Medžiagų pirkimo procedūra: 7 etapai

Kai kurie etapai yra tokie: 1. Reikalavimų ir prašymų nagrinėjimas ir analizė 2. Potencialių tiekėjų pasirinkimas ir vieta 3. Pasiūlymų pateikimas, priėmimas ir analizė 4. Pavedimų pateikimas 5. Pirkimų užsakymų vykdymas ir paspartinimas ir kt. .

Pirkimo procedūros etapai:

Reikalavimų ir prašymų apdorojimo kvitas ir analizė
Galimų tiekėjų pasirinkimas ir vieta
Užklausų, pasiūlymų priėmimas ir analizė
Užsakymų pateikimas
Pirkimų užsakymų stebėjimas ir pagreitinimas
Pardavėjų sąskaitų faktūrų patikrinimas po apdorojimo neatitikimų ir atsisakymų
Užbaigtų užsakymų uždarymas ir įrašų priežiūra

# 1 etapas. Reikalavimų ir prašymų nagrinėjimo rezultatai ir analizė:

Įvairūs organizacijos padaliniai savo rekvizitų forma praneša apie savo reikalavimus įvairioms prekėms įsigyti.

Pirkimo užsakymo forma parengia pagrindą pirkti ir pateikia šiuos duomenis:

(i) Kokia medžiaga / elementas reikalingas kokybės ir kitų būtinų specifikacijų?

ii) Reikalingas kiekis?

(iii) Data, iki kurios reikalingos medžiagos?

iv) pristatymo vieta?

v) Siūlomo tiekėjo pavadinimas.

Pirkimo užsakymas yra parengtas dviem egzemplioriais ir pasirašytas kompetentingos institucijos. Kad būtų galima patikrinti, ar parduotuvėje yra elemento, jis nukreipiamas per parduotuvę. Formatas pateiktas 6.3 pav

# 2 etapas . Potencialių tiekėjų pasirinkimas ir vieta:

Šio proceso metu pasirenkamas teisingas tiekėjų skaičius per įgaliotus atstovus, katalogus, prekybos žurnalus. Skelbimai, prekybos katalogai ar mugės.

Galutinis pardavėjo pasirinkimo kriterijus taip pat grindžiamas šiais veiksniais:

i) Tiekimo patikimumas: Remiantis ankstesniais tiekėjo veiklos rezultatais.

ii) užtikrinimas, kad prekės bus pristatytos laiku, remiantis ankstesniais duomenimis.

iii) kiti aspektai, pavyzdžiui, aptarnavimas po pardavimo, požiūris į pirkėjo atmestas prekes, techninė pagalba įrengimo metu ir po jo ir tt

Nors galimi tiekėjai atsižvelgia ir į šiuos aspektus:

i) Jei pirkimas turi būti vykdomas iš vietinės rinkos ar bet kurios kitos konkurencingos vietos, kuri nėra pramonė.

(ii) Jei visas pirkimas turi būti atliktas iš vieno tiekėjo ar kelių pardavėjų.

iii) ar pirkti tiesiogiai iš gamintojų.

Pirkimo agentai nuolat ieško rinkos ieškodami galimų naujų tiekėjų.

# 3 etapas . Pasiūlymų pateikimas, gavimas ir analizė:

Citata - tai tyrimas, kuriuo siekiama sužinoti, ar tiekėjai gali pateikti norimą medžiagą iki nurodytos datos ir, jei taip, kokiu greičiu.

Prašymas pateikti kainas pateikiamas nurodytu pavidalu, kaip parodyta 6.4 pav

Citatos yra kviečiamos pirkti medžiagą, kaip parodyta žemiau, ir turėtų pasiekti šį biurą ne vėliau kaip (data) (laikas). Citatos turėtų būti siunčiamos su išsamia informacija ir palaikomos išsamios literatūros, brošiūros ir kt.

(i) Nurodykite voko viršūnę

Užklausa Nr. ………. Data, nuo kurios turi būti pateikta data ………………

ii) Citatos turėtų būti pateikiamos dviem egzemplioriais.

