Įprasta: reikšmė, charakteristikos ir svarba

Perskaitykite šį straipsnį, kad sužinotumėte apie įprastą. Perskaitę šį straipsnį, norėdami sužinoti apie: 1. Rutininės reikšmės 2. Rutinos charakteristikos 3. Rutinos svarba 4. Kai kurie tipiniai sekretoriaus darbai.

Rutinos reikšmė:

Planavimas yra būtinas kiekvienam darbui. Planavimas reiškia išankstinį mąstymą.

Planavimo analizė:

Ką reikia daryti?

Kodėl reikia daryti?

Kaip tai padaryti?

Ką daryti?

Kada daryti?

Kur daryti?

Pirmiausia reikia gauti atsakymą į kiekvieną užklausą, o tada bandoma imtis veiksmų. Po plano ateina procedūra.

Kiekvienas darbas turi savo procedūrą. Įprasta procedūra yra reguliari procedūra. Žodis „kursas“ apima veiksmų serijos jausmą. Todėl rutina turi keletą veiksmų.

Rutina turi du aspektus:

a) veiksmai vienas po kito pagal prioritetus ir. \ t

b) kiekvieno veiksmo laiko faktorius.

Keletas įprastų sistemų sukuria sistemą, kuri suteikia bendrą tam tikros veiklos vaizdą. Jei pažvelgsime į bet kokį biuro darbą, aptinkame abu aspektus. Pavyzdžiui, el. Pašto tvarkymas. Komponentiniai veiksmai yra: laiškų priėmimas, jų atidarymas, turinio tikrinimas, datos antspaudavimas, rūšiavimas, platinimas ir laikymas.

Kiekvienas žingsnis turi savo metodą ir, jei metodas yra teisingas, suvartojamas laikas tampa minimalus. Ši rutina yra visos korespondencijos sistemos dalis. Būtina atlikti ne tik darbą, bet ir teisingai, laiku ir efektyviai. Tai įmanoma, jei yra tinkama rutina. Tarnyboje, kurioje yra palankios darbo sąlygos, įranga yra prieinama, esama priežiūros ir kontrolės, o tinkamas personalas dirba, rutina tampa veiksminga. Kiekvieno biuro darbo rengimas yra biuro organizacijos funkcija.

Rutinos charakteristikos:

(1) Įprastinis darbas susideda iš kelių ar kelių etapų. Kai žingsnis yra žinomas, jis turi būti kartojamas tokiu pačiu būdu kiekvieną kartą ir kiekvienas asmuo, atliekantis tą darbą.

(2) Turi būti sudaryta arba parengta rutina. Kai kuriamas naujas biuras, užtrunka daugiau laiko. Kitų panašių organizacijų patirtis yra labai vertinga.

(3) Rutina turi tikslą ir kiekvienas žingsnis prisidės prie šio tikslo įvykdymo.

(4) Visi veiksmai turi turėti koreliaciją ir nustatytą laiko seką.

(5) Darbas neturi būti dubliuojamas, taip pat neturi būti sutapimų ar spragų.

(6) Taisyklės turi būti parengtos rutinui atlikti.

Rutinos svarba:

Biuro rutinos svarba yra puiki.

Jei rutina yra tinkamai parengta ir sekama, naudingi šie privalumai:

(1) Spektaklis atitinka nustatytą standartą:

Standartas turi keturis aspektus:

a) Kiekis - reikia atlikti tam tikrą pageidaujamą darbo kokybę;

(b) Kokybė - našumas turi būti tikėtina,

(c) Laikas - atlikimas turi būti atliekamas tam tikru laiku,

d) Išlaidos - išlaidos neviršija naudos.

(2) Yra geresnė kontrolė:

Jei yra rutina, priežiūros darbuotojams lengviau kontroliuoti. Vadovas turi patikrinti, ar rutina yra vykdoma, ar ne.

(3) Geresnis darbo srautas:

Efektyvus biuro administravimas reiškia, kad darbas ir sklandus darbas yra sklandūs. Jei kiekvienas seka įprastu būdu, turi būti geresnis darbo srautas, jei nėra jokių kliūčių ar kliūčių (žr. Žemiau).

Kaip įprasta dirbti?

Rutininio darbo atlikimo procese yra keturi elementai:

a) darbo atlikimo būdas;

b) naudojama įranga; \ t

c) personalas, \ t

d) darbo sąlygos.

