Sąnaudų apskaičiavimo sistema: charakteristikos, diegimas ir sunkumai

Perskaitykite šį straipsnį, kad sužinotumėte apie idealios sąnaudų sistemos ypatybes, jos diegimą, sunkumus ir veiksmus, kuriuos reikia įveikti.

Idealios sąnaudų sistemos ypatybės:

Ideali išlaidų apskaičiavimo sistema yra ta, kuri pasiekia sąnaudų skaičiavimo sistemos tikslus ir suteikia visus verslo sąnaudų pranašumus. Toliau pateikiamos pagrindinės savybės, kurias turėtų turėti ideali sąnaudų apskaičiavimo sistema, arba punktai, į kuriuos reikėtų atsižvelgti prieš įdiegiant sąnaudų apskaičiavimo sistemą.

i) Tinkamumas verslui:

Sąnaudų apskaičiavimo sistema turėtų būti pritaikyta, praktiška ir turi būti parengta atsižvelgiant į verslo pobūdį, sąlygas, reikalavimus ir dydį. Bet kuri sistema, kuri tinka verslo tikslams ir teikia reikiamą informaciją, kad galėtų efektyviai vykdyti verslą, yra ideali sistema.

ii) Paprastumas:

Sąnaudų apskaičiavimo sistema turėtų būti paprasta ir paprasta, kad ją galėtų suprasti net ir vidutinis intelektas. Faktai, skaičiai ir kita informacija, kurią teikia sąnaudų apskaita, turi būti tinkamu laiku pateikiami teisingam asmeniui, kad jis taptų prasmingesnis.

iii) Lankstumas:

Sąnaudų apskaičiavimo sistema turi būti lanksti, kad ją būtų galima keisti atsižvelgiant į pasikeitusias sąlygas ir aplinkybes. Sistema be tokio lankstumo bus pasenusi dėl sparčių verslo ir pramonės pokyčių. Taigi sistema turi turėti galimybę išplėsti arba susitraukti be didelių pokyčių.

iv) Ekonomiškas:

Išlaidų sistema yra panaši į kitas ekonomines prekes. Tai kainuoja pinigus kaip ir ekonomines prekes. Jei sistema yra per brangi, vadovybė gali nenorėti mokėti, nes pirkėjai nenori mokėti už prekes, jei jos yra brangios, palyginti su jų naudingumu. Sąnaudų apskaičiavimo sistema neturėtų būti brangi ir turi būti pritaikyta atsižvelgiant į įmonės finansinį pajėgumą.

Iš sistemos gaunamos naudos turi būti didesnės už jos išlaidas, nes vadovybė norės įdiegti sistemą, kai tikėtina nauda bus didesnė už numatomas numatomas išlaidas. Trumpai tariant, sistema turi būti ekonomiška, atsižvelgiant į verslo reikalavimus. Sistemos įdiegimo ir eksploatavimo išlaidos turėtų pateisinti rezultatus.

v) Palyginamumas:

Sąnaudų apskaičiavimo sistema turi būti tokia, kad ji galėtų pateikti vadovybei reikalingus faktus ir duomenis, kad būtų galima įvertinti rezultatus, lyginant juos su ankstesniais skaičiais arba kitais susirūpinimą keliančiais duomenimis arba prieš visą pramonę ar kitą tos pačios problemos skyrių.

vi) Gebėjimas pateikti informaciją norimu laiku:

Sistema turi pateikti tikslią ir savalaikę informaciją, kad būtų naudinga vadovybei priimti sprendimus ir imtis tinkamų veiksmų sąnaudų kontrolės tikslais.

vii) Būtinas bendradarbiavimas ir įvairių departamentų vadovų dalyvavimas susirūpinimu yra būtinas norint sukurti gerą sąnaudų apskaitos sistemą. Be to, vadovybė turėtų pasitikėti sąnaudų skaičiavimo sistema ir taip pat turėtų padėti jai vystytis ir sėkmingai.

viii) Sąnaudų apskaičiavimo sistema neturėtų paaukoti naudos, įvesdama kruopščius ir nereikalingus duomenis.

ix) kruopščiai parengta programa turėtų būti parengta naudojant tinklo analizę sistemos įvedimui.

