13 Efektyvios komunikacijos sistemos esmė

Plėtojant veiksmingą ryšių sistemą, vadovybė turėtų atsižvelgti į šiuos esminius veiksmingo bendravimo būdus:

(1) Informacijos aiškumas:

Komentuodamas „komunikacijos realizmą“, Terry sako, kad pirmasis esminis veiksmingas bendravimas yra „visapusiškai informuoti save“. Tai reiškia, kad visų pirma komunikatorius turi turėti aiškią informaciją, kurią jis nori bendrauti. Bendravimas visuomet turi būti bendra ir lengvai suprantama kalba, kad ją gaunantys asmenys negalėtų suprasti.

(2) Pranešimo adekvatumas:

Pranešimas, kurį reikia perduoti, turėtų būti visais atžvilgiais tinkamas ir išsamus, nes neišsami informacija yra pavojinga verslo požiūriu. Perduodamos informacijos tinkamumas priklauso nuo suinteresuotų šalių intelektinių gebėjimų.

(3) Pranešimo suderinamumas:

Pranešimas, apie kurį reikia pranešti, neturėtų prieštarauti, o turėtų atitikti bendruosius organizacijos tikslus, politiką, programas ir procedūras. Savęs prieštaringi pranešimai visuomet sukuria chaosą ir painiavą organizacijoje, kuri labai kenkia efektyviam įmonės veikimui. Jei pranešimas pakeistas iš ankstesnio, tai reikia aiškiai nurodyti, kad būtų galima sumažinti painiavos tikimybę.

(4) Atsiliepimai:

Atsiliepimai yra svarbus būdas užtikrinti veiksmingą bendravimą. Jame nurodoma idėjos, apie kurią pranešama, ar gavėjas suprato, ar jis yra supratęs tą pačią prasmę, kaip siuntėjas, ar gavėjo sutikimas ar nesutikimas su komunikatoriaus pasiūlymu, patvirtinimas, todėl jis yra būtinas. siuntėjas patvirtina jį iš imtuvo.

Jei bendraujate akis į akį, lengviau gauti grįžtamojo ryšio informaciją, stebint emocijas ir išraiškas imtuvo priekyje. Tačiau rašytiniam bendravimui vadovybė turėtų parengti ar plėtoti tinkamas priemones ir būdus, kaip pagerinti komunikacijos veiksmingumą.

(5) Suprasti gavėją:

Supratimas yra pagrindinis komunikacijos tikslas. Ryšys turi sukurti tinkamą supratimą imtuvo protu. „Killian“ patarė: „bendrauti su visa fizine ir žmogaus aplinka, kurioje bus gauta informacija.

Paveikslėlio darbo vieta; nustatyti imtuvų imlumą ir supratimo lygius; žinokite apie socialinį klimatą ir papročius, abejokite informacijos savalaikiškumu. Paklauskite, ką, kada ir kokiu būdu norėtumėte, kad su jumis bendrautumėte, jei buvote panašioje aplinkoje ir padėtyje. “

(6) Konsultacijos:

Paprastai pageidautina konsultuotis su kitais planuojant ryšius. Tai suteiks papildomos žinios ir objektyvumo. Svarbus konsultacijų pranašumas bus tas, kad pasitikėjimą planuojant ryšius planuojantys asmenys aktyviai rems.

(7) Nustatyti vidutinį:

Nusprendę dalyką, reikėtų nustatyti, kaip geriausiai pranešti apie šį pranešimą. Turi būti atidžiai išnagrinėti visi žodinio ar rašytinio pranešimo aspektai.

(8) Tonas ir turinys:

Komunikatorius turi būti atsargus kalboje, kurią jis vartoja kalbėdamas ar rašydamas. Jo tonas, raiška ir emocijos turės aiškų poveikį efektyvumui, ar ne, ką jis bando bendrauti.

(9) Laikas ir savalaikiškumas:

Tinkamas dėmesys turėtų būti skiriamas komunikacijos laiko ir savalaikiškumui. Tas pats pranešimas skirtingais asmenimis ir grupėmis bus gaunamas arba kitaip reaguojamas vienu metu ir skirtingai - tie patys asmenys ir grupės skirtingu laiku.

Net neatidėliotinu atveju nenori pamiršti situacijos, psichologinio ir techninio laiko aspekto. Be to, taip pat būtina, kad informacija būtų teikiama laiku, nes pasenusi informacija yra tokia bloga ar blogesnė nei niekas.

(10) Parama su veiksmu :

Labai svarbu, kad komunikatoriaus veiksmai palaikytų jo bendravimą. Taip yra todėl, kad veiksmas kalba garsiau nei žodžiai. Labiausiai įtikinantis bendravimas, reikia pažymėti, yra ne tas, ką sako, bet ką daro.

(11) Klausymas:

Labai svarbus veiksmingo bendravimo aspektas yra tai, kad vadovai ir vadovai turėtų būti geri klausytojai. Pavojus, kad kiti bando bendrauti, yra pavojinga būti nepastebėta ar abejinga. Dešimt Amerikos vadybos asociacijos įsakymų teigia: „Klausymas yra viena iš svarbiausių, sudėtingiausių ir apleistų įgūdžių komunikacijų.

Reikalaujame, kad mes sutelktume ne tik į aiškius reiškinius, kuriuos išreiškia kitas asmuo, bet ir į netiesiogines reikšmes, neišsakytus žodžius ir atspalvius, kurie gali būti daug svarbesni. Taigi, mes turime išmokti klausytis vidinės ausies, jei norime žinoti vidinį žmogų. „

(12) Pasitikėjimo ir pasitikėjimo aplinka:

FE Fischer nurodė, kad „komunikacija geriausia pasitikėjimo ir pasitikėjimo atmosferoje“. Todėl reikėtų dėti visas pastangas, kad būtų galima pasitikėti savanoriškai. Darbuotojai turi būti įsitikinę ir jaučia, kad kompanija yra sąžininga ir nuoširdi.

„Arnold Bakeries“ prezidentas Paulas Arnoldas: „Jei jūsų darbuotojo santykių programa yra gera, jei jūsų tikslas yra teisingas, jei jūsų žmonės tiki tuo tikslu ir tuo tiesa, tada ir tik tada sėkmingai bendraujate“.