Į viršų 6 „Office“ naudojamų mašinų tipai

Šiame straipsnyje apžvelgiami šeši pagrindiniai biure naudojamų mašinų tipai. Jie yra: 1. Tipų rašytojai 2. Kopijavimo mašinos 3. „Xerox“ kopijavimas / kopijavimas 4. Apskaitos mašinos 5. Giljotinos mašinos 6. Smulkinimo mašinos

Mašinos, naudojamos biuro tipo # 1. Tipo rašytojų:

Tai maža, bet graži mašina, jai nereikia jokio įžangos, nes tai yra bet kokio biuro mechanizavimo širdis.

Išrado 1873 m. Ir buvo naudojama nuo to laiko, kaip ir kriketo žaidimas, per amžių pasikeitė jūros keliu.

Jame yra du pagirtini bruožai, kurių pirmasis - tai tvarkingumas ir aiškumas, kurį ji pateikia apie informaciją, kurią ji rašo, ir, antra, kopijų, kurias ji gali įvesti, skaičius sako 6 arba 7, įskaitant originalą ruože.

Tipo rašytojo tipai:

Tipo rašytojai būna įvairių formų ir dydžių. Jie taip pat skiriasi vienas nuo kito, atsižvelgiant į jų techninį sudėtingumą. Aptarkime įvairių tipų rašytojų tipus, kuriuos gali naudoti moderni biuras.

1. Nešiojamojo tipo rašytojas:

Tai lengvi, patvarūs, tvirti ir nešiojamieji tipo rašytojai, kuriuos paprastai naudoja kiekvienas asmuo. Mūsų šalyje pirmasis tokio tipo rašytojas buvo parduodamas JK grupės raštinės skyriuje. Vėliau „FACIT“, „REMINGTION“, „GODREJ“, „HALDA“ ir kt. Atėjo į paveikslėlį, kad galėtų parduoti tokio tipo rašytojus.

2. Standartinio dydžio rašytojas:

Čia tipo rašytojo dydis yra didesnis, palyginti su nešiojamojo tipo rašytoju. Tačiau tai yra sunki, palyginti su nešiojamų tipų rašytojais, tačiau jų funkcijos yra tokios pačios kaip nešiojamojo tipo rašytojas.

3. Daugiakalbis tipo rašytojas:

Indija yra šalis, turinti tiek daug valstybių ir Sąjungos teritorijų, turinčių skirtingas kalbas, ir jų scenarijai taip pat skiriasi. Todėl reikia rašytojo tipo, kur būtų galima įvesti skirtingas kalbas ir jų scenarijus. Jaučiamas šios tipo rašytojų sistemos poreikis ir noras. Yra tipų rašytojų, turinčių ne tik romėnišką, bet ir Devanagri ir kitų abėcėlių simbolius ir kt.

4. Elektros tipo rašytojas:

Įvairūs tyrimai JAV, Vokietijoje ir Indijoje atskleidė, kad užimtas mašinistas per dieną patenka apie 50 000 simbolių, o jo pirštu keliauja apie 12–20 mylių per dieną! Siekiant palengvinti šią žmogiškąją pastangą, gaminami elektriniai ir elektroniniai rašytojai.

Elektros tipo rašytojo prototipas parodytas ankstesniame puslapyje. Čia darbas vis dar turi būti atliekamas pirštais, tačiau fizinės jėgos, susijusios su procesu, gerokai sumažinamos, nes raktai tiesiog paliečiami ir nereikia spausti.

Elektros tipo rašytojas turi šiuos privalumus, palyginti su rankiniu rašytoju:

a) Tai padidina darbo greitį.

(b) Darbe yra daugiau tobulumo.

c) Kopijų skaičius gali būti originalus ir 10–12 anglies kopijų, o ne viena plius penki rankinio valdymo sistema.

5. Specialios paskirties rašytojas:

Yra specialios paskirties rašytojų, naudojamų matematinių ir mokslinių formulių įvedimui, taip pat tam tikro skaičiaus literatūros rašymui. Prie šių tipų rašytojų pridedami skirtingi bruožai ir įvairių formų dalys, kad būtų galima įvesti formatus, pagrindinius lapus, matematines ir mokslines formules.

