Įmonės sekretoriaus pareigos: veiksniai ir klasifikavimas

Perskaitykite šį straipsnį ir sužinokite apie įmonės sekretoriaus pareigas. Perskaitę šį straipsnį, sužinosite apie: 1. Pareigų mastą lemiančius veiksnius 2. Pareigų klasifikacija.

Pareigų mastą lemiantys veiksniai:

Bendrovės sekretoriaus pareigos ar funkcijos yra įvairios arba įvairios. Pareigos kyla iš teisių. Tai pasakytina apie įmonės sekretorių. Jo pareigas iš dalies lemia jo pozicija, kaip apibrėžta Akcinių bendrovių įstatyme apibrėžime ir įvairiuose skyriuose. Tačiau įstatymas sistemingai neapibūdina bendrovės sekretoriaus pareigų.

Kadangi įmonės sekretorius yra paskirtas sutartimi, sutarties sąlygose taip pat nurodomas jo pareigų apibūdinimas. Paprastai jam skiriama daug pareigų kartu su įgaliojimu ir atsakomybe skiriančiosios bendrovės direktorių valdyboje. Akivaizdu, kad didelės įmonės sekretoriaus pareigos yra didesnės ir sudėtingesnės nei mažos įmonės.

Kita vertus, didelėje įmonėje gali būti paskirti daug kitų pareigūnų, kurie padėtų sekretoriui. Trumpai tariant, jo pareigas lemia įmonės dydis.

Netgi pareigos gali skirtis priklausomai nuo įmonės dydžio, atsižvelgiant į:

a) ar bendrovė yra atidžiai laikoma ar plačiai laikoma, ir. \ t

b) ar bendrovės akcijos įtrauktos į pripažintą vertybinių popierių biržą, ar ne.

Nepriklausomai nuo to, kokie yra muitų dydžiai, reikia pažymėti, kad bendrovės sekretoriaus pareigos turi du skirtingus aspektus:

a) sekretoriaus pareigos ir. \ t

(b) Įsipareigojimai, atitinkantys Bendrovės ir susijusių įstatymų nuostatas.

Atitinkamai, įvairūs bendrovės sekretoriaus pareigų tipai apibendrinti toliau:

Pareigų klasifikacija:

Bendrovės sekretoriaus pareigos yra klasifikuojamos kaip neprivalomi ir įstatyminiai.

(A) Neteisėta:

Bendrovės sekretorius kaip sekretorius turi visas pareigas, kurias turėtų turėti sekretorius. Tokios pareigos nėra įstatyminės ir dažnai apibūdinamos kaip bendrovės sekretoriaus įprastinės ir vykdomosios pareigos.

Jie yra trijų tipų:

(1) Biuro vadovo pareigos:

Bendrovės sekretorius paprastai yra biuro generalinis direktorius, kuris prižiūri ir kontroliuoja visų bendrovės biuro skyrių funkcijas - korespondenciją, sąskaitas, įrašus, viešuosius ryšius ir kt.

Jis yra atsakingas už biuro personalo veiklos standartų ir biuro drausmės palaikymą. Jis turi koordinuoti įvairių departamentų funkcijas. Kai kuriose įmonėse sekretoriui taip pat patikėta pirkti ir personalo valdymą. Jis yra apibūdinamas kaip pagrindinis bendrovės pareigūnas.

2) Ryšių palaikymo pareigūno pareigos:

Bendrovės sekretorius turi palaikyti ryšį tarp bendrovės ir bendrovės narių, su įmone susijusių žmonių (pvz., Klientų, skolininkų, kreditorių ir kt.) Ir plačiosios visuomenės.

Kai kas nors, žinomas ar nežinomas bendrovei, nori bendrauti su įmone, jis kreipiasi į korespondenciją arba tiesiogiai susitinka su sekretoriumi. Praktiškai sekretorius veikia kaip bendrovės direktorių, kurie yra agentai ar pati bendrovė, atstovas. Direktorių valdyba šiam tikslui suteikia specialų įgaliojimą sekretoriui.

