Kontrolės procese dalyvaujantys veiksmai

Kontrolė yra nuolatinis procesas. Jis netaikomas, kai daroma visa kita. Vykdant valdymo metodus gali būti įdiegta keletas patikrinimų. Nepaisant to, gali būti pasiekiami skirtingi standartai ir faktiniai rezultatai. Tai gali būti dėl žmonių apribojimų. Siekiant pagerinti našumą, gali tekti taikyti kai kuriuos kontrolės metodus.

Kontrolės procese yra keturi etapai:

(1) Kontrolės standartų nustatymas, \ t

(2) Faktinio veikimo matavimas,

(3) Faktinių ir standartinių rezultatų palyginimas

(4) Imtis taisomųjų veiksmų.

Šie veiksmai išsamiai aptariami:

1. Kontrolės standartų nustatymas:

Kiekviena įmonė savo veiklą planuoja iš anksto. Remiantis planais, nustatomi kiekvieno skyriaus, filialo ir kt. Tikslai ir uždaviniai. Tai, tikslai konvertuojami į kiekį, vertę, žmogiškąją valandą ir kt. Gali būti ir kokybinių tikslų. Įvairių tikslų pasiekimas yra konkrečių asmenų atsakomybė. Įgyvendinimo lygiai taip pat sprendžiami iš anksto. Reikėtų iš anksto nustatyti, ar konkretus rezultatas turi būti laikomas patenkinamu, vidutiniu ar neturtingu, kad už šį darbą atsakingi asmenys galėtų įvertinti jų rezultatus.

Kai kurie strateginiai punktai turėtų būti atrenkami kaip kontroliniai elementai. Prof. Newman pasiūlė keturias strateginių taškų pasirinkimo gaires:

i) Kontrolės punktai turėtų būti savalaikiai, kad jie galėtų laiku atskleisti didelį nukrypimą, taigi sutaupydami tolesnius nuostolius;

ii) Kontrolės taškai turėtų būti tokie, kad būtų galima atlikti ekonominį stebėjimą ir pranešti apie juos.

(iii) Kontrolės taškai, ypač aukšto lygio vadovams, turėtų suteikti visapusišką drąsą.

iv) Kontrolės punktai turėtų būti tokie, kurie skatintų subalansuotą veiklą.

2. Veikimo matavimas:

Antrasis proceso valdymo žingsnis yra veiklos rezultatų matavimas. Tikrasis rezultatas matuojamas pagal nustatytus standartus. Tai leis vadovybei nustatyti, ar darbas atliekamas pagal planus, ar ne. Kiekybinių tikslų matavimas yra paprastas, nes bus galima atlikti atliktus darbus. Kokybinius rezultatus, pavyzdžiui, žmogaus santykius, darbuotojų moralę ir kt., Galima įvertinti tik psichologiniais testais ir apklausomis.

Veikimo matavimas yra svarbi kontrolės proceso dalis. Jei matavimai yra tokie, kad nuokrypis aptinkamas anksčiausiai, tai leis tinkamai veikti tinkamu laiku. Jei tai neįmanoma, nukrypimai turėtų būti nustatyti kuo anksčiau.

3. Faktinio ir standartinio našumo palyginimas:

Kitas kontrolės proceso etapas yra faktinių rezultatų palyginimas su nustatytais standartais.

Šio palyginimo tikslas yra:

(a) Norėdami nustatyti nuokrypius, jei tokių yra, ir

b) nustatyti tokio nukrypimo priežastis.

Palyginus faktinį efektyvumą su standartu, nustatytos tam tikros leistinos ribos. Kai nukrypimai yra nustatytose ribose, nerimaujama. Tačiau jei nukrypimai yra didesni už leistinas ribas, reikia imtis skubių veiksmų. Tai taip pat žinoma kaip „išimties valdymas“. Kai viskas vyksta pagal planus arba per leistinas ribas, tuomet aukščiausioji vadovybė neprivalo jos užsirašyti. Tačiau, kita vertus, jei našumas neviršija tokio lygio, apie tai pranešama aukščiausio lygio vadovybei, kad ji imtųsi taisomųjų veiksmų. Jei vadybininkas atkreipia dėmesį į kiekvieną nukrypimą, jis negalės suteikti pakankamai laiko svarbiems dalykams.

Kai tikrasis našumas neviršija tokio lygio, jis turi būti užsuktas. Imamasi būtinų veiksmų, kad našumas nebūtų daromas neigiamas poveikis. Jei nebus stengiamasi ištaisyti silpnųjų vietovių, visas kontrolės procesas bus nereikalingas. Kai našumas yra mažesnis nei standartai, jo priežastys turi būti nedelsiant nustatytos.

4. Koregavimo veiksmų taikymas:

Paskutinis, bet svarbiausias žingsnis kontroliuojant procesą yra imtis korekcinių veiksmų. Kai našumas yra mažesnis už standartus, reikėtų stengtis ją ištaisyti. Nepriklausomai nuo to, kokios priežastys yra prastos, pastangomis siekiama organizacinių tikslų. Jokia kontrolė negali automatiškai ištaisyti sistemos klaidų. Būtent tokie veiksmai, kurių reikia norint nustatyti reikiamus dalykus, kartais nėra pasiekiami netgi daugiau pastangų, todėl juos reikės peržiūrėti. Kontrolės veiksmas gali apimti planų ir tikslų peržiūrą, darbo metodų pasikeitimą, užduoties priskyrimo pokyčius, esamų krypties pokyčių ir organizacijos struktūros pokyčius.

Korekciniai veiksmai paprastai apima aukščiausio lygio vadovybę. Kai kurie asmenys teigia, kad taisomųjų veiksmų priėmimas nėra kontrolės dalis, o atskira valdymo funkcija. Kontrolės funkcijos sutapimas rodo tik vadovo darbo vienybę. Tai rodo, kad valdymo procesas turėtų būti integruotas.