Kaip organizuoti asmeninį susitikimą?

Šiame straipsnyje kalbama apie dešimt pagrindinių veiksmų, kurių reikia laikytis rengiant privatų susitikimą.

1. Susirinkimo datą, laiką ir vietą turi nustatyti jis, konsultuodamasis su organizacijos pirmininku ir kitais vyresniais nariais. Apskritai posėdis organizuojamas biure, jei tikėtinų dalyvių skaičius yra mažas arba gali tekti samdyti viešąją salę. Išskyrus atvejus, kai apgyvendinimas yra baigtas, apie tai negalima pranešti.

2. Sekretorius paskelbia pranešimą, atsižvelgdamas į laikotarpį, iki kurio turi būti paskelbtas pranešimas. Pranešimas turi būti surašytas taip, kad juose būtų visi elementai, kuriuos reikėtų įtraukti. Pranešimai turi būti siunčiami kartu su priedais, jei tokių yra, visiems nariams atskirai.

Pranešimai taip pat gali būti skelbiami laikraščiuose. Turi būti laikomasi visų taisyklių, susijusių su pranešimo pateikimu arba pačios organizacijos, arba įstatymų nustatyta tvarka. Tai vienas iš svarbiausių žingsnių rengiantis susitikimui.

3. Sekretorius turi parengti visus dokumentus, kurie bus platinami nariams. Pavyzdžiui, jis parengia ataskaitų, kurias turi pateikti direktorių valdyba arba vykdomasis komitetas, projektą. Jis pamatys, kad galutinės ataskaitos jau parengtos ir audituotos.

Ataskaitos ir sąskaitos turi būti atspausdintos arba dubliuojamos platinimui. Sekretoriaus pareiga yra įsitikinti, kad dokumentų spausdinimas ar kopijavimas atliekamas laiku, kad jie būtų pasirengę platinti kartu su pranešimu.

4. Kartais, prieš paskelbdamas pranešimą, sekretorius turi išnagrinėti narių sąrašą. Neištikęs narys negali turėti teisės dalyvauti metiniame visuotiniame akcininkų susirinkime ir balsuoti. Bendrovės atveju narių registras laikomas sustabdytas tam tikrą laikotarpį, kurio metu nebus pripažintas akcijų perleidimas, kad galutinis narių sąrašas būtų pasirengęs išmokėti dividendus.

5. Be to, sekretorius turi tvarkyti rinkimų sąrašą, jei balsavimas vyksta apklausa.

6. Komiteto posėdžio atveju (kaip ir valdybos posėdis) sekretorius turi saugoti visus dokumentus ir dokumentus, kurie bus parengti susitikimui. Vėliavos ar kiti rodikliai pridedami prie atitinkamų dokumentų, esančių rinkmenose, kad jie būtų paruošti.

7. Sekretorius susitaria dėl dalyvių vietų. Komiteto ar valdybos posėdžio metu, kai nariai sėdi aplink stalą, stalo antraščių, detalių darbotvarkės pastabų, pieštukų ir tt turi būti laikomi ant stalo.

8. Sekretorius turi įsitikinti, kad lankomumo knyga arba registras yra pasirengęs, kurį pasirašys nariai prieš patekdami į susitikimo vietą. Dalyvavimas yra labai svarbus valdybos posėdžiams, nes mokami direktoriams mokami mokesčiai.

9. Didžiųjų įmonių praktika skelbia pirmininko kalbą metiniame visuotiniame susirinkime laikraščiuose. Sekretorius organizuoja pirmininko kalbos paskelbimą laikraščiuose (nors išlaidos negali būti nurašomos iš įmonės sąskaitos).

10. Tuo tarpu sekretorius turi būti parengęs ankstesnio posėdžio protokolą, kuris bus patvirtintas dabartiniame posėdyje.