6. Elektroninio tipo rašytojas:

Tai pirmą kartą Japonijoje pagamino tokios kompanijos kaip MINOLTA, OPTONICA, MITSUBISHI - tik keletas. Per daugelį metų kai kurios Indijos bendrovės pradėjo jas surinkti Indijoje. Jų svarbiausi buvo „Gestetner“, „Modi“, „Pertech Computer Limited“, „India Network Limited“ ir kt.

Elektroninės rašomosios mašinėlės iš esmės skirstomos į tris grupes:

Tam tikros funkcijos, pvz., Dešinė paraštė, kairė paraštė, automatinis ištrynimas, skirtukų rinkinys, paryškinto tipo simbolis, automatinis pabraukimas, kursyvo simboliai ir pan. biuras.

Mašinos, naudojamos biuro tipo # 2. Kopijavimo mašinos:

Tarnyboje yra atvejų, kai tam pačiam dalykui reikalingų egzempliorių egzemplioriai darbuotojams turi būti išplatinti.

Tik ribotas kopijų narys gali būti gautas, jei naudojamas tipo rašytojas. Kita vertus, kopijavimo aparatu galima gauti neribotą kopijų skaičių.

Įvairių rūšių kopijavimo mašinos:

1. Želatinos dubliavimasis:

Tai vienas seniausių kopijavimo aparatų. Šio tipo kopijuoklyje yra dėklas, kuriame yra želatina, ant kurios nuspaudžiamas su dažais paruoštas kapitonas, kopijuojamas popierius spaudžiamas želatinais su spaustuvo voleliu, kad gautumėte kopiją. Tai yra sudėtingas mechanizavimo procesas, todėl jo naudojimas nėra.

2. Daugialypė diagrama:

Tai nedidelis spausdinimo presas, kuris valdomas rankiniu būdu arba naudojant variklį. Šioje mašinoje tipas nustatomas ranka, o spausdinimas atliekamas naudojant juostą, kuri atkuria kopiją, panašią į spausdintą kopiją.

3. Elektroninis trafareto skaitytuvas:

Šie trafaretiniai kopijavimo aparatai tampa labai svarbūs netgi po to, kai dėl ekonomiškumo jie yra įjungiami. Gestetner yra įmonė, gaminanti šias mašinas. Šios dauginimo mašinos naudojasi trafareto dubliavimu ir yra universalios.

Tokių skaitytuvų atveju galima gauti bet kokio tipo dokumentų, iliustracijų, diagramų, ranka parašytų, rašytinių arba ciklostiluotų ar atspausdintų nuotraukų kopijas elektroniniu būdu pagamintu trafaretu. Originalūs dokumentai ar popierius atkuriami tūkstančiais, o trafaretai paruošiami tik kelias minutes.

Skaitytuve originalus dokumentas, kurį norite atkurti, yra sukamas aplink ritinėlį ir yra nuskaitytas naudojant kištuką su jungikliu. Dokumento turinys tiksliai ir tiksliai atkuriamas ant kito cilindro, esančio mašinoje, trafareto. Kai tik trafaretas bus „supjaustytas“ elektroniniu būdu, kopijos gali būti pagamintos kopijavimo aparate.

4. Trafareto kopijavimo aparatas:

Čia rodomas trafareto kopijavimo aparatas. Trafaretiniai dublikatoriai yra dviejų tipų: rankiniai ir elektriniai:

Tai pirmą kartą išrado 1881 m. Anglijoje Gestetneris, todėl įgijo pavadinimą „Gestetner“. Tai buvo plokščio plieno mašina. 1889 m. Buvo pagamintas sukamasis trafaretas ir nuo to laiko trafaretų kopijavimo aparatai buvo labai pakeisti savybės, formos, dizaino ir produkto. Svarbiausi tie, kurie gamina šias kopijavimo mašinas, yra SHOURIE, RONEO ir GESTETNER.

Gestetner yra lyderis pasaulyje, turintis 156 filialus visame pasaulyje.

Privalumai:

1. Greitis:

Jis užtikrina didelį greitį, jei jis veikia esant elektros srovei. Automatiniu aparatu galima gauti net 50–100 kopijų per minutę, o rankiniu būdu valdomas įrenginys gali duoti iki 50 kopijų.