(x) Minimalūs esamo nustatymo pakeitimai:

Dabartinė įgaliojimų suteikimo ir pasidalijimo sistema ir atsakomybė neturi būti trukdoma sąnaudų skaičiavimo sistemai. Kiek įmanoma, sistema turi būti tokia, kad ji galėtų bent jau trikdyti esamą organizacinę struktūrą.

xi) formų vienodumas:

Visos sistemos formos ir profiliai ir kt. Turi būti vienodo dydžio ir popieriaus kokybės. Didesnį efektyvumą galima pasiekti naudojant popieriaus spalvą, kad būtų galima atskirti skirtingas formas. Atspausdintose formose turi būti nurodymai dėl jų naudojimo ir šalinimo. Formos turėtų būti tinkamos sąnaudų duomenų rinkimui ir platinimui.

(xii) minimalus rašto darbas:

Forminių ir darbuotojų užpildymas turėtų apimti kuo mažesnį darbo krūvį, nes dauguma darbuotojų nėra gerai išsilavinę. Siekiant užtikrinti patikimą statistiką, kiekvienas originalus įrašas turėtų būti patvirtintas eksperto parašais.

xiii) efektyvi medžiagų kontrolės sistema:

Turėtų būti sukurta veiksminga sandėlių sistema ir atsargų kontrolė, nes medžiagos paprastai sudaro didesnę visų išlaidų dalį. Turėtų būti laikomasi geros gamybos metodo kainos.

xiv) Tinkama darbo užmokesčio tvarka:

Turėtų būti nustatyta gerai apibrėžta darbo užmokesčio tvarka, skirta darbuotojams skirtingoms darbo vietoms praleisti, darbo užmokesčio lapams parengti ir darbo užmokesčiui apmokėti. Taigi gerai apibrėžtos darbo užmokesčio sistemos įvedimas padės kontroliuoti darbo sąnaudas.

xv) Išlaidų padalijimas į skyrius:

Turėtų būti parengtas tinkamas planas, kaip surinkti, paskirstyti, paskirstyti ir absorbuoti pridėtines išlaidas, kad būtų galima tiksliai nustatyti išlaidas.

xvi) Sąskaitų ir finansinių sąskaitų suderinimas:

Jei įmanoma, Sąnaudų sąskaitos ir finansinės sąskaitos turėtų būti sujungtos į vieną integruotą apskaitos sistemą. Jei tai neįmanoma, sistemos turėtų būti suprojektuotos taip, kad abi sąskaitų grupės galėtų lengvai suderinti.

xvii) Išoriniai veiksniai:

Išlaidų skaičiavimo sistemos įdiegimas daugiausia priklauso nuo įmonės vidinių veiksnių, tačiau išoriniai veiksniai taip pat gali turėti įtakos sistemos struktūrai. Pavyzdžiui, kai kurių pramonės šakų sąnaudų apskaitos taisyklės, apie kurias pranešė centrinė valdžia, reikalauja, kad tam tikra informacija apie sąnaudas būtų parengta ir įtraukta į apskaitos knygas. Todėl ideali sąnaudų apskaičiavimo sistema turėtų rūpintis tiek vidaus, tiek išorės veiksniais.

(xviii) Išlaidų apskaitininko pareigos ir pareigos:

Pagal gerą sąnaudų apskaitos sistemą turėtų būti aiškiai apibrėžtos sąnaudų apskaitininko pareigos ir atsakomybė. Išlaidų buhalteris turėtų turėti prieigą prie visų darbų ir skyrių.

Apibendrinant galima teigti, kad idealus sąnaudų skaičiavimo sistemos pagrindinis kriterijus yra toks: kaip gerai ji padeda pasiekti valdymo tikslus, susijusius su jo sąnaudomis?

