Darbo aprašymo brėžiniai (su diagrama)

Darbo aprašymas: darbo specifikacija, darbo aprašymų ir valdymo skaidrumas!

Sudaryta darbo informacija išversta į pareigybių aprašymus. Darbo aprašymai yra raštiški pareigų ir pareigų įrašai, kurie yra faktinis darbo vertinimo pagrindas. Darbo aprašymai yra registruojami standartine forma vienodai. Dėl akivaizdaus reikalavimo rašyti įgūdžius rengiant pareigybių aprašymus, daugelis organizacijų šią užduotį skiria apmokytiems ir profesionaliems darbo analitikams.

Tačiau tai savaime negali garantuoti netinkamų darbo aprašymų. Taip yra todėl, kad profesionalus darbo analitikas negali turėti konkrečių žinių apie darbą. Todėl, nepaisant dalyvaujančių analitikų, visuomet geriau įtraukti įmonėje esančius žmones į mokslinį darbo vietų aprašymą.

Kalbant apie formatą, darbų aprašymas turėtų būti pavardė darbui, naudojant pavadinimą, kuris tiksliai apibendrina paskirtas pareigas. Pavadindami darbą, visada geriau apsvarstyti darbo šeimą. Norint iliustruoti, vietoj to, kad žmogiškųjų išteklių vadybininkas būtų pavadintas žmogiškųjų išteklių vadybininku, jei vartojamas terminas „žinių vadybininkas“, jis gali suteikti šiuolaikišką ar madingą darbo pavadinimą, tačiau kitiems (įskaitant organizacijos narius) jis gali būti klaidingas.

Antra, darbo aprašymas turėtų būti dokumentuojamas vienoje formoje ir priskirtų pareigų sąrašas. Sąraše turėtų būti trumpi sakiniai ar frazės. Ką reikia įtraukti įtraukiant į sąrašą pareigas ir tai, kaip jie turi būti parašyti, priklausys nuo pareigos lygio ir tikslo, kurį turi atitikti aprašymas.

Aukščiausio lygio vadovams darbo aprašymas gali būti verslo tikslų ir tikslų aprašymas. Tačiau, veiklos lygmeniu, pareigybių aprašymai gali apsiriboti tik atliktų specifinių pareigų, naudojamų įrenginių ir procedūrų sąrašu.

Kuo platesnis darbo aprašymo informacijos naudojimas ir kuo aukštesnis funkcinis lygis, tuo ilgesnis darbo aprašymas. Veiklos pozicijoms darbų aprašymas gali būti apie vieną puslapį, o aukštesniam valdymui jis gali eiti per kelis puslapius.

1. Darbo specifikacijos:

Be informacijos apie pareigas, susijusias su darbo užduotimis, pateikimo, darbo aprašuose taip pat pateikiamos pagrindinės darbo vietų specifikacijos. Tokios specifikacijos apima švietimą ar patirtį, reikalingą darbui atlikti, ir specialias žinias bei įgūdžius, reikalingus darbui atlikti. Be to, specifikacijose taip pat nurodomi tokie minkšti įgūdžiai, kaip tarpasmeniniai įgūdžiai, analitiniai gebėjimai, problemų sprendimo gebėjimai ar sprendimų priėmimo įgūdžiai ir tt, kurie reikalingi priskirtoms pareigoms atlikti.

Šis darbo informacijos apdorojimas yra žinomas kaip darbo specifikacijos kūrimas. Jis padeda vertinti darbo vietas ir tuo pačiu metu apibrėžia darbo vietai reikalingus požymius, kurių reikia norint įdarbinti. Todėl darbo specifikacijose išvardijami visi tokie atributai, kaip švietimas, patirtis, amžius ir fizinis tinkamumas, kartu su kitais minkštais įgūdžiais, reikalingais darbui atlikti.

Taip pat reikalaujama, kad analitikas įgytų specialių įgūdžių, nes bet kokia teisinė klaida, pasirinkus netinkamą asmenį darbui arba neteisingai vertinant darbą, kuris yra tiesiogiai susijęs su darbo kainodara, gali nugalėti tikslą.

