Biuro užpildymas: svarba ir klasifikacija

Perskaitę šį straipsnį, sužinosite apie: 1. Paraiškos pateikimo svarbą.

Pateikimo svarba:

Įrašymas yra prietaisas, skirtas įrašams tvarkyti ir išsaugoti. Todėl jis turi du skirtingus aspektus - išdėstymą ir išsaugojimą. Turi būti saugomi visi dokumentai, dokumentai, planai ir kt., Kad bet kuriuo metu ateityje būtų galima rasti bet kokį dokumentą ar dokumentą. Įrašų išdėstymas turi būti veiksmingas, kad bet koks popierius ar dokumentas būtų greitai išdėstytas.

Todėl dokumentų ir dokumentų negalima įvesti failų viduje. Dokumentai ir dokumentai turi būti klasifikuojami ir sugrupuoti, ir kiekvienai tokiai grupei turi būti skirta atskira byla. Tai vadinama failų klasifikacija. Įvairūs failai atidaryti neklasifikuotiems dokumentams.

Paraiškos klasifikavimas:

Klasifikacija turi būti pagrįsta. Dažniausias dokumentų ir dokumentų klasifikavimo pagrindas yra finansinis laikotarpis. Sąskaitos turi būti parengtos kiekvienam finansiniam laikotarpiui, kuris yra kalendorius arba bet kuris kitas finansiniai metai (pvz., Nuo balandžio iki kovo).

Tuo tikslu turi būti sugrupuoti su tais metais susiję dokumentai ir dokumentai. Bet tai yra laikinoji grupė, nes organizacija laikoma tęstine veikla ir ji turi egzistavimo tęstinumą nuo praeities iki ateities. Kitas bendras klasifikavimo pagrindas yra chronologija. Visi dokumentai ir dokumentai tvarkomi pagal datas.

Kiti klasifikavimo pagrindai yra šie:

(1) Dalykas:

Tai yra labiausiai paplitęs ir paprastas klasifikavimo pagrindas. Atskiras failas atidaromas kiekvienam dalykui, priklausančiam kapitalui arba pajamoms, įstatymams ir pan. Pavyzdžiui, Žemė ir pastatai, Mašinos, Kapitalas, Pardavimai, Pirkimas, Nuoma, Atlyginimas, Mokesčiai, Gaminio dizainas, Formų dizainas ir kt.

Privalumai:

a) Tai paprastas pagrindas,

(b) failus galima tvarkyti lengvai,

c) tinka, kai organizacija yra maža,

(d) Failai gali būti atidaryti bet kuriuo objektų skaičiumi.

Trūkumai:

a) jis turi mažiau lankstumo;

b) tai nepadeda išsiaiškinti santykių su atskiromis šalimis;

(2) Geografinė arba teritorinė:

Kai organizacija vykdo veiklą įvairiose srityse, turi filialus įvairiose srityse arba turi ryšius su partijomis skirtingose vietose, toks klasifikavimas yra būtinas. Po to, kai dokumentai buvo klasifikuojami pagal teritoriją, tolesnis klasifikavimas gali būti atliekamas remiantis dalykais.

Privalumai:

a) tai būtina siekiant, kad didelė organizacija, turinti išplėstinę veiklą, \ t

b) Susipažinimas yra lengvas, kai yra žinoma sritis.

Trūkumai:

a) yra visokeriopos klaidingo pateikimo galimybės, nebent yra gerų geografinių žinių,

b) Klasifikavimas yra sudėtingesnis.

c) Būtina parengti sudėtingą indeksavimą ir kryžminį susiejimą.

(3) Šalies išmintingas:

Keletas asmenų ar šalių paprastai rūpinasi visų rūšių temomis. Gali būti išimčių. Pavyzdžiui, jei yra tik vienas nuomojamas biuras ir nėra filialų, yra tik vienas nuomininkas, kuris gauna nuomą.

Kita vertus, gali būti daug su pardavimu ar pirkimu susijusių šalių. Labai dažnai keičiamasi laiškais ir siunčiami kiti pranešimai, sąskaitos gali būti siunčiamos iš tokių šalių. Taigi, kiekviena šalis sukaupia gerą skaičių dokumentų, todėl jo vardu reikia atidaryti atskirą failą. Tokie šaliai būdingi failai skirstomi pagal šiuos pavadinimus įvairiais būdais:

a) Abėcėlėje:

Pavadinimai yra išdėstyti abėcėlės tvarka pagal vardą arba pavardę. Šis susitarimas atliekamas žodyno metodu, atsižvelgiant į kiekvieną iš eilės abėcėlę. Pavyzdžiui, Aa, Aab, Aac …………., Ab, Aba, Abb, Abe… .. ir pan. Kiekvienam tokiam failui suteikiamas numeris ir atitinkamai parengiamas indeksas.

b) Skaitmeninis:

Vardai gali turėti dubliavimąsi, todėl yra galimybė supainioti. Todėl pavadinimai konvertuojami į kai kuriuos numerius. Yra įvairių būdų paversti pavadinimą į skaičius. Kiekviena abėcėlė turės tam tikrą skaičių pagal diagramą. Objektas taip pat gali būti konvertuojamas į skaičių.

