Korespondencijos skyrius: sudėtis ir susitarimas

Perskaitykite šį straipsnį, kad sužinotumėte apie korespondencijos skyrių. Perskaitę šį straipsnį, sužinosite apie: 1. Korespondencijos skyriaus sudėtį. 2. Korespondencijos skyriaus organizavimas.

Korespondencijos skyriaus sudėtis:

Korespondencijos skyriui priklauso daug sekretoriaus vadovaujamo personalo.

(1) Gali būti kvalifikuotų ir patyrusių korespondentų, kurie padėtų skirtingiems vadovams rengti ir standartizuoti laiškus. Kai kuriuose biuruose padalinių vadovai pats diktuoja ir parengia projektus.

Sekretorius pats diktuoja svarbius laiškus, susijusius su įvairiais departamentais. Kai kurioms raidėms reikia specialaus stiliaus ir kalbos, todėl gali tekti turėti tam tikrus techninius ar teisinius terminus ar terminus, naudojamus konkrečioje prekybos srityje.

Korespondencijos sekretoriai, turintys patirties tam tikroje eilutėje, gali būti labai naudingi. Tačiau rinkoje yra gerų rašytinių knygų, kuriomis atsisakoma korespondentų tarnybų paslaugų.

(2) Be susirašinėjimo pareigūnų, gali būti didelė mašinistų ir stenografų (arba steno-mašininkų) jėga, turinti trumpą ranką diktuoti ir perrašyti juos į ilgą ranką. Proceso metu yra tiek daug rūšių mašinų - rašomąją mašiną, kopijavimo mašiną (skirtingų tipų ir modelių), dicta-phone, steno tipo mašiną ir kt.

(3) Toliau pateikiamas skyrius, skirtas el. Tai palyginti nedidelis skyrius, susidedantis iš dviejų ir penkių tarnautojų bei vadovo. Tarnybinės patalpos ar nešėjai yra skirti padėti skyriui platinimo metu arba tuo metu, kai siunčiami laiškai iš pašto dėžutės ir siunčiami paštu arba siunčiami laiškai arba tiesiogiai siunčiami laiškai.

Korespondencijos skyriaus sudarymas:

Įrengimas apima ir padalinio personalo, ir mašinų išdėstymą. Čia galima laikytis centralizavimo ar decentralizavimo principo. Kai laiškus diktuoja ar rengia departamentų vadovai, yra decentralizacijos atvejis. Kita vertus, jei visos raidės pirmiausia rengiamos korespondentų, yra centralizuota.

Vėlgi, jei kiekvienas departamentas turi savo rašomosios mašinėlės ar rašomosios mašinėlės ir mašininkus, tai yra decentralizacijos atvejis. Jei yra centrinis mašinistų fondas, tai vadinama centralizacija. Tačiau dubliavimas paprastai atliekamas centralizuotai. Tiek centralizacija, tiek decentralizacija turi savo privalumų ir trūkumų.

Tipų rinkinys:

Tai reiškia, kad visi spausdintuvai ir stenografai patenka į grupę ar baseiną ir sėdi kartu tam tikroje vietoje. Jis yra patogioje vietoje, lengvai pasiekiamas iš įvairių pusių. Paprastai tai yra kambarys, atskirtas nuo bendrojo biuro ir yra pastatytas iš garso izoliacinių sienų, tokių kaip stiklo sienos arba sienos, padengtos kai kurių žėručio mišiniu.

Rašytojai užima savo vietas priešais rašomosios mašinėlės. Pagal skirtingų departamentų reikalavimus jie rašo raides. Kai bet kuris vykdomasis asmuo turi diktuoti, jis reikalauja stenografo. Jį aplankys bet kuris laisvas stenografas.

Po to, kai diktuoja diktatą, jis jį perrašys nemokamai rašytojui. Skyriuje yra vadovas, skirtas darbui platinti tarp stenografų ir mašinistų. Rašytojai taip pat gali diktuoti diktatus, įrašytus dicta-phone, po vieną.

Pagal daugiašalę „dicta-phone“ sistemą bet kokį diską gali išgirsti ir spausdinti bet kuris mašinistas, besisukantis. Jei esamas personalas negali susidoroti su darbo spaudimu, skiriami papildomi laikini paskyrimai.

Privalumai:

a) Darbų pasiskirstymas yra didesnis ar mažiau: apkrova tarp stenografų ir mašinistų;

b) „baseinas“ yra atskirtas, nei triukšmas, kurį sukelia mašinos, nekliudo bendrajai įstaigai, o mašinų mašinoms trukdo bendrojo biuro triukšmas;

(c) Tai ekonomiška, nes darbą gali atlikti mažiau stenografų ir mašinistų. Jei kiekvienas departamentas turi savo stenografą ir mašininką, reikia daugiau rankų. Tai labai svarbu.

Trūkumai:

a) Visų tipų spausdinimo darbai negali būti centralizuoti. Kai kuriems diktatams ir spausdinimo darbams atlikti reikalingi techniniai dalykai, kuriuos gali tvarkyti tik ekspertai ir kurie yra susiję su konkrečiais departamentais, tvarkančiais šias technines užduotis.

(b) Kai kurie vadovai nori turėti savo steno rašytojus, kurie gali teisingai ir greitai sekti jo intonacijas ar tarimas. Tačiau aukšto rango vadovai turi savo privatų sekretorių. Vadybininkai taip pat gali palaukti, kol jo mėgstamiausias stenografas bus prieinamas iš „baseino“,

c) slaptų dalykų negalima diktuoti ar spausdinti „baseine“.

(d) Tik didelį susirūpinimą gali suteikti tokie „baseinai“.

Kokie yra „baseino“ sistemos privalumai, yra departamentų sistemos trūkumai ir atvirkščiai.