Sąnaudų skaičiavimo sistemos įdiegimas:

Pagrindiniai veiksniai, kuriuos sąnaudų apskaitininkas turėtų apsvarstyti įvedant sąnaudų apskaičiavimo sistemą, yra šie:

i) Esama organizacija turėtų būti kuo mažiau trikdoma.

(ii) Turėtų būti palaipsniui ir sklandžiai įdiegta sistema.

(iii) Nors reikėtų vengti pernelyg didelio įrašų rengimo, būtų klaidinga ekonomiškai išpjauti esminius ir sumažinti efektyvumą.

Diegimo žingsniai:

Toliau pateikiami žingsniai, kurių reikia imtis diegiant sąnaudų apskaičiavimo sistemą:

1. Tikslas, kuris turi būti pasiektas naudojant sąnaudų apskaičiavimo sistemą:

Sąnaudų apskaičiavimo sistema bus paprasta, jei tikslas yra tik nustatyti sąnaudas, tačiau jis turės būti išsamus, jei siekiama gauti informaciją, kuri padėtų vadovybei kontroliuoti ir priimti sprendimus.

2. Esamos organizacijos ir įprastinės studijos:

Atsižvelgiant į tai, reikia atkreipti dėmesį į šiuos dalykus: - verslo pobūdis ir vykdomos operacijos ar procesas, atsakomybės mastas ir įgaliojimai, susiję su įvairiais funkcijų vykdytojais, gamyklos išdėstymas, ypač atsižvelgiant į gamybos padalinius; medžiagų nykimo, laiko registravimo ir darbo užmokesčio skaičiavimo bei mokėjimo metodų, gamybos užsakymų gamybos į gamyklą ir fiksuotų, pusiau kintamų ir kintamų pridėtinių išlaidų tvarką.

3. Sprendimas dėl išlaidų sąskaitų struktūros:

Kokia išlaidų apskaitos sistema yra tinkama ir išsami informacija apie tai gali būti išspręsta atlikus išsamų gamybos proceso ir papildomų paslaugų tyrimą. Sąnaudų sąskaitų struktūra turėtų atitikti natūralią gamybos liniją; seka gali būti paprasta, analitinė arba sintetinė. Sistemos projektavimas turėtų būti toks, kad kiekvienoje svarbioje gamybos stadijoje, kai produktas bus baigtas, laipsniškai didės išlaidos.

4. Sąnaudų tarifų nustatymas:

Tai reiškia nuodugnų gamyklos sąlygų tyrimą ir sprendimus dėl sąnaudų klasifikavimo į tiesioginius ir netiesioginius, netiesioginių išlaidų grupavimą į gamybą, pardavimą, administravimą ir kt., Visų rūšių atliekų apdorojimą, kainų nustatymo metodus, metodus. susigrąžinti pridėtines išlaidas ir apskaičiuoti pridėtines kainas. Turėtų būti parengtas išsamus išlaidų apskaitos kodas, kad išlaidos galėtų būti greitai priskirtos biurui tiek šaltinio, tiek priežasties atžvilgiu.

5. Sistemos pristatymas:

Negalima tikėtis, kad jokia išlaidų apskaičiavimo sistema veiks veiksmingai, nebent būtų galima gauti visų pareigūnų bendradarbiavimą. Prieš pradedant taikyti sistemą, sistemos pasekmės turėtų būti paaiškintos visiems, nurodant jiems naudą, kuri bus naudinga kiekvienam ir visai įmonei.

Tačiau užpildykite sistemą, ji turėtų būti įdiegta tik etapais, o esamos procedūros ir praktika turėtų būti panaudojamos, nebent yra tinkamų priežasčių jas pakeisti. Pvz., Galima pradėti parduoti parduotuvėse įvedant tinkamas sąskaitas apie kvitus, emisijas, atidarant dėžės korteles, saugant knygas ir pan.

