Pirkimų departamento veiksmingo veikimo tvarka

Pirkimo skyriaus efektyvaus veikimo tvarka (su pavyzdžiu)!

(a) Pirkimo užklausos arba medžiagos įtraukimas :

Pirkimo pareigūnas savo iniciatyva nepradeda jokių medžiagų pirkimo priemonių. Pirkimo užsakymų pagalba pirkimo pareigūnas sužino, kokių medžiagų reikia organizacijoje.

Pirkimo rekvizitas yra forma, naudojama kaip oficialus prašymas pirkti padalinį pirkti medžiagas. Šią formą rengia sandėlininkas reguliarioms atsarginėms medžiagoms, o departamento vadovas - specialias medžiagas, kurios nėra laikomos įprastomis prekėmis. Prašymą patvirtina vykdomoji valdyba, pavyzdžiui, augalų viršininko ar darbų vadovo, be to, kuris buvo gautas iš rekvizitų.

Pirkimo prašymas paprastai rengiamas trimis egzemplioriais. Originalo kopija siunčiama pirkimo skyriui, kopiją saugo sandėlininkas arba departamentas, kuris inicijuoja rekvizitą, o trimis egzemplioriais siunčiamas įgaliojimus suteikiančiam vykdomajam organui.

Sandėlio užsakovo pareikalauta pirkimo paraiška dėl reguliarių medžiagų yra vadinama „reguliariu“ pirkimo užsakymu, o departamento vadovo parengta pirkimo paraiška dėl specialių medžiagų yra vadinama „specialiu“ arba „retkarčiais“ pirkimo reikalavimu. Reguliarios pirkimo paraiškos rengiamos tada, kai medžiagos pasieks užsakymo lygius, ty lygį, kuriuo turėtų būti pateiktas papildymo užsakymas.

Tai daroma siekiant išvengti medžiagų trūkumo ir užtikrinti nepertraukiamą medžiagų tiekimą darbo vietoms ar departamentams. Pirkimo prašymo pavyzdys pateiktas žemiau.

Iš pirmiau pateikto pirkimo prašymo pavyzdžio matyti, kad ji pateikia tris pagrindines informacijos, padedančias Pirkimo departamentui dirbti.

Sitie yra:

(a) Kokio tipo medžiagą reikia įsigyti? Pirkimo užsakyme turi būti aiškiai nurodytas straipsnių ir parduotuvių kodo numeris, kad būtų galima įsigyti teisingą medžiagų kokybę.

b) Kada reikia įsigyti? Medžiagos turi būti perkamos tinkamu laiku, kad nebūtų nei medžiagų trūkumo, nei pernelyg didelių investicijų į atsargas.

c) Kiek reikia įsigyti vienu metu pateikiant užsakymą? Koks turėtų būti ekonominės tvarkos kiekis?

b) tiekimo šaltinių tyrimas ir tiekėjo pasirinkimas:

Medžiagų tiekimo šaltinis turi būti pasirenkamas gavus pirkimo prašymą. Pirkimo skyrius paprastai kiekvienai medžiagų grupei turi tiekėjų pavadinimų ir adresų sąrašą. Iš šių tiekėjų gali būti pakviesti kotiruotės, pateikiant jiems pasiūlymus. Gavus tiekėjų citatus, turėtų būti parengta lyginamoji įvairių gautų citatų ataskaita ir parenkami pageidaujami tiekėjai.

Rinkdamiesi tiekėją, kuriam užsakoma užsakyti medžiagą, pirkimų skyrius turėtų nepamiršti:

i) gamybos pajėgumai, \ t

ii) tiekėjo patikimumas;

iii) tiekėjo finansinė būklė, \ t

iv) tiekimo įmonės valdymą, \ t

v) Kaina,

vi) Kiekis, už kurį taikoma kaina;

vii) mokėjimo sąlygos,

viii) pristatymo sąlygos;

ix) specifikacijos, kurioms gaminami gaminiai.

Visi kiti veiksniai; tas pats, pirkimo kaina turėtų būti mažiausia kaina, už kurią reikia įsigyti tam tikrą medžiagą. Taigi tiekėjas, iš kurio įsigyjama medžiaga, turėtų būti patikimas ir tinkamu laiku tiekti vienodos kokybės medžiagas priimtinomis kainomis.

