Siunčiamų ar išvykstančių laiškų tvarkymas biure

Perskaitykite šį straipsnį, kad sužinotumėte, kaip el.

Laiškų, pranešimų, aplinkraščių ir tt parengimas:

Principai:

Įvairių padalinių laiškus atitinkami departamentai gali parengti dėl departamento vadovo diktavimo ar nurodymų. Kai kurie „formos punktai“ gali būti naudojami siekiant išlaikyti stiliaus vienodumą. Arba gali būti susirašinėjimo pareigūnų komanda, kuri parengs atitinkamų departamentų vadovų pateiktus laiškus.

Sekretorius turi bendrą kontrolę korespondentams.

Pranešimus ar aplinkraščius gali parengti įvairūs skyriai, pvz., Klientų, agentų ar pardavėjų rinkodaros skyrius. Tas pats pasakytina ir apie kainoraščius ar katalogus. Reklaminę medžiagą gali parengti reklamos skyrius, jei toks yra, arba susirūpinimas gali priklausyti nuo reklamos agentūros namų.

Aukščiausia vadovybė turi kontroliuoti visas šias išduodamas medžiagas, nes jos atspindi organizacijos politiką.

Pranešimai, aplinkraščiai, ataskaitos ir tt turi būti siunčiami nariams, jei organizacija, nesvarbu, ar ji yra prekybos, ar ne prekybos, yra asociacija. Tokius dalykus rengia sekretorius pagal savo įgaliojimus ir specializuotas žinias. Taip pat yra įstatymų nustatytos formos ir formos. Taigi, atsižvelgiant į pašto tekstą, turi būti laikomasi skirtingų principų rengiant paštą.

Dažniausiai siunčiamų laiškų įvairovė yra laiškas. Laiškas vėl gali būti dviejų tipų. Tai yra originalus laiškas, kurį siuntėjas išsiunčia adresatui iš savo, arba jis gali būti adresato atsakymas į laišką, kurį jis gavo iš siuntėjo. Pastaruoju atveju atsakymo laiško parengimas atitiks gautą laišką.

Laiško paruošimo tvarka pateikiama žemiau:

(1) Diktavimas ir juodraštis:

Laiškas gali būti diktuojamas departamento vadovo arba jis gali nurodyti gaires ir punktus, kuriais remdamasi korespondentas parengs laišką. Šiuos laiškus, susijusius su politikos klausimais, diktuoja vykdomasis direktorius arba sekretorius arba net aukščiausio lygio žmonės, kaip ir bendrovės generalinis direktorius.

Svarbių asmenų asmeninius laiškus gali parengti jų privatūs sekretoriai, kurie turi teisę tai daryti. Kai diktuojamas laiškas, stenografas trumpą ranką nusiima užrašus ir po to rašo mašinoje jį į ilgą ranką. Tai vadinama projektas. Projektą gali parengti korespondentas arba privatus sekretorius.

Diktavimą galima pateikti įvairiais būdais:

a) tiesiogiai stenografui;

(b) per dicta-phone mašiną, kurioje jis yra užregistruotas, o vėliau mašinistas jį išgirsta, kad jį būtų galima spausdinti;

Vyresnysis vadovas labai dažnai diktuoja tam tikrą skaičių raidžių, pageidautina pradinėje darbo valandų dalyje, o tada steno rašytojai juos perrašo vienas po kito. Kai yra stenografinis baseinas, bet kuris šiuo metu prieinamas stenografas vadinamas vykdytoju, kuris priima diktatą. Vietoj centralizuoto baseino gali būti stenografų ir rašytojų.

(2) Pataisymas ir galutinis rašymas:

Projektas pateikiamas asmeniui, kuris jį diktuoja arba kuriam vadovauja arba vadovauja. Jis eis per jį ir gali patobulinti patobulinimus. Projektas gali būti siunčiamas kai kuriems kitiems vadovams, kad jie pateiktų savo pasiūlymus, jei jie yra, ar papildymus. Pavyzdžiui, kai kurie skaičiai gali būti įtraukiami į apskaitos skyrių į projektą, parengtą dėl rinkodaros vadybininko diktato.

Dabar klausimas bus išsiųstas galutiniam rašymui arba dubliavimui. Pastaruoju atveju reikės naudoti kopijavimo mašiną. Kartu su galutiniu laiško teksto įvedimu gali tekti įvesti kitų aptvarų dokumentų kopijas. Priklausomai nuo departamentų ar asmenų skaičiaus, gali tekti įvesti nuo dviejų iki penkių kopijų.