2. Automatinė automatika:

Šiuolaikiniai trafaretai yra labai automatiniai. Rašalo tiekimas dubliavimui yra automatinis, popierius tiekiamas automatiškai ir mašina gali būti nustatyta, kad kopijų skaičius būtų gautas nustatant skaitiklį. Kai gaunamas toks kopijų skaičius, mašina automatiškai išsijungia.

3. Didelis kopijų skaičius:

Tai suteikia daug kopijų. Kai kuriais atvejais galima gauti net 5000 egzempliorių. Tačiau 1000 kopijų gaunamos be jokio sukabinimo ar trūkumo.

4. Lengva paruošti magistrą:

Mokytoją lengva paruošti. Visų veislių trafaretinis popierius yra rinkoje. Kapitonas gali būti supjaustytas rašymo mašina. Korekcijas galima atlikti naudojant pataisomą skystį, kuris yra rinkoje. Nepageidaujamus žodžius galima pašalinti naudojant skystį.

5. Ekonomika:

Trafaretinis popierius ir kopijavimo popierius yra pigūs ir yra prieinami iš įvairių šaltinių, įskaitant šių kopijavimo mašinų gamintojus.

6. Mokytojo saugojimas:

Kapitonas gali būti lengvai saugomas būsimam naudojimui ir pakartotiniam naudojimui. Patartina juos tinkamai suvynioti, kad juos būtų galima naudoti, kai reikia.

7. Grafikų ir diagramų rengimas:

Grafikai ir diagramos gali būti paruoštos labai lengvai, naudodami rašiklį.

Trafaretinių kopijavimo aparatų trūkumai:

1. Popieriaus ir raštinės reikmenų naudojimas:

Galima naudoti tik sugeriamąjį popieriaus tipą, ypač jei dubliavimą reikia atlikti abiejose popieriaus pusėse.

2. Nėra įvairių spalvų naudojimo galimybių:

Šioje sistemoje spalvotoms kopijoms gauti negalima naudoti kitos spalvų sistemos. Yra spalvotų kopijų gavimo sistema, tačiau naudojami tokie trafaretai ir skirtingos būgnai, tačiau tai yra sudėtingas procesas ir labai brangus procesas.

3. Kaina:

Šiuolaikiniai trafaretų dubliavimas yra labai brangūs. Taigi jie gali būti naudojami dideliam biurui. Mažas biuras gali neužtikrinti šių dubliavimo mašinų.

„Office“ tipo # 3 mašinos. „Xerox“ kopijavimas / kopijavimas:

Kopijų įsigijimas per fotografijos principą yra fotokopijavimas. Fotokopijavimo principas ir esmė yra tai, kad tai yra tiksli originalo kopija, gaunama naudojant specialią mašiną, kuriai nereikia rašytojo atsiradimo ar buvimo.

Fotokopijos tipai:

Apskritai kalbant, yra aštuoni skirtingi fotokopijos metodai.

Tai iliustruojama ir išvardyta kaip:

1. Mikrofotografija

2. Dvigubo spektro metodas

3. Terminio proceso metodas

4. Elektrostatinis fotokopijos procesas

5. Dažų linijos metodas

6. Želatino fotokopijavimo būdas

7. Refliukso metodas

8. Difuzijos perdavimo metodas.

Fotokopijos privalumai:

1. Maža eksploatavimo kaina:

Fotokopijavimo sąnaudos yra pigios.

2. Mažesnės darbo sąnaudos:

Kopija gali būti paimta paspaudus mygtuką po popieriaus įdėjimo. Todėl tai nereikalauja brangių darbo sąnaudų mokymui ir pan.

3. universalumas:

Jis atkuria kopijas, kurias gali būti sunku atkurti įprastu būdu.

4. Momentinės kopijos:

Kopijos gaunamos iš karto.

Fotokopijos trūkumai:

Nepaisant daug privalumų, kopijavimas turi tam tikrų apribojimų ir trūkumų:

1. Trumpesnis kopijavimo laikas:

Fotokopijaus gyvenimas trumpas dėl dviejų priežasčių: pirmasis - fotokopijavimui skirtas popierius, padengtas chemine emulsija, dėl to jis garbanasi vietoj gulėjimo ir sutrumpina kopijavimo laiką.

