Išlaidų apskaitos sistemos įdiegimas
Perskaitykite šį straipsnį, kad sužinotumėte apie veiksnius, sunkumus, sąnaudų vadovus ir teisinius reikalavimus, reikalingus diegiant sąnaudų apskaitos sistemą.
Veiksniai, į kuriuos reikia atsižvelgti prieš diegiant:
Įdiegus sąnaudų apskaitos sistemą, reikia nepamiršti šių punktų:
1. Objektai:
Kokie yra objektai, kuriuos vadovybė nori pasiekti, ir kokia informacija jai reikalinga jos tikslams pasiekti? Informacija apie kainas, skirtas kainoms nustatyti, būtų visiškai kitokia, nei numatyta, siekiant atskleisti veiklos efektyvumą arba neveiksmingumą arba tai, kas reikalinga racionaliai priimti sprendimus.
2. Techninė informacija:
Turėtų būti atsižvelgta į susirūpinimą keliančias technines operacijas ir tai, ar gamyba yra svarbesnė už pardavimą, ar atvirkščiai. Akivaizdu, kad daugiau dėmesio reikia skirti svarbesniam veiksniui.
3. Produktas:
Turėtų būti atsižvelgta į produkto pobūdį, kad būtų galima nuspręsti dėl sąnaudų sistemos tipo. Pavyzdžiui, jei naudojamos medžiagos yra nereikšmingos, sudėtinga medžiagų kontrolės sistema nebus reikalinga.
4. Veiksniai:
Turi būti apsvarstyti veiksniai, kurie yra ar negali būti kontroliuojami. Reikia atkreipti dėmesį į kontroliuojamus veiksnius. Pavyzdžiui, jei tam tikras pakavimo būdas yra numatytas įstatymuose, bandymas galvoti apie alternatyvą nėra naudingas.
5. Medžiagų tipas:
Taip pat reikėtų atsižvelgti į turimų medžiagų tipą ir jų tiekimo laiką bei saugojimo problemą.
6. Darbo pobūdis:
Taip pat reikia atsižvelgti į būtiną darbo pobūdį ir jų atlyginimo metodus.
7. Valdymas:
Taip pat reikėtų atsižvelgti į pačios valdymo pobūdį ir sprendimų priėmimo procesą. Šiuolaikiniams vadovams paprastai reikalinga išsami informacija. Informacijos srautai turės būti sukurti atsižvelgiant į informacijos šaltinius ir galutinį naudojimą. Pavyzdžiui, jei sprendimus priima asmuo, kuris atsisako atskleisti bet kokią informaciją, sistema turi tai išlaikyti.
8. Verslo ypatumai:
Turi būti atsižvelgiama į visus verslo ypatumus, kurie gali būti. Pavyzdžiui, jei tam tikros prekės pirkimas atliekamas tik iš vieno konkretaus šaltinio ar įmonės, sąnaudų apskaičiavimo sistema neturi būti sukurta tinkama pirkimo procedūra; ji turėtų sutelkti dėmesį į tinkamą atitinkamo elemento naudojimą.
9. Finansinių knygų naudojimas:
Taip pat reikėtų nepamiršti galimybės naudoti finansines knygas ir procedūras. Kaip minėta pirmiau, sąnaudų apskaita turi būti traktuojama kaip investicija, todėl turėtų būti naudojamos visos esamos naudingos procedūros, knygos ir įrašai. Pavyzdžiui, finansinėms sąskaitoms reikia pakankamai įrašų apie pirkimus ir darbo užmokestį. Su nedideliu pakeitimu, jie gali būti padaryti taip, kad tarnautų sąnaudų apskaitai. Kiek įmanoma, išlaidų įrašai ir finansinės knygos turėtų būti gerai koordinuotos, netgi visiškai integruotos.
10. Vieneto pasirinkimas:
Taip pat reikėtų apsvarstyti, kokio vieneto pasirinkimas turi būti gaunamas. Pavyzdžiui, plieno atveju išlaidos nustatomos už toną plieno, o medvilnės tekstilės atveju - kg. iš verpalų arba audinio. Motorinių transporto priemonių atveju išlaidos bus nurodytos už autobusų kilometrą arba keleivio kilometrą arba kartais tonažą. Tai vadinama sąnaudų vienetais, todėl būtina pasirinkti tinkamą vienetą - nei per didelis, nei per mažas.
11. Visiška diskusija:
Svarbiausia, sistema turėtų būti sukurta po išsamios ir atviros diskusijos su visais dalyviais.
