Kolekcijos laiškai: rinkimo laiškų rašymo gairės (su pavyzdžiais)

Kolekcijos Laiškai: Kolekcijos laiškų rašymo gairės (su pavyzdžiais)!

Rinkimo raštai rašomi, kai turite susigrąžinti / surinkti mokesčius iš kliento, už prekes ar suteiktas paslaugas. Jei klientas laiku nesumokėjo, būtina jam priminti. Tai yra subtilus atvejis, nes, viena vertus, norite išlaikyti verslo santykius ir, kita vertus, norite laiko savo pinigus.

Taigi, norint nustebinti klientą (kuris gali patirti finansinių sunkumų), būtina mokėti kalbos mokestį, kad jis vis tiek galėtų sumokėti mokesčius. Kai kuriais atvejais verslo tikrovė yra tai, kad turite priimti ir dalį mokėjimo.

Kolekcijos laiškų rašymo gairės:

1. Taktai ir apribojimai:

Prisiminti asmenį, kad jis neįvykdė savo finansinių įsipareigojimų, yra jautrus klausimas.

Taigi jūs turite naudoti taktiką ir suvaržymus. Be to, turite numatyti dvi aplinkybes: kad mokėjimas jau išsiųstas / gautas, bet ne jūsų žiniomis, arba kad prekės / paslaugos yra nepatenkinamos.

Pirkėjas gali susidurti su sunkumais realizuodamas savo prekes. Tuo pačiu metu kai kurie klientai paprastai vėluoja arba aplaidžiai. Todėl kiekvienas atvejis turės būti priimtas iš esmės.

2. Puikus tonas:

Geras verslininkas turi savo ateities verslo kampą ir naudoja mandagią kalbą surinkimo laiške. Jis vengia skauda skaitytoją. Net jei tai yra paskutinis rinkimo laiškas, keliantis grėsmę teisiniams veiksmams, geras verslas reikalauja, kad būtumėte mandagūs ir naudoti tokius žodžius kaip „su apgailestauti“.

3. Parodyti kliento problemas:

Jei klientas patenka į sunkią finansinę padėtį, neturi jokio pasirengusio pinigų ir nesugebėjo realizuoti pinigų iš jūsų prekių, jis gali turėti gerų priežasčių nemokėti ar nesugebėti mokėti. Kaip mokesčių rinkėjas, jums gali tekti tam tikru mastu įsitraukti į savo problemas ir rasti bendrą sprendimą, kaip gauti vertę už savo prekes. Šis jautrumas turi būti nurodytas jūsų laiške ir bendru požiūriu į kolekciją.

4. Progresyvūs rašymo raštų rinkiniai:

Gali atsitikti taip, kad vieno rinkimo skambučio nepakanka norint gauti mokesčius. Klientas gali sąmoningai ar kitaip nevykdyti mokėjimo.

Kolekcijos raštų rašymas serijoje yra toks:

i) Oficialus priminimas, darant prielaidą, kad jis sumokės, švelniu tonu.

ii) tvirtesnis ir įtikinamesnis priminimas, kad reikia mokėti čia ir dabar.

(iii) „Paskutinio kurorto“ laiškas, kuriame teigiama, kad klientas turi sumokėti, kitaip bus imtasi teisinių veiksmų

Pirmojo etapo kolekcijos laiškai:

Šiame etape laiškas yra oficialus. Galima naudoti net spausdintą formą. Daroma prielaida, kad klientas tiesiog pamiršo mokėti ir veiks iškart po priminimo.

Naudingi pirmųjų rinkimo laiškų starteriai:

(i) Mes pastebime, kad jūsų paskyra, kuri turėjo būti mokama ... 1 neįvykdyta mūsų knygose.

(ii) Turime kreiptis į mūsų sąskaitą Nr. Rs…

(iii) Turime jums priminti, kad mes dar negavome balanso, parodyto prieš jūsų vardą mūsų pareiškime, kurio data yra… R. kuris jau yra daugiau nei mėnuo.

Uždaryti:

(i) Tikimės, kad atsiskaitysite atsiskaitymu.

(ii) Mes laukiame jūsų perlaidų per artimiausias kelias dienas.

(iii) Tuo tarpu, jei išsiuntėte mokėjimą tuo metu, galite ignoruoti šį pranešimą.

Oficialaus priminimo pavyzdys:

Įspūdingas / tvirtas priminimas:

Jei pirmasis rinkimo laiškas nesumoka mokėjimo po to, kai laukiama derybų, antras laiškas išsiunčiamas apie 15-20 dienų. Šiame laiške kalba yra tvirtesnė, tačiau tonas vis dar mandagus. Jūs nesirūpinate klientu, o ieškote jo bendradarbiavimo.

Kai kurie starteriai:

(i) Iš mūsų įrašų matome, kad mūsų priminimas apie mokėjimą yra mūsų sąskaitos… data iki šios datos neatitinka.

(ii) Mes nurodome… datą, kurioje prašoma išspręsti mokesčius.

(iii) Turime jums dar kartą priminti savo mokesčius pagal sąskaitą faktūrą Nr.… datą… už R…, kuriam mūsų pirmasis priminimas buvo ... nesutinkamas.

Uždaryti:

(i) Mes primygtinai raginame jus imtis pirmumo ir išspręsti mokesčius vienu metu.

(ii) Mes nuoširdžiai tikimės, kad šį kartą jūs rimtai atkreipsite dėmesį į rinkliavas ir iš karto juos išvalysite.

(iii) Mes tikime, kad tai sužavės jums skubos klausimą ir kad jūs elgiatės nedelsiant.

Mėginio surinkimo laiško etapas II

Paskutinio kurorto laiškas / galutinis rinkinio laiškas:

Jei atsakymas į ankstesnius rinkimo laiškus neatsakomas, galutinis laiško laiškas išsiunčiamas pagal žemiau pateiktą planą:

a) Įrašykite ankstesnes pastangas rinkti.

b) pasiūlyti dar vieną galimybę mokėti.

c) Nurodykite teisinį veiksmą, kuris bus būtinas, jei šis prašymas bus ignoruojamas.

(d) Nustatykite mokėjimo terminą.

Kai kurie starteriai:

(i) Mes parašėme jums… ir vėl… atkurti ar mūsų mokesčiai užrašo sąskaitą faktūrą Nr.…. Data ..., vis dar nesiimdami jokių veiksmų

(ii) Turime pasakyti, kad mūsų ankstesni prašymai buvo datuoti ... ir… Norint išspręsti mūsų įstatymo… datą ... nesvarbu, ar…

(iii) Mes netikėtai ir nusivylę atkreipiame dėmesį į tai, kad neatsakyta į mūsų dvi eilės laiškus, susijusius su pernelyg dideliais mokesčiais už mūsų įstatymo projektą.

Uždaryti:

(i) Dabar, nebent gausime savo rinkliavų ... mes neturėsime kito pasirinkimo, kaip tik iškelti mūsų teisininkų rankas.

(ii) Prašome tai laikyti paskutiniu mūsų prašymu atlikti mokėjimą, kol mes pasinaudojame teise. Bet mes vis dar tikimės, kad veiksite per dvi savaites ir sumokėsite mokesčius.

(iii) Mes vis dar tikimės, kad jūs perduosite ... ir sutaupysite didelių išlaidų ir nepatogumų dėl teisinių veiksmų.

Pavyzdys Paskutiniai įrašo laiškai / galutiniai rinkiniai