtų juos naudoti vaikams.

Ši sistema yra labiau paplitusi Vyriausybės įstaigose. Neišlaikomas tinkamas įrašas ir metų pabaigoje pastebima, kad raštinės reikmenims išleidžiama daug pinigų.

Biuro vadybininkas turėtų paprašyti, kad biuro sekretorius griežtai laikytųsi biure atvykstančių raštinės įrašų ir nurašytų raštinės reikmenis tiems, kurie juos naudoja biure. Turėtų būti išsaugotas to paties registro registras, kuris turėtų būti tvarkomas kaip registras, kad būtų galima nurašyti juos už juos naudojančius asmenis.

Tas pats turėtų būti patikrintas kiekvieno mėnesio pabaigoje ir atitiktų raštinės reikmenis, kurie yra pasibaigus mėnesiui.

„Office“ sistemos valdymas # 6. Valdymas naudojant „Control“ per „Office“ judėjimo registrus:

Kiekvienoje įstaigoje biuro personalas privalo išeiti iš biuro, kad užpildytų tam tikras oficialius darbus ir grįžtų į biurą. Pažangus biuro valdytojas visada turėtų tvarkyti registrą, kuriame turėtų būti saugomi biuro personalo judėjimo įrašai.

Laikas, kada jis išvyksta iš pareigų, ir laikas, kada jis grįžta, turėtų būti tinkamai užregistruotas. Mėnesio pabaigoje biuro vadybininkas turėtų tai patikrinti, nes kai biuro darbuotojai pateikia savo išlaidas, susijusias su vietinio pervežimo išlaidomis, kurias turi kompensuoti biuras, tai naudinga vadovybei atsiskaityti už vietinę transportavimo pašalpą.