Sunkumai diegiant sąnaudų apskaičiavimo sistemą:
Kai naujai įdiegta sąnaudų apskaičiavimo sistema, gali tekti susidurti su tam tikrais sunkumais. Tai gali būti:
i) Valdymo apatija:
Jei vadovybė tikrai nėra įsitikinusi dėl sąnaudų skaičiavimo sistemos privalumų arba jei ji kažkaip buvo priimta, kad sistema priimtų prieš savo valią, ji tik ją toleruos ir netinkamai skatins. Tai paskatins kitus atsisakyti savo bendradarbiavimo ir todėl sistema niekada neveiks veiksmingai. Ataskaitos gali būti teisingos ir greitai, tačiau tikriausiai niekas jų nematys.
ii) priešiškumas nuo linijos darbuotojų:
Linijos darbuotojai dažnai tiki, kad, pirma, jie žino, kaip valdyti savo verslą, todėl jiems nereikia nieko, kad jiems būtų papasakota, kokią informaciją jiems reikia ir, antra, kad jie negali praleisti laiko „užpildydami“. Jie taip pat gali bijoti, kad tinkama informacija atskleis kai kurias jų klaidas arba kad naujoji sistema taps mažiau naudinga nei anksčiau vadovybės akyse. Yra tendencija nieko naujo atsikvėpti, nebent ji akivaizdžiai naudinga.
iii) Institucijos struktūra:
Sąnaudų apskaitos sistema gali būti pagrįsta oficialios valdžios struktūros, o iš tikrųjų struktūra gali būti gana skirtinga. Pavyzdžiui, jei profesinių sąjungų vadovai turi didelę įtaką įvairiems sprendimams, sistema gali susidurti su sunkumais - tikėtina, kad organizacijos schema parodys sąjungų lyderių autoritetą.
iv) pasikeitė aplinkybės:
Verslas dažnai keičiasi greitai - rinka gali pasikeisti ir gamybos procesas gali pasikeisti; valdymo idėjos taip pat keičiasi. Jei sąnaudų apskaičiavimo sistema nėra pritaikyta prie pasikeitusių aplinkybių, ji nebebus veiksminga. Pavyzdžiui, jei medvilnės tekstilės gamykla konvertuojama į gamyklą, gaminančią cheminius pluoštus, sąnaudų apskaitos sistema taip pat turi būti tinkamai pakeista.
v) abejingumas:
Dažnai dalis sistemos sugenda; jei jis nebus greitai nustatytas, jis paveiks visą sistemą. Pavyzdžiui, jei medžiagos klausimai nėra tinkamai stebimi ir kontroliuojami, visa medžiagų kontrolės sistema gali suskaidyti. Taip pat gali būti, kad informacijos srautas vėluoja, o pranešimas gali būti atidėtas. Jei tai nepadaroma, visa sprendimų priėmimo ir kontrolės sistema gali būti netinkama. Tas pats bus rezultatas, jei ataskaitoje bus rimtų klaidų. Todėl būtina, kad kas nors nuolat stebėtų tikrą sistemos veikimą.
(vi) žemas išlaidų buhalterio statusas:
Išlaidų buhalteris dažnai turės rinkti ir pateikti informaciją, kurios gali niekam nepatikti. Jei išlaidų buhalteris užima labai mažą poziciją, jis gali nesugebėti atlikti savo darbų be baimės ar naudos, todėl jo pateikta informacija negali sukelti teisingo sprendimo. Labai svarbu, kad išlaidų buhalteris būtų aukšto rango pareigūnas, turintis tiesioginę prieigą prie aukščiausio lygio vadovų. Jam taip pat turi padėti tinkamai apmokytas ir tinkamas personalas.
vii) Prioritetų ir tikslų aiškumo trūkumas:
Jei Sąnaudų apskaitos personalas neaišku, kokie galutiniai panaudojimo duomenys bus pateikti, jie negali tinkamai atlikti savo užduoties; jie netgi gali siųsti netinkamą ar netinkamą informaciją. Dėl visų šių sunkumų reikia tęsti lėtai, atsižvelgiant į visus. Visų suinteresuotųjų šalių ugdomasis procesas yra būtinas norint įsitikinti, kad sąnaudų apskaičiavimo sistema priimama ir naudojama nuoširdžiai.