(3) Kaip patarėjo pareigos:

Bendrovės sekretorius turi konsultuoti Direktorių valdybą įvairiais klausimais, susijusiais su bendrovės administravimu, ypač dėl administravimo reikalingų teisinių formalumų. Bendrovės sekretoriaus, kaip patarėjo, pareigos yra ypatingos svarbos, nes jos daugiausia susijusios su teisiniais formalumais.

(B) Įstatymai:

Bendrovė yra „korporatyvinė įmonė“, įstatymo sukūrimas. Akcinių bendrovių įstatymas nustato išsamius jo formavimo, jo tęstinumo ir likvidavimo formalumus. Bendrovės sekretorius turi padėti bendrovei visais etapais dėl savo specializuotų žinių, kvalifikacijos ir patirties. Tokios bendrovės sekretoriaus pareigos vadinamos įstatymų nustatytomis pareigomis.

Tai taip pat galima pavadinti įprastinėmis pareigomis, nes bendrovė šiam tikslui skiria sekretorių. Taip pat pateikiami kiti statutai, išskyrus Akcinių bendrovių įstatymą, pvz., Antspaudų įstatymą, registracijos aktą, pajamų mokesčio įstatymą ir kt. Tačiau šie įstatai taip pat reikalingi ir kitų tipų organizacijoms, bet nebūtinai įmonei.

Bendrovės sekretoriaus įstatymines pareigas galima suskirstyti taip:

(A) Prieš įtraukiant:

Prieš steigimą, asmenų grupė, pirmieji nariai ar siūlomos bendrovės rengėjai turi atlikti įvairius ir sudėtingus formalumus. Šiuo tikslu jie gali padėti advokatui arba paskiria sekretorių, turintį reikiamą kvalifikaciją, kad tas pats asmuo oficialiai būtų paskirtas bendrovės sekretoriumi po jo įsteigimo.

Prieš įsisteigimą ar įsiregistravimą, įmonės sekretorius turi padėti vykdytojams tokiu būdu:

a) palaikyti ryšius su tos valstybės įmonių registratoriumi, visų pirma siekiant išsiaiškinti, ar siūlomas bendrovės pavadinimas yra prieinamas.

b) parengti reikalingus dokumentus pagal Akcinių bendrovių įstatymo reikalavimus. Tokie dokumentai yra: Asociacijos memorandumas, įstatai ir prospektas. Trečiasis dokumentas reikalingas tik plačiai laikomai viešajai bendrovei ir faktiškai po įstojimo.

Bendrovių įstatymas numato dokumentų rengimo modelius:

i) A lentelė. Akcinių bendrovių įstatų pavyzdys, \ t

ii) B lentelė. Akcinės bendrovės asociacijos memorandumo pavyzdys,

iii) C lentelė. Asociacijos memorandumo ir garantijos suteiktos bendrovės įstatai.

(iv) D lentelė. Asociacijos memorandumo pavyzdys ir bendrovės, kurios akcinė bendrovė turi akcinį kapitalą, įstatai;

v) E lentelė - neribotos atsakomybės bendrovės asociacijos memorandumo ir įstatų modelis. (A – E lentelė priklauso Įstatymo I priedui),

vi) II priedas - Prospekto pavyzdys.

Visi šie dokumentai turi būti atspausdinti ir kiekvienoje pastraipoje numeruojami eilės tvarka. Asociacijos memorandumą ir įstatus pasirašo projekto rengėjai ir liudytojas. Prospektą pasirašo direktoriai ir „ekspertas“ (bet kuris patikimas asmuo).

(c) pateikti reikalingą registracijos mokestį už bendrovės registraciją ir rinkliavas už dokumentus registrų kompanijoms, asociacijos memorandumo kopiją ir įstatų kopiją su reikalingais spaudais.

d) Bendrovės kancleriui pateikti kitus pareiškimus, reikalingus viešosios bendrovės steigimo metu, pavyzdžiui: \ t

i) pirmųjų bendrovės direktorių sąrašas;

(ii) kiekvieno direktoriaus sutikimo laiškas, veikiantis kaip direktorius;

iii) generalinio direktoriaus paskyrimo sąlygų, jei tokių yra, kopija;

iv) kiekvieno direktoriaus sutikimo raštas, kad būtų galima įgyti kvalifikacijos akcijas, jei tokių yra.

e) Teismo kancleriui pateikti faktinį bendrovės registruotos buveinės adresą. (Tai galima padaryti per 30 dienų nuo registracijos datos.)

f) dalyvauti visuose projekto rengėjų posėdžiuose ir padėti jiems rengti ir vykdyti susitikimus.

g) padėti vykdytojams sudaryti preliminarias sutartis bendrovės vardu, dar neįtraukti.

(B) Po registracijos:

Įsteigus įmonę, jos sekretorius turi atlikti įvairias pareigas. Tokios pareigos gali būti nagrinėjamos tolesniu įslaptintu būdu.

(1) Iškart po registracijos:

Iš karto po registracijos liudijimo gavimo iš Bendrovės sekretoriaus bendrovės sekretorius turi atlikti šiuos veiksmus:

a) pasirūpinti, kad pirmasis bendrovės direktorių valdybos posėdis būtų vykdomas įvairiais preliminariais formalumais, įskaitant jo oficialų paskyrimą atgaline data (ty nuo to laiko, kai jį paskiria projekto vykdytojai), užbaigiant akcijų sertifikato formą, patvirtinimą; Prospekto (plačiai veikiančios viešosios bendrovės atveju), bankininkų, pirmojo auditoriaus ir kt.

b) glaudžiai viešosios bendrovės atveju pateikti Bendrovės registro tvarkytojui ne vėliau kaip likus 3 dienoms iki paskirstymo paskelbimo Prospekto, kuriame nurodomas akcijų paskirstymas.

(c) pateikti bendrovei registruotojui plačiai viešai veikiančiai bendrovei Prospekto kopiją ir organizuoti Prospekto paskelbimą visuomenei.

(d) gauti kapitalo valdytojo, centrinės valdžios pareigūno, leidimą, jei akcijų ar obligacijų emisija viršija Rs. 50 lakų.

(e) sudaryti susitarimus su akcijų tarpininkais, draudikais, finansų įstaigomis ir tt, jei tokių yra, dėl prekybos akcijomis ir pateikti paraišką pripažintai vertybinių popierių biržai dėl akcijų įtraukimo, jei tai nusprendžia bendrovė.

(f) gauti iš ketinančių akcininkų gauti paraiškas su paraiškos pinigais, su priemoka ar be jos, ir pateikti išsamų ir chronologinį tokių pajamų įrašą.

(g) informuoti Bendrovės registratorių, kad gautų verslo pradžios sertifikatą (reikalingą viešajai bendrovei), faktus, kad (i) buvo padidintas minimalus pasirašymas ir ii) direktoriai sumokėjo už jų pasirašymą; akcijas.

h) sudaryti susitarimus dėl akcijų paskirstymo ir akcijų sertifikatų išleidimo bei parengti narių registrą, kuriame būtų pateikta informacija apie narius ir jų akcijų paketus.

(i) Po vieno mėnesio ir ne vėliau kaip per šešis mėnesius nuo verslo pradžios surengti viešąsias įmones.

(2) Reguliarus bendrovės veikimas:

Kai visos preliminarios funkcijos yra baigtos, bendrovė turi nuolat vykdyti savo funkcijas.

Bendrovės sekretorius šiuo atžvilgiu turi šias pareigas:

a) Išlaikyti narių registrą, kad kartais būtų atlikti visi būtini pakeitimai, atsirandantys dėl akcijų perleidimo, perdavimo, konfiskavimo, atsisakymo ar naujos emisijos.

(b) padėti Direktorių valdybai dėl akcijų perleidimo ar perleidimo, taip pat skambinant akcijomis, išleidžiant teisių akcijas ar premijų akcijas ir išleidžiant akcijų sertifikatus bei akcijų garantijas, jei tokių yra.

