Biuro funkcijos: 4 pagrindiniai biuro funkcijų tipai

Šiame straipsnyje apžvelgiami keturi pagrindiniai biuro funkcijų tipai. Funkcijos yra šios: 1. Bendravimas 2. Kompiuterija 3. Įrašymas 4. Erdvės valdymas.

Biuro funkcija # 1. Bendravimas:

Kiekvienai organizacijai reikia biuro. Darbo organizavimas reiškia ryšį su žmonėmis. Organizacijos struktūrą kuria žmonės. Bendravimas yra procesas, kuriuo galima užmegzti kontaktus. Bendravimas reiškia keitimąsi idėjomis ir yra dvipusis eismas. Informacija turi būti gauta ir informacija turi būti išsiųsta. Tai bendrai vadinama komunikacija.

(1) Komunikacija yra dviejų rūšių:

Išorės ir vidaus,

a) Išoriškai:

Organizacija turi užmegzti ryšius ir santykius su pašaliniais asmenimis - klientais, skolininkais, kreditoriais, tiekėjais, kitomis organizacijomis, vyriausybe ir galiausiai visuomene. Net bendravimas su organizacijos nariais gali būti vadinamas išoriniu ryšiu, nes nariai gyvena skirtingose ​​vietose.

Išorinis bendravimas yra išsamus ir besiplečiantis procesas. Yra tiek daug rūšių mechaninių įrenginių, kad būtų galima nustatyti platesnius ir greitesnius kontaktus. Pavyzdžiui, telefonas, telegrafo aparatas, telekso aparatas ir kt.

Išorinį bendravimą galima pasiekti rengiant susitikimus, konferencijas ir tt, kuriuose gali dalyvauti žmonės iš atstumo. Korespondencija yra labiausiai paplitęs ir patogus išorinio bendravimo procesas, nesvarbu, koks yra atstumas.

b) Viduje:

Bendravimas yra būtinas tarp asmenų, dirbančių įvairiuose skyriuose. Toks bendravimas yra nuolatinis reikalas. Kiekviename kiekvieno veiksmo etape būtina. Tai tarp viršininko ir pavaldinių, kuriuos galima vadinti vertikalia komunikacija. Tarp to paties lygio žmonių arba lygiaverčių vadinamų bendraamžių žmonių yra horizontalus bendravimas.

Dideliuose biuruose yra sukurta sudėtinga ryšio sistema (populiariai vadinama inter-com sistema) su mechanine įranga. Susitikimai, konferencijos ir kt. Taip pat yra tarp darbuotojų. Komitetų, grupinių diskusijų ir tt formavimas taip pat yra labai populiarus.

(2) Ryšiai gali būti suskirstyti į tris tipus iš kitų aspektų:

a) Žodinis:

Tai tiesioginis ryšys tarp dviejų ar daugiau asmenų. Vienas asmuo gali pasikalbėti su viena ar viena asmenų grupe. Tai dažniausiai skirta vidiniam bendravimui su inter-com, prietaisu, diktofonu ir pan. Pokalbio rengimas yra išskirtinė žodinio bendravimo forma,

b) Rašyta:

Tai yra laiškai, pranešimai, pranešimai, aplinkraščiai, užrašai ir kt. Tai dar vadinama korespondencija. Dažniau toli nutolusi komunikacija. Rašant tekstą, naudojamos rašomosios mašinėlės, kopijavimo mašinos ir kt. Didžiausias rašytinės komunikacijos privalumas yra tas, kad vienu metu galima išsaugoti įrašus. Žinoma, žodinis bendravimas taip pat gali būti įrašytas per magnetofoną.

Rašytinį ryšį vienu metu galima siųsti daugeliui asmenų, naudojant tą pačią formą, naudojant dauginimo aparatus arba spausdinimo spaustuvę. Korespondencija tikriausiai yra svarbiausia biuro funkcija. Sekretorius turėtų būti šio darbo ekspertas.

c) Gestural:

Tai komunikacijos metodas per signalus ir ženklus, rankų bangavimas, nugaros antgalis ir tt Tai daroma labai artimoje srityje ir daugeliu atvejų yra neformalus. Teisingai sakoma, kad akys gali pasakyti daugiau nei tai, ką gali padaryti žodžiai. Gestalinis bendravimas ar „kūno kalbos“ vartojimas yra tarptautinis, nes nėra kalbos barjerų.

Bendravimas gali būti ir vizualinis, naudojant nuotraukas, nuotraukas ir pan., Taip pat signalizuojant, pvz.

Išorinis bendravimas dažniausiai yra rašytinis ir iš dalies žodžiu, o vidinis bendravimas yra iš esmės žodinis, iš dalies rašytinis ir dažnai gestacinis.