Sąnaudų vadovas:
Vienas iš būdų matyti, kad sąnaudų apskaičiavimo sistema veikia taip, kaip numatyta, yra visos sistemos įrašymas į knygą visais aspektais. Ši knyga vadinama „Cost Manual“, kurią „Chartered Institute Management Accountants“ (Londonas) apibrėžė kaip: „Dokumentą, kuriame nurodomos asmenų, kurie apskaičiuoja išlaidas, ir sąnaudų apskaitai reikalingų formų bei įrašų prievolės.“
Sąnaudų vadove bus nustatytos visos sąnaudų apskaitos sistemos sudedamosios dalys, pavyzdžiui: medžiagų, darbo, įvairių tipų pridėtinių išlaidų apskaita, kokiu būdu bus surinkta, analizuojama ir integruota visa informacija, kokios ataskaitos bus parengtos, kai jie bus paruošti ir kokia forma jie bus išsiųsti.
Kiekvienai sudedamajai daliai bus nurodytas visas procesas. Pavyzdžiui, medžiagų atveju, vadove bus nurodyta:
(i) kaip bus gautos pirkimo paraiškos;
ii) kaip ir kam jie bus tvarkomi ir priimami sprendimai pirkti;
iii) ar bus kviečiama citata ir kaip bus lyginamos kotiruotės ir kas priims sprendimą dėl užsakymo pateikimo;
iv) kokiais atvejais nereikia pakviesti kainų; jei taip, kas nuspręs, kaip bus perkami daiktai;
v) pirkimo pavedimo forma;
vi) medžiagų gavimo procedūra, skirta patikrinti gautų medžiagų kokybę ir kiekį;
vii) kokiu būdu gautos medžiagos turi būti kainos - elementai, kurie turi būti įtraukti į jų kainą:
(viii) gautų medžiagų įrašymas - dėžių kortelių formos ir parduotuvių knygos;
ix) asmenys, įgalioti piešti medžiagas iš parduotuvių;
x) metodas, kurio reikia laikytis nustatant kainas;
xi) fizinio tikrinimo atlikimo būdas; ir
xii) darbų atliktų medžiagų analizė ir jų registravimas; ir tt
Sąnaudų vadove bus nurodyta kiekvieno asmens, atsakingo už sąnaudų apskaičiavimo skyrių, pareiga ir tiksliai nurodoma, kaip jis atliks jam suteiktą darbą ir kam jis turi perduoti savo darbą. Be to, visos naudojimo formos pateikiamos vadove.
Visa forma užpildyta ir asmuo, kuris juos užpildys; vadove taip pat bus pažymėta, kam užpildyta forma bus išsiųsta. Taip pat nurodoma data, iki kurios turi būti užpildyta ir išsiųsta konkreti forma.
Taigi išlaidų vadove bus nustatytos procedūros, kurių turi laikytis atitinkama įmonė. Tai yra būdas žinoti, kas yra laisvi galai, ir tada juos susieti; tai taip pat yra būdas matyti, kad nėra darbo dubliavimo ir kad visas darbas nedelsiant atliekamas integruotai.
Teisinis reikalavimas:
Paprastai tai, ar įmonė įdiegia sąnaudų apskaitos sistemą, ar ne, priklauso nuo to, todėl ji tai daro remdamasi nauda, kurią ji tikisi gauti iš sistemos. Tačiau 1956 m. Akcinių bendrovių įstatyme centrinei vyriausybei suteikiama teisė reikalauti, kad įmonės, užsiimančios bet kuria konkrečia pramone, tvarkytų knygas, kuriose būtų įrašyti konkretūs duomenys.
209 straipsnyje reikalaujama, kad knygos būtų išsaugotos, kad būtų teisingai ir teisingai atvaizduota informacija apie medžiagų ar darbo jėgos panaudojimą arba kitas išlaidas, kurias gali nustatyti centrinė valdžia tuo atveju, jei bendrovė priklauso konkrečiai įmonių grupei, užsiimančiai gamyba, perdirbimas ir kasyba.
Tai reiškia, kad jei ji priklauso pramonei, kuriai centrinė vyriausybė nurodė, kad turi būti laikomasi pirmiau nurodytų duomenų, bendrovė turi išlaikyti tinkamas sąnaudų apskaitos knygas. Centrinė vyriausybė jau yra numačiusi tokių knygų laikymą daugelyje pramonės šakų, pavyzdžiui, cemento, medvilnės tekstilės, padangų, cukraus ir tt Taigi Indijoje daugeliu atvejų privaloma įdiegti sąnaudų apskaičiavimo sistemą. .
