Paraiškų teikimo metodai: Top 3 biuro pateikimo metodai

Šiame straipsnyje pateikiama informacija apie tris svarbiausius biurui pateiktus dokumentus. Metodai yra: 1. Horizontali 2. Šoninė 3. Vertikali.

# 1 metodas. Horizontalus:

Pagal šį metodą failai (plokšti arba susieti arba dėžutė) yra išdėstyti horizontaliai lentynoje arba ant stalo arba stalčiaus viduje, vienas ant kito. Seklieji stalčiai arba stalčių padavimas taip pat yra horizontalūs metodai. Tai yra seniausias arba labiausiai paplitęs metodas. Tai praktikuojama, kai failų skaičius yra mažas, o šiuolaikinės rinkmenų įrangos negalima įsigyti.

Privalumai:

a) tai paprastas ir paprastas būdas;

b) nereikalauja brangių dokumentų,

(c) Tinka dideliems popieriams (pageidautina sekliuose stalčiuose) laikyti pastato ar aikštelės planą, kuris neturėtų būti sulankstytas;

(d) Dokumento dalykas ir numeris, parašyti ant jungiamojo galo, yra lengvai įskaitomi.

Trūkumai:

a) Kai laikoma apačioje esanti byla, turi būti pašalinti visi virš jo esantys failai;

b) Aplankas negali būti laikomas horizontaliai atviroje lentynoje,

c) jei failai turi būti laikomi įslaptintai, tai užima daugiau vietos.

# 2 metodas. Šoninė:

Failus galima pastatyti kaip lentynoje esančias knygas, vieną - kitos pusės. Tai vadinama šoniniu padavimu. Tai taip pat yra senas ir bendras metodas. Tai galima praktikuoti, nors failų skaičius yra didelis.

Privalumai:

a) tai paprastas ir paprastas būdas;

b) nereikalauja brangių dokumentų,

c) tinka laikyti failus, pagamintus iš kietos popieriaus plokštės,

(d) Dokumento dalykas ir numeris, parašyti ant jungiamojo galo, yra lengvai įskaitomi.

Trūkumai:

(a) Jei nėra šoninės atramos, failai bus nukirpti ir nukristi į dešinę arba į kairę,

(b) pastoviai traukiant jungiamąjį galą, ši failo dalis sugadinama ir pagaliau ji suteikia kelią. (Kietieji failai su piršto anga apsaugo žalą).

# 3. Vertinimo metodas:

Pagal šį metodą failai yra vertikaliai vienas po kito, sujungimo galas viršuje (ant kurio yra parašyta tema ir failo numeris). Failai laikomi pakabinti kabančioje padėtyje, todėl turi būti tam tikras pakabinamas įtaisas.

Gali būti laikinai sustabdytos kišenės ar maišai, kuriuose gali būti saugomi failai ar aplankai. Todėl būtinas šio metodo vertikalus padavimas, kabineto naudojimas. Tai modernus metodas, kurį naudoja daugelis modernių biurų.

Privalumai:

a) Jei vertikaliai paduodami šie trūkumai:

i) Skirtingai nuo horizontalaus padavimo, vienas failas neturi būti pašalintas, kad gautų kitą.

(ii) Skirtingai nuo šoninio padavimo, nėra užstrigimo, nes tai užkerta kelio spintos mechanizmui,

(b) Tokiu būdu gali būti saugomi failai ir aplankai. Aplankai yra pageidautini šiuolaikiniuose biuruose,

d) erdvė yra ekonomiška, nes vienoje laikymo dėžėje gali būti daug failų ar aplankų;

e) yra didesnis saugumas, nes kabinos stalčiai gali būti užrakinti;

(f) yra didesnis elastingumas, nes daugelis failų ar aplankų gali būti įspausti.

g) ilgalaikėje perspektyvoje yra ekonomiška veikla.

Trūkumai:

a) tai brangus metodas, nes kapitalo formavimas yra būtinas įsigyjant registravimo įrangą;

b) Darbuotojai turi būti apmokyti dirbti. Jų darbo užmokesčio skalės gali būti didelės,

c) ji netinka nedideliam susirūpinimui, turinčiam nedaug bylų ir turinti mažiau kapitalo.

Vertikalus paraiškos pateikimo metodas laikomas geriausiu, nes jis turi „daug privalumų. Yra keletas pradinių kapitalo išlaidų, nes įvairios rūšies rinkmenų įranga, pvz., Vertikali laikymo spintelė, specialiai tinkami aplankai ir kt., Turi būti įsigyti, o personalui taip pat reikia mokyti, kaip laikytis šio metodo. Tačiau ilgainiui ji tampa ekonomiška, jei bus išlaikytas didelis failų skaičius.