2. Ribotas kopijų skaičius:

Šis metodas netinka, kai ruožas sako, kad reikia išimti 1000 egzempliorių. Tokiomis aplinkybėmis kopijavimo mašina tinka geriau.

3. Neekonomiškas dideliam skaičiui:

Jei kopijos reikalingos daugeliu atvejų, kopijavimas taip pat gali būti labai brangus metodas. Vietoj to, kai kurie dubliavimo procesai bus greiti ir ekonomiški. Kopijavimo su trafareto kopijavimo aparatu arba biuro ofsetine litho kaina gali būti labai maža.

Čia, paaiškindamas mašinas ir fotokopijas, nepaaiškinau šių mašinų inžinerijos ar technologijos, nes tai nėra būtina. Studentai, naudodamiesi šiomis mašinomis, patys bus išsilavinę, nes įmonės moko, kaip naudoti mašinas ir jas naudoti.

Toliau aptarkime apskaitos mašinas, nes jos reikalingos sąskaitų departamentams, kad jie galėtų atlikti kasdienį darbą.

Įrenginiai, tokie kaip kopijavimo aparatai, „Xerox“, giljotinas, yra naudojami mašinistams arba administracijos departamento tarnautojams, gali būti parduodami arba administruojami.

Kai kurios mašinos, pvz., Giljotinos mašina, popieriaus smulkintuvai ir kompiuteriai, yra naudojamos abiejuose skyriuose. Šios mašinos aptarsime skyriaus pabaigoje.

Mašinos, naudojamos biuro tipo # 4. Apskaitos mašinos:

Kiekviena įstaiga teikia apskaitos paslaugas organizacijai. Šios apskaitos paslaugos gali būti teikiamos rankiniu būdu arba naudojant apskaitos aparatus. Nors didžioji dalis oficialių darbų, atliekamų apskaitoje, atliekama rankiniu būdu, dabar „a-day“ mechanizavimas, ypač kompiuterių naudojimas, visiškai pakeitė apskaitos sistemą.

To priežastys yra šios:

1. Šiuolaikinio valdymo poreikis:

Šiuolaikinė vadyba reikalauja. Greitai reikalingi ne tik tikslūs skaičiai, kad būtų priimtas sprendimas dėl valdymo, jie padeda apskaičiuoti ir analizuoti įvairių rūšių duomenis įvairiems tikslams per kelias minutes ar net kelias sekundes.

2. paveikslo darbo apimtis:

Tiek vyriausybė, tiek privatus sektorius turi pateikti daugiau skaičiaus darbo. Tai negali būti atliekama rankiniu būdu, nes tai yra kvėpavimo, laiko ir monotoninio proceso procesas. Todėl mašinų naudojimas padeda lengviau atlikti darbą.

Apskaitos mašinų tipai:

Jie plačiai klasifikuojami kaip:

1. Įrenginių pridėjimas

2. Skaičiavimo mašinos

3. Siunčiamos mašinos

4. Kirtimo kortelių mašinos

5. Elektroniniai kompiuteriai

Apskaitą galima atlikti dviem būdais rankiniu būdu ir kompiuteriu; ty generuojant galią.

Įrenginio pridėjimas:

Įrenginio pridėjimas yra bendras visų figūrų darbas. Jis puikiai tinka mechanizavimui. Taigi, po tipo rašytojo mašinų pridėjimas yra labiausiai paplitęs biuro bruožas. Daugelis kitų apskaitos mašinų iš esmės tik prideda mašinas, turinčias įvairių papildomų funkcijų.

Įrenginių pridėjimas yra dviejų tipų:

Nėra būtina aprašyti šių mašinų technologiją ir darbo funkciją, nes biuro naudotojai pirmą kartą yra apmokyti ir paprašyti naudoti mašiną.

1. Įtraukimo į sąrašą neįtraukimo mašinos:

Tokios mašinos taip pat yra daugiausia iš pirmiau išvardytų trijų tipų. Skirtumas yra tas, kad neįtrauktos mašinos spausdinamos ir rezultatai skaitomi iš skambučių. Jie yra labai paprasti valdyti. Sumos nustatomos klaviatūroje ir jos automatiškai pridedamos prie bendrų skambučių.

