9 Efektyvių valdymo sistemų charakteristikos - Paaiškinta!

Valdymas kiekviename lygmenyje sutelkiamas į sąnaudas, procesus ir rezultatus. Labai svarbu turėti veiksmingą kontrolę kiekviename iš šių trijų etapų.

Efektyvios kontrolės sistemos turi tam tikrų bendrų savybių. Šių savybių svarba skiriasi priklausomai nuo situacijos, tačiau apskritai veiksmingos kontrolės sistemos turi šias charakteristikas.

Image Courtesy: 1.bp.blogspot.com/-AjRz0qwP2VI/TkioPlhrkKI/gIE3bd_zJkQ/B350FAF3092D.jpg

1. Tikslumas:

Efektyvi kontrolė sukuria tikslius duomenis ir informaciją. Tiksli informacija yra būtina norint efektyviai valdyti sprendimus. Netikslios kontrolės priemonės nukreiptų valdymo pastangas ir energiją į problemas, kurių nėra arba kurių prioritetas yra mažas, ir nesugebės įspėti vadovų apie rimtas problemas, kurioms reikia dėmesio.

2. Savalaikiškumas:

Yra daug problemų, dėl kurių reikia nedelsiant atkreipti dėmesį. Jei informacija apie tokias problemas laiku nepasiekia valdymo, tokia informacija gali tapti nenaudinga ir gali būti padaryta žala. Atitinkamai kontrolė turi užtikrinti, kad informacija pasiektų sprendimus priimančius asmenis, kai jiems to reikia, kad būtų galima atlikti prasmingą atsakymą.

3. Lankstumas:

Verslo ir ekonomikos aplinka yra labai dinamiška. Technologiniai pokyčiai vyksta labai greitai. Kieta valdymo sistema netinka tinkajai aplinkai. Šie pakeitimai pabrėžia lankstumo planavimo ir kontrolės poreikį.

Strateginis planavimas turi leisti koreguoti nenumatytas grėsmes ir galimybes. Panašiai vadovai turi keisti kontrolės metodus, metodus ir sistemas, kai jie tampa būtini. Veiksminga kontrolės sistema, kuri gali būti greitai atnaujinama, kai atsiranda poreikis.

4. Priimtinumas:

Kontrolė turėtų būti tokia, kad visi žmonės, kuriems jis daro poveikį, galėtų juos suprasti ir priimti juos. Kontrolės sistema, kurią sunku suprasti, gali sukelti nereikalingų klaidų ir nusivylimą, ir darbuotojai gali jaudintis.

Atitinkamai darbuotojai turi susitarti, kad tokia kontrolė yra būtina ir tinkama, ir neturės neigiamo poveikio jų pastangoms pasiekti asmeninius ir organizacinius tikslus.

5. Integracija:

Kai kontrolė atitinka įmonės vertybes ir kultūrą, jie veikia pagal organizacinę politiką ir todėl juos lengviau įgyvendinti. Šios kontrolės priemonės tampa integruota organizacijos aplinkos dalimi ir tampa veiksmingos.

6. Ekonominis įgyvendinamumas:

Kontrolės sistemos sąnaudos turi būti suderintos su jos teikiama nauda. Sistema turi būti ekonomiškai įmanoma ir pagrįsta veikti. Pavyzdžiui, aukšto saugumo sistema, kuria siekiama apsaugoti branduolines paslaptis, gali būti pagrįsta, tačiau ta pati sistema, skirta saugoti biuro reikmenis parduotuvėje, nebūtų ekonomiškai pagrįsta. Todėl gautos išmokos turi būti didesnės už kontrolės sistemos įgyvendinimo išlaidas.

7. Strateginė vieta:

Efektyvi kontrolė turėtų būti teikiama ir pabrėžta tokiuose kritiniuose ir strateginiuose kontrolės taškuose, kur trūkumų negalima toleruoti ir kur laiko ir pinigų išlaidos dėl gedimų yra didžiausios.

Tikslas - taikyti kontrolę esminiam verslo aspektui, kai nukrypimas nuo numatomų standartų padarys didžiausią žalą. Šios kontrolės sritys apima gamybą, pardavimus, finansus ir klientų aptarnavimą.

8. Korekciniai veiksmai:

Veiksminga kontrolės sistema ne tik tikrina ir nustato nukrypimus, bet taip pat yra programuojama taip, kad siūlytų sprendimus tokiam nukrypimui ištaisyti. Pavyzdžiui, kompiuteris, kuriame saugoma inventorizacija, gali būti užprogramuota, kad būtų nustatytos „if-then“ gairės. Pvz., Jei tam tikro elemento inventorizacija nukrenta žemiau penkių procentų didžiausio inventoriaus, tuomet kompiuteris signalizuos apie tokių elementų papildymą.

9. Išskirtinis dėmesys:

Gera kontrolės sistema turėtų veikti pagal išimties principą, kad vadovybei būtų pranešama tik apie svarbius nukrypimus. Kitaip tariant, vadovybė neturi nerimauti su sklandžiai vykdoma veikla. Tai užtikrins, kad valdymo dėmesys būtų nukreiptas į klaidas, o ne į atitikimą. Tai pašalintų nereikalingą ir neekonominę priežiūrą, šiek tiek naudingą atskaitomybę ir valdymo laiko švaistymą.