Kaip organizuoti savo biurą: Top 12 žingsnių

Šiame straipsnyje apžvelgiami dvylika žingsnių, reikalingų biurui organizuoti. Veiksmai yra šie: 1. Planavimas 2. Svetainės parinkimas 3. Erdvė arba apgyvendinimas 4. Išdėstymas 5. Darbo sąlygos 6. Įranga 7. Darbuotojų samdymas 8. Departamentas 9. Darbo vietų paskyrimas 10. Institucijos delegavimas 11. Institucijos delegavimas 11. Kūrimas santykių sudarymas 12. Biuro vadovo parengimas.

Biuro organizavimas Žingsnis # 1. Planavimas:

Kiekvieno tipo darbui reikia planuoti. Atsitiktinis darbas lemia laiko, pinigų ir energijos švaistymą. Biuro planavimas labai priklauso nuo veiklos įvairovės ir apimties. Tai dar kartą lemia organizacijos ir organizacijos, kuriai yra įsteigta įstaiga, prigimtis. Be fizinio planavimo, taip pat turi būti parengtas biudžetas tiek kapitalo, tiek pajamų išlaidoms, atsižvelgiant į turimas lėšas.

„Office“ veiksmo organizavimas # 2. Svetainės pasirinkimas:

Tai yra problemiška užduotis. Turi būti atsižvelgta į įvairius veiksnius - komercinius, ekonominius ir netiesioginius.

„Office“ veiksmo organizavimas # 3. Erdvė arba apgyvendinimas:

Nakvynė turi būti pakankama departamentų veiklai. Taikymo sritis turi būti taikoma ateityje, tačiau nuomos koeficientas negali būti ignoruojamas.

Organizuoti „Office“ veiksmą # 4. Išdėstymas:

Apgyvendinimas ir išdėstymas yra glaudžiai susiję. Yra įvairių tipų išdėstymas, kuris priklauso nuo biuro sistemos ir departamentų skaičiaus. Turi būti atsižvelgta į optimalaus erdvės panaudojimo principą.

„Office“ veiksmo organizavimas # 5. Darbo sąlygos:

Biurui turi būti suteiktas tinkamas apšvietimas, ventiliacija, sanitarija ir kt., Nuo kurių priklauso darbo efektyvumas.

Organizuoti „Office“ žingsnį # 6. Įranga:

Įvairios įrangos, kurią sudaro baldai, mašinos, prietaisai, raštinės reikmenys ir tt, rūšys yra būtinos kasdieniam biuro veikimui. Pirkimai turi būti atliekami labai atsargiai. Jiems būtinas tiekimo tęstinumas, tinkamas techninis aptarnavimas ir laikas nuo laiko.

Šiam tikslui gali būti įsteigtas atskiras pirkimo skyrius. Šiam darbui gali būti patikėtas sekretorius. Kitaip tariant, reikia įsigyti visus materialinius elementus ir užtikrinti jų reguliarų tiekimą.

Biuro organizavimas Žingsnis # 7. Darbuotojų samdymas:

Tai yra susiję su žmogiškosiomis įstaigomis biuro organizacijoje ir yra sunkiausia užduotis.

Darbuotojų samdymas yra procesas, kurį sudaro šie veiksmai ir aspektai:

a) Specifikacija ir klasifikavimas:

Iš pradžių reikia atlikti darbo specifikaciją. Tai reiškia, kad turi būti parengtas sąrašas, kokių specialių darbo vietų reikia šiai problemai spręsti. Atitinkamai taip pat turi būti parengtas tam tikrų tipų vyrų, reikalingų darbui atlikti, sąrašas.

Darbo specifikacija ir žmogaus specifikacija yra vienalaikiai veiksmai. Darbai turi būti vertinami taip pat. Pasak „American Management Association“, yra šešių klasių rūšys - nuo A iki F. Aukštesnė kategorija, daugiau yra mąstymo funkcija, nei atliekant funkciją. Sumažinkite laipsnį, daugiau veikia kaip mąstymo funkcija.