Variklio strypai ir svirtys neveikia. Šios variklio strypai arba svirtys yra naudojamos tik išvalyti sumas iš skalių, kai pridedama. Šios neužrašomos prijungimo mašinos taip pat gali derinti kitas operacijas, pavyzdžiui, dauginimą ir atimimą.

Skaičiavimo mašinos:

Skaičiavimo mašinos šiuolaikiniame versle yra labai svarbios kaip apskaitos ir duomenų apdorojimo dalis. Skaičiavimo mašinos yra labai naudingos ir vertingos šiuolaikiniam biurui.

Šios mašinos atlieka papildymo, dauginimo, atimties, padalijimo, procentinio dydžio, dešimtainių skaičių, kvadratinių šaknų, logaritmo funkcijų ir tt operacijas.
atminties funkcija, kaip atminties atkūrimas, atminties įrašymas, atminties įrašai ir kt., skirta kelioms operacijoms, palengvinančioms duomenų operacijas.

Skaičiavimo mašinų privalumas:

1 . Klaidos pašalinimas:

Apskaičiavimo klaidos pašalinamos šiomis mašinomis. Klaidos pašalinimas sukelia tikslumą ir taip pat sumažina psichinę įtampą, kurią sukelia biuro darbuotojai, atsiradę dėl neteisingų derinių.

2. Atleiskite monotoniją:

Didelis skaičiavimo darbas biure yra psichiškai varginantis ir monotoniškas. Apskaičiuokite arba palengvinkite darbą ir atleiskite nuobodulio ir monotonijos darbuotoją, leidžiantį nuovargį visiškai nuvalyti.

3. Perkeliamumas:

Šios skaičiavimo mašinos yra nešiojamos. Taigi jų naudingumas didėja. Šios mašinos gali būti naudojamos keliose tarnybose. Tai lemia ekonomiką dėl visiško mašinų panaudojimo.

4. Greitis:

Daug laiko reikalaujantis apskaitos ir duomenų apdorojimo darbas atliekamas dideliu greičiu. Tai pagreitina darbo tempą ir padeda greitai priimti vadovybės sprendimą.

Skelbimo mašina:

Siunčiamosios mašinos yra žinomos kaip apskaitos ir apskaitos mašinų pavadinimai. Tačiau pagal apibrėžimą nebūtų aiškios idėjos apie pagrindines komandiravimo mašinas. Tiesą sakant, papildomos, skaičiuojančios ir perforuotos kortelės mašinos taip pat yra apskaitos mašinos.

Siunčiamosios mašinos mūsų šalyje nėra labai populiarios, tačiau yra tam tikrų modelių, skirtų „Burrough“, „Remington“ ir nacionalinėms bendrovėms. „Skelbimas - tai kopijavimo procesas, kuris naudojamas perduodant sumą iš originalaus dokumento arba pradinio įrašo knygų į atitinkamą pagrindinės sąskaitos sąskaitą.“

Privalumai:

Siunčiamos mašinos privalumai:

a) Įrašai yra aiškūs ir įskaitomi

b) Kadangi automatiniai pašto siuntų kiekiai yra prieinami, įrašai gali būti laikomi teisingais.

c) Be to, likučiai yra tikslūs.

Trūkumai:

Šios mašinos turi daug privalumų, tačiau jos turi daug trūkumų:

1. Brangus:

Šios mašinos yra brangios ir jas gali naudoti tik didesnės organizacijos.

2. Brangus mokymas:

Šios mašinos naudotojams reikia mokyti tvarkyti ir eksploatuoti, kurie gali pasirodyti labai brangūs.

3. Triukšmas:

Šios mašinos yra triukšmingos ir paprastai trikdo kitus biuro darbuotojus.

1. Suskirstymas:

Suskirstymas gali pasirodyti brangus daugiau nei vienu būdu, remontas ir dalys yra labai brangios, o darbas, prarastas dėl remonto, ilgainiui pasirodo labai brangus.

Kompiuterio privalumai:

Sunku įvertinti kompiuterio teikiamus privalumus konkrečiai organizacijai.

