Informacijos organizavimas ir vertinimas biure

Perskaitykite šį straipsnį, kad sužinotumėte, kaip organizuoti ir vertinti informaciją biure.

Informacijos organizavimas biure:

Surinkus, surenkant, surengus serijos duomenis, jie turi būti dedami ant popieriaus taip, kad iš jų atsirastų faktai ir skaičiai.

Šie duomenys turi būti išdėstyti taip, kad jie būtų lengvai suprantami.

Grafinis pateikimas arba duomenų pateikimas į eilutes ir stulpelius priklauso nuo surinktų duomenų ir tikslo, kuriuo turi būti suformuluota sistema ar procedūros. Grafinis duomenų pavaizdavimas apims srautų schemą, proceso diagramą, darbo diagramą ir darbo paskirstymo schemą.

Faktai gali būti organizuojami įvairiais būdais:

1. Problemų pagrindu:

Renkant duomenis, aptinkamos tam tikros didelės problemos ar skundai. Tačiau būtina įtraukti tik tikrus skundus ir problemas bei tuos, kurie yra labai svarbūs.

2. Remiantis tikslais:

Faktai gali būti organizuojami remiantis jais susijusiais tikslais. Tačiau nėra lengva apibrėžti tikslus ir ne visada įmanoma aiškiai ir aiškiai atskirti informaciją.

3. Proceso reikšmės pagrindu:

Šis metodas atskleidžia dabartinę tvarkomų ir stebimų duomenų būklę. Ji taip pat atskleidžia mašinų naudojimą ir gautos informacijos tipą.

4. Organizacijos pagrindinėje dalyje:

Faktai gali būti organizuojami remiantis organizacijos padaliniais ir jų darbuotojais. Taip atskleidžiamas duomenų srautas. Be to, konsoliduojant skirtingas informacijos rūšis į vieną vaizdą visai įmonei, sukuriama veiksminga ir visa apimanti sistema.

5. Įvesties ir išvesties pagrindu:

Šis požiūris yra paprastas ir labai naudingas, kai reikia tobulinti esamas sistemas. Šį pagrindą sunku naudoti, kai sistema bus įdiegta pirmą kartą.

Informacijos vertinimas biure:

Norint įvertinti duomenis, būtų gerai išreikšti bendruosius teiginius kiekybiškai.

Vertinant reikia atkreipti dėmesį į šiuos punktus:

1. Išlaidų ir naudos analizė turėtų būti atliekama, nes sukurta sistema turėtų būti patogi ir sutaupyti.

2. Kiekybiškai galima gauti tikslius duomenis apie sąnaudų ir darbuotojų našumą. Jau gauti duomenys apie šiuos aspektus turėtų būti tikrinami imant mėginius, siekiant nustatyti pradinių dokumentų tikslumą ir ataskaitų bei įrašų patikimumą.

3. Sistemoms, sukurtoms sklandžiai organizuoti, taip pat didelę įtaką daro veiksniai, veikiantys už organizacijos ribų - pavyzdžiui, organizacijos importo ir eksporto biurų sistemos.

4. Kai kurie vertinimai tam tikru mastu priklauso nuo asmens sprendimo ir tikėjimo. Taip yra todėl, kad tam tikra informacija visada yra žmogus išmatuojamas elementas.