Įeinančių ar įeinančių laiškų tvarkymas biure

Šiame straipsnyje apžvelgiami svarbiausi septyni veiksmai, reikalingi gaunant ar įeinantį laišką el. Paštu. Žingsniai yra: 1. Pašto priėmimas ir atidarymas 2. Turinio tikrinimas 3. Data-štampavimas 4. Įrašymas 5. Rūšiavimas 6. Skirstymas 7. Stebėjimas.

# 1 žingsnis. Pašto priėmimas ir atidarymas:

Mažame biure paštas gaunamas ir atidaromas tiesiogiai sekretoriaus ar biuro vadovo.

Paštas gali būti gautas bet kuriuo iš šių būdų:

a) pašto dėžutė, kurią reguliariai siunčia pašto siuntėjas tiesiogiai;

(b) laiškas, kurį biuras tiesiogiai renka iš pašto tarnybos vieną ar du kartus per dieną į pašto dėklą arba atleidžiamas, kai pašto dėžutėje yra pašto dėžutė;

c) laiškus, gautus per pasiuntinius pagal „peon book“ sistemą, \ t

d) Paštas, gautas per „kurjerių“ sistemą.

Paprastai laiškas atidaromas ranka, tačiau gali būti naudojamas laiško atidarymo aparatas, kai gautų laiškų skaičius yra labai didelis. Mašina supjaustytų kiekvieną voką labai smulkiai, nepažeisdama jokios uždaros medžiagos. Įrenginys gali atidaryti keletą šimtų raidžių per minutę, jei jis yra elektrinis. Raidės, pažymėtos „konfidencialia“ arba „asmeninė“, neatidaromos ir tiesiogiai siunčiamos atitinkamiems adresatams.

Bet koks gautas pranešimas nedelsiant siunčiamas atitinkamam departamentui ar asmeniui. Atidarius voką, reikia matyti, kad visas turinys yra išimtas. Kartais vokas išsaugomas ir pridedamas prie turinio, kaip įrodymo, kad skelbimo data ir vieta yra pažymėtos pašto antspaudu.

# 2 žingsnis. Turinio tikrinimas:

Vokų turinys turi būti patikrintas arba patikrintas šiais tikslais:

a) išsiaiškinti, kuriam departamentui siunčiamas laiškas;

b) Patikrinti, ar raidės, kaip nurodyta laiške, iš tikrųjų egzistuoja arba atitinka aprašą. Priedai gali apimti čekius, juodraščius ir pan. Kontrolierius, atlikdamas patikrinimą, atitinkamame laiške pateikia pranešimą apie gavimą ir nedelsdamas išsiunčia čekius arba projektus kasos skyriui, kad galėtų imtis būtinų veiksmų.

Kartais siunčiamas didelis čekių, vekselių ir pašto užsakymų skaičius. Tokiu atveju pageidautina, kad pašto atidarymo sekretorius parengtų visų tokių įplaukų sąrašą, sudarytų bendrą sumą, o po to pasirašydamas į kasą. Tai daroma kaip apsauga nuo vagystės ir kasininko saugumo. Šis sąrašas taip pat gali būti patikrintas su banko mokėjimo kortele.

# 3 veiksmas.

Kiekviename gautame laiške nustatomas guminis antspaudas, kuriame yra:

a) gauto elemento serijos numeris;

b) gavimo data,

c) gavimo laikas,

d) pradinio atidarymo pradžia.

Štampavimą galima atlikti naudojant „Dating“, „Numbering“ ir „Time-Recording“ mašinas. Tokiose mašinose yra įtaisai, skirti automatiškai keisti figūras su kiekvienu smūgiu. Kai kurie biurai patikslina datą, turėdami nuostatas dėl tolesnių įrašų, tokių kaip patvirtinimo arba atsakymo išsiuntimo data, paraiškos padavimo data ir kt.

Arba šiam tikslui gali būti naudojamas atskiras guminis antspaudas, kurį turi naudoti atitinkamas skyrius.