Nustatant rangą reikia atsižvelgti į šiuos veiksnius:

i) bendrojo ir techninio švietimo, \ t

(ii) Įgūdžiai, reikalingi darbui atlikti.

iii) Patirtis, jei tokia yra.

iv) reikalingos priežiūros ir kryptys. Atlyginimų tarifai priklausys nuo darbo lygio.

b) Įdarbinimo politika:

Turi būti nustatyta aiški įdarbinimo politika. Įdarbinimas gali būti atliekamas skelbimuose laikraščiuose arba pranešant į darbo biržas. Kiti įdarbinimo šaltiniai yra: iš esamų darbuotojų šeimos narių, profesinių sąjungų, buvusių tarnybų vyrų (ypač saugumo darbuotojų), profesinių institutų, biuro prietaisų, teikiančių susirūpinimą keliančių klausimų, darbo ieškančių asmenų ir kt.

c) Įdarbinimo procedūra:

Procedūra susideda iš skirtingų testų, raštu ir žodžiu, interviu, medicininio patikrinimo ir tt Tai yra pašalinimo procesas ir galiausiai atrenkami kai kurie žmonės.

d) Mokymas:

Daugeliu rūpesčių atrinkti vyrai turi eiti per pradinį mokymą. Kartais prieš įsidarbinant reikia mokytis pameistrystės. Arba, įsidarbinus, darbuotojas turi išlaikyti bandomąjį laikotarpį, kol tarnyba tampa nuolatine. Mokymai taip pat numatomi reklamai arba tarpžinybiniams pervedimams.

Biuro organizavimas # 8 skyrius.

Padalinys yra specializuotas darbas. Tai reiškia darbo vietų grupavimą. Susijusių darbo grupių funkcija yra vadinama skyriumi.

Pavyzdžiui, sąskaitų departamentas susideda iš visų susijusių darbų, susijusių su knygų tvarkymu, finansinių ataskaitų rengimu ir sąskaitų rengimu, gamybos sąnaudų ir pardavimo kainos apskaičiavimu, mokėjimo nurodymų priėmimu, ryšių palaikymu su bankais, kreditoriais, skolininkais ir tt, ir atliekant kitas panašias funkcijas.

Prieš skirstant visas organizacijos funkcijas į skyrius, reikia atsižvelgti į įvairius veiksnius. Prieš padalinį gali prireikti suskirstymo. Taip pat iškyla biurų funkcijų centralizavimo ir decentralizavimo klausimas. Turi būti nustatyta biuro sistema.

Organizuoti „Office“ veiksmą # 9. Darbų priskyrimas:

Kiekvienam personalo nariui skiriamos konkrečios pareigos. Darbai, kuriuos reikia priskirti jiems. Kiekvienas žino, kas yra jo viršininkas, iš kurio jis turi priimti įsakymus ir kam jis bus atskaitingas. Užduoties paskyrimui seka rutinos parengimas darbui atlikti pagal gerai apibrėžtą procedūrą arba metodą.

Tarnybos organizavimas Žingsnis # 10. Institucijos delegacija:

Įgaliojimų perdavimas yra organizacijos gyvybinė jėga. Kiekvienas viršininkas deleguoja arba suteikia dalį savo įgaliojimų savo pavaldiniams. Pagal šią instituciją pavaldinis turi teisę atlikti savo darbą ir gali pavesti jo pavaldiniams. Vienodą atsakomybės dalį sudaro įgaliojimų delegavimas. Didesnė institucija yra didesnė atsakomybė.

Įgaliotoji institucija pereina žemyn nuo viršininko prie pavaldžios, sukuriama atsakomybė ir atskaitomybė perkeliama aukštyn nuo pavaldinio iki viršininko. Atskaitomybė - tai pavaldinių prižiūrėtojo ataskaitos priėmimas, siekiant nustatyti, kiek jie atliko savo pareigas. Per atskaitomybę viršininkas kontroliuoja savo pavaldinius.

Tarnybos organizavimas. # 11 žingsnis. Santykių kūrimas:

Tai yra gyvybiškai svarbi užduotis organizuojant. Organizacijos viduje susirenka daug žmonių. Jie turi atlikti atitinkamus darbus, tačiau, siekiant organizacijos bendrų tikslų, jų veikimas turi būti visiškai suderintas.

Ryšys tarp organizacijos darbuotojų yra pagrįstas įgaliojimu. Terminas „institucija“ reiškia sprendimų priėmimo ir pavedimų kitiems teisę priimti tuos sprendimus vykdymą. Organizacijos viduje yra personalo narių aukštesnio lygio santykių grandinė.

Kiekvienas asmuo yra pranašesnis už savo kitą asmenį, bet yra pavaldus jo ankstesniam asmeniui. Ir valdžia juda žemyn ir atskaitomybė juda aukštyn tarp viršininko ir jo pavaldinio. Vienas viršininkas gali turėti daug pavaldinių jam. Tai yra „kontrolės span“. Bet kiekvienas pavaldinis turi turėti tik vieną viršininką virš jo. Tai vadinama „vadovavimo vienybės“ principu.

Biure, jei pažvelgsime į sąskaitų skyrių, koncepcija bus aiški. Įgaliojimai atlikti sąskaitų tvarkymą pereina nuo sekretoriaus, kuris yra vyriausiasis, vyriausiasis buhalteris arba finansų vadybininkas (nepriklausomai nuo to, kas yra pareigos pavadinimas). Vyriausiasis buhalteris pats nevykdo visų apskaitos darbų.