(iii) Kotiruotės turėtų būti pateikiamos ta pačia tvarka kaip ir užklausos laiške.

iv) kotiruotės turėtų būti galiojančios mažiausiai vieną mėnesį nuo atidarymo datos;

v) Nurodyti tarifai turėtų būti pirkėjo paskirties vieta ir įtraukti visus mokesčius.

vi) kotiruotės turėtų būti siunčiamos uždarose dangose.

(vii) Teisė yra visiškai ar iš dalies nepriimta jokios priežasties priimti arba atmesti bet kokią citatą.

viii) Pardavėjo atstovas gali būti dalyvaujant kotiravimui.

Užklausų pateikimas:

Kainų siūlymai pateikiami nurodytam Performa, parodytam 6.4 pav., Visiems pasirinktiems tiekėjams ar šaltiniams ir tiekimui. Pasiūlymo formoje pateikiama išsami informacija apie įsigytą medžiagą ir sąlygos, pagal kurias pirkėjas norėtų įsigyti šią medžiagą.

Citatos analizė:

Gavę citatos iš įvairių šaltinių, jie tiriami norint palyginti kainas, kitas sąlygas, paminėtas prašyme pateikti pasiūlymus. Analizei parengta lyginamoji ataskaita, kaip parodyta 6.5 pav. N.TS ir A.TS yra pažymėtos ant kiekvieno elemento, ty ne pagal specifikacijas ir pagal specifikacijas ir pasirinkus tinkamą pardavėją iš prekių, pažymėtų ATS

Aukščiau pateikta lyginamoji ataskaita yra tinkamas vadovas pasirenkant tinkamą pardavėją, ty kurio medžiaga atitinka reikalaujamas specifikacijas.

# 4 etapas . Užsakymų pateikimas:

Pasirinkus tinkamą pardavėją, jam išsiunčiamas užsakymas (kaip parodyta 6.6 pav.). Pirkimo pavedimas yra teisinis dokumentas, kuris yra tiekėjo institucija tiekiant medžiagą pagal pirkimo sąlygas.

# 5 etapas . Pirkimų užsakymų vykdymas ir atnaujinimas:

Tik užsakymo pateikimas negarantuoja medžiagų tiekimo ir tam tikras reikalavimas.

Taigi pirkimo skyrius palaiko ryšį su tiekėju, kad:

(i) Gaukite informaciją apie užsakymo eigą.

(ii) Tiekėjas turi būti įspėtas prieš pasibaigiant pristatymo laikotarpiui, nes tai yra pirkimo sutarties esmė.

(iii) imtis korekcinių veiksmų (pvz., keisti transportavimo būdus arba perduoti kai kuriuos užsakymus kitiems tiekėjams), kad medžiaga būtų gauta laiku, kaip numatyta anksčiau.

Šešias pirkimo pavedimo kopijas paruošia pirkimo pavedimas. ir kiekvieną kopiją pasirašo pirkimo pareigūnas.

Iš šių kopijų kiekviena kopija siunčiama į:

i) Pardavėjas.

ii) Parduotuvės skyrius.

iii) Sąskaitų skyrius.

iv) tikrinimas Deptt.

(v) Deptt. prašymo pateikimas.

(vi) Pirkti „Deptt“ įrašui.

# 6 etapas . Pardavėjų sąskaitų faktūrų patikrinimas po apdorojimo neatitikimų ir atsisakymų :

Ataskaitos apie medžiagą, kuri buvo gauta, lyginamos su pirkimo užsakymais, siekiant nustatyti neatitikimus, ty kokybės skirtumus ir kt. Atmesta medžiaga gali būti grąžinta tiekėjui pakeisti.

Sąskaitos faktūros yra patikrintos, siekiant užtikrinti, kad medžiaga būtų gauta pagal pirkimo užsakymo specifikacijas ir sutartą kainą. Patvirtinus šiuos dalykus, mokėjimai pardavėjui pateikiami už gautą medžiagą.

# 7 etapas . Užbaigtų užsakymų uždarymas ir įrašų priežiūra:

Palyginus pirkimo užsakymą su gaunančiomis ataskaitomis ir pardavėjo sąskaita. Užsakymai laikomi užbaigtais užsakymais ir uždaryti. Paskutinis pirkimo procedūros etapas yra šių operacijų, ty įrašų tvarkymo, įrašų pateikimas.