Biuro funkcija # 2. Kompiuterija :

Informacija, surinkta per ryšius ir iš įrašų, yra analizuojama, palyginama ir aptarta, tuo pačiu metu skaičiavimai atliekami naudojant turimus duomenis ir statistinius duomenis, kad būtų galima priimti sprendimus. Sprendimams seka veiksmai.

Terminas skaičiavimo reiškia skaičiavimą. Tiesą sakant, tai yra kažkas daugiau nei vien tik skaičiavimas. Šiuolaikiniuose stambiuose biuruose naudojamos kompiuterių mašinos. Tokia mašina yra elektroninis duomenų apdorojimo įrenginys, kuris padeda priimti sprendimus.

Mažais atvejais kompiuterinis darbas atliekamas psichikos darbo. Aukšto rango pareigūnai ir aukšto rango pareigūnai dirba tokiame sprendime. Pagrindinius sprendimus priima aukščiausio lygio žmonės, kaip ir bendrovės direktoriai. Sekretorius labai dažnai padeda aukščiausio lygio žmonėms sprendimų priėmimo procese.

Šiam tikslui parengtos statistinės diagramos ir diagramos. Tyrimai atliekami papildomai informacijai ir paruošiami jame. Informacija apie kitų žmonių patirtį toje pačioje eilutėje gali būti labai naudinga.

Biuro funkcija # 3. Įrašymas :

Matyt, tai yra pagrindinė biuro funkcija. Įrašymas - visų rūšių informacijos ir renginių išsaugojimas. Įrašymas yra tęstinis procesas ir net automatinis. Įrašymas prasideda bendraujant, ypač kai rašomas ryšys. Nepriklausomai nuo gautos informacijos ir siunčiamos informacijos, įrašoma.

Sprendimų priėmimo procese įrašomi skirtingi skaičiavimai ir analizė. Sprendimai taip pat registruojami. Labai dažnai priimami svarbūs sprendimai priimant sprendimus posėdžiuose, kurie įrašomi minutės knygose. Didelė dalis biuro darbuotojų dirba įrašymo darbams.

(1) Įrašymas turi du aspektus:

a) Įrašų rengimas:

Pirmiausia reikia parengti įrašus. Yra įvairių įrašų rengimo taisyklių. Pavyzdžiui, apskaitos dokumentai turi būti parengti pagal dvigubo įrašo apskaitos sistemą. Naudojamos įvairios formos. Pavyzdžiui, bendrovės balansas yra specifinis, kaip nurodyta Akcinių bendrovių įstatymo VI priede.

b) Įrašų saugojimas:

Įrašai turi būti išsaugoti. Įrašai turi keletą komunalinių paslaugų. Jie yra pasirengę pateikti įrodymus ir ateities gaires, todėl jie turi būti išsaugoti. Įrašymas yra įrašų išsaugojimo menas. Šiam tikslui yra įvairių rūšių įranga, kaip ir laikymo spinta.

(2) Įrašai yra dviejų tipų:

a) Finansinė:

Įvairių tipų knygų sąskaitos sudaro finansinį įrašą. Tam tikslui reikalingos įvairios statistinės diagramos.

b) nefinansiniai:

Nefinansinį įrašą sudaro laiškai, ataskaitos, posėdžių protokolai ir tt. Abiejų tipų įrašai yra vienodai svarbūs organizacijai. Kai kurie įrašai turi būti platinami. Pavyzdžiui, direktorių ataskaita (nefinansinė ataskaita) ir pelno (nuostolio) ataskaita bei balansas (finansinis įrašas) turi būti platinami tarp bendrovės narių. Sekretoriui tenka esminė atsakomybė prižiūrėti ir kontroliuoti įrašų rengimą ir išsaugojimą.

Biuro funkcija # 4. Erdvės valdymas:

Kai kurie žmonės mano, kad tinkamas patalpų panaudojimas arba biuro apgyvendinimas yra kita tarnybos funkcija. Erdvė yra ribota ir brangi, todėl būtina kuo labiau ją išnaudoti be išstūmimo. Visa tai priklauso nuo mokslinio išdėstymo, kad būtų užtikrintas maksimalus darbo srautas.

Kiekvienam biuro funkcijų tipui reikalingi specializuoti žmonės, todėl personalo įdarbinimas turi būti labai kruopščiai atliktas. Tam tikslui jiems gali būti skiriamas atskiras mokymas. Sekretorius turi turėti tinkamas žinias apie kiekvienos rūšies funkciją, nes jis negali kontroliuoti personalo.