2. Darbo aprašymų skaidrumas:

Šiandienos organizacijos yra dinamiškos ir dabar yra reikalingos restruktūrizuoti, todėl taip pat reikia pertvarkyti darbo vietas. Todėl plačiai manoma, kad darbo aprašymas darbuotojams gali sukelti nesutarimų ir ateityje darbuotojai gali atsispirti darbui, kuris nėra specialiai nurodytas jų pareigybių aprašymuose.

Tačiau, jei darbo aprašymai yra gerai išvystyti, nėra nieko blogo, kai jais dalijamasi su darbuotojais, nes jame nurodomas pareigų, kurias darbuotojai turėtų atlikti, sąrašas. Norint pašalinti šią problemą, visapusišką pareiškimą, pavyzdžiui, „be išvardytų pareigų ir atsakomybės, jūsų viršininkas gali paprašyti, kad laikas nuo laiko atliktų kitas užduotis“.

Dalindamiesi darbo aprašais su darbuotojais, organizacijos gali atlikti savo darbo vertinimo procesą dalyvaujant ir išvengti bet kokio disonanso darbo vertinimo rezultatuose. Tai taip pat svarbu, nes organizacijos taip pat susiduria su darbuotojų nepasitenkinimu darbo kainomis.

Darbo aprašų perdavimas didina sutikimą, nes darbuotojai neturi jokių abejonių dėl jų pareigų ir pareigų. Toks bendravimas su darbuotojais turėtų būti nuolatinis, kad darbuotojai taip pat galėtų suprasti pasikeitusias pareigas ir pareigas, kai vyksta pokyčiai.

3. Darbo aprašymas:

Darbo aprašymai padeda gauti dalykų per žmones ir padeda vadovybei atlikti šiuos tikslus:

1. Veiksmingas darbo vietų organizavimas

2. Tinkamas organizacijos įdarbinimas ar personalas

3. Darbo vietų priskyrimas žmonėms perduodant jiems savo pareigas ir atsakomybę bei nustatant darbo standartus

4. Žmonių veiklos rezultatų peržiūra

5. Veiklos rezultatų gerinimas vertinant ir mokant

6. Darbuotojų atlyginimas

Todėl pareigų aprašai atlieka labai svarbų vaidmenį svarbiausio valdymo veikloje. Vis dėlto labai svarbu, kad vadovas įsitikintų, jog pareigų aprašymai yra teisingi ir kokie darbai buvo priskirti. Jis turi užtikrinti, kad tik pagrindinės užduotys būtų suskirstytos į darbo vietas.

Kadangi pareigybių aprašai yra tarpusavyje susiję, jis turi jį suderinti su įdarbinimu, veiklos vertinimu, mokymo poreikiais, perkėlimu ir perkėlimu. Darbuotojų požiūriu, jis taip pat turėtų parodyti darbuotojams, ko tikimasi iš jų ir kaip atlikti priskirtą darbą.

Nurodydamas priskirtas pareigas darbo aprašyme, vadovas gali nustatyti priimtinus veiklos standartus. Tokių veiklos standartų nustatymas palengvina darbuotojo veiklos rezultatų palyginimą su geriausiu atlikėju. Darbo aprašymai taip pat palengvina tinkamą darbo jėgos panaudojimą.

Reguliariai peržiūrėdamas išvardytas pareigas, vadybininkas gali nustatyti, kurios darbo vietos yra daug laiko, tačiau reikalauja mažiau įgūdžių. Jis gali atitinkamai paskirti tokias darbo vietas mažesnio atlyginimo darbuotojams. Be to, vadybininkas taip pat gali studijuoti darbo vietas pagal darbo krūvį ir nustatyti reikalingas darbo valandas.

Žemos technologijos ir mažai įgūdžių turinčių darbo vietų atveju jis gali apsvarstyti sprendimą atleisti darbą subrangovams. Todėl tai turi didžiulį poveikį efektyviam žmogiškųjų išteklių planavimui organizacijoje. Mes taip pat galime tai pavadinti priemone, leidžiančia tinkamai susieti darbuotojų stiprumą organizacijoje.

Galiausiai, pareigybių aprašymai, kaip pagrindinė valdymo priemonė, taip pat daro įtaką veiklos procedūroms, nustatant darbo dubliavimą, nurodant mokslinio darbo srautą, siūlant geresnį darbo vietų paskirstymą ir nurodant galimas darbo vietas. 10.1 pav. Pavaizduotas centrinis darbo analizės periferinis reliacinis modelis.