Jis dalį savo įgaliojimų perduoda savo padėjėjams, o asistentas perduoda dalį savo įgaliojimų sandorio šalims. Atskaitomybė nuo sandorių biurų iki padėjėjų, padėjėjų į vyriausiąjį buhalterį ir vyriausiasis buhalteris iki sekretoriaus. Sekretorius, gavęs aukščiausio lygio vadovų įgaliojimus, yra atskaitingas jiems.

Įvairūs organizacijos aspektai:

Institucijos santykiai organizacijoje suskirstyti į dvi dalis:

a) Linija:

Tie, kurie užsiima pagrindinėmis ar pagrindinėmis organizacijos funkcijomis, pavyzdžiui, gamyba, prekyba, pirkimai ir tt, vadinami „linijos“ žmonėmis. Jų įgaliojimas vadinamas linijos valdžia. Įgaliojimų delegavimas daugiausia vyksta per linijos žmones,

b) Darbuotojai:

Tie, kurie užsiima paslaugomis ar patariamosiomis funkcijomis, pavyzdžiui, finansų, personalo valdymo ir kt., Vadinami „personalo žmonėmis“. Šie žmonės yra specialistai ir specializuotų tarnybų konsultuoja linijos žmones, kad pagrindinės arba pagrindinės funkcijos būtų veiksmingos.

Biuras yra vieta abiejų tipų žmonėms - linija ir personalas. Padarius skyrių, reikia atsižvelgti į šią funkcijų grupę. Tai labai reikšminga, nes dažnai tarp linijos ir darbuotojų susiduriama su konfliktu.

Tai susiję su oficialiu biuro organizavimu, kurį pagal aukščiausio lygio vadovus sudaro valdžios institucijų santykiai. Be šios oficialios organizacijos, biuro viduje auga neformali organizacija.

Žmonės, dirbantys biuruose, priklausančiuose įvairiems skyriams ir skirtingiems valdžios lygiams, gali sudaryti neformalias grupes dėl šių veiksnių:

a) kalbant ta pačia kalba;

b) namo buvimas toje pačioje valstybėje arba rajone;

c) pasitikėjimas ta pačia politine ideologija;

d) priklausymas tai pačiai religinei bendruomenei; ir tt

Dažnai neformali organizacija yra stipresnė už formalią organizaciją. Neformaliais prašymais galima pasiekti tai, ko negalima pasiekti oficialiomis ar oficialiomis priemonėmis.

Organizacijos schema ir vadovas:

Pageidautina, kad būtų sudaryta diagrama, kurioje būtų pateiktos oficialios pozicijos ir formalūs santykiai. Žiūrėdami į diagramą, galima suprasti jo poziciją, susijusią su jo vadovais ir pavaldiniais. Organizacijos schema gali būti vertikali arba horizontali arba apvali. Tačiau nepakanka organizacijos schemos. Jame neapibūdinamos skirtingų pareigybių turinčių asmenų funkcijos.

Parengtas organizacijos vadovas, kuris yra tarsi dienoraštis, apibūdinantis konkrečias įvairių postų funkcijas. Tokio vadovo kopija pateikiama kiekvienam darbuotojui, kad geriau suprastumėte organizaciją ir jos žmones. Galima žinoti jo pareigas ir įgaliojimus. Sekretoriui tenka pagrindinė pareiga parengti organizacinę schemą ir organizacijos vadovą.

Biuro organizavimas # 12 žingsnis. Biuro vadovo parengimas:

Gera tarnyba parengia biuro procedūrų vadovą ir vieną egzempliorių kiekvienam darbuotojui išdalija. Vyriausybė skelbia tarnybų vadovą departamento procedūrai ir formalumams ir siūlo parduoti visuomenei nominalia kaina.

Gerai suplanuotas biuro procedūrų vadovas skirtas šiems tikslams:

a) tai nuolatinis darbo planas;

b) tai laikoma vidaus, ryšių, \ t

c) Tai taip pat yra priemonė, skirta kontroliuoti veiklą

Biuro vadovą sudaro srauto schemos.

Biuro vadovo privalumai:

a) padeda koordinuoti įvairias veiklas, \ t

b) spartesnis sprendimų priėmimas ir vienodumas,

(d) Jame įrašomos ankstesnės organizacijos patirties pamokos ir parengta patogiausia procedūra.

e) tai labai veiksminga kontrolės ir darbo vertinimo priemonė, \ t

f) jis suteikia pagrindą O & M tyrimui.