Pirkimo funkcija

Šiame straipsnyje pateikiama išsami medžiagų valdymo funkcijų apžvalga.

Pirkimo funkcija:

Pirkimo funkcija anksčiau buvo gamybos funkcijos dalis ir buvo labai maža.

Tačiau per pastaruosius kelis dešimtmečius perkamoji veikla išaugo didėjant, pripažindama savo indėlį į bet kurios įmonės sėkmę ir dabar pripažįstama kaip atskira funkcija.

1. Įdomu atsižvelgti į didžiulį poveikį efektyviai perkantį pirkimą (arba pirkimą, kaip jis dažnai vadinamas) dėl organizacijos išlaidų. Racionaliai perkant perkantį skyrių iš karto galima gauti pelną.

Todėl didelė atsakomybė, susijusi su pirkėjais, yra aiškiai matoma. Taip atsitiko dėl didėjančio organizacijų dydžio, didėjančio medžiagų ir komponentų sudėtingumo, o ekstremali konkurencija susitiko šiuolaikinėje rinkoje.

2. Pirkimo funkcija skiriasi nuo daugumos kitų, nes šiuos darbus atliekantys asmenys didele dalimi yra susieti su savo pramone. Tačiau yra daug veiklos, kuri yra susijusi su daugeliu pramonės šakų ir kitų rūšių įmonių.

Bendra pirkimo veikla:

Daugumai pramonės šakų bendra veikla yra:

a) Visi pirkėjai turi turėti daug žinių apie rinkas, iš kurių jie turi pirkti, nesvarbu, ar tai yra žaliavos, pagaminti komponentai, ar kaip didmeninė ir mažmeninė prekyba galutiniais produktais. Žinios apims tiekėjų veiklos patikimumo ir pristatymo rezultatus.

b) Daugumoje pramonės šakų pirkėjai turės glaudžiai bendradarbiauti su gamybos skyriumi, kad įsitikintų, jog jie tiksliai atitinka reikalavimus. Mažmeninėje prekyboje pirkėjas yra labai svarbus įmonės sėkmei, nes jis (ar ji) turi atidžiai stebėti vartotojų elgesį ir požiūrį į jų skonį ir paklausą.

c) Nors atsargų kontrolė gali būti tiesioginė pirkėjo atsakomybė, jis pirmiausia yra atsakingas už tai, kad būtų užtikrintas pakankamas medžiagų ar komponentų tiekimas gamybos ar pardavimo tęstinumui užtikrinti. Pirkėjas gali tai padaryti sudarydamas sutartis su tiekėjais dėl reguliaraus pristatymo arba sukaupdamas atsargas, kurios bus naudojamos kaip ir kada reikia.

Pirmasis saugo minimalų sandėlį, kuris yra susietas su saugykla, tačiau visada yra rizika, kad tiekėjai nevykdys pristatymo įmonių. Savo ruožtu tiekėjai stengiasi užtikrinti, kad medžiagos ar komponentai būtų lengvai prieinami.

d) Daugumoje organizacijų pirkimo skyrius yra atsakingas už derybas dėl pirkimo kainų ir kredito sąlygų.

e) Pirkimas taip pat yra apskritai atsakingas už tai, kad būtų užtikrinta, jog užsakytos ir sąskaitos faktūroje nurodytos prekės yra faktiškai gautos ir kad kaina yra nurodyta. Siekiant sumažinti riziką, būtinus patikrinimus turi atlikti asmenys, tiesiogiai nedalyvaujantys užsakymuose.

f) Pirkimas nuolat stebi numatomus pristatymus, kad tiekėjai įvykdytų savo įsipareigojimus dėl kokybės ir pristatymo datos.

g) Pirkimas nuolat tirs rinką

i) ieškoti geresnių produktų, kainų, terminų ar pristatymų;

ii) išsiaiškinti alternatyvius tiekėjus, siekiant užtikrinti pristatymo tęstinumą tuo atveju, jei pagrindinis šaltinis staiga nepavyktų dėl kokios nors priežasties.