6. Išlaidų biuro organizavimas:

Visada geriau, kad kaštų biuras būtų šalia gamyklos, kad būtų išvengta dokumentų nukreipimo arba neatitikimų ir abejonių pašalinimo. Išlaidų skaičiavimo personalui turi būti leista susipažinti su darbais, jei jie turi tinkamai atlikti savo pareigas.

Darbuotojų dydis priklausys nuo darbo apimties. Išlaidų apskaičiavimo organizacija nėra verta jos egzistuoti, jei ji negali pateikti skaičiaus su spartumu ir tikslumu ir stebėti rezultatų pateikimo paprastumą.

Išlaidų biuras priskiriamas šioms sritims:

i) saugo paskyras:

Medžiagų kvitų siuntimas ir saugojimas parduotuvių knygose, medžiagų santraukų rengimas.

ii) Darbo apskaita:

Laiko lapų, darbo kortelių ir tt vertinimas, rengiant darbo santraukas. Kai kuriais atvejais faktinių darbo užmokesčio ritinių paruošimas.

(iii) Sąskaitos:

Visų išlaidų paskyrų skelbimas, nesvarbu, ar tai yra darbas, ar procesas, ar paslaugos.

iv) Sąnaudų kontrolė:

Išlaidų kontrolės sąskaitų paskelbimas iš duomenų, pateiktų iš aukščiau pateiktų (i) - (ii) skyrių.

Specialios statistinės ir kitos informacijos rengimas vadovybei, atliekant specialų tyrimą ir periodinių prekybos ataskaitų rengimą.

7. Sąnaudų biuro ryšys su kitais departamentais:

Išlaidų skyrius turėtų veikti nepriklausomai, o sąnaudų apskaitininkas yra tiesiogiai atsakingas generaliniam direktoriui arba generaliniam direktoriui. Sąnaudų apskaičiavimo sistema turėtų būti sukurta taip, kad ji tarnautų valdymui visais lygmenimis.

Todėl išlaidų buhalteris turėtų sukurti visą savo įrašų ir ataskaitų sistemą ir pan. Jis turi žinoti ir suprasti problemas, su kuriomis susiduriama gamybos procese, ir pabandyti jas išversti į finansinius padarinius, kad būtų galima priimti teisingą sprendimą.

8. Institucija ir atsakomybė:

Įgaliojimai ir atsakomybė turėtų būti aiškiai apibrėžti, jei sąnaudų apskaičiavimo sistema bus sėkminga. Nėra jokių dviprasmybių, viskas turėtų būti aiški.

Apibendrinant, sąnaudų sistema turėtų būti tobulinama taip, kad būtų galima apskaičiuoti pardavimo išlaidas; numatyti atsargų vertinimo priemones; pagalba kontroliuojant ir valdant įmonę, įvertinant vyrų, medžiagų ir mašinų efektyvumą, nustatant sąnaudų kodais surinktas atliekas, kad būtų sudarytos sąlygos sąnaudų mažinimui, įmanoma tarpusavyje palyginti, pateikti duomenis kainodaros ir politikos sprendimams ir sudaro pagrindą rengiant įvairias analitines ataskaitas.

Praktiniai kaštų sistemos diegimo sunkumai:

Praktiniai sunkumai, išskyrus technines sąnaudų problemas, su kuriomis sąnaudų apskaitininkas turi susidurti diegdamas išlaidų apskaičiavimo sistemą, yra:

1. Aukščiausiosios vadovybės paramos trūkumas:

Daugeliu atvejų sąnaudų apskaitos sistema įdiegiama be aukščiausio lygio vadovų paramos visose funkcinėse srityse. Net ir generalinis direktorius ar pirmininkas dažnai įveda tokią sistemą, nekonsultuodamas su departamentų vadovais. Departamentų vadovai vertina tai, kad asmenų, dalyvaujančių sąnaudų sistemoje, įsikišimas į jų darbą. Taigi, jis sukuria baimę departamentų vadovų mintyse, nes jie traktuoja sistemą kaip prietaisą jų veiklai tikrinti.

