Ataskaitų sistema dalyvauja visuose valdymo lygmenyse
Padarykime išsamų ataskaitų teikimo sistemos tyrimą visuose valdymo lygmenyse.
Ataskaitų sistema apima visus valdymo lygius. Ataskaitos dažniausiai kyla iš jaunesnių vadovybės lygių ir eina iki aukščiausio lygio valdymo, ty BOD. Kaip jau aptarta, ataskaitų teikimas visada yra aukštyn. Ataskaitų kilmė visada yra žemesnis valdymo lygis. Jis prasideda nuo įvairių padalinių apmokestinimo ir persikelia per skalarinę grandinę organizacijoje ir galiausiai gauna direktorių valdyba galutinėje formoje.
Kiekvieno skyriaus atsakingas skyrius reguliariai praneša savo skyriaus vadovui. Kitame puslapyje pateiktoje diagramoje funkciniai vadovai turi vadovų pavaduotojus, kurie kontroliuoja skyrius. Bendros skirtingų skyrių ataskaitos pasiekia departamentų vadovus, vadinamus funkciniais vadovais.
Įvairūs funkciniai vadovai pateikia savo padalinių pažangą vykdančiajam direktoriui. Trumpos departamentų ataskaitų santraukos pateikiamos Direktorių valdybai politikos formavimui ir ateities strategijai priimti. Veiksminga atskaitomybės sistema leis aukščiausio lygio vadovybei nuolat palaikyti ryšį su įvairių departamentų pažanga. Toliau pateiktas gamybos skyriaus pavyzdys leis suprasti ataskaitų sistemos veikimą didelėje organizacijoje.
Kiekviename gamybos skyriuje kiekvienam darbuotojui paliekama gabalo darbo kortelė arba laiko lapas, kad būtų galima registruoti kiekvieno darbuotojo atliktą darbą.
Toliau pateikiamas laiko lapo formatas, kuriame meistras kas savaitę pateikia kiekvieno darbuotojo atliktą darbą.
Atsakomoji sekcija bus skirta kas savaitę visiems jo skyriuje dirbantiems darbuotojams. Atsakomoji sekcija sudarys visus laiko lapus ir siunčia savo ataskaitą savo viršininkui, ty jo skyriaus vadovo pavaduotojui.
Šio departamento vadovo pavaduotojas tikrai bus ši ataskaita ir siunčia personalo vadovui ir kitą ataskaitos kopiją valdytojui, kad būtų galima tvarkyti sąskaitas. Personalo vadybininkas nurodys tą patį mokėjimų sekcijos skyrių, kuris savo ruožtu parengs darbo užmokesčio ar darbo užmokesčio lapą.
Kiekviena gamybos dalis siunčia kasdienio efektyvumo ataskaitą ir veiklos ataskaitas meistrams, turintiems standartinių valandų palyginimą su faktinėmis darbo valandomis ir faktiniais rezultatais su standartiniais rezultatais, siekiant pašalinti neveiksmingumo priežastis.
Ataskaita apie prarastą arba nenaudojamą laiką, kuriame yra darbo laiko įrašų analizė, siekiant nustatyti tuščiosios eigos laiką, siekiant nustatyti neveikos laiko ir jo sąnaudų priežastis, gali būti siunčiamas kasdien arba kas savaitę gamyklos vadovui.
Darbo jėgos apyvartos ataskaita, kurioje procentais pasikeičia darbo jėga, siekiant nustatyti darbo jėgos apyvartos priežastis ir imtis taisomųjų veiksmų, gali būti siunčiama kas mėnesį arba kas ketvirtį direktorių valdybai. Taip pat Direktorių valdybai gali būti siunčiami viršvalandžių pranešimai, kuriuose pateikiama viršvalandžių analizė siekiant pagrįsti viršvalandžius. Direktorių valdybai gali būti siunčiama speciali ataskaita apie darbo užmokesčio didėjimą, atskleidžiančią darbo užmokesčio padidėjimo įtaką gamybos sąnaudoms ir pelnui, siekiant suteikti vadovams pagrindą kolektyvinėms deryboms.