Santykių su kitomis funkcijomis pirkimas:

1. Pirkimų skyrius greičiausiai turi tiesioginių ryšių su daugiau funkcinių padalinių visoje organizacijoje nei bet kuris kitas vienetas.

2. Jos pagrindiniai santykiai gamybos ir panašiose pramonės įmonėse yra trys gamybos inžinerijos, gamybos planavimo ir gamybos kontrolės aspektai. Jis aptarnauja gamybos inžineriją, konsultuodamas tiek dėl įrangos ir medžiagų prieinamumo, tiek apie išlaidas.

Pirkimo departamentas, nuolat tirdamas visus tinkamus tiekimo šaltinius, turi plačių žinių ir patirties, kaip konsultuoti šiais svarbiais klausimais. Panaši paslauga teikiama gamybos planavimui, kai informacija apie prekių tiekimą ir tęstinumą yra gyvybiškai svarbi norint efektyviai planuoti gamybą.

Taip pat gamybos kontrolė yra naudinga perkančiosios tarnybos veiklai, nes šis skyrius yra susijęs su tiekėjų veiklos rezultatų stebėjimu ir alternatyvių tiekimo šaltinių nustatymu, jei artimiausioje ateityje atsiranda arba gali atsirasti pagrindinių tiekimo šaltinių trūkumai.

3. Pirkimo skyrius taip pat turi tiesioginį ryšį su rinkodaros funkcija. Taip yra todėl, kad klientų pastabos ir skundai, ypač susiję su medžiagų kokybe, turi tiesioginę įtaką pirkimui ir kartais kur.

4. Pirkimas taip pat labai susijęs su finansavimu: perkantysis padalinys yra pagrindinė bet kurios organizacijos dalis. Todėl jos ryšys su sąskaitų skyriumi yra akivaizdus. Kredito sąlygos, susijusios su mokėjimo terminais ir pinigų nuolaidomis, yra tokios pat svarbios kaip faktinės pirkimo kainos.

Vėlgi, tinkamas pirkimų laikas gali turėti teigiamą poveikį apyvartiniam kapitalui. Pavyzdžiui, jei kredito sąlygos yra skirtos pervedimui mėnesio, einančio po pristatymo, pabaigoje, tada užsakymai pristatyti pirmą mėnesio savaitę leidžia sumokėti du mėnesius iki mokėjimo.

Daugelis tokių įrenginių taip pat naudojasi perkančiosios organizacijos naudai organizacijos finansiniam aspektui, labai dažnai, pavyzdžiui, pirkėjas gali surasti gerą sandorį organizacijai, o efektyvus pirkėjas yra tas, kuris visada yra budrus ir gali pasinaudoti tokiais palankiais pasiūlymais.

Kita vertus, šiuo atžvilgiu visada reikia vadovautis atsargumu, nes saugojimo išlaidos gali lengvai įsisavinti.

Pirkimo politika:

Kaip ir kitų funkcijų atveju, turi būti nustatyta aiški pirkimo politika. Tai, žinoma, yra aukščiausio lygio vadovų atsakomybė, tačiau perkantysis pareigūnas turės daug patarimų šiuo klausimu:

1. Galbūt pirmasis pirkimų politikos klausimas bus atsargų, kurias reikia vežti, lygis. Tai gali lemti tiekėjų įprastas pristatymo modelis. Jei tiekimas paprastai yra pastovus, pasitikėjimas gali būti teikiamas nuolatiniam prekių užsakymui, tačiau jei jie yra nepagrįsti, gali būti protingiau sukurti atsargas, kad būtų užtikrintas reguliarus indėlis į gamybą.

Priimant šį sprendimą bus svarbios parduotuvių laikymo išlaidos, kiekybinės nuolaidos, galimi gamybos sustabdymo finansiniai padariniai ir pažeidžiamumas dėl gedimo bei vagystės.