Vėliavos, vokai ir tt, kurie turi būti naudojami siunčiant, turi būti spausdinami vienu metu. Jei naudojamas „lango apvalkalas“, nereikia rašyti ant voko. Vokas yra iškirptas taip, kad būtų matomas pačiame raide įvestas vidinis adresas. (Tinkamas lankstymas yra būtinas). Adreso įvedimas nebūtinas, jei naudojamas adresų aparatas.

(3) Parašas:

Tai yra svarbi operacija, nes vertingus laiškus turi pasirašyti asmenys, turintys teisę pasirašyti. Sekretorius turi teisę pasirašyti laiškus organizacijos vardu. Jaunesnysis pareigūnas gali „pasirašyti“ savo viršininkui, jei jis yra įgaliotas. Formų laiškus paprastai pasirašo jaunesni pareigūnai.

Privatus sekretorius gali pasirašyti savo viršininko vardu. Raštus, turinčius teisinę reikšmę, pasirašo aukščiausio lygio valdžios asmenys arba įgaliotasis sekretorius.

Tokie laiškai gali būti tvarkomi per Teisės departamentą, jei toks yra, arba per teisininką. Sekretorius pats yra pakankamai kompetentingas šiam tikslui. Pasirašiusieji pasirašo originalo kopiją ir gali įdėti savo inicialus į biuro kopiją ar skyrių kopijas. Parašas turi būti aiškiai (pageidautina su rašalu) ir įskaitomai.

Prie jo pridedamas pasirašiusio asmens pavadinimas. Teksto dublikato kopijoje, o kartu su pridedamu siuntimo laišku, nereikia parašo, jei kopija turi būti siunčiama kitam asmeniui.

Jei tai yra apskritimas ar bet koks laiškas, kurį reikia kopijuoti ir išsiųsti daugeliui asmenų, laiškas ar aplinkraštis arba pranešimas turi būti spausdinami ant trafareto popieriaus, o parašas bus rašomas rašikliu. Kai kuriais atvejais yra specialus pareigūnas arba korespondencijos skyriaus vadovas, kuris patikrina kiekvieną laišką savo galutiniame etape, inicialus ant jo ir priima jį.

(4) Nuorodos:

Kiekvienas laiškas turi turėti nuorodos numerį, kuris yra simbolinis ir veikia kaip kodas. Iš vidinės kodo reikšmės gali būti žinomos raidės charakteristikos. Tikimasi, kad adresatas, atsakydamas į laišką, nurodo šį nuorodos numerį. Atitinkamas departamentas gali nurodyti nuorodos numerį, kad jis būtų prasmingas.

Vėlgi, išsiuntimo sekretorius gali jį papildyti tuo metu, kai jis išsiunčiamas, tačiau šis skaičius yra tik siuntos serijos numeris. Tai nėra mokslinė. Dideliuose susirašinėjimuose simbolinės nuorodos numeris pridedamas rašant laišką, be to, serijos išsiuntimo numerį antspauduoja siuntėjo sekretorius. Tai yra išsami procedūra.

Siuntimas:

Reikšmė:

Paštas turi pasiekti teisingus adresatus per protingą laiką. Siuntimas turi didelę reikšmę dėl šių priežasčių: Gali būti komercinių ar teisinių komplikacijų, skundų gali kilti, gali kilti pavojus, laukiamas atsakymas gali būti netinkamas, o netgi finansiniai nuostoliai gali būti patirti, jei yra pažeidimų arba netikslumas.

Operacijoms atlikti yra centrinis išsiuntimo skyrius. Nustatyta „mirties linija“, ty galutinis laikas yra fiksuotas, sakykime 4-15 val., Po to skiltyje nebus išsiųstas laiškas.

Pašto siuntimo tvarka pateikiama toliau:

(1) Surinkimas:

Kartu su laišku dažnai siunčiami gaubtai, įskaitant čekius, projektus, pašto užsakymus, sąskaitas, kitų laiškų ar pareiškimų kopijas ir kt. Kartais apskritimą sudaro keli ciklostiliuoti puslapiai. Pranešimui pridedamos ataskaitos.

Visi šie susiję dokumentai turi būti surenkami arba surenkami ir sujungiami susegiant arba naudojant kaiščius, spaustukus, žymes ir kt. Kolektyvas turi būti atliekamas labai atsargiai, žiūrint, kad nepastebėta jokio korpuso arba yra puslapių. surinkti nuosekliai. Norint surinkti didelį stalą, reikia surinkti mašiną. Gali būti naudojamas kolektorius.

(2) Sulankstymas:

Kita operacija yra lankstymas. Popieriaus sulenkimas yra menas. Jis turi būti atliekamas tvarkingai. Vidaus raidžių atveju lankstymas turi būti atliekamas pagal nurodytą kryptį. Jei naudojamas lango apvalkalas, lankstymas turi būti atliekamas taip, kad būtų matomas įvestas vidinis adresas.