Pirkimo pareigūnas turėtų atsižvelgti į visus pirmiau nurodytus kriterijus, pasirinkdamas tiekėją; tačiau jis neturi tapti išmintingas ir kvailas. Jis negali bijoti praleisti, kartais daugiau įmonės pinigų, kad atitiktų reikiamus pristatymo grafikus, kokybės standartus ir mokėjimo sąlygas.

Pirkimo vadybininkas gaus reikiamą informaciją iš citatos, ankstesnių įrašų, katalogų, pirkėjų vadovų ir kitų knygų. Trumpai tariant, jis turėtų išlaikyti visus reikiamus įrašus, atsižvelgdama į svarbiausią Pirkimo departamento tikslą, ty tinkamu laiku įsigyti reikiamą medžiagų kiekį ir kokybę, kad būtų lengviau vykdyti gamybos funkciją.

Konkurso formos pavyzdys, išduotas įvairiems tiekėjams kviečiant kotiruotes, yra toks:

Turėtų būti periodiškai vertinami tiekėjai ir tie, kurių veikla, atsižvelgiant į kokybę, pristatymo laiką, pardavimo politiką ir konkurencingas kainas, yra bloga, turėtų būti pašalinta iš tiekėjų sąrašo. Ateityje tokių tiekėjų kotiruotės neturėtų būti kviečiamos, kol jų atlikimas nebus geras.

Medžiagas galima įsigyti atviro konkurso būdu, riboto konkurso metodu ir vieno konkurso būdu. Atviro konkurso metodas padeda kviesti daugelio šalių citatus skelbiant spaudoje ir laikomasi tada, kai pirkimas apima didelį kiekį ir vertę.

Šis metodas padidins medžiagų atsargas, nes skelbiami konkursai užtrunka ilgiau, kol bus išspręstos paraiškos ir užsakymai. Riboto konkurso būdu citatos kviečiamos iš riboto tiekėjų skaičiaus. Ribotuose konkursuose tiekėjai paprastai susipažinę su medžiagomis ir gali pateikti realias kainas.

Tiekėjai yra įrodyti tiekėjai anksčiau. Todėl nuolatinis tiekimas gali būti užtikrintas pagal kotiruojamas sąlygas. Tokioje konkurso sistemoje konkurencingumas taip pat galimas, nes ankstesnę kainą galima palyginti su kotiruojama kaina, o jei konkurso kaina yra didesnė, konkursą galima pareikalauti, kad būtų galima pagrįsti padidėjimą. Šis metodas yra labiau populiarus dėl savo pranašumų. Vieno konkurso būdu naudojamas tiekėjas, kuris yra vienintelis tiekėjas.

c) Pirkimo užsakymas:

Pasirinkus tiekėją, pirkimo skyrius parengia pirkimo užsakymą parduotuvėms tiekti. Užsakymas yra raštiškas tiekėjo leidimas tiekti konkrečią medžiagą ar medžiagas. Tai yra pirkėjo ir tiekėjo sutarties įrodymas, kuris įpareigoja tiek pirkėją, tiek tiekėją su sąlygomis, kuriomis užsakymas pateikiamas.

Tiekėjas yra įpareigotas tiekti medžiagas pagal pirkimo užsakymo sąlygas ir pirkėjas privalo priimti ir apmokėti už sutartą medžiagą. Be to, tai yra dokumentas, suteikiantis priimančiam departamentui teisę gauti užsakytas medžiagas ir sąskaitų skyriui priimti sąskaitą iš tiekėjo už mokėjimą.

Pirkimo užsakymo, kurį norite parengti, kopijų skaičius įvairiose organizacijose skiriasi. Nuo organizacijos dydžio priklauso nuo trijų iki penkių kopijų.

Jei parengtos penkios kopijos, galimas naudojimas gali būti toks:

i) Originalo kopija siunčiama tiekėjui.

(ii) Viena kopija siunčiama gaunančiajam padaliniui.

(iii) Vienas egzempliorius siunčiamas pirkimo užsakymo iniciatoriui.

iv) Vienas egzempliorius siunčiamas apskaitos skyriui.

v) Paskutinė kopija pirkimo skyriui paliekama, kad būtų galima ateityje susipažinti.