Paprastai patogumui ir prisitaikymui prie kortelių štampavimo naudojami trys skaitmenys. Pavyzdžiui, Pardavimai = 001, Pirkimai = 002, Nuoma = 003. Papildomas elastingumas gali būti pridėtas rezervuojant grupių numerius tam tikram objektui.

Pavyzdžiui, pardavimai = 001 iki 010, 001 visiems klientams, kurių pavadinimai prasideda nuo A iki C, 002 - nuo D iki F ir pan. Bibliotekose kiekvienas dalykas turi savo visuotinai priimtą numerį, pvz., 330, 331 ir tt, naudojamas knygoms „Prekyba“. Bet kokia knyga, susijusi su „Commerce“, turės numerį nuo 330 arba 331.

Skaičius gali būti daug skaitmenų, kuriuos galima suskirstyti į dalis, ir kiekviena dalis turi reikšmę, nurodančią plotą, dalyką, partijos pavadinimą ir kt. „Calcutta Electric Supply Corporation Ltd“ savo vartotojams arba Kalkutos korporacijai suteiktas numeris namų savininkams ir kt.

Pašto skyriaus naudojamas PIN kodas yra idealus pavyzdys. Kiekvienas PIN kodas yra savaime suprantamas. Pavyzdžiui, 700 026 reiškia: 7 Rytų zonoje, 0 Vakarų Bengalijoje, 0 Kalkutoje ir 026 Kalighato pašto skyriuje. Trys skaitmenys paliekami „Post Office Zonal“ numeriui, kad pridėtumėte elastingumą.

Privalumai:

a) Padavimas tampa tikslesnis. Nėra painiavos dėl identiškų pavadinimų,

b) numeris gali būti naudojamas kaip to failo nuorodos numeris;

d) numeris yra kodas, kuris yra savaime suprantamas,

(e) Indekso rengimas yra lengviau ir ypač kryžminės nuorodos atveju.

Trūkumai:

a) tai yra sudėtingas metodas, kuris nėra lengvai suprantamas visiems;

(b) Įvairiems failams priklausančių dokumentų negalima tvarkyti,

c) rašant duomenis, kurie sukelia painiavą, gali būti klaidų,

(d) Būtina paruošti kodą paaiškinti.

c) Abėcėlinė-skaitmeninė:

Siekiant patogumo ir tolesnio elastingumo gali būti laikomasi kombinuotos abėcėlės-skaitmeninės sistemos. Pavyzdžiui, lengva suprasti, gali būti priimtas pirmasis dalyko pavadinimo ar šalies vardo ar pavardės ar vietovės pavadinimo abėcėlė.

Taigi, Poddar gali būti sunumeruotas kaip P336. Jei yra du „Poddars“, tada jų vardai bus sunumeruoti pagal prioritetus - P336.1 ir P336.2 arba P336 / 1 ir P336 / 2.

Paimkime išsamų pavyzdį, kad paaiškintume, kaip visiškai taikomas abėcėlinis-skaitmeninis failų klasifikavimo metodas, ir kodėl bylos numeracija bus naudojama kaip nuorodos numeris. Tikisi, kad Šri Poddaras yra klientas, kuriam šiandien 1987 m. Parašytas trečiasis laiškas, ir jis priklauso Delhi pardavimų sričiai, kurią tvarko pareigūnas, pavadintas N. Ghosh.

Koncerno pardavimo rinkmenoje yra numeris 001 ir toliau klasifikuojama į 001 iki 010 (žr. Aukščiau). Poddar patenka į 009 grupę. Failai yra įslaptinti, o Delhi filialo failas pridedamas su raidėmis D arba D001.

Sri Poddar failo numeris yra D009 / P336. Trečiasis laiškas, parašytas jam 1987 m., Pasirašytas Sri N. Ghose, turės savarankišką numerį kaip D009 / P336–3 / 87 / NG. Tai yra numeris, kuris bus įrašytas laiške, parašytame Sri Poddarui.

Abėcėlinė-skaitmeninė klasifikavimo rūšis turi tokius pat privalumus ir trūkumus, kaip ir skaitinė klasifikacija. Tačiau tai yra labiau aiškus ir tuo pat metu šiek tiek sudėtingesnis. Nuolatinis pajamų mokesčio rinkinys Vertinimų skaičius nustatomas tokiu būdu.

Klasifikavimo pasirinkimo veiksniai:

Prieš pasirinkdami tam tikrą klasifikavimo tipą, reikia atsižvelgti į įvairius veiksnius.

Jie yra:

a) organizacijos dydis ir failų skaičius; Jei numeris yra didelis, bus pasirinktas skaitmeninis tipas.

b) Darbuotojai, kurie tvarkys bylas. Jei personalas nėra gerai apmokytas, pirmenybė teikiama paprastiems klasifikavimo tipams.

c) Skaitmeniniu būdu saugomų rinkmenų tvarkymas yra brangesnis, nes reikės tinkamos įrangos ir kortelės indeksavimo. Organizacija turi turėti galimybę sau tai leisti.

Pagrindinis failas:

Kai kuriose didelėse organizacijose yra tvarkoma pagrindinė byla, kurioje saugomas kiekvieno popieriaus ar dokumento, susijusio su bet kuriuo skyriumi, kopija kaip visapusiškas įrašas ir bendra kontrolė. Visų filialų pagrindinėje buveinėje gali būti tvarkoma pagrindinė byla.