Dideliame susirūpinime naudojama lankstymo mašina, kuri gali sulenkti raides dideliu greičiu ir vienodai. Po sulankstymo popierius įdedamas į vokus, jei tokių yra. Kartu galima įterpti keletą laiškų, parašytų vienai šaliai iš skirtingų departamentų.

(3) Adreso rašymas:

Daugelyje įstaigų sistema yra tokia, kad siuntimo biuras užrašys adresą. Tai nėra gera sistema. Pageidautina, kad įvedant raidę, mašinistas rašytų adresą. Tačiau išsiuntimo sekretorius gali naudoti adresų knygą.

Ši mašina yra naudinga, kai kai kuriems fiksuotiems adresatams dažnai reikia bendrauti. Pavyzdžiui, aplinkraščiai arba pranešimai asociacijos nariams, elektros ar telefono sąskaitos abonentams ir pan.

(4) Sandarinimas ir štampavimas:

Vokai turi būti užplombuoti, o tai yra monotoniškas darbas. Dideli biurai šiam tikslui naudoja sandarinimo mašinas. Visi vokai gali būti uždaryti. Pavyzdžiui, laiškai, siunčiami „knygų paštu“. Kita operacija štampuojama.

Pašto ženklų antspaudavimas ar tvirtinimas yra dar vienas varginantis, purvinas ir rizikingas veiksmas. Jis yra nešvarus, nes reikia naudoti lipną dervą. Tai yra rizikinga, nes gali atsirasti pašto ženklų. Pašto knyga gali būti tvarkoma kaip avansinė grynųjų pinigų knyga.

Siuntimo sekretorius gauna avansinę sumą, kad nusipirktų antspaudus, kuriuos jis turi suvartoti, registruodamas išsiųstų laiškų skaičių ir atitinkamai sunaudotus spaudus. Įvairios vertės antspaudai turi būti nustatyti skirtingo svorio paštui ir įvairioms pašto paslaugoms. Pvz., Įprastas įrašas, knygų paštas, komandiravimo pažymėjimas, registruotas paštas ir apdraustas postas.

Pageidautina, kad pašto knygelė būtų saugoma biure, kad būtų galima gauti nuorodą. Franšavimo mašina gali būti naudojama siekiant įveikti visus sunkumus, su kuriais susiduriama rankiniu būdu. Ši mašina gali visiškai patikrinti pilferaciją. Visų tipų paštui nereikia antspauduoti, pvz., Laiškų, kuriuos siunčia pasiuntiniai. Įrašai įrašomi į knygą.

(5) Įrašymas:

Kai visos minėtos operacijos baigtos, laiškas iš tikrųjų yra paruoštas išsiųsti. Dauguma susirūpinimą šiuo tikslu palaiko „Išorinį pašto registrą“ arba „išsiuntimo registrą“. Jis susideda iš kelių stulpelių, kuriuose išsamiai nurodomi siunčiamų laiškų duomenys.

Išsiuntimo sekretorius užpildo kiekvieno išsiuntimo straipsnio duomenis ir savo inicialus siunčia siunčiamo gaminio kairiajame kampe. Kartais pritvirtinamas gumos antspaudas su siuntos skyriaus pavadinimu, kuriam siunčiami raštai. Tai dažniau pasitaiko Vyriausybės departamentuose.

(6) Skelbimas:

Dabar laiškas bus išsiųstas. Jei paštas yra: siunčiamas pasiuntiniu, tuomet skelbimas nebūtinas. Žiniasklaida atliks straipsnius ir pasieks juos tiesiogiai adresatams prieš patvirtinimą, pasirašytą peoninėje knygoje. Tai įmanoma tik vietiniam ryšiui. Priešingu atveju laiškas turi būti paskelbtas.

Straipsniai gali būti nukelti į pašto dėžutę. Registruotiems straipsniams ar laiškams, kurie turi būti paskelbti pagal komandiravimo sertifikatą, reikia registruoti ir įrašyti tiesiogiai į Pašto skyrių. Biuras gali tvarkyti pašto maišelį, kuriame visi išoriniai laiškai gali būti vežami į pašto skyrių, kelis kartus per dieną.

Pašto krepšiai yra užrakinti ir todėl nėra jokio pašto dėžutės trūkumo. Kai kurie skubūs laiškai gali būti tiesiogiai siunčiami į tam tikrą traukinį pritvirtintame RMS skyriuje. Įstaigai gali būti sudarytas reguliarus tvarkaraštis, kuriame nurodoma, kada turi būti siunčiami laiškai. „Kurjerių paslaugos“ sistemoje „komandiravimas“ nereikalingas.