Jei bet kuriame iš elementų yra sutrikimų, įprastinis darbas yra užblokuotas.

Kliūtys ar gedimai atsiranda taip:

a) Geriausias būdas atlikti darbą gali būti nežinomas arba negali būti žinomas personalui;

b) Darbui reikalingos formos, raštinės reikmenys, bet kokia mašina ar prietaisas gali būti tiekiami trumpai. Įrenginys gali neveikti. Gali būti, kad mašina nebus tinkamai prižiūrima. Konkreti medžiaga arba atsarginė mašinos dalis nėra,

c) Gali būti, kad trūksta tinkamo personalo. Defektas yra įdarbinimo sistemoje. Darbuotojų mokymas gali būti nepakankamas. Darbuotojai gali būti sunkūs ar atidūs. Jie gali būti netaisyklingi arba gali būti laiko švaistymas. Tai netiesiogiai reiškia, kad trūksta tinkamos priežiūros ir kontrolės,

d) Darbo sąlygos negali būti palankios arba palankios darbui. Šviesos trūkumas, elektros energijos triktis, išoriniai trikdžiai ir kt.

(e) Gali būti klaidingas išdėstymas.

Kaip galima įveikti kliūtis?

Sklandaus įprastinio darbo srauto kliūtis galima įveikti tinkamai planuojant ir kontroliuojant biuro darbą. Generalinis sekretorius yra atsakingas už tai. Šiuo tikslu rengiami skirtingi „įprastinių diagramų“ arba „srautų schemų“ arba „eksploatavimo schemų“ tipai. Tai yra tik diagramos, pagal kurias galima lengvai suprasti, kokių žingsnių reikia sekti, kad atliktumėte darbą.

Yra įvairių būdų, kaip sukurti tokias diagramas kaip „kaklo diagrama“, „izometrinė diagrama“ ir kt. Svarbiausia, kad būtų atliekami nuodugni biuro metodų tyrimai ir tyrimai. Didelė organizacija gali sau leisti turėti atskirą O & M studijų skyrių. O & M reiškia „Organizacija ir metodai“.

Kiekvienas darbas eina per tam tikrus nuoseklius etapus, kuriuos išreiškia kai kurie simboliai srauto diagramoje. Pavyzdžiui:

Tačiau reikia pažymėti, kad bet kokios rūšies darbas negali būti pakartotinai panaudotas. Rutinos rengiamos toms funkcijoms, kurios yra pasikartojančios. Esant nepaprastajai padėčiai, įprastinė veikla neveikia.

Kai kurie tipiniai sekretoriaus darbai:

Yra keletas tipinių įprastų darbo vietų, kurias sekretorius turi reguliariai atlikti biure. Tokias darbo vietas, kaip aprašyta toliau, paprastai atlieka privatus sekretorius arba netgi biuro sekretorius, o ne bendrojo sekretoriaus. Tačiau sekretorius gali gauti šiuos darbus savo privatų sekretorių arba biuro sekretorių.

(A) Telefonas ar skambučiai :

Telefono naudojimas yra įprastas biuro bruožas tiek vidaus, tiek išorės ryšiams. Didelis biuras turi savo vidinę telefono ryšio sistemą arba PBX, arba PAX ryšiu, arba tarpu. sistema. Vidinėje telefono ryšio klaviatūroje yra operatorius, jei yra rankinio keitimo sistema, kuri tvarko jungiklio plokštę. Tai yra mechaninė viso operacijos dalis.

Naudojimasis telefonu iš tikrųjų reiškia kontaktų užmezgimą ir pokalbį. Daugybė skambučių ateina iš išorės, o daugelis skambučių taip pat išeina už pašalinių asmenų. Tuo pačiu metu iš departamento į departamentą reikia daug vidinių jungčių. Užimtas biuras turi didžiulį darbą, suteikiantį maksimalias tokių išorinių ir vidinių ryšių galimybes.

Darbuotojai gauna ir siunčia asmeninius skambučius. Tai turi būti sumažinta, nes tai gali trukdyti oficialiems pokalbiams. Didelis biuras gali turėti keletą išorinių linijų, taip pat gali būti tiesioginių linijų iš svarbių vadovų rūmų. Yra speciali linija, kurioje dalyvauja net po darbo valandų.