Pirkimo užsakymo pavyzdys pateikiamas toliau:

Turėtų būti reguliariai stebimi pirkimų užsakymai, kad medžiagos būtų gautos laiku. Tyrimai turėtų būti atliekami reguliariais laiko tarpais sutartomis pristatymo datomis. Gali būti imtasi tinkamų taisomųjų priemonių arba gali būti panaudoti alternatyvūs tiekimo šaltiniai, jei jie susiduria su sunkumais tiekdami medžiagas pažadėtomis pristatymo datomis.

Pasibaigus pristatymo terminams, turėtų būti paprašyta tiekėjų nurodyti datas, iki kurių jie tikisi pristatyti medžiagas. Pristatymo pratęsimas turėtų būti suteikiamas tik laikantis sutartyse numatytų sankcijų. Taigi, užsakymų stebėjimas užtikrina sklandų medžiagų pirkimą ir apsaugo nuo gamyklos uždarymo dėl medžiagų nepriėmimo.

d) Medžiagų priėmimas ir tikrinimas :

Dideliais rūpesčiais turėtų būti įsteigtas atskiras priėmimo ir tikrinimo departamentas, nepriklausomas nuo gyvulių laikymo vietų, kad gautų ir tikrintų medžiagas. Tačiau dėl nedidelių rūpesčių prekių priėmimas gali būti patikėtas saugotojui.

Gavimo ir tikrinimo skyriaus funkcijos yra:

1. Pirkimo užsakymo failų priežiūra.

2. Tiekėjų tiekiamos medžiagos pristatymas, iškrovimas ir išpakavimas pagal pristatymo iššūkius. Šiuos iššūkius pasirašo priimančiojo departamento sekretorius, o vienas iššūkio egzempliorius grąžinamas tiekėjui, kaip įrodymas, kad tiekėjas pristatė medžiagas pagal iššūkį.

3. Gautų medžiagų kiekio ir fizinės būklės tikrinimas. Tai daroma lyginant pirkimo užsakymą su pristatymo iššūkiu. Bet koks trūkumas ar gedimas turėtų būti suprantamas tiekėjui.

4. Gautų medžiagų kokybės tikrinimas. Inžinierius arba chemikas gali būti pakviestas patikrinti medžiagų kokybę. Jis turi užtikrinti, kad kokybė atitiktų pirkimo užsakymą. Patikrinęs medžiagų kokybę, departamentas pateiks ataskaitą apie kokybę ir, jei kai kurios medžiagos bus atmestos, jos priežastis.

5. Užbaigus patikrinimą, prekių gavėjas turėtų įvesti informaciją apie gautas medžiagas, esančias parduotuvėje ar gautose prekėse. Turi būti parengtos penkios pastabos kopijos. Vieną kopiją saugo priimančioji tarnyba ir keturios kopijos kartu su medžiagomis bus siunčiamos saugotojui.

Jis vėl patikrins medžiagų kiekį ir palygins jį su pranešime nurodytu kiekiu. Jis pasirašys visas keturias kopijas.

Vienas egzempliorius saugomas saugotojui už savo įrašą, o kitos trys kopijos bus siunčiamos šiems skyriams (viena kopija kiekvienam departamentui):

i) Pirkimo skyrius,

(ii) sąskaitų departamentas,

iii) departamentą, kuris inicijavo rekvizitą.

Parduotuvių (arba prekių) gautos pastabos forma pateikiama žemiau:

Pažymėtina, kad tarifų ir sumų stulpelius užpildys sąnaudų apskaičiavimo skyrius.

Gauta prekė yra dokumentas, kurio pagrindu pirkimai yra tikrinami ir mokama tiekėjui. Tai taip pat naudinga paduodant bet kokį reikalavimą dėl trumpo tiekimo. Jame pateikiama visa gautų medžiagų registracija.

e) Mokėjimų sąskaitų patikrinimas ir perdavimas :

Kai tiekėjas gauna sąskaitą-faktūrą, jis siunčiamas į parduotuvių apskaitos skyrių, siekiant patikrinti tiek autentiškumą, tiek aritmetinį tikslumą. Sąskaitoje faktūroje nurodytas kiekis patikrinamas atsižvelgiant į gautas pastabas, o sąskaitoje faktūroje nurodyta kaina tikrinama iš pirkimo užsakymo. Medžiagos kaina turi būti pakoreguota atsižvelgiant į nuolaidas, transporto mokesčius, muitus, akcizus, konteinerių kainą ir kt.