„Sudėtinės raidės“ reikalaujama atskirai:

Sudėtinis laiškas yra tas, kuris paveikia daugiau nei vieną skyrių ar asmenį ir turi būti išplatintas kiekvienam tokiam departamentui ar asmeniui. Bus naudojamas kitoks guminis antspaudas, turintis patalpas, skirtas pavadinti tuos padalinius ar asmenis, per kuriuos laiškas bus perduodamas nuosekliai, ir jį turi parafuoti atitinkamas asmuo.

Galiausiai laiškas siunčiamas paduoti. Arba parengiamos kopijos (pageidautina Xerox kopijos) ir platinamos sąjungininkų departamentams.

Kai kuriuose biuruose kiekvienas vidinis laiškas kartą siunčiamas sekretoriui, kad jis galėtų susipažinti ir parafuoti.

# 4 veiksmas. Įrašymas:

Kai kuriuose biuruose tvarkomas registras, vadinamas įsiųstų laiškų registru arba laiškais, kuriame įrašomi visų paštu gautų straipsnių duomenys. Tai turi didelę vertę kaip įrodymų šaltinį, kai kyla abejonių ar ginčų dėl kai kurių gaunamų straipsnių.

Tai yra daug laiko reikalaujantis ir brangus reikalas, todėl kai kurios tarnybos tai nejaučia. Taip pat gali būti laikomasi „Mail Room List“ sistemos. Parengtas visų laiškų ir kitų straipsnių, išsiųstų tam tikrame skyriuje per dieną, sąrašas, o sąrašą pasirašo atitinkamas departamentas. Tokie sąrašai rengiami po rūšiavimo.

# 5 veiksmas. Rūšiavimas:

Po datos spaudimo ir įrašymo laiškas turi būti surūšiuotas, kad jie būtų siunčiami į atitinkamus skyrius ar asmenis. Kad būtų galima rūšiuoti padėklus ar krepšelius, skirtus skirtingiems padaliniams, jie ant stalo. Jei departamentų skaičius yra didelis, naudojama balandžių skylė (dėžutė su pertvariniais butais, pvz., Balandžiu).

Tai naudinga, kai reikia atlikti daug individualaus rūšiavimo. Rūšiavimas turi būti atliekamas labai atsargiai, kad nebūtų neteisingo išdėstymo, o gaubtai nebūtų praleisti. Kartais sunku išsiaiškinti, kuriam departamentui turėtų būti siunčiamas laiškas. Skyriaus vadovas priims sprendimą, arba jis gali būti siunčiamas sekretoriui ar biuro vadovui.

# 6 žingsnis.

Kitas žingsnis ar operacija yra pašto platinimas atitinkamiems skyriams ar asmenims. Šį darbą atliks biurai arba nešėjai. Laiškas bus perduotas registracijos pareigūno ar sekretoriaus parafavimui. Šiame etape gali būti parengtas pašto kambarių sąrašas. Pranešimai, gauti per „Telefono“, turi būti platinami, todėl jiems nereikia rūšiavimo.

# 7 žingsnis. Stebėkite:

Iš tikrųjų, vidinio laiško tvarkymo procedūra bus baigta, kai bus imtasi reikiamų veiksmų, susijusių su gautu laišku. Laiškas turi būti atsakytas arba patvirtintas. Pavedimas turi būti pripažintas ir įvykdytas arba atmestas.

Jei klausimas neturi reikšmės, gaminys tiesiogiai paduodamas į popieriaus krepšį arba sunaikinamas. Po to, kai buvo imtasi veiksmų, kiekvienas įvežimas raštu turi būti siunčiamas paduoti.

Biuras turi turėti tam tikrą tvarką, kaip tvarkyti vidinį paštą, o priimančiojo skyriaus vadovas atsako už įprastą darbą. Jei bet koks vidinis laiškas lieka be priežiūros arba yra prarastas arba klaidinamas, reikia imtis rimtų veiksmų prieš nukentėjusį asmenį.