Asmeninio sekretoriaus pareigos:

Privatus sekretorius pirmiausia dalyvauja telefono skambučiuose. Jis turi turėti visas žinias apie telefono veikimą. Jis turi žinoti įvairias telefono skyriaus teikiamas paslaugas, taip pat įvairių tipų skambučių taisykles ir tvarką - vietinį, rinkliavą, kamieną, fonogramą ir pan. spausdintuvo paslauga (TPM arba „Tele-printer Message“) organizacijos viduje.

Privatus sekretorius turi tvarkyti telefonų knygą, skirtą įrašyti žinutes, gautas už bosą, arba pranešimus. Telefonų knygoje yra stulpelių, kuriuose išsamiai aprašomos šalys, iš kurių ir kam siunčiami ar siunčiami pranešimai.

Privatus sekretorius taip pat turi žinoti, kaip kalbėti telefonu. Jo požiūris yra mandagus, jo balsas bus aiškus ir jis laikysis visų etiketo, pvz., Norėdamas geros rytą arba „namaskar“ pradžioje arba atsisveikinimo ar „namaskar“ pabaigoje.

Jis gali susidurti su daugeliu telefono skambučių, atvykusių arba išeinančių, tačiau jis neturi būti sutrikęs ar sudirgęs. Jis turi suprasti, kad jo elgesys galiausiai daro įtaką bosui. Privatus sekretorius paprastai rengia telefonų numerių, kuriuos jo bosas dažnai prašo prisijungti, sąrašą.

(B) Skambintojų tvarkymas :

Sekretorius yra ryšių palaikymo pareigūnas, todėl daugelis žmonių kiekvieną dieną jį kviečia. Didelis biuras saugo registratorių, kuris gauna skambinančius asmenis, ir tada siunčia juos į atitinkamus skyrius ar asmenis. Kartais reikalingi leidimai iš konkrečių vadovų, prieš leisdami skambinti į biurą. Mažame biure skambinantys asmenys gali tiesiogiai kreiptis į sekretorių. Skambintojai, atvykstantys į didelį vykdomąjį direktorių ar direktorių, turi kreiptis į savo privatų sekretorių.

Kiekvieną dieną į biurą atvyksta keturių tipų skambintojai:

(1) Tie, kurie turi ankstesnius paskyrimus. Tokių skambintojų nėra sunku tvarkyti, jei jie atvyksta laiku. Privatus sekretorius tik leidžia jam susitikti su bosu arba gali prašyti, kad jis šiek tiek palauktų, jei viršininkas užimtas.

(2) Tie, kurie skambina be ankstesnio paskyrimo. Bet jei toks asmuo yra žinomas biurui ir netgi gali būti labai svarbus organizacijai, jis yra sveikintinas ir sekretorius stengiasi susisiekti su bosu.

(3) Tie, kurie dažnai atvyksta, bet neturi jokio konkretaus verslo. Pavyzdžiui, pardavimų atstovai iš įvairių tiekėjų. Sekretorius juos tvarkys, kaip pageidauja bosas. Sekretorius pasikalbės su savo viršininku telefonu.

(4) Nežinomi asmenys, kurie ateina atsitiktinai arba dėl tam tikro tyrimo. Sekretorius jį tvarkys asmeniškai ir paprašys, kad jis atvyktų po ankstesnio paskyrimo. Nepriklausomai nuo to, kas yra skambintojo prigimtis ir kas gali būti jo tvarkymo metodas, sekretorius turi būti labai mandagus ir niekada nepažeisti lankytojo jausmo.

(C) Paskyrimų paskyrimas :

Kitas įprastas privataus sekretoriaus darbas yra susitikimų tarp jo viršininko ir kitų paskyrimas. Kiti apima tiek pašalinius asmenis, tiek organizacijos narius arba darbuotojus. Paskyrimai vėl yra dviejų tipų - pašalietis, norintis susitarti, arba bosas, norintis jį padaryti.

Vietiniai paskyrimai atliekami telefonu, tačiau kitų vietų žmonėms paskyrimai paprastai nustatomi korespondencijoje arba net telefonu ar teleksu. Sekretorius turi išlaikyti dienoraštį, skirtą visiems susitikimams, ir kasdien primena savo viršininkui apie paskyrimus.