Prieš patvirtindami galutinį sąskaitą, reikia atkreipti dėmesį į šiuos dalykus:

1. Prekybos nuolaida, jei tokia yra, turi būti atimama iš medžiagos pirkimo kainos.

2. Iš medžiagos kainos taip pat turi būti išskaičiuota tiekėjo nustatyto kiekio nuolaida didmeniniams pirkimams.

3. Grynųjų pinigų nuolaida reikalaujama tik tuo atveju, jei mokėjimas atliekamas grynaisiais pinigais. Tačiau kai kurie ekspertai pasisako už tai, kad pinigų nuolaida yra grynai finansinio pobūdžio elementas, todėl ji neturėtų būti įtraukta į išlaidų sąskaitas.

4. Transporto mokesčiai, atsiradę dėl medžiagos pateikimo organizacijai, yra materialinių išlaidų dalis. Jei tokias išlaidas tiekėjas patiria pirkėjo vardu, medžiagos faktūrų sąskaita turėtų būti padidinta transporto išlaidų suma.

5. Bet kokie tiekėjo mokami draudimo mokesčiai taip pat turi būti pridėti prie medžiagos kainos.

6. Taip pat reikia pridėti pardavimo mokestį, akcizą ir kt.

7. Turi būti pridėtos visos palūkanos, mokėtinos už likutį tiekėjui.

8. Konteinerių kaina pridedama prie medžiagos įsigijimo kainos, jei jie negrąžinami tiekėjui. Tačiau pirkimo kaina neįtrauks jokių išlaidų už konteinerius, jei jos bus grąžintos pilną vertę. Jei konteineriai grąžinami mažesne verte, nuomos kaina, ty skirtumas tarp tiekėjo sumokėtos kainos ir grąžinamos kainos pridedama prie medžiagos kainos.

Patikrinę sąskaitos autentiškumą, taip pat reikia patikrinti aritmetinį tikslumą. Parduotuvių apskaitos skyrius pagaliau patvirtina, patvirtina ir perduoda sąskaitą faktūrą už mokėjimą, todėl kasininkas gali atlikti mokėjimą. Mokėjimas atliekamas pagal sąlygas, dėl kurių susitarta tam tikra tvarka.

1 iliustracija:

Kai buvo pakviesti dalyvauti parduotuvėje, pasiūlymai buvo gauti kaip:

Tiekėjas A:

a) įvertinkite Rs 2; b) 10% prekybos nuolaida; c) 5% grynųjų pinigų nuolaida, jei sąskaitos apmokamos per dvi savaites po gavimo; d) Transporto mokesčiai Rs 1 už 100 vienetų.

Tiekėjas B:

(a) Įvertinkite Rs 1, 80 kiekvienam (iki 1000 vienetų), Rs 1, 60 kiekvienam (užsakymams, viršijantiems 1000 vienetų); b) 6% palūkanų per metus bus pridėta, jei vekseliai nebus sumokėti per dvi savaites nuo medžiagos gavimo; c) Transportavimo mokesčiai Rs 3 už 100 vienetų.

Darant prielaidą, kad kiekvieną mėnesį reikia apie 5 000 vienetų ir kad kokybė ir kitos tiekimo sąlygos yra vienodos, pasiūlykite savo pastabas dėl to, kam gali būti išduotas pirkimo užsakymas. Fabrikas kas dvi savaites moka 50% visų mėnesinių sąskaitų.

Sprendimas:

Pirkimo užsakymas turėtų būti išduotas tiekėjui B dėl mažiausių medžiagų kaštų.

2 iliustracija:

Kvietę dalyvauti konkurse, gaunamos dvi citatos:

a) Rs. 4, 20 už vienetą.

b) Rs. 4, 00 vieneto plius R. 2 000 fiksuotų mokesčių, kurie turi būti įtraukti, nepriklausomai nuo užsakytų vienetų.

Patarti su savo argumentais, su kuriais užsakymas turėtų būti pateiktas ir kokio kiekio reikia užsisakyti.

3 iliustracija:

Rs buvo įsigyta mišrių krovinių krovinių sunkvežimio apkrova. 9 000. Jie buvo surūšiuoti šiose kategorijose, kurių rinkos kursai rodomi kiekvienam: