Studijų pastabos apie biurą: apibrėžimas, funkcijos ir tipai

Jei norite sužinoti apie „Office“, perskaitykite šį straipsnį. Perskaitę šį straipsnį, sužinosite apie: 1. „Office“ apibrėžimą 2. „Office“ ypatybės 3. Tipai.

Biuro apibrėžtis:

Žodynų žodis „biuras“ turi dvigubą reikšmę:

a) Tarnyba - pareigybė arba atsakomybės vieta. Asmuo gali turėti pelno įstaigą, o tai reiškia, kad jis dirba darbo vietoje, už kurią jis gauna tam tikrą atlyginimą.

b) „biuras“ - vieta, kurioje vykdoma konkreti verslo rūšis arba teikiama paslauga.

Pirma prasme sekretorius turi biurą, o antrojoje prasme sekretoriui reikia vietos, kurioje jis gali atlikti savo funkcijas. Esame suinteresuoti savo antrąja prasme. Nepakanka, kad biuras būtų apibrėžiamas kaip „vieta, kurioje vykdoma tam tikra veikla ar teikiama paslauga“.

Realiu požiūriu biuras - tai vieta, kurioje koordinuojama organizacijos veikla. Tai administracijos ir komunikacijos centro vieta.

Pasak „Hall“, „biuras apibūdina bet kokią vietą, skirtą darbiniam darbui, bet kokiu pavadinimu, kurį galima pavadinti“. Įprasta, kad biuras yra vieta, kurioje atliekamas rašto darbas. Visoms organizacijoms, nepriklausomai nuo to, ar jos yra prekybos, ar ne prekybos, reikia biuro.

Anglijoje 1963 m. Biurai, Parduotuvės ir Geležinkelio Patalpų įstatymas biurą apibrėžia kaip „pastatą ar pastato dalį, kurios vienintelė ar pagrindinė paskirtis yra biuras ar biuras“. „Denyer“ biuro reikmes apibūdina kaip „administravimo, kanceliarijos, pinigų tvarkymo ir telefono bei telegrafo naudojimo tikslus“.

Išplėstinė biuro darbo apibrėžtis apima buhalterinę apskaitą, rūšiavimo dokumentus, padavimą, spausdinimą, dubliavimą, mašinų skaičiavimą, braižymą ir redakcinį renginių paruošimą publikuoti “. Apibūdinimas yra išsamus, todėl į jį įtraukiamos įvairios veiklos, vykdomos biure.

Biuro funkcijos:

Iš apibrėžimo suprantama, kad:

a) biuras yra vieta,

b) ten vykdomos įvairios veiklos

c) Veikla yra dviejų tipų: administracinė ir rašytinė.

Akivaizdu, kad bus žmonių, kurie atliks veiklą, o sekretorius yra jų vyriausiasis.

Biuras yra apibūdinamas kaip organizacija ir jis turi visas organizacijos savybes. Biuras gali būti susijęs su prekyba arba su prekyba nesusijusiais klausimais. Jis gali būti didelis arba mažas.

Biuro tipai:

Bendros visų tipų biuro funkcijos yra:

(1) Vieta:

Biuras turi turėti tam tikrą ir tinkamą vietą. Prieš pasirinkdami biuro vietos vietą, reikia atsižvelgti į įvairius veiksnius.

(2) Erdvė arba apgyvendinimas:

Biurui reikia vietos ar būsto, kuris bus naudojamas veiklai vykdyti. Apgyvendinimas glaudžiai susiję su išdėstymu.

(3) Išdėstymas:

Tai reiškia optimalaus erdvės panaudojimo planavimą, kad būtų galima išlaikyti darbo srautą ir yra maksimalus darbo našumas.

(4) Darbo sąlygos:

Darbo sąlygos turi būti tinkamos veiksmingam darbui. Darbo sąlygos reiškia tinkamą apšvietimą, vėdinimą, sanitariją ir kt.

(5) Įranga:

Biuro darbui reikalingos įvairios įrangos. Jie apima baldus, mašinas, prietaisus, raštinės reikmenis ir kt. Skirtingų tipų darbams reikalingi įvairūs įrenginiai.

(6) Metodai:

Kiekviena veiklos rūšis turi savo procedūrą arba teisingą metodą. Jei nebus laikomasi teisingo metodo, bus trukdomas darbo srautas. Tai labiau pasakytina, kai atliekama apskaita arba naudojama mašina ir tt

(7) Personalas:

Biuras turi turėti gerai atrinktą, veiksmingą ir apmokytą personalą arba darbuotojus, kurie atliks šią veiklą. Biuras, turintis visas geras savybes, bus neveiksmingas, jei norės turėti tinkamą, kvalifikuotą ir nekvalifikuotą personalą.

(8) Departamentas:

Biure turi būti vykdomos įvairios veiklos rūšys. Visos veiklos negali atlikti tie patys žmonės. Veikla turi būti suskirstyta į skyrius. Padalinių skaičius priklauso nuo biuro darbo dydžio ir pobūdžio.

(9) Organizacija:

Pats biuras turi būti organizuojamas su tinkamais darbuotojais, turinčiais oficialius ryšius tarp jų ir su kompetentingu vadovu ar vadovu. Biuro ir biuro darbai turi būti nagrinėjami iš visų pirmiau nurodytų aspektų. Daug kas priklauso nuo organizacijos sekretoriaus, kuris yra vyriausiasis biuro administratorius.