Pokyčių valdymas: 7 etapų pokyčių valdymo metodas verslo procesų atnaujinimo procese

Organizacija, ketinanti įdiegti BPRE, turėtų keistis valdyti septyniais etapais. Tai yra: i) pokyčių valdymo komandos surinkimas. ii) Naujos organizacijos krypties nustatymas. iii) Organizacijos pasirengimas pokyčiams. (iv) Pokyčių komandų sukūrimas siekiant įgyvendinti pokyčius. v) struktūrų, sistemų ir išteklių suderinimas siekiant remti pokyčius. vi) Kelių blokų, kuriuos reikia pakeisti, nustatymas ir pašalinimas. (vii) Organizacijos kultūros sugerties pokyčiai.

Image Courtesy: cgnglobal.com/sites/default/files/u17/Change%20Management_Context%20Image.png

Šie žingsniai trumpai aptariami sekančiame skyriuje.

i) Pokyčių valdymo komandos surinkimas:

Vyriausiasis veiklos vadovas (COO) arba strateginio verslo padalinio (SBU) vadovas vadovauja BPRE komandai, kuri inicijuoja didelius organizacijos verslo procesų pokyčius. Kadangi BPRE komanda turi kitus įsipareigojimus, patartina sudaryti mažą komandą, atsakingą už pokyčių valdymą ir padėti komandos lyderiui pastangų pertvarkyti. Organizacijoje, kur pagrindinės pokyčių iniciatyvos yra katalizatoriai (tie, kurie yra vidurinio ar jaunesnio lygio vadovams), o ne aukščiausio lygio vadovybė, pokyčių valdymui sukurta komanda vadinama „perėjimo valdymo komanda“.

ii) Organizacijai sukurti naują kryptį:

Organizacijose, kuriose rimtai įvedamas reorganizavimas, misijos apibūdinimas turėtų atspindėti organizacijos įsipareigojimą vykdyti procesą ir dirbti komandoje. Ši misijos formuluotė suteikia naują kryptį organizacijai,

(iii) Organizacijos pasirengimas pokyčiams:

Pokyčių pranešimas turi būti perduotas darbuotojams visuose organizacijos lygmenyse. Komunikate turėtų būti pabrėžta neišvengiama ir skubi pokyčiai, taip pat pokyčių nauda ir neigiamos pasekmės, jei organizacija neįvertina pokyčių.

Trys veiksmingo komunikacijos aspektai:

a) Bendrinkite tik faktus, o ne vertybes

(b) tiesiogiai bendrauti (ty į veidą)

c) Tikslinės prižiūrėtojos, aktyviai dalyvaujančios keičiantis.

Informacijos apie faktus perdavimas yra susijęs su kai kuriais kritiniais verslo procesais, susijusiais su sąnaudomis, greičiu, kokybe, klientų aptarnavimu ir kt., Ir apie tai, kiek jie atsilieka nuo konkurentų. Pokyčių valdymo komanda turėtų bendrauti akis į mažas priekinių linijų priežiūros grupių grupes apie svarbių pakeitimų skubumą. Be to, priežiūros institucijos savo ruožtu informuoja darbuotojus apie BPRE komandos įgyvendintas pokyčių iniciatyvas. Jie turėtų paskatinti darbuotojus nekelti abejonių ir išreikšti savo abejones, jei tokių yra.

(iv) Komandų sukūrimas siekiant įgyvendinti pakeitimus:

Pokyčių komandas, vadinamas pertvarkymo komandomis, sudaro BPRE komandos vadovas. Kiekvienai komandai vadovauja „proceso savininkas“ ir yra atsakingas už naujo verslo proceso įgyvendinimą.

Kadangi pertvarkyti procesai yra kryžminiai funkcionalūs, kiekviena reigineeringo komanda atstovauja žmones iš įvairių padalinių. Komandos nariai turėtų būti nusimanantys, kūrybingi ir entuziastingi. Jie turėtų būti pasirengę susidoroti su darbuotojų pasipriešinimu ir juos tvarkyti įgyvendindami pertvarkytus procesus. Taip pat komandos nariai turi būti pasirengę dirbti kaip komandos nariai. Jie turėtų pavaldinti savo individualius interesus grupės interesams ir organizaciniams interesams.

v) Struktūrų, sistemų ir išteklių suderinimas siekiant remti pokyčius:

Pokyčių valdymo komanda turėtų išnagrinėti esamą organizacinę struktūrą, sistemas ir procedūras, kad užtikrintų, jog jos tinkamai suderintos su pokyčių procesu. Pertvarkymo komandos padeda pokyčių valdymo komandoms šiose užduotyse. BPRE dėmesys skiriamas procesų orientacijai ir komandiniam darbui, kuris sumažins salų funkcinę veiklą.

Dėl šios priežasties organizacijos struktūra taps lygesnė (ty mažiau hierarchinių lygių). BPRE komandoms turi būti suteikti pakankami ištekliai ir įgaliojimai įgyvendinti pakeitimus, reikalingus drastiškiems patobulinimams pasiekti. Komandos nariai turi būti įgalioti priimti sprendimus ir jiems turi būti suteikta pakankamai savarankiškumo dirbti savarankiškai. Pokyčių valdymo komanda turėtų padėti pertvarkymo komandos nariams įgyvendinti savo idėjas praktikoje.

vi) Kelių blokų, kuriuos reikia pakeisti, nustatymas ir pašalinimas:

Kadangi perstatymas susijęs su dideliais mokesčiais, atsparumas tokiems pokyčiams yra neišvengiamas. Gali būti, kad daugelis drastiškų daugelio esamų sistemų pakeitimų gali būti įtraukiami pagal rekonstrukcijos komandų rekomendacijas. Kadangi pasipriešinimas pokyčiams sukuria kelio bloką, įgyvendinant rekonstrukcijos komandos rekomendacijas, pokyčių valdymo komanda turėtų padėti pašalinti šiuos kelių blokus.

Gali prireikti konsultuoti ir mokyti tuos, kurie priešinasi pokyčiams, kad įtikintų juos apie pokyčių poreikį ir suteiktų jiems aiškų vaizdą apie tai, kas bus keičiama. Atsparumas pokyčiams ir BPRE gali būti atvirai ar slaptai išreikšti vadovams bet kokiame valdymo lygmenyje. Todėl būtina, kad aukščiausioji vadovybė veiktų kaip pavyzdys įgyvendinant pokyčius ir motyvuotų kitus sekti pavyzdžiu.

vii) Organizacijos kultūros įsisavinimas:

Išstumti iš BPRE, pokyčiai turėtų būti institucionalizuoti ir internalizuoti. Tai leis vis daugiau ir daugiau darbuotojų identifikuoti procesą, o ne funkcijas ar skyrius. Jie yra atsakingi už visą procesą, o ne už konkrečias diskrečias funkcijas ar darbus, kuriuos jie atlieka kaip proceso dalį. Tai reikalauja radikalių pokyčių veiklos vertinimo ir atlygio sistemose. Be to, organizacija turi daug investuoti į mokymus, suteikdama darbuotojams naujus įgūdžius, vertybes ir požiūrį. Naujoji sistema turi sutelkti dėmesį į komandinį darbą, į procesą orientuotą ir klientų pasitenkinimą.

Be pirmiau minėtų pakeitimų, BPRE taip pat kelia didelių pokyčių organizaciniame komunikate. „BPRE“ akcentuoja daugiau akis į akį ryšių ir priekinės linijos prižiūrėtojai veikia kaip pagrindinis ryšių grandinės ryšys.