„Office“ operacijos: reikšmė, svarba ir klasifikavimas

Perskaitykite šį straipsnį, kad sužinotumėte apie „Office“ operacijas. Perskaitę šį straipsnį sužinosite apie: 1. „Office“ operacijų reikšmę 2. „Office“ operacijos svarba 3. Biuro operacijų klasifikavimas.

„Office“ operacijų reikšmė:

Biuro procedūrą sudaro keli žingsniai arba veiksmai, o mažiausias žingsnis visame procese vadinamas operacija. „Operacija“ turi praktinę prasmę. „Webster“ žodynas suteikia žodžio reikšmę kaip „praktinio darbo atlikimą ar atlikimą ar kažką, susijusį su praktiniu principų ar procesų taikymu“.

Todėl biuro veikla atlieka tam tikrą praktinį darbą, kaip tam tikros biuro procedūros dalį. „Office“ operacijos taip pat žinomos kaip biuro paslaugos.

„Office“ operacijų svarba:

Vienu metu negalima atlikti jokio darbo. Taip pat yra darbo pasidalijimas, todėl vienam asmeniui gali būti nereikalaujama atlikti vieno darbo. Kiekvieną darbo ar kiekvienos operacijos dalį gali atlikti atskiras asmuo. Todėl pirmiausia reikia nustatyti, kokias operacijas reikia užbaigti, o tada priskirti pareigas.

Geriausias būdas atlikti operaciją turi būti žinomas. Reikia išmokti metodą ir tada bandyti operaciją. Mokslo vadybos tėvas Taylor rašė apie darbo studijas. Kiekvienas darbas turi geriausią atlikimo būdą, kuris turi būti žinomas darbuotojui.

Jo pasekėjas Gilbretas pridūrė, kad kiekvienas darbas turi savo mažas operacines dalis, vadinamas „therbligs“, ir geriausias būdas atlikti kiekvieną mažą dalį turi būti žinomas ir tuomet našumas bus geriausias. (Tiesą sakant, „therblig“ yra atvirkščiai, o ne tik „Gilbreth“ rašymas. Tai tik intriguojantis vardas ir jokiu žodžiu tikra prasme).

Biuro operacijų klasifikacija:

Biuro operacijas galima klasifikuoti skirtingais būdais. Operacijos gali būti atliekamos kai kurioms centralizuotoms ar bendrosioms paslaugoms, pavyzdžiui, paraiškų padavimui arba kai kurioms decentralizuotoms ar privačioms paslaugoms, pvz., Apskaitai. Kai kurios operacijos turi būti atliekamos rankiniu būdu, pvz., Pasirašant čekį, o kai kurioms operacinėms mašinoms galima naudoti raides su kopijomis.

Aukšto lygio žmonės atlieka tam tikras operacijas, pavyzdžiui, pasirašo paskyrimo raštą, o žemesnio lygio žmonės atlieka tam tikras operacijas (laiškų siuntimas. Operacijos gali būti reguliariai reguliuojamos, pavyzdžiui, tvarkant paštą). fondo taisykles.

Skirtingų rūšių operacijoms reikalingi skirtingi įgūdžiai.

Pagal laipsnį kai kurios operacijų rūšys nurodytos toliau:

(1) Duomenų apdorojimas:

Tam reikia labai specializuotų įgūdžių ir ilgalaikio mokymo. Tai apima žinias, kaip valdyti sudėtingą mašiną, pvz., Kompiuterį, kortelių štampavimą ir kt.

(2) Laiškų rengimas:

Tai aukštos kokybės darbas. Yra apmokyti ir patyrę korespondentai, kurie gali padaryti įspūdingą ir veiksmingą raštų rengimą. Būtina naudoti kalbą (anglų kalba).

(3) Sąskaitų knygų saugojimas:

Tam reikia žinių apie buhalteriją, kuri yra įgūdis. Tam tikra su buhalterija susijusi akademinė kvalifikacija yra būtina.

(4) pašto tvarkymas:

Ši operacija (arba veiklų serija) nereikalauja aukšto rango įgūdžių. Tai daugiau ar mažiau mechaninė ir grindžiama tik praktika.

(5) Grynųjų pinigų tvarkymas:

Tai paprasta operacija, kuriai nereikia jokių įgūdžių tikrąja prasme. Tačiau greitas užrašų skaičiavimas yra menas, turintis tam tikrą techniką. Tam reikia atvėsti temperamento ir patikimumo.