Top 10 pildymo principų, kurių reikia laikytis biure

Šiame straipsnyje apžvelgiami dešimt geriausių biuro pildymo principų. Principai yra šie: 1. Paprastumas 2. Tinkamumas 3. Prieinamumas 4. Prieinamumas 5. Kompaktiškumas 6. Lankstumas ir prisitaikymas 7. Ekonomika 8. Sulaikymas 9. Naujausia informacija 10. Klasifikacija.

Užpildymo principas # 1. Paprastumas:

Vykdoma sistema, priimta procedūra ir naudojama įranga turi būti paprasta ir suprantama visiems darbuotojams pagal įprastą žvalgybos informaciją. Žinoma, daugeliu atvejų mokymai yra perduodami darbuotojams.

Užpildymo principas # 2. Tinkamumas:

Sistema ir procedūra turi atitikti organizacijos veiklos pobūdį.

Užpildymo principas # 3. Prieinamumas:

Šios bylos turi būti išdėstytos taip, kad jos būtų lengvai prieinamos visiems suinteresuotiems asmenims.

Užpildymo principas # 4. Naudingumas:

Sistema turi būti tokia, kad failą būtų galima greitai surasti, jį būtų galima patogiai tvarkyti ir, jei reikia, ateityje būtų galima išsaugoti.

Užpildymo principas # 5. Kompaktiškumas:

Nereikalingai daug vietos neturi užimti padavimo įranga. Atrodo, kad naujos įrangos formos yra daugiau naudingos, bet užima mažiau vietos.

# 6. Pildymo principas. Lankstumas ir pritaikomumas:

Sistema turi būti išplėsta, kad būtų galima pritraukti daugiau bylų su didėjančia susirūpinimą keliančia veikla. Ji turi gebėti prisitaikyti prie pakeitimų pateikimo procedūroje, pvz., Klasifikavimo metodo pakeitimo.

Užpildymo principas # 7. Ekonomika:

Kad ir kokia sistema būtų priimta, ji turi būti ekonomiška. Reikia vengti visų nereikalingų išlaidų. Paraiška yra nuolatinis darbas. Jei tai bus brangi, tuomet steigimo išlaidos didės.

# 8 principo pildymas.

Kartais nereikalingi dokumentai ir dokumentai turi būti išvalyti arba nereikalingi failai sunaikinami, kitaip failai taps nereikalingi, užima erdvę ir neleidžia talpinti svarbių naujų dokumentų.

Užpildymo principas # 9. Naujausia:

Failai turi būti atnaujinami, nedelsiant įterpiant dokumentus.

Užpildymo principas # 10. Klasifikacija:

Failai turi būti tinkamai klasifikuojami ir indeksuojami kryžminėmis nuorodomis, kad juos būtų lengva tvarkyti.