2. Esamo apskaitos personalo atsparumas:

Įvedus naują sistemą, pasipriešinimas yra natūralus, nes esamas personalas gali pajusti, kad praranda savo svarbą ir gali būti tikras dėl jų padėties organizacijoje.

3. Bendradarbiavimas kitose organizacijose:

Darbininkai, prižiūrėtojai ir kiti darbuotojai taip pat gali atsispirti papildomam popieriaus darbui, kuris gali atsirasti dėl sąnaudų skaičiavimo sistemos įdiegimo, ir negali bendradarbiauti su kitais departamentais teikiant informaciją, kuri yra būtina norint sklandžiai ir veiksmingai dirbti bet kurioje apskaitos sistemoje. .

4. Treniruoto personalo trūkumas:

Išlaidų analizės, išlaidų kontrolės ir sąnaudų mažinimo darbams atlikti gali būti išlaidų apskaitininkų trūkumas. Sąnaudų skaičiavimo skyriaus darbas negali būti tvarkomas be apmokytų darbuotojų.

5. Sunkios sistemos eksploatavimo išlaidos:

Sistemos eksploatavimo išlaidos gali būti sunkios, nebent sąnaudų apskaičiavimo sistema būtų tinkamai suprojektuota pagal kiekvieno konkretaus atvejo reikalavimus. Sistema gali suteikti informaciją, kurios reikalauja visi valdymo lygiai. Tai gali apimti papildomą popieriaus darbą. Taigi sistemos eksploatavimo išlaidos bus sunkios.

Veiksmai, kaip įveikti praktinius sunkumus:

Siekiant įveikti pirmiau minėtus sunkumus, siūlomi šie veiksmai:

1. Aukščiausiojo vadovo parama:

Prieš įdiegiant ar eksploatuojant sąnaudų apskaičiavimo sistemą, aukščiausioji vadovybė privalo tvirtai įsipareigoti. Tai sukurs sąnaudų sąmoningumą ir susidomėjimą sąnaudų gerinimu tarp techninių, gamybos ir aukščiausio lygio vadovų.

2. Sistemos naudingumas esamam personalui :

Esamas apskaitos personalas turėtų būti sužavėtas dėl būtinybės papildyti esamą finansinės apskaitos sistemą. Ji išplės buhalterio darbą ir suteiks naujų galimybių apskaitos darbuotojams.

3. Darbuotojų pasitikėjimas bendradarbiavimu:

Įvairūs darbuotojai turi būti tinkamai išsilavinę dėl tokios sistemos teikiamos naudos. Darbuotojų pasitikėjimas sistemoje turėtų būti įgyjamas siekiant bendradarbiauti prieš imantis priemonių, kad sistema būtų praktiškai įgyvendinama.

4. Esamo apskaitos personalo mokymas:

Esamas personalas, dirbantis apskaitos skyriuje, turi būti tinkamas, apmokytas sąnaudų apskaičiavimo metodais ir metodais, naudodamas Indijos kaštų ir darbų apskaitininkų institutą, Kalkutą.

5. Sąnaudų sistema pagal konkrečius reikalavimus:

Sistema turėtų būti įdiegta ir eksploatuojama pagal konkretaus atvejo reikalavimus, kad ši problema nerastų didelių išlaidų. Ji turėtų vengti kuo daugiau nereikalingo darbo. Sistema, įdiegta ir eksploatuojama, suteiks daug naudos susirūpinimui, palyginti su išlaidomis, ir bus naudinga susirūpinimui.

6. Tinkama priežiūra:

Įrengimo metu turėtų būti vykdoma tinkama priežiūra ir nuolatinės sąnaudų buhalterio pastangos, kad sistema būtų sėkminga ir kad būtų pasiektas norimas išlaidų nustatymo, išlaidų pateikimo ir išlaidų kontrolės tikslas.