Tačiau apskritai kompiuterio naudojimas turi šiuos privalumus:

1. Lankstumas yra įmanomas, nes daugelis programų gali būti parengtos skirtingoms verslo operacijoms.

2. Suteikti daugiau informacijos nei galima kitaip.

3. Didelis tikslumas ir visiškas klaidų pašalinimas.

4. Kontrolės informacijos prieinamumas dideliu greičiu.

5. Geresnė centralizuota valdymo kontrolė yra įmanoma, nes kompiuteris paprastai įrengiamas centriniame biure.

6. Galimas netiesioginis finansinis taupymas naudojant įvairias paraiškų inventoriaus kontrolės priemones.

7. Tiesioginis biuro darbo sąnaudų taupymas.

8. Kadangi kompiuteriai naudoja monotoniškus rankinius biuro darbus, jie sumažina personalo monotoniškumą.

9. Didelis greitis su sudėtingais skaičiavimais galimas tik kompiuteriu.

Kompiuterio trūkumai:

1. Sukčiavimas kompiuteriu:

Nors tai nėra labai dažna, gali būti padaryta kompiuterinė sukčiavimas. Jei į kompiuterį ar kompiuterio sistemą tiekiamas suklastotas įvesties dokumentas, tai gali įvykti sukčiavimas. Tačiau sukčiavimas gali būti ribojamas, jei, pasitarus su gamintoju, sukurta tinkama kompiuterio valdymo sistema.

2. Kaina:

Kompiuteriai yra labai brangūs įdiegti ir paleisti. Tai reiškia, kad jų naudingumą gali gauti tik didelė organizacija.

3. Netinkamas poreikių įvertinimas:

Vakaruose patyrė, kad organizacija dažnai nepakankamai vertina jų reikalavimą kompiuteriams. Dėl to padidėja darbo užmokesčio išlaidos, taip pat įrangos nepakankamumas. Pastarasis defektas taip pat sukelia daugiau klaidų, taigi, daugiau nusivylimo ir darbo lėtėjimo.

4. Sumažinimas:

Vienas kompiuteris gali atimti darbą, kurį atlieka daugybė darbuotojų. Darbuotojų mažinimas ir su tuo susiję įtempti asmeniniai santykiai yra tiesioginis biuro kompiuterizavimo rezultatas.

5. Kontrolės centralizavimas:

Kompiuterio naudojimas yra centralizuotas. Vadinasi, kontrolės mechanizmas taip pat tampa centralizuotas, jis tampa per centralizuotas. Dėl šios priežasties galios perkėlimas į kompiuterių kambarį yra nepalankus visai organizacijai.

6. „Office“ sistemos panaikinimas:

Visų pirma, kompiuteriai sutrikdo visas dabartines biuro sistemas ir verslo rutiną, todėl iš pradžių jie gali neigiamai paveikti darbą biure.

7. Technologiniai pokyčiai:

Nuo užsakymų pateikimo į kompiuterį ir įrengimo gali praeiti daug laiko, kuris gali svyruoti nuo 1 iki 3 metų. Kadangi gaminami vis sudėtingesni modeliai, užsakytas kompiuteris gali būti pasenęs, kad būtų techniškai mažiau kompetentingas.

8. Apmokyto personalo problema:

Tinkamai apmokytas personalas kompiuteriui dažnai trūksta. Tačiau gamintojas gali mokyti vidinius darbuotojus kompiuterių programavimui ir sistemos analizei.

9. Suskirstymo kaina:

Kaip ir kai su kompiuteriais daroma daug rašto darbų, suskirstymas gali pasirodyti per brangus. Biuro darbai bus visiškai išstumti.

10. Brangūs parengiamieji darbai:

Kompiuterių negalima įdiegti staiga. Gali būti atliekami 2–3 metų parengiamieji darbai, kurie gali pasirodyti gana brangūs.

Kompiuterių funkcijos:

(a) Jie perskaitė į juos pateiktą informaciją.

b) kai reikia, jie pateikia reikiamą informaciją.

c) jie saugo informaciją, kol to reikia.

d) jie aiškina rezultatus.

(e) Jie atlieka visų tipų minutinius skaičiavimus.

f) jie atlieka operacijų seką, nes jie dažniausiai yra programuojami ir valdomi.

Perforuotos kortelės mašinos:

Štampuotos kortelės nėra mūsų šalies biuruose. Jie yra universalūs ir naudojami įvairiems tikslams. Šios mašinos atlieka raštinės operacijas, pavyzdžiui, rašymą, kopijavimą, palyginimą ir rūšiavimą.