2. Antra, tam tikroms žaliavoms taikomi dideli kainų svyravimai. Taigi gali būti tiek racionalu, tiek pelninga pirkti didelius kiekius, kai jie tampa prieinami mažomis kainomis. Tai yra du privalumai. Pirma, gamybos skyrius gauna naudos iš mažų kainų, o tai leis sumažinti pardavimo kainas.

Tai suteiks galutiniams produktams konkurencingas kainas. Kita vertus, mažesnės kainos gali suteikti galimybę gauti didesnį pelną, jei yra įmonės produkto rinka. Antra, kai žaliavų kainos pakyla, organizacija gali turėti galimybę perleisti savo perteklines atsargas pelningai ir tokiu būdu pelnyti tik laikydama atsargas.

3. Trečia, sudaromos trumpalaikės arba ilgalaikės sutartys dėl medžiagų įsigijimo, kad būtų įtrauktos į pirkimo politiką, arba ar tai yra politika, kai reikia, kad medžiagos būtų iš tikrųjų reikalingos? Kai kainos paprastai auga arba kai prekės yra sunkios ar neaiškios, tokia praktika yra patraukli.

Kita vertus, įsipareigojimas vienam tiekėjui fiksuotomis kainomis gali būti žalingas, jei kainos staiga kris arba kai dėl kokių nors priežasčių tiekėjas neteks tiekimo.

Efektyvaus pirkimo tikslai:

Efektyvaus pirkimo tikslai gali būti nustatyti „septyniose teisėse“, kurios gali būti išreikštos pirkti:

a. teisingas prekes

b. už RIGHT kainą

c. į dešinę

d. TEISĖS kokybės

e. teisingu laiku

f. įteikti į teisingą vietą

g. teisingais terminais

Šie septyni efektyvaus pirkimo aspektai yra savaime suprantami ir sudaro visas pirkimo operacijas.

Atsargų valdymas:

1. Klausimas, ar medžiagų ir komponentų atsargos turėtų būti atsakingos už pirkimo funkciją, neturi visuotinio atsakymo. Kai kurios įmonės turi tokias atsargas gamybos kontrolei, remdamosi tuo, kad šių prekių fizinis prieinamumas yra gamybos funkcijos dalis.

Kiti sako, kad pirkimų departamentas yra atsakingas už pirkimus, todėl šio skyriaus atsakomybė yra kontroliuoti ir atsiskaityti už atsargas. Daugelis kitų mano, kad saugojimas ir atsargų kontrolė turėtų būti atskiras skyrius, ypač todėl, kad atsargų finansinė vertė paprastai yra labai didelė.

2. Šie trys požiūriai yra iš tikrųjų svarbūs tik tada, kai operacijos vykdomos vienoje vietoje arba labai mažame netoliese esančių vietų skaičiumi ir yra daugiausia susijusios su gamybos veikla. Kitoms pramonės šakoms ir veiklai, pvz., Pastatų statybai, kur operacijos atliekamos aikštelėse, atsakyta į juos. Pavyzdžiui, kiekvienoje statybvietėje ir kiekvienoje civilinės inžinerijos aikštelėje turi būti prieinamos medžiagos ir komponentai, tiesiogiai valdomi vietovės valdytojo (bet kokiu pavadinimu jis yra žinomas).

3. Pagrindiniai atsargų laikymo ir atsargų valdymo tikslai yra užtikrinti tinkamą medžiagų ir komponentų, reikalingų organizacijos veiklai, srautą, išlaikyti minimalias atsargas, atitinkančias operacinius reikalavimus, kad būtų užtikrintas geras sukauptų atsargų fizinis būvis ir sauga bei sumažintas jų kiekis. sukčiavimo ir vagystės galimybes.

Procedūros, reikalingos šiems tikslams įgyvendinti, skirsis priklausomai nuo parduotuvių tipų, jų fizinės padėties ir naudojimo normų.

4. Galiausiai, atrodo, kad nėra bendrų žodžių „atsargų (-ų) ir parduotuvių“ naudojimo, ir dažniausiai jie naudojami tuo pačiu būdu.