(c) pasirūpinti bendrovės valdybos, narių, komitetų ar pakomitečių posėdžiais ir kad nustatytu laiku ir reguliariai, kaip numatyta Akcinių bendrovių įstatyme.

d) rengti ir paskelbti pranešimus apie posėdžius, priimti rezoliucijas, priimti pastabas dėl diskusijų ir procedūrų, rašyti protokolus ir juos patvirtinti bei platinti, padėti kiekvieno posėdžio pirmininkui skaičiuoti balsus ir paskelbti rezultatus, \ t registruoti susitikimus, tvarkyti įgaliotinius ir atlikti visus kitus su visų tipų susitikimais susijusius veiksmus.

(e) pateikti registracijos mokestį nustatytu registracijos mokesčiu ir per nustatytą laiką;

i) Audituojamų galutinių finansinių ataskaitų ir metinių ataskaitų kopijos pasibaigus kiekvieniems finansiniams metams, \ t

(ii) Kai kurių konkrečių rezoliucijų kopijos,

(iii) Akcijų paskirstymo grąža,

iv) Įvairūs pareiškimai ir kt.

f) parengti ir saugoti visas įstatymines knygas, pvz., narių registrą, protokolų knygas ir kt.

(g) išsaugoti ir pritvirtinti prie visų susijusių dokumentų bendrovės bendrąjį antspaudą. Tai labai svarbi funkcija, nes įmonė turi turėti bendrą antspaudą su savo pavadinimu, kuris turi būti labai atidžiai naudojamas teisiniuose dokumentuose.

Jei įmonė vykdo veiklą už Indijos ribų, ji gali, jei to leidžia straipsniai, turėti oficialią antspaudą, kuris bus naudojamas už Indijos ribų, ir šis antspaudas turi būti tikros kopijos antspaudas.

h) supažindinti ir priminti direktoriams jų teisinius įsipareigojimus ir padėti jiems įvykdyti tokius įsipareigojimus.

i) leisti bendrovės nariams patikrinti įstatymų numatytas knygas ir paimti jų kopijas bei perduoti nariams visą reikalingą informaciją.

(j) vykdyti Centrinės vyriausybės, Įmonių registro tvarkytojo, Bendrovės teisės valdybos, Teismo ir kt. nurodymus ir nurodymus.

k) įsitikinti, kad bendrovės sąskaitos yra parengtos ir prižiūrimos bei tikrinamos pagal įstatymą.

(l) norint pamatyti, ar išmokami dividendai (išsiunčiant dividendų orderius), akcininkams per 42 dienas nuo deklaracijos pateikimo dienos ir nesumokėti dividendai po trejų metų pervedami į centrinės vyriausybės bendrą pajamų sąskaitą.

(3) Tuo metu, kai įmonė (kompromisas, susijungimas ar rekonstrukcija arba perėmimo pasiūlymas kitai įmonei) susitaria įmonėje, kaip to prašo pati bendrovė arba jos nariai ar kreditoriai, sekretorius turi išsamias pareigas. rengiant įrašus ir pareiškimus, rengiant posėdžius, kaip nurodė Audito Rūmai, pateikdami aplinkraščius ir tt

(4) Likvidavimo metu:

Bendrovė gali savanoriškai likviduoti narius arba teisėtai priverstinai, kai bendrovė negali sumokėti savo kreditorių arba kai bendrovė pažeidžia teisines nuostatas ar kitomis aplinkybėmis, numatytomis Akcinių bendrovių įstatyme.

Įstatymas taip pat numato, kad sekretorius, kaip bendrovės pareigūnas, turi teisinius įsipareigojimus padėti oficialiam likvidatoriui ir vykdyti Teisingumo Teismo nurodymus, jei tokių yra, likvidavimo procese.

Jis taip pat turi padėti Direktorių valdybai, kaip to reikalauja aplinkybės, ir palaikyti ryšius su nariais, kreditoriais, įmokomis, įmonių registratoriumi ir kitais suinteresuotais asmenimis. Jis turi pateikti reikalingas ataskaitas ir pareiškimus atitinkamoms institucijoms.