Top 8 žingsniai, susiję su medžiagų ciklo pirkimu

Šiame straipsnyje apžvelgiami aštuoni etapai, susiję su medžiagų pirkimo ciklu.

# 1 žingsnis. Pirkimo užsakymo priėmimas ir analizė:

Pirkimo rekvizitai prasideda departamentu ar asmeniu, kuris bus pagrindinis vartotojas. Medžiagų poreikių planavimo aplinkoje planuotojas išleidžia planuojamą užsakymą, leidžiantį pirkimo skyriui tęsti ir apdoroti pirkimo užsakymą.

Pirkimo prašyme pateikiama bent ši informacija:

a. Iniciatoriaus tapatybė, pasirašytas patvirtinimas ir sąskaita, kuriai priskiriamos išlaidos.

b. Medžiagos specifikacija.

c. Kiekis ir matavimo vienetas.

d. Privaloma pristatymo data ir vieta.

e. Visa kita reikalinga papildoma informacija.

# 2 žingsnis. Tiekėjų pasirinkimas:

Tiekėjų nustatymas ir atranka yra svarbios pirkimo skyriaus užduotys. Įprasto ar anksčiau įsigytų prekių sąraše yra patvirtintų tiekėjų sąrašas. Jei elementas nebuvo įsigytas anksčiau arba nėra tinkamo tiekėjo, reikia atlikti paiešką.

Jei užsakymas yra mažos vertės arba standartiniai elementai, tiekėjas gali būti rastas kataloge, prekybos žurnale ar kataloge.

# 3 žingsnis. Užklausų pateikimas:

Dideliems elementams paprastai pageidautina pateikti pasiūlymą dėl kotiravimo. Tai yra rašytinis tyrimas, kuris siunčiamas daugeliui tiekėjų, siekiant užtikrinti, kad būtų gautos konkurencingos ir patikimos citatos. Tai nėra pardavimo užsakymas. Kai tiekėjai užpildė kotiruotes ir grąžino ją pirkėjui, kotiruojamos kainos analizuojamos pagal kainą, atitiktį specifikacijai, pardavimo, pristatymo ir mokėjimo terminų sąlygas.

Prekių, kurių specifikacijos gali būti tiksliai parašytos, pasirinkimas tikriausiai atliekamas pagal kainą, pristatymą ir pardavimo sąlygas. Elementams, kurių specifikacijos negali būti tiksliai parašytos, nurodyti elementai gali skirtis. Citatos turi būti vertinamos atsižvelgiant į techninius veiksnius ir kainą. Paprastai sprendime dalyvauja ir išduodantys, ir pirkimo skyriai.

# 4 žingsnis. Tinkamos kainos nustatymas:

Tai yra pirkimo departamento atsakomybė ir yra glaudžiai susijusi su tiekėjų atranka. Pirkimo skyrius taip pat yra atsakingas už kainų derybas ir stengsis gauti geriausią kainą iš tiekėjo.

# 5 žingsnis. Pirkimo užsakymo išdavimas:

Pirkimo užsakymas yra teisėtas pasiūlymas pirkti. Kai tiekėjas jį priima, jis tampa sutartimi dėl prekių pristatymo pagal pirkimo sutartyje nustatytas sąlygas. Pirkimo užsakymas yra parengtas iš pirkimo prašymo arba citatos ir iš kitos papildomos informacijos, kurios reikia.

Kopija siunčiama tiekėjui; kopijos yra saugomos perkant ir taip pat siunčiamos kitiems padaliniams, pvz., apskaitai, siunčiančiam padaliniui ir gaunantiems.

# 6 veiksmas.

Tiekėjas yra atsakingas už užsakytų prekių pristatymą laiku. Pirkimų skyrius yra atsakingas už tai, kad tiekėjai laiku atliktų savo paslaugas. Jei kyla abejonių, kad pristatymo datos gali būti įvykdytos, pirkimas turi laiku nustatyti problemą ir imtis taisomųjų veiksmų.

Tai gali apimti pagreitintą transportavimą, alternatyvius tiekimo šaltinius, darbą su tiekėju, kad būtų išspręstos jos problemos, arba perplanuoti gamybą.

Pirkimo skyrius taip pat yra atsakingas už darbą su tiekėju dėl bet kokių pristatymo reikalavimų pakeitimų. Elementų paklausa keičiasi su laiku, todėl gali prireikti paspartinti tam tikrus elementus arba stumti kai kuriuos kitus. Pirkėjas privalo informuoti tiekėją apie tikrus reikalavimus, kad tiekėjas galėtų pateikti tai, ko nori ir kada.

# 7 veiksmas. Prekių priėmimas ir priėmimas:

Gavusi prekes, gaunančioji tarnyba tikrina prekes, kad užtikrintų, jog buvo išsiųstos teisingos, ar yra teisingas kiekis, ir vežėjo pateiktas važtaraštis. Tada priimančioji tarnyba priima prekes ir užrašo gautą ataskaitą, nurodydama bet kokį dispersiją. Jei reikalingas tolesnis patikrinimas, pavyzdžiui, kokybės kontrolė, prekės siunčiamos kokybės kontrolei arba laikomos patikrinimui.

Jei prekės yra sugadintos, gaunančioji tarnyba konsultuoja pirkimo skyrių ir saugo prekes tolesniems veiksmams. Jei prekės yra tvarkingos ir nereikalauja tolesnio patikrinimo, jos bus siunčiamos į kilmės skyrių arba inventorių.

Tada gaunančiosios ataskaitos kopija siunčiama pirkimų skyriui, pastebintį bet kokius skirtumus arba neatitikimus nuo pirkimo užsakymo. Jei užsakymas visais atžvilgiais laikomas užbaigtu, gaunančioji tarnyba uždaro pirkimo užsakymo kopiją ir atitinkamai informuoja pirkimo skyrių.

Jei taip nėra, pirkimo užsakymas atidarytas, kol bus baigtas. Jei prekes taip pat patikrino kokybės kontrolės skyrius, jie taip pat informuos pirkimo skyrių, ar prekės buvo priimtos, ar ne.

8. Tiekėjo sąskaitos faktūros patvirtinimas už mokėjimą:

Gavus tiekėjo sąskaitą faktūrą, turi būti susitarta dėl trijų dalių - pirkimo užsakymo, ataskaitos ir sąskaitos faktūros. Vienetai ir kiekiai turi būti vienodi visiems; kainos ir kainos išplėtimai turi būti tokie patys pirkimo užsakyme ir sąskaitoje.

Visos nuolaidos ir pradinio užsakymo sąlygos turi būti patikrintos pagal sąskaitą. Pirkimų departamentas turi juos patikrinti ir išspręsti visus skirtumus. Patvirtinus sąskaitą faktūrą siunčiama į mokėtinas sąskaitas.