Šios mašinos užima įprastą pardavimo ir pirkimo apskaitą, sąskaitų faktūrų išrašymą, sąnaudų apskaitą, atsargų kontrolę ir darbo užmokesčio apskaičiavimą ir kt.

Kiekvienam konkrečiam darbui sukurtas specialus kortelių išdėstymas ir kiekvienai informacijai yra parengta atskira kortelė. Šios kortelės gali skirtis priklausomai nuo pateiktų stulpelių skaičiaus, kuris gali skirtis, o specialiu išdėstymu kolonų skaičius gali siekti net 160. Paprastai kiekvienam kortelės dydžiui reikalinga atskira įranga.

Perforuotos kortelės privalumai:

1. universalumas:

Štampuotos kortelės gali būti naudojamos įvairiems tikslams, pavyzdžiui, sąnaudų apskaitai, pardavimų ir pirkimo apskaitai, atsargų paruošimui, todėl šiose mašinose yra plačiai naudojamas kiekvienoje verslo organizacijoje.

2. Greitis:

Kaip ir daugelis kitų mašinų, šios mašinos užtikrina didelį greitį. Savaime suprantama, kad šiuolaikinėse organizacijose greitis yra labai svarbus.

3. Tikslumas:

Šios mašinos taip pat užtikrina tikslumą. Apskaitos, sąnaudų kontrolės, sąskaitų faktūrų išrašymo ir kitų kanceliarijų klaidų pašalinimas lemia mažesnes rašytines išlaidas ir geresnę faktų ir skaičių analizę.

Atvirų kortelių mašinų trūkumai:

Šios mašinos, be abejo, siūlo didesnį svertą, padeda pagerinti darbo efektyvumą ir tikslumą, tačiau šios mašinos taip pat turi tam tikrų trūkumų.

Jie yra:

1. Brangus įrenginys:

Kortelės įranga yra labai brangi, todėl tik didelės organizacijos gali pasinaudoti tokiomis mašinomis.

2. Kortelių paruošimo sunkumai:

Ne tik kortelės yra brangios, bet ir jų paruošimas reikalauja ypatingo atsargumo. Be to, kiekviena kortelė turi būti perforuota ir tikrinama ranka, o tai yra daug laiko reikalaujantis procesas.

Elektroniniai kompiuteriai:

Šiuolaikinis amžius yra kompiuterių amžius. Šiame kompiuterio amžiuje elektronika tampa vis svarbesnė, bent jau Vakaruose ir Japonijoje, kur elektroniniai kompiuteriai naudojami nuo pardavimų prognozavimo iki prognozių apie įmonės verslą. Kompiuteriai vis dar neužima garbės vietos kiekviename mūsų šalies biure. Jie negali užimti net keletą dešimtmečių, bet ten, kur jie užima svarbią vietą, yra Europa, JAV ir Japonija. Nors mūsų šalyje jų naudojimas yra ribotas, vis labiau populiarėja.

Mašinos, naudojamos biuro tipo # 5. Guillotine Machines:

Šios mašinos šiandien nėra naudojamos jokioje didelėje ar mažoje organizacijoje. Šias mašinas pagamino Gestetner. Tai naudojama pjovimui, sako 50-100 popierių vienu metu, į arba už, kad popieriaus ilgis ir plotis būtų vienodi.

Mašinos turi stiklą, plastiką arba akrilo dangtelį viršų, o šone yra didelis pjūklas, ašmenys, labai aštrūs, kad sumažintumėte surinktus popieriaus taškus. Šie popieriai laikomi ant akmens stiklo padengto pagrindo, o nupjautų popierių dalis išimama iš stiklo dangčio šone. Peilis supjaustomas, kad supjaustytų popierius.

Mašinos, naudojamos biuro tipo # 6. Smulkinimo mašinos:

Ši mašina, kaip ir giljotininė mašina, dabar neranda tinkamo naudojimo bet kurioje tarnyboje. Tačiau juos gamino „Gestetner“. Dokumentai, dokumentai ir tt yra į mašiną. Mašina valdoma elektra. Popieriai supjaustomi juostelėmis, kurios yra išmestos kaip atliekos. Ši mašina naudojama tik sunaikinti antraštes, dokumentus, dokumentus ir tt Gestetner